Según una encuesta realizada por Aon a nivel internacional, con resultados presentados hace cuatro meses, el 82% de sus clientes no consideraba antes del Covid-19 que una pandemia era uno de los mayores riesgos a los que podía enfrentarse su compañía. De hecho, en 2019 la posibilidad de una pandemia se clasificó en el puesto 60 de los 69 riesgos identificados. Solo un 30% de las entidades consultadas en Europa y América contaba con un plan de contingencia en caso de problema de salud pública.

Esta realidad está detrás de las dificultades que se encontraron muchas empresas para hacer frente a una respuesta que exigía ser rápida, eficaz y, sobre todo, segura para el afectado. También de que actualmente la misma aseguradora confirme que el 80% haya trabajado sobre la gestión de incidentes durante los meses de menos actividad integrando a diferentes áreas como Riesgos, Recursos Humanos, IT (Information Technology) y Finanzas en la elaboración de planes de contingencia.

El viaje de incentivo parece estar más cubierto gracias a los seguros por enfermedad bajo cuyo paragüas muchas compañías han albergado las incidencias por Covid-19. Aunque quién asume el coste de las pruebas PCR o antígenos exigidas por los destinos para entrar o salir de ellos sigue siendo motivo de controversia en muchas negociaciones que se están realizando actualmente.

Sin embargo, hay otra realidad que preocupa sobremanera a los organizadores de congresos, convenciones y eventos. ¿Quién asume los costes derivados de los gastos de cancelación aplicados por los proveedores cuando una operación se cancela?

Son muchas las compañías aseguradoras que siguen sin aceptar que estas contingencias sean asumidas por su entidad. Y muchos los organizadores que no animan a sus clientes a realizar programas en este momento de incertidumbre, principalmente a raíz de la falta de confianza ante esta eventualidad.

Cuando el organizador no se siente seguro, es muy difícil que el cliente final asuma en estos momentos riesgos que pueden en gran medida alterar el presupuesto inicialmente previsto.

Una unión imprescindible

Es imperativo que aseguradoras y empresas organizadoras de congresos, convenciones y eventos encuentren un camino de entendimiento ya que, como bien se afirma desde el sector de seguros, es imprescindible sentirse bien cubierto para poder retomar la actividad económica. Pero la amplitud de la cobertura debe ser muy amplia para que la confianza lo sea en la misma medida.

Por parte de las compañías aseguradoras no parece haber inconveniente en incrementar las coberturas, aunque a un coste mayor ya que el riesgo de incidencia se ha multiplicado de manera exponencial: ya no solo existe la posibilidad, más real que nunca, de que un vuelo se retrase o un delegado se contagie. También que los proveedores no puedan asumir ciertas prestaciones por no haber recibido determinados materiales o productos, que la asistencia del evento deba ser modificada por restricciones de última hora… 

No hay que olvidar que el propio sector de los seguros es un sector que se declara en crisis por la recesión económica y las consecuencias que ésta tiene sobre la contratación. No obstante, tal y como se afirmó en un evento organizado en torno al tema por el Banco Sabadell y La Vanguardia, en el caso de España “en el 2020, y  pese a la caída de la actividad, el sector de los seguros ha podido mantener sus niveles de rentabilidad y alta solvencia”.

En esa misma sesión de Dialogos del Futuro, los representates de las compañías coincidieron en afirmar que “el riesgo de pandemia está especialmente excluido de las pólizas porque es imposible cuantificar, y por lo tanto, tarificar, los servicios necesarios”.

Con todo, son tantas las posibilidades hoy en día de que una operación MICE se vea afectada por el Covid-19, que la tranquilidad absoluta ni siquiera pasa por contratar pólizas mucho más caras.

