Nadie cuestiona que los precios no han dejado de aumentar, especialmente desde el segundo semestre de 2022, y que lo seguirán haciendo a lo largo de 2023. Las previsiones apuntan a que los costes de cualquier producto o servicio seguirán viéndose afectados por la situación económica y geopolítica a nivel planetario. Sin embargo, la calidad del servicio no se ha visto incrementada en los mismos niveles de las tarifas, por lo que sigue siendo un reto conseguir que las empresas vean justificada una inversión que cada vez es más alta.

Aunque hay presupuestos que se han ajustado con respecto a 2019, la necesidad de retener talento hace que muchas compañías estén utilizando los eventos y viajes de incentivo como herramientas de fidelización. Cuando el servicio recibido corresponde a las expectativas creadas, los costes se asumen, si bien se estudian al detalle.

La falta de disponibilidad en algunos productos y servicios, en una coyuntura en la que han dejado de existir las temporadas bajas debido al auge del turismo vacacional, es otro de los obstáculos que se están encontrando las agencias. Algunos destinos comienzan el año con el cartel de Completo en muchas semanas. 

Destinos beneficiados

Mientras tanto, clásicos del incentivo como Estados Unidos se están viendo muy afectados por la cotización euro-dólar y muchas operaciones están siendo desviadas hacia otros destinos. Latinoamérica, algunas regiones de España y nuevos destinos europeos como Albania forman parte de los beneficiados. NO obstante, la situación de un mercado emisor tan importante como el británico también está generando impacto.

La falta de disponibilidad derivada de una oferta que aún no se ha recuperado en todas partes, así como la ocupación generada por el auge del turismo vacacional, provoca que tanto clientes como organizadores miren hacia destinos menos demandados por los turistas.

Para este tema hemos entrevistado a

Beatriz Guillén Directora de Ventas Globales de Iberia
“Las empresas están demandando digitalización y experiencias diferenciadas, además de flexibilidad de cancelaciones y cambios”

Thibaud Morand Gerente general Europa de LATAM Airlines
“La tarifa promedio en 2022 aumentó un 20% pero parece que este año los precios se están estabilizando”

José Miguel Moreno Corporate & MICE Sales Strategy Director y Sales Partner para LATAM y USA de Meliá Hotels
“Este año esperamos mantener el índice de incremento de 2022, año en que subimos un 11%”

Melissa Pitt-Chalmers Vicepresidenta Global de Ventas de Marriott International en EMEA
“En mercados como Londres, Madrid, París o Barcelona ya hay falta de disponibilidad”

Javier Longarte Managing Director, Corporate Mobility and M&EA Divisions en W2M (España)
“Aunque los costes aumentan, percibimos que si el cliente recibe lo que necesita, acepta asumir ese aumento”

Claudio Anfuso CEO de MET Group (Argentina)
“Los presupuestos de los clientes no aumentan al ritmo al que se están incrementando los precios”

Maximiliano Chacón Gerente de Mercadotecnia y Ventas en Centro de Convenciones de Costa Rica
“Debemos mitigar la tendencia a cancelar en el último momento sin razones muy claras”

Sofía Casals Responsable de Ventas en Centro de Convenciones Internacionales de Barcelona – CCIB (España)
“Algunas empresas cambian el formato orientándolo hacia una duración menor o con menos asistencia”

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Tras dejar atrás lo peor de la crisis en Europa, y mientras que la organización de eventos cobra fuerza en Latinoamérica, el mundo empresarial se abre a una nueva etapa de consumo comandada por las necesidades de las clases medias de economías emergentes como Brasil, China o India. En consecuencia, hay que orientar la actividad hacia nuevos horizontes.

Para lograrlo, se impone disponer de equipos motivados y una imagen de marca fuerte, que lo sea aún más después de cada evento. No importa que hablemos de un congreso destinado a compartir conocimiento, una convención de empresa para consolidar objetivos, una sesión de trabajo en un marco que incentive, un lanzamiento de producto que sorprenda a intermediarios y clientes o una fiesta a través de la que consolidar los lazos entre delegaciones. Cada evento será la apuesta por la excelencia de aquél que lo contrata. Y exigirá que el impacto del mensaje que se quiere transmitir sea, no sólo más importante que nunca, sino claramente cuantificable.

Cambio de tendencia

La proclividad en algunos aspectos con respecto a hace diez años ha cambiado: según se desprende del Informe global sobre la industria de las reuniones y eventos publicado por la Organización Mundial de Turismo (OMT), frente a los grandes actos del pasado, el futuro depara “eventos menos voluminosos y centrados en objetivos más concretos en función de las particularidades locales”. El porqué es muy claro: los presupuestos para eventos se han reducido. Y además de eso, se persigue la máxima optimización de lo invertido.

