En esta edición presentamos los destinos Washington D.C., Suiza y Extremadura (España). En La voz del sector, tanto promotores de centros de convenciones como organizadores de congresos y grandes eventos nos confirman que la vuelta a las grandes operaciones depende de la vacunación. Y que los eventos híbridos, si bien suponen una alternativa de gran interés, no son rentables si hay poca afluencia en la sala.

En Día a día analizamos el impacto del Brexit en el sector MICE. En Análisis presentamos varios casos de éxito ante diversos tipos de crisis incluidos en la última edición de INFORMES.

En Motivación presentamos nuevas ideas de las agencias para motivar a los equipos con propuestas de teambuilding originales, tanto en formato presencial como en virtual, y en Con estilo comparamos auriculares inalámbricos.

Les deseamos una excelente experiencia con la lectura del nuevo PUNTO MICE digital:

PUNTO MICE 42

Saludos de la redacción de PUNTO MICE

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Aunque la industria deseaba comenzar 2021 retomando los encuentros presenciales, el primer semestre del año ya se da por perdido y las esperanzas están de nuevo puestas en el segundo. De cara a los grandes eventos que aún no han podido celebrarse de manera presencial, pareciera que los grandes recintos, con más metros cuadrados que ofrecer, son los mejor posicionados a la hora de retomar.

Equipamientos no les faltan, ni en cuanto a medidas sanitarias, infraestructura tecnológica y conocimiento y formación del personal en relación a los protocolos a seguir. Sin embargo, se plantea una duda que parece asentarse cada vez con más fuerza: ¿volverán los eventos presenciales en los tamaños conocidos antes de la crisis?

El recurso a la tecnología permite ampliar las fronteras en cuanto a asistencia, pero esto también requiere una importante inversión que no se rentabiliza sin un alto índice de ocupación en la sala.

Según BCD Travel, la fatiga de lo virtual acentúa el deseo de regresar a los eventos presenciales. Son muchas las voces que apuntan al sector asociativo como el primero en atreverse a volver “a lo de antes”, primero de manera local antes de alcanzar la dimensión nacional, continental e internacional. Ese sector requiere de espacio por el importante peso que tienen en sus acciones las áreas de exhibición y workshops, donde es más fácil aplicar las medidas de distanciamiento social y no que hay que recurrir a nuevas tecnologías. 

Aunque también hay estudios que apuntan a que este 2021 se evitarán los lugares cerrados. Y, en caso de celebrarse eventos a cubierto, se optará por venues pequeños, tal vez extendiendo el acto durante varios días para llegar a más personas. Así lo estima el receptivo esloveno ETC Adriatic. 

Tanto contratantes como proveedores y organizadores se preguntan cuál será el impacto real de la pandemia una vez se puedan retomar las antiguas costumbres. ¿Algunos eventos serán definitivamente trasladados al entorno digital? Cada vez son más quienes afirman que, en al menos una parte de, así será. 

Si bien se han mejorado mucho en los últimos meses las propuestas tecnológicas ligadas a los diferentes formatos —a excepción del viaje de incentivo—, parece indiscutible la presencialidad cuando se trata de eventos ligados a ventas, motivación de equipos, viajes de recompensa y negociaciones de peso. Sin embargo, en las acciones relacionadas con la formación y la educación, el horizonte no está tan claro.

Burbujas contra el riesgo

Los complejos hoteleros facilitan la realización de tests para que los grupos puedan disfrutar de sus instalaciones con total comodidad, creando burbujas resistentes a todo riesgo de contagio. La posibilidad de crear esta suerte de “oasis anticoronavirus” en los centros de convenciones y recintos feriales no es posible, ya que el flujo incesante de personas es precisamente uno de los motivos de la existencia de los eventos que se realizan en ellos. 

Que toda la población susceptible de estar presente en un evento haya sido vacunada parece condición sine qua non para que la normalidad real de las grandes operaciones se retome. Sin embargo, y tal y como afirman algunos de nuestros entrevistados, esa normalidad real incluirá un componente digital que ya ha sido instalado y quedará integrado en la oferta del recinto.

No se puede cuestionar que ante la duración de las restricciones, que nadie estimaba tan largas, tanto clientes como organizadores han tenido la ocasión de probar nuevos formatos. Y que la oferta de propuestas digitales con un impacto satisfactorio para los contratantes ha mejorado mucho.

Por eso no podemos negar que el MICE virtual ha crecido de manera exponencial y esto afecta tanto a los congresos como a las grandes convenciones de ventas.