Son las compañías de seguros, tan necesarias en la reactivación de la economía y los viajes, quienes deben proponer coberturas que se adapten a la situación actual. Tal y como expresó Javier Rodríguez, responsable de Vida y miembro del comité de dirección de Zurich España, “el Consorcio de Compensación de Seguros no da respuesta a los riesgos de pandemia, por lo que es evidente que después de lo sucedido hay que dotarse de las herramientas necesarias para afrontar ese riesgo”.

La comunicación entre aseguradoras y posibles afectados se revela más que nunca necesaria. Quienes están detrás de los congresos, convenciones, eventos y viajes de incentivo tienen una responsabilidad moral y económica sobre las personas implicadas en las operaciones y las empresas que las contratan que no pueden, bajo ningún concepto, arriesgarse a la falta de protección. Es el turno de las aseguradoras de ofrecer esas garantías que aporten tranquilidad al despegue.

Para este tema hemos entrevistado a

MANUEL LÓPEZ CEO de Grupo InterMundial
“Con un único seguro el viajero puede cumplir los requisitos de entrada en el destino sin renunciar a las coberturas necesarias para su protección”

ELIE AZANCOT CEO de Riskmedia Group
“Hoy por hoy, la cobertura por enfermedades infecciosas solo se otorga estudiando caso por caso, y de manera excepcional en el caso de los eventos”

ÓSCAR PINEDA Director Técnico de No Vida (MAPFRE México)
“En el caso de la industria MICE, los seguros se volverán imprescindibles para recuperar los negocios”

CRISTIÁN PÉREZ Gerente de operaciones de Econgress (Chile)
“Son necesarias coberturas sobre posibles pérdidas económicas en los eventos”

SARA VICIOSO Directora de Viajes El Corte Inglés (Perú)
“Contribuiría a la recuperación que se asumiese el coste de las pruebas de antígenos o PCR”

PAULA FUSTER MICE Manager de Atlanta events & corporate travel consultants (España)
“Preocupan los gastos en que se puede incurrir con los proveedores en caso de cancelación”

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Las empresas tienen un deber de protección para con sus empleados que se extiende a los desplazamientos que éstos tienen que realizar por motivos de trabajo. Es su responsabilidad tomar las medidas necesarias que garanticen su seguridad y bienestar, así como ofrecerles el apoyo que puedan necesitar en caso de cualquier imprevisto, desde un accidente a la pérdida de material de trabajo o la cancelación de su vuelo. Contratar un buen seguro de viaje es esencial para ello. El coste de no incluirlo, en caso de darse un incidente, puede ser infinitamente mayor a la hora de resolverlo.

Si bien la responsabilidad última es de la empresa, le corresponde a la agencia de viajes negociar con las aseguradoras e insistir en la inclusión de determinadas coberturas en sus contratos.

Mercado al alza
Cada vez se contratan más seguros de viajes. Con la mejora de la economía y el aumento del comercio global, los desplazamientos por trabajo son más frecuentes, a la vez que hay una mayor preocupación por la seguridad a nivel global. En algunos países como Francia, la contratación de un seguro es un requisito para los viajeros de fuera de la Unión Europea. Como consecuencia, el mercado de los seguros de viajes corporativos ha crecido considerablemente en los últimos años.

 En España, la facturación por primas en seguros de asistencia de viaje, sobre todo vendidas a través de las agencias de viajes, alcanzó los 255 millones de euros en 2018, según el informe del observatorio sectorial DBK.

Se estima que este año el negocio crecerá en un 10 %, al igual que en los últimos tres años. La previsión para los próximos ejercicios es de un incremento anual entre el 8 % y 9 %.

Viajes en grupo
Si bien cualquier desplazamiento por trabajo requiere una buena cobertura, cuando se trata de reservas para grupos ésta debe ser aún más amplia y, sobre todo, más flexible en cuanto a modificaciones y cancelaciones. El número final de asistentes a una convención nunca se ajusta al previsto inicialmente. Si el incentivo tiene como destino un país de riesgo o incluye en el programa actividades extremas, el seguro debe corresponder al nivel de exposición.