En paralelo al control del gasto aparecen nuevos formatos y conceptos: los proveedores de espacios deberán adaptarse tanto como los organizadores, que deberán tener muy en cuenta qué soluciones se pueden ofrecer a un cliente que siempre buscará el mayor impacto y rendimiento. Como ejemplo de las nuevas tendencias en cuanto a formatos, las sesiones de trabajo se funden con el viaje de incentivo. Por eso se está extendiendo en el sector un nuevo concepto: “conventive”, resultado de la suma de convention e incentive.

Junto a la física, la presencia virtual de los asistentes va adquiriendo importancia. Según explica Óscar Cerezales, Di rector General de Operaciones para Asia y Pacífico de MCI Group, “las reuniones híbridas, presenciales y online, han llegado y no van a desaparecer: el costo es bajo y tienen una vida más larga que los actos tradicionales”. No sólo de trata de organizar eventos virtuales, sino de tener en cuenta que parte de la asistencia a un evento estará en él físicamente y otra en cualquier parte del mundo. Hay que sorprender a quienes están in situ  y a los que siguen el acontecimiento desde lejos. Y siempre teniendo en cuenta que las fases anteriores y posteriores han pasado a ser tan trascendentales como el evento en sí.

Además, el comportamiento del asistente también ha cambiado: las nuevas generaciones quieren participar en la creación del contenido del evento, hacer contactos con más facilidad e interactuar con otros participantes. “Quieren sentirse parte del acto y no meros espectadores”, concluye Cerezales en el informe de la OMT.

En cuanto a destinos y espacios, además de localización y accesibilidad, algo que ya se da por hecho, los espacios deben contar con infraestructura a la altura de las exigencias de una sociedad compuesta por individuos equipados con las últimas novedades del mercado y ultra conectada. O lo que es lo mismo: excelente conexión wireless  y tecnología audiovisual puntera. No puede ser que un asistente encuentre en un evento una pantalla peor que la que tiene en su propia casa. O que por una mala conexión a internet no pueda compartir lo que está viviendo.

Los organizadores, por su parte, deben recurrir a la creatividad y ofertar formatos originales que involucren a los asistentes a través de actividades a medida, visitas exclusivas e, incluso, alguna sorpresa. Siempre teniendo en cuenta que ahora casi todo se comparte a través de la redes sociales, por lo que el margen de error es nulo. Todos coinciden en que su trabajo se ha vuelto más difícil: además de las nuevas exigencias, los plazos son más cortos. Las decisiones se toman con mucha menos antelación al evento y quien con trata quiere todos los detalles, sobre todos los aspectos, en el primer presupuesto. La capacidad de respuesta desde que el organizador propone asumir el evento ha de ser in mediata.

Por último llegamos a lo que en realidad es el principio de cualquier evento de empresa: quienes contratan. Tienden a analizar, ya sea por imposición legal o por política empresarial, de manera más exhaustiva lo que esperan de cada acto. Y no sólo en cuanto a gastos, exigiendo una cuantificación mucho más exacta según la opinión de muchos organizadores (no obstante, se sigue pidiendo el “paquete”). También definen una lista de  necesidades, que no deja de der una información muy valiosa para la agencia proveedora del servicio, que debe cumplirse a rajatabla.

Para este tema hemos entrevistado a

Juan Miguel Estallo, de Liberty Seguros (España) Executive Marketing & Customer Director
“Buscamos el uso original de nuevas tecnologías”

Hernando Quiñones, de Microsoft Colombia Director de Marketing
“Hay que tener claro qué red usar, cuándo y cómo hacerlo”

Cristina Pagès, de Epson Ibérica (España) Events Manager
“Ahora se tienen en cuenta todas las fases del evento”

Laura Valdeolivas, de Port Aventura (España) Directora de Business & Events
“Los clientes quieren un interlocutor único”

Jose Miguel Moreno, de Meliá Hotels International Global Business Travel & MICE Director
“Se exige rapidez desde el principio”

Dzella Campos, de Espacio Riesco (Chile) Gerente comercial
“La tecnología tiene que ser puntera”

Cristina Egido, de Hotel Auditórium Madrid Directora de Congresos y Convenciones
“El trato personalizado marca la diferencia”

María Maricel Richards, del Hotel Riu Plaza Panama Gerente Senior de Ventas en Eventos
“La tecnología ha revolucionado los eventos”

Javier Longarte, de BCD M&I Spain Commercial General Manager
“Lo que no cambia es despertar confianza”

Rafael Hernández, de Latam Meetings (México) CEO
“Están aumentando los eventos híbridos: presenciales y virtuales”

Alejandro Verzoub, Presidente
“Los clientes exigen transparencia en los precios”

Raquel Ferreiro Travel manager de Ikea Ibérica
“Los virtual meetings suponen un ahorro de costes y colaboradores más contentos”

José Manuel Petisco Director general de Cisco España
”Gracias a la telepresencia nos hemos ahorrado el 32% de nuestros viajes desde 2006”

Dario Regattieri, de Eventisimo (España) CEO
“Se busca la sostenibilidad presupuestaria y ambiental”

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