En cualquier tipo de operación MICE, ya sea una reunión grupal, una convención de ventas, un viaje de incentivo o un evento con profesionales o clientes, lo que siempre se busca es dejar huella. El mensaje es esencial, pero el entorno en el que se presenta, también. De hecho puede contribuir a potenciar las sensaciones, “envolver” al participante o proponerle vivencias únicas que tengan que ver con situaciones soñadas. Determinados escenarios, asociados a marcas como las deportivas, también pueden reforzar mensajes vinculados al trabajo en equipo, el esfuerzo o las recompensas a la superación.

Espacios inicialmente concebidos para el gran público o un auditorio especializado, como son los parques de atracciones o los recintos deportivos, cada vez tienen más hueco en el abanico de opciones MICE. Esto no solo tiene que ver con sus salas, ofreciendo capacidades que muchos grandes hoteles, centros de convenciones y palacios de congresos envidiarían, sino también con unos servicios en cuanto a tecnología que, en el caso de muchos de estos lugares, se cuentan entre los básicos y con los más altos estándares.

Además de eso, las experiencias propuestas también pueden contribuir a sorprender al asistente, ya sea porque se sitúa ante puntos de vista inesperados (por ejemplo, tirando un penalty en un estadio emblemático) o porque se ve sumergido en universos imaginarios reproducidos para la ocasión. En el caso de los cruceros como espacio para la celebración de un programa de incentivo, las posibilidades de ocio y diversión suelen superar el número de momentos que el programa incluye para su disfrute. Es decir, hay donde elegir. Esto siempre y cuando el grupo no se sienta perdido entre una masa que lo devore.

Porque no todo son ventajas. O, para ser más precisos, estos espacios también pueden generar dudas y ser percibidos como venues complicados de utilizar. Muchas veces las reticencias se basan en el desconocimiento, en otras ocasiones en la propia razón de existir del lugar, considerando que los calendarios condicionan demasiado la disponibilidad. Los equipos comerciales especializados en MICE asumen el reto de convencer de lo contrario y de vender las virtudes de una opción que puede requerir de base presupuestos más elevados.

Para este tema hemos entrevistado a

JOSÉ SUÁREZ, Director comercial de Eventologies (España)
“Aunque la utilización de sedes singulares requiera presupuestos un poco más altos, el retorno de la inversión es mayor”

ANA PAULA HERNÁNDEZ, Vicepresidenta & Directora Ejecutiva LATAM en BCD Meetings & Events
“Estas opciones requieren más planificación y compra anticipada, algo que en Latinoamérica supone un reto”

DANIEL ROMERO, Responsable de MICE de Puy du Fou España
“Se asocia la experiencia a valores como la creatividad, la autenticidad, la excelencia artística y el arraigo cultural”

MANUEL SARACHO, Director corporativo de Ventas Grupos en Grupo Xcaret
“La mayor inversión muchas veces se compensa al integrar numerosos servicios en un solo proveedor”

MALIN NILSSON, Directora de PortAventura Business & Events
“Quienes eligen espacios como el nuestro buscan la diferenciación a través de la experiencia”

AGUSTINA BENVENUTO, Gerente de Contenidos y Desarrollo de Negocios en Antel Arena (Uruguay)
“El contexto transforma el contenido: cuando el lugar es poderoso, el mensaje también lo es”

AXEL FORTEZA, Hospitality VIP & Events Revenues Manager en FC Barcelona
“Se incrementa el engagement y la retención del mensaje de la acción”

PEDRO LÓPEZ, Head Of Hospitality VIP & Events en Atlético de Madrid
“El entorno inspira valores como la pasión, el esfuerzo colectivo, la excelencia, la competitividad y la pasión”

CARLOS RUEDA, Transportation and Events Manager en Costa Spain
“Los costes por empleado y día a bordo son significativamente menores porque lo incluyen todo”

JORGE VILLASEÑOR, Business Development Manager México & LATAM en Royal Caribbean
“En comparación con un programa en tierra los costes disminuyen hasta en un 30%”

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El formato de una convención es tan dispar como el perfil de las empresas y entidades que convocan a sus representantes, socios o proveedores. Sin embargo, un elemento común a cualquier evento es que el anfitrión quiere dejar un recuerdo imborrable entre sus invitados. Otro es la necesaria optimización de los pre supuestos, por eso muchas agencias afirman que el hotel sigue dominando como sede ya que es más fácil la negociación de un cupo de servicios en un solo precio.