Opiniones contrapuestas

Quienes están defendiendo con mayor vehemencia el regreso a la presencialidad son los proveedores y organizadores de eventos. Sin embargo, son muchos los testimonios procedentes de asistentes a congresos y ferias que confirman su satisfacción con los resultados obtenidos en las ediciones virtuales.

No hay que olvidar que nos encontramos en pleno cambio generacional en cuanto a la relación con el entorno virtual en el ámbito profesional: las nuevas generaciones ya acostumbradas a lo digital se habrán acostumbrado aún más a raíz de la pandemia. 

Ante esta coyuntura, y mientras las limitaciones sanitarias y gubernamentales sean quienes marquen el ritmo de recuperación de la industria MICE, el entorno digital sigue teniendo campo para crecer. Mientras, la oferta ligada a lo presencial se sigue adaptando, demostrando en muchos casos una inteligente apuesta por generar sinergias.

Nadie dispone de una bola de cristal que nos permita ver el futuro, ni siquiera a corto plazo. La única certeza que tenemos es que el sector ha sabido prepararse para ofrecer todas las alternativas posibles en función de las limitaciones existentes. Obviamente éstas no afectan por igual a todos los actores implicados.

Para este tema hemos entrevistado a

DIANA RODRÍGUEZ Gerente General del Centro de Convenciones de Cartagena de Indias (Colombia)
“El segmento asociativo y gremial y las ferias de negocios se reactivarán antes que los eventos corporativos”

CAROLINA GARCÍA Directora General Adjunta del CCIB (Centro de Convenciones Internacional de Barcelona – España)
“Seguiremos aportando soluciones tecnológicas para que los clientes lleguen aún más lejos”

BELÉN MANN Directora de Convenciones y Congresos de IFEMA (España)
“Nuestros proyectos de digitalización están pensados para cuando recobremos la total normalidad por el valor que aportan”

PHILIP HOLZMANN Gerente de Marketing y Desarrollo de Espacio Riesco (Chile)
“Existe afortunadamente un creciente interés de las empresas por utilizar nuestros formatos digitales”

JUAN JOSÉ GARCÍA Director de Marketing de BCO Congresos
“El resultado de unir más tecnología con menos asistencia simplemente no es rentable”

GERARDO MATIENZO Director de Ventas y Comunicación de BTC
“Será en 2022 cuando logremos diagnosticar bien el nuevo tamaño y formatos de nuestra industria”

CARLOS DE SEBASTIÁN Director de Relaciones con Asociaciones en Latinoamérica en MCI Group
“Ante la insatisfacción por el ROI en lo virtual, se están desarrollando modelos que pueden implicar un no retorno a la inversión en congresos”

DAVID ABREU Director de PAP Congresos
“La inversión realizada por los grandes recintos creo que hasta sobrepasa los requerimientos de los promotores de eventos”

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F.A.S.T. © by MCI (Future-proof Association Strategic Transformation) es una metodología patentada basada en la experiencia de MCI. Como parte de ella, los responsables de las diferentes asociaciones son invitados a realizar una evaluación que les permita conocer su capacidad para ofrecer valor y prosperar en la nueva normalidad. Ante las conclusiones, un comité de expertos elabora el plan que más se adapta a sus necesidades.

El resultado del programa de consultoría es una hoja de ruta que incluye varios hitos que conlleven a la transformación necesaria así como las acciones necesarias a corto plazo para que la asociación prospere.

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La Encuesta a los Millennials 2017 de Deloitte destaca que para estos profesionales es importante trabajar en empresas que operan bajo criterios de sostenibilidad, y uno de cada diez abandonaría su empleo si esto no se cumple. También buscan productos y servicios sostenibles y por eso el uso de herramientas y tácticas digitales de una manera eficaz resulta atractivo para ellos.

Según MCI Group, estas conclusiones se aplican igualmente a la organización de eventos. El DMC apunta al reciclaje, el ahorro en la provisión de comida y bebida, el uso de materiales reutilizables o de energía cinética para cargar los móviles como algunas de las técnicas cada vez más utilizadas para hacer los eventos más sostenibles.

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Los ponentes destacaron la importancia de diseñar correctamente los eventos de principio a fin teniendo en cuenta la sostenibilidad en todos los aspectos, desde la elección de la ciudad donde se celebra hasta el uso de buenos materiales y acciones innovadoras en el aprovechamiento eficiente de la energía.

Se puso énfasis en lo que pueden hacer las empresas a la hora de fomentar la sostenibilidad, tanto a nivel de formación como en el uso eficiente de energía y transporte o la promoción de buena accesibilidad a las instalaciones.

Según un estudio de la compañía Sustainable Brands presentado en el evento, al 69,7% de los consumidores les resultan atractivas las empresas que respetan el medioambiente.

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