Adquirir nuevos conocimientos es el principal objetivo para asistir a un congreso virtual para el 89% de los encuestados, y por eso lo que más valoran es la calidad del contenido (95%), seguido de su disponibilidad (66%). Los webinars, anteriores o posteriores al evento, siguen siendo considerados la herramienta de aprendizaje más útil (80%). Ha aumentado la valoración de los debates online (opción elegida por un 46% de los encuestados, comparado con un 39% en 2020).

La nueva encuesta revela también que menos profesionales pueden disponer de tiempo para dedicarlo a los congresos virtuales (un 46%, comparado con un 63% en 2020), por lo que valoran la celebración de sesiones más cortas, si es posible que no superen los dos días en directo, y con el contenido disponible durante al menos tres meses. Una vez han decidido asistir a un congreso virtual buscan los formatos que más les ayudarán en su formación, como las sesiones en directo a través de streaming. El interés por las sesiones de networking se redujo de un 41% en 2020 a un 34% este año.

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El 63% de los entrevistados se toma el día libre para asistir a un evento virtual, del mismo modo que haría para un congreso presencial. Mientras que el 41% espera que el coste del evento virtual sea la mitad que un encuentro cara a cara, el 25% opina que debería ser un 80% más barato.

En cuanto a los motivos para asistir a un evento virtual, la presencia de ponentes expertos y un contenido científico de alta calidad es lo más importante, seleccionado por el 92% de encuestados. Le siguen otros factores como el acceso al contenido y materiales de apoyo (61%), la reputación del organizador (30%), y la obtención de puntos de acreditación (25%). Otros aspectos como el horario (10%) o las oportunidades de networking (18%) son menos influyentes a la hora de tomar la decisión. Lo esencial, para el 75% de los delegados, es poder extender su conocimiento en un determinado campo.

La tecnología utilizada en el evento es también importante y debe ser intuitiva y fácil de usar. Los elementos más valorados son la disponibilidad de materiales durante varios meses (80%), el streaming en directo de sesiones combinado con otras pre-grabadas (78%), chats y debates online (51%). El networking con ponentes y expertos se sitúa en cuarto lugar, elegido por el 41% de los encuestados. Los delegados también quieren ser participantes activos, principalmente en sesiones de preguntas y respuestas en directo (64%), actividades y concursos online en el stand virtual de expositores (39%) y chats con otros asistentes y ponentes (39%).

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Los organizadores de ferias anunciaron su cancelación, las sociedades científicas suspendieron sus congresos, las marcas anularon los viajes de negocios de sus representantes, los lanzamientos de nuevos productos, los eventos destinados a generar networking o fidelizar a sus clientes, los viajes de incentivo destinados a recompensar a sus equipos o compradores, las convenciones de las que emanan mejores fuerzas de venta… con la llegada del Covid19 el MICE ha vivido el primer frenazo en seco de su historia.

Quién hubiese imaginado hace unos meses que los aviones quedarían aparcados en los aeropuertos, los hoteles cerrarían sus puertas y ningún viajero podría desplazarse fuera de su casa… Menos aún que con la vuelta a la normalidad nada sería normal. 

El sector se encuentra ante una oportunidad única y solo sobrevivirán quien sepan adaptarse al cambio. Y el que se está produciendo es de tal envergadura que solo se puede afrontar de manera coordinada con el resto de elementos de la cadena. 

De nada sirve garantizar la mayor seguridad en un recinto si el viajero no se siente con la confianza necesaria para viajar hasta él. Ni proponer hoteles libres de posibilidades de contagio si no existe una oferta gastronómica fiable que pueda complementar el evento.

La esencia del MICE

Tal y como nos confirman los proveedores, mantener el contacto entre quienes componen esta industria ha sido transcendental para seguir su evolución. Y esta evolución pasa por encontrar nuevas maneras que complementen a lo presencial, hasta ahora formato ineludible para cualquier operación que buscase ser 100% exitosa. 

No solo lo virtual se ha revelado como un apoyo que ha permitido en estos meses de angustia mantener a la industria viva, sino que ofrece nuevas posibilidades para hacer de las reuniones, los congresos, las ferias, las convenciones, los incentivos y los eventos operaciones con horizontes mucho más amplios. 

Además de contribuir a garantizar la seguridad sanitaria, la tecnología permite aumentar el número de personas convocadas y en consecuencia aumentar el impacto de la acción, desarrollar nuevos servicios que ayudan a recompensar y fidelizar, sorprender con formatos y vías de transmisión del contenido que dejen aún más huella.

Es el momento de hacer balance y explorar vías. Porque nada nos garantiza que este frenazo será el último y la esencia del MICE, que es poner en contacto a las personas, no puede perderse.

Para este tema hemos entrevistado a

SERGIO ESCUDERO CEO de Metacción (España)
“Tenemos la oportunidad de dejar atrás una época en la que no teníamos más opción que la de ejecutar planes de marketing”

LAURA QUINTANA Vicepresidenta de Movich Hoteles (Colombia)
“Después de esta crisis los esfuerzos se enfocarán en eventos que generen más por menos y vínculos realmente efectivos”

CORINNE MÉNEGAUX General Manager de Paris Convention and Visitors Bureau
“Esta crisis acelera profundamente tendencias emergentes en nuestro sector y puede ser una gran oportunidad”

RODRIGO GARCÍA Director General de La Fourchette Catering (México)
“Si nos adecuamos e involucramos en la nueva situación nuestro sector podría experimentar un proceso evolutivo importante”

FERNANDO LA RIVA Country Manager Chile y Argentina de BCD Travel
“Requerirá tiempo, pero no pasará mucho hasta alcanzar los niveles previos a la pandemia”

DAVID HIDALGO Director de IBTM Americas (Reed Exhibitions)
“No podemos predecir el futuro, necesitamos ir construyéndolo con planes flexibles que nos permitan adaptarnos a las circunstancias”

JUAN ANTONIO MOLINA Director de Solear Events (España)
“Los sellos de seguridad sanitaria sirven de garantía para nuestros clientes mientras no haya una vacuna”

FABIÁN LOMBARDO Director Comercial, Planeamiento y Gestión de rutas de Aerolíneas Argentinas
“Los vuelos de repatriación nos demostraron que el avión es un ámbito de muy poca circulación del virus”

AUDREY ALLOUL Sales & Business Development en Kenes Group
“A corto y medio plazo los eventos presenciales se enfocarán en públicos locales y nacionales, a menudo incluyendo un elemento virtual”

EDUARDO LÓPEZ-PUERTAS Director General de IFEMA (España)
“Los cambios que han venido para quedarse dotarán a la industria de mayor flexibilidad, productividad e inteligencia”

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