 Confirmar la asistencia a eventos es lo más complicado y es casi inevitable que haya cambios de última hora. Por eso, contratar seguros que permitan estos cambios sin penalización para el cliente es lo más importante.

 La asistencia médica es también esencial, pero puede encarecer las pólizas, sobre todo para viajes a destinos donde la sanidad es más cara, como es el caso de Estados Unidos.

Exigencias del cliente
La integridad física es obviamente lo más relevante a la hora de solicitar protección, pero en el caso de desplazamientos profesionales la cobertura de robos o daños al equipaje que impliquen la pérdida de datos o material de trabajo es también muy relevante. Cerrando el círculo de exigencias por parte de los clientes, la cobertura en caso de cancelación de vuelos es el tercer aspecto básico para el que esperan disponer de cobertura. No obstante, cabe destacar que no siempre los deseos del cliente se ven reflejados en la póliza finalmente contratada. Por ejemplo, la cobertura completa en caso de anulación de una operación suele tener un coste tan alto que el organizador se ve obligado a rebajar sus expectativas.

 La agencia debe contar con el máximo de información posible para negociar una buena cobertura, ya que forma parte de su trabajo garantizar que todo lo necesario esté cubierto. Sin embargo, en este punto suele producirse fricción con el proveedor: la aseguradora exige pruebas de muchos de los aspectos negociados y no siempre es fácil obtenerlas por parte del cliente final.

Respuestas de las aseguradoras
Las aseguradoras buscan diferenciarse de la competencia más por su servicio al cliente o la introducción de innovaciones tecnológicas que por el contenido de su oferta. La mayoría cuenta con coberturas específicas para eventos y viajes grupales que incluyen cancelación, cambios en los asistentes o desperfectos derivados de la operación.

El futuro de la oferta pasa más por la personalización de cada póliza, con la ampliación del número de causas que permiten el reembolso en caso de incidencia. También por evitar los límites, descartando solo los destinos con alertas a nivel internacional, siendo Siria y Corea del Norte los que hoy por hoy son rechazados por la inmensa mayoría de las aseguradoras. Los proveedores compiten por una red de asistentes locales más amplia que permita ofrecer todos los lugares de mundo y en todas las condiciones posibles.

La tecnología diferencia a los actores de una oferta cada vez más adaptada a cada viajero y operación. El seguimiento de incidencias en tiempo real, la tramitación automatizada de las reclamaciones reduciendo los plazos de reembolso o la comunicación constante por todos los canales posibles en caso de incidencia forman parte de los elementos diferenciadores.

Los riesgos materiales e inmateriales son cada vez mayores, por eso se requieren respuestas cada vez más amplias.

Para este tema hemos entrevistado a

ÓSCAR PICÓN Gestor de Incentivos y Eventos Internacionales en World Business Travel (España)
“Las aseguradoras nos piden cada vez más que presentemos documentación que en muchos casos es muy difícil de localizar”

ISABEL MARTÍNEZ Directora General de Grupos y Grupos (México)
“Es nuestra responsabilidad cuidar de que cada cobertura sea la adecuada según el destino al que se viaja”

KATHRINE ALBRECH Gerente Eventos MICE de Andes Tours (Colombia)
“No descartamos ningún destino: siempre encontramos la compañía idónea para cada lugar”

ÓSCAR ESTEBAN Director Comercial y de Marketing, ERGO Seguros de Viaje (España)
“Los únicos destinos que no estarían cubiertos son aquéllos sobre los que pesa alguna sanción internacional”

JOSÉ LUIS TIRADOR Director de Negocio Directo & Digital para la Región Sur de Europa, de Allianz Partners
“Pronto se incluirá el seguimiento en tiempo real del retraso de vuelos o pérdida de equipaje”

MANUEL LÓPEZ CEO de Grupo InterMundial (España)
“Contamos con una Garantía de Fuerza Mayor única en el mercado”

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