La nueva herramienta ofrece información práctica sobre diferentes formas de garantizar que los beneficios del encuentro trascienden a la comunidad local o el medioambiente.

Las opciones incluyen becas, voluntariado, donaciones, y la contratación de proveedores con enfoque social. También se pueden incorporar acciones medioambientales o relacionadas con la cultura silletera de Medellín (la elaboración de complejos arreglos florales conocidos como silletas).

Pioneros en congresos y operaciones MICE con legado

Con esta iniciativa, Medellín busca posicionarse como pionera en Latinoamérica en la organización de eventos que dejan una huella duradera.

Hasta julio de este año, la ciudad acogió 42 eventos que incorporaban acciones de legado, lo que supone un 70% del total. El impacto económico se estima en cerca de 46.000 millones de dólares. Con esto se ha superado ya el objetivo anual de que el 60% de las operaciones MICE en la ciudad incluyan este tipo de programas.

Y solo en el mes de agosto, más de 3.000 personas resultaron beneficiadas directamente por las acciones de legado incorporadas en encuentros organizados en Medellín.

Entre los ejemplos recientes destacan iniciativas como la alianza con EatCloud para la recuperación y redistribución de excedentes alimentarios de los eventos. En el 13º Congreso Nacional ACOMM se contrató a la Corporación de Artesanos Locales para los souvenirs. Y en STEM Women Congress Latin America 280 mujeres participaron en un espacio formativo y de empoderamiento.

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Antes del evento

1. “Es esencial tener claro quién asiste para saber exactamente para quién se prepara la operación”, declaró Eriksson. A través de la personalización de contenidos se puede despertar un mayor interés en el delegado, y esto es crucial para que su atención aumente. En consecuencia, el recuerdo que le deje la experiencia será mayor. Para reforzar este interés se puede recurrir a herramientas digitales como los mapas que registran emociones a través del análisis facial o aplicaciones de IA especializadas en la personalización de contenidos.
2. Construir con antelación los momentos que vayan a generar emociones positivas permite que sean utilizados previamente para crear expectativas, despertar la curiosidad…  para ello se pueden utilizar recursos como teasers, “vistas previas” exclusivas o elaborar un storytelling previo a la acción.
3. “No todo tiene que estar planificado”, explicó Eriksson. Sin embargo, los momentos emocionalmente intensos y el modo en el que termina la experiencia son fundamentales para conseguir impacto en el asistente. AMEX recomienda incluir lo que denominan como “momentos heroicos” .

Durante el evento 

1. “Es necesario ver la acción como una emoción, no como una ejecución”, afirmó Eriksson. Las conexiones humanas que generan interacciones positivas dejan huellas emocionales que perduran en el tiempo. Para crear este tipo de conexiones es importante garantizar la seguridad emocional, es decir, conseguir que los asistentes sientan que son aceptados por la comunidad en la que se encuentran, “sin olvidar que no todo el mundo se siente cómodo en los momentos de networking“, precisó. Por eso recomendó proponer dinámicas de bienvenida que ayuden a integrar a quienes asisten por primera vez, crear grupos en torno a actividades de motivación o team building, proponer formatos de networking interactivos…
2. Los momentos “pico” y el final de la acción son los más relevantes, por eso se impone “dirigir bien la operación, con un itinerario emocional” que se puede inspirar en formatos como los del cine. Tiene que incluir momentos de sorpresa, oportunidades para compartir momentos intensos con otros participantes…
3. Recurrir a los sentidos contribuye a incrementar el impacto en la memoria del delegado: aromas –como los utilizados por algunos grupos hoteleros para identificar a sus diferentes marcas–, la instalación de puntos multisensoriales, jugar con texturas y materiales e incluir un catering que refleje un tema son algunas de las herramientas propuestas por AMEX GBT.
4. Hacer que los asistentes se sientan reconocidos y valorados, sintiéndose partícipes de una experiencia exclusiva, es otra clave del éxito. Para ello se puede recurrir a premios y reconocimientos, regalos personalizados o momentos que sirvan para romper el hielo e iniciar conversaciones entre invitados que no se conocen.
5. Es necesario encontrar el equilibrio entre las necesidades de los asistentes y sus expectativa. Según el doctor Yousef, “un cerebro saturado retiene menos”. Por eso hay que recurrir a las técnicas que favorecen un diseño inclusivo, ofrecer programas multigeneracionales, sesiones más cortas (de máximo 20 minutos), sesiones personalizadas y descansos.