Existe cierto quórum en cuanto a la duración y el destino del evento: lo más común es que se extienda a lo largo de dos o tres días y que se organice en el país sede de la empresa organizadora, preferiblemente en ciudades grandes y siempre bien comunicadas.

A la hora de elegir espacio, factores como la tecnología, ventilación, luz natural y la existencia de salas adyacentes para las sesiones de trabajo paralelas marcan la diferencia, pero el principal criterio es la flexibilidad. Las agencias coinciden en afirmar que este aspecto es el principal argumento a la hora de recomendar sede al cliente. El motivo es que cuanto más flexible es el espacio, más se minimiza el impacto de los cambios de última hora que en casi todas las convenciones acaecen.

La mayoría: en hoteles

No solamente por la facilidad a la hora de conseguir reducciones en el precio de determinadas prestaciones: el hotel sigue siendo el enclave preferido por las empresas que contratan convenciones, sobre todo de tamaño pequeño y mediano, ya que su oferta cubre ampliamente los requerimientos en cuanto a alojamiento, restauración, tecnología, instalaciones y espacios variados.

Pese a ello, son muchos los que buscan algo diferente para su evento, más allá de lo práctico, siguiendo el objetivo de sorprender, dejar huella… por eso los venues singulares van ganando terreno a los hoteles, en muchos casos carentes de la frescura y originalidad que proponen otros espacios alternativos.

Los venues ganan peso

Los palacios de congresos y recintos feriales son la opción más elegida cuando se trata de grandes convenciones, pero la competencia entre venues y hoteles se encuentra en los grupos más reducidos: ¿originalidad y por qué no glamour en una sede exclusiva? ¿Comodidad en un establecimiento hotelero? El futuro podría estar en la unión de ambas propuestas: una ampliación del número de hoteles-destino y la firma de acuerdos entre espacios singulares y hoteles para que agencia y cliente accedan al todo incluido que siempre ayuda a decidir.

De lo que no hay duda es de que hoy en día el sector MICE ofrece infinitas posibilidades y cuenta con profesionales expertos capaces de asesorar y acompañar al organizador en todas sus decisiones. Sólo falta elegir.

Para este tema hemos entrevistado a

Christina Wilkes Directora de Global Client Group de American Express Meetings & Events
“El cliente quiere que el asistente se sienta importante sin gastar más: con un venue de diseño se puede lograr”

José Antonio Román Director de Eventos y Congresos de IAG7 Viajes
“Si el número de participantes es muy alto, se elige un venue”

Mónica López Directora de MICE de BMC Travel España
“Los venues aportan una frescura que los hoteles no tienen”

Yolanda Rodríguez
Gerente de MICE de Expreso Viajes y Turismo (Colombia)
“El todo incluido ayuda al cliente a tomar una decisión”

María Graziani Directora general de María Graziani y Asociados (Argentina)
“El coste en un venue es mayor que en un hotel” 

Malin Nilsson Director de Events, Commercial & Key DM de CWT Meetings & Events Spain
“El hotel sigue siendo el lugar preferido pero aumenta la demanda para celebrar las reuniones plenarias en espacios singulares”

Tim Ott Director general de Eventisimo (España)
“Este año hemos tenido peticiones especiales de espacios totalmente alejados del salón de hotel”

María Alejandra Reyes Gerente general de Aviatur (Colombia)
“El 60% de las convenciones se hacen en hoteles por la comodidad de contar con todos los servicios en un solo espacio”

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