Después del evento: 

1. El objetivo es que la acción quede en el recuerdo del asistente. Según la neurociencia, la gente olvida la mitad de la información que ha recibido en los días siguientes al evento. Por eso se impone recordarles lo vivido, por ejemplo a través del envío de las principales conclusiones cuando es posible, mensajes que hacen revivir algunos momentos, resúmenes del impacto logrado en las redes sociales y medios, así como cualquier acción que permita mantener el contacto entre los asistentes.
2. Contrastar éxito y objetivos: “el ROI emocional es tan importante como el económico”, afirmó Eriksson. Para medirlo es necesario buscar feed backs de los participantes a través de aplicaciones que miden sentimientos y reacciones, encuestas, análisis del impacto en redes y brand lift (herramienta que mide la eficacia de las acciones en vídeo).

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Analizamos las aplicaciones concretas de la IA (Inteligencia Artificial) en la industria MICE. Son cada vez más numerosas las tareas que se peden automatizar y mejorar, siempre con la supervisión humana. En Día a día concluimos que aplicar algunos principios de la psicología humana en los eventos contribuye a aumentar el engagement y el impacto de los mismos.

Presentamos la oferta para grupos MICE de Río de Janeiro (Brasil), Málaga (España) y Marrakech (Marruecos), este último destino tratado bajo el punto de vista de los viajes de incentivo.

Son parte de los contenidos de una edición que le invitamos a leer en

https://puntomice.com/punto-mice-56

Saludos de la Redacción de Grupo PUNTO MICE

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En segundo lugar, Road to Net Zero Events pretende ayudar a los organizadores de eventos a tomar decisiones responsables basadas en los compromisos e iniciativas de Meliá Hotels International para mitigar su impacto medioambiental. De este modo, el cliente conocerá de primera mano las emisiones evitadas en sus eventos al elegir hoteles de la compañía, donde el consumo de energía verde alcanza ya el 100% de los hoteles de Meliá en Europa, además de otras iniciativas encaminadas a mejorar la gestión de residuos o la huella hídrica, entre otras.

Por último, Meliá Hotels International compensará la huella de carbono de todos los eventos celebrados bajo el programa de Road to Net Zero Events a través de la adquisición de créditos de carbono certificados por las Naciones Unidas con los que apoyar una selección de proyectos en países en desarrollo para la reducción de emisiones, con la aplicación de tecnología blockchain, que asegura la trazabilidad de todo el proceso.

En una primera fase, Road to Net Zero Events está disponible para eventos de gran tamaño en una docena de hoteles de la compañía en Europa y Caribe: entre ellos, Meliá Madrid Princesa, Meliá Valencia, Meliá Barcelona Sarriá, Meliá Palma Bay, Meliá Berlín, Meliá Milán, Meliá Paris La Defense, Meliá Frankfurt o Paradisus Palma Real (República Dominicana).

Esta iniciativa, que la compañía presentó en la feria IBTM en Barcelona, es el resultado de un desarrollo tecnológico diseñado en colaboración con Creast, empresa especializada en la medición, reducción y compensación del impacto medioambiental de los eventos. La herramienta ya ha sido probada en los hoteles Meliá Barcelona Sarriá y Meliá Berlín durante el último año. A lo largo de los próximos meses se irán incorporando nuevos hoteles al programa, con el objetivo de cubrir a medio plazo todos los establecimientos del grupo donde el segmento MICE tiene un peso especialmente significativo.

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Mientras reconocen que no existe un evento 100% sostenible, esto no significa que no sea posible cuidar del planeta a la vez que se organizan eventos. De hecho, más de la mitad de los socios de AEVEA afirman poner en práctica medios para compensar el impacto ambiental que generan sus operaciones MICE. El 93,5% de ellos ha llevado a cabo acciones para compensar este impacto, aunque reconocen que siempre hay un margen de mejora y de aprendizaje.

La demanda de este servicio entre los clientes se ha incrementado más de un 30%. Esto ocurre incluso confirmando el encarecimiento que supone para los clientes contar con prestaciones de este tipo, tal y como han afirmado el 77,4% de los asociados. La razón del aumento del presupuesto final es la contratación de servicios más específicos, certificaciones especiales y personal formado específicamente en la materia.

En cuanto a la elección de proveedores, más del 70% cuenta con proveedores de proximidad para sus eventos, con el objetivo de potenciar el empleo local.

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La herramienta NOW2030 de Viajes El Corte Inglés es un sistema de comunicación, sensibilización y concienciación creado para fomentar la sostenibilidad. Sirve para calcular la huella de carbono de cualquier evento profesional y gestionar su compensación. A través de la herramienta es posible controlar y verificar el cumplimiento de cada acción, ofreciendo una visión real y tangible de los resultados y objetivos planificados.

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