La organización de eventos está reconocida como una de las profesiones más estresantes. Según un estudio de EventWell, uno de cada tres profesionales sufre problemas de salud mental en algún momento, y el 42% termina cambiando de carrera. La incertidumbre causada por la pandemia acentuó aún más este problema.

De repente, los profesionales se enfrentaron a múltiples cancelaciones, cambios y la necesidad de estar al día en infinidad de normativas y requisitos que condicionaban la celebración de eventos. También formó parte de sus tareas cotidianas transmitir confianza y calma a clientes preocupados, así como mantener la positividad cuando acechaba la duda sobre el futuro de la industria, el de su compañía y el suyo propio. Y esto teniendo en cuenta solamente el lado profesional de una pandemia que a todos afectó también en el terreno personal, en algunos casos teniendo que enfrentarse simultáneamente a procesos de duelo. 

Muchos perdieron su trabajo o tuvieron que cambiar de rol sin recibir formación alguna. Y, todo ello, desde la soledad del teletrabajo que para muchos profesionales supuso un reto personal y familiar difícil de superar. 

No es por ello de extrañar que los problemas de salud mental en la sociedad en general, y en el sector MICE en particular, hayan aumentado con la pandemia. Aunque la recuperación de las operaciones de todo tipo avanza a buen ritmo en la mayoría de destinos y empresas, las previsiones económicas y la situación a nivel mundial vuelven a traer incertidumbre y auguran nuevos periodos de dificultad.

Declive de la salud mental

El porcentaje de depresión en el público adulto se ha duplicado desde el comienzo de la pandemia. La organización Sapiens Lab ha publicado un informe sobre el estado mental de la población del planeta que apunta a un declive generalizado en los últimos años, acentuado en 2020 con la llegada del Covid-19. 

Por otro lado, el estudio muestra que la salud mental es mejor en Latinoamérica y España en comparación con los países angloparlantes. A la cabeza se encuentran Venezuela y España, donde solo el 15% y 16% de los encuestados respectivamente afirma sentirse afligido, comparado con el 36% en Reino Unido.

Los problemas de salud mental tienen un coste para las empresas. Según recoge la nueva Estrategia de Salud Mental publicada por el Ministerio de Sanidad español, son la segunda causa de baja laboral, temporal o permanente, en Europa, afectando a un 22% de los trabajadores. El coste estimado para las empresas europeas es de 20.000 millones de euros anuales. Deloitte lo estima en 2.000 euros por empleado al año.

El impacto se siente también en la industria MICE. Según un estudio publicado por el consorcio Festivals, Events and Wellbeing Research en el Reino Unido, un 13% de profesionales del sector tuvieron que tomarse días libres en 2021 por problemas de salud mental. Un 81% de los organizadores de eventos con categoría free lance consideró cambiar de profesión en el último año, y muchos lo concretaron buscando otro trabajo. 

Combatir el estrés

La de organizar operaciones MICE puede ser una profesión estresante, pero no todo el estrés es igual de perjudicial. La presión de enfrentarse a retos constantes puede resultar estimulante, sobre todo si se ve recompensada con la satisfacción que conlleva la consecución de un evento de éxito. 

Pero cuando el estrés es excesivo, produce agotamiento físico, seguido de episodios de ansiedad, pánico o depresión, y finalmente, el temido burn out: un término inglés para designar literalmente a “trabajadores quemados”. Para evitar esta escalada existen diferentes estrategias, y en cada caso puede ser mejor aplicar una u otra. A veces la solución pasa simplemente por aprender a adaptarse a la situación para que ésta deje de ser estresante, o alterar algún elemento que forma parte de ella y que es el que más problemas provoca. En otras ocasiones la mejor estrategia es evitar esa polémica, mientras que también hay situaciones en la que es es mejor optar por la aceptación y no perder el tiempo dándole vueltas a algo que no se puede controlar o cambiar.

Muchos profesionales necesitan tomarse unos días libres para alejarse de aquello que les provoca estrés, pero hay otras opciones menos disruptivas que pueden ayudar a aliviar el problema, como probar la meditación, la práctica  del mindfulness, ejercicios de respiración o o técnicas de autogestión. También el ejercicio físico, o cualquier actividad placentera, incluso leer o recibir un masaje, es un buen antídoto ya que hace que el cuerpo libere oxitocina, la hormona antiestrés.

Hablar también ayuda, ya sea con amigos, familiares, compañeros de trabajo o incluso superiores, pero la salud mental no siempre resulta un tema fácil de abordar, sobre todo en el entorno laboral.

Apoyo en la empresa

Según un estudio sobre la salud mental en el sector de los eventos llevado a cabo por la empresa británica Stress Matters, el 67,8% de los profesionales encuestados cree que su jefe se preocupa por su bienestar. El 53% opina que su empresa ha incrementado sus esfuerzos en este ámbito en el último año. Pero aún se dan muchos casos en que los trabajadores no se atreven a expresar su ansiedad o, si lo hacen, la respuesta que reciben es que es algo pasajero debido al volumen de trabajo, sin medidas para solucionarlo. Las actitudes de las empresas respecto a la salud mental están mejorando, pero queda mucho por hacer.

Contar con un mentor con quien hablar es algo que el 79% de los encuestados considera importante. Las empresas pueden ayudar asegurándose de que los supervisores o gerentes de una división reciben formación para saber identificar los síntomas de problemas mentales en las personas a su cargo, y cómo ayudarles. Para ello existen diplomas de primeros auxilios en salud mental (MHFA, por sus siglas en inglés). En Europa, organizaciones como EventWell o Stress Matters ofrecen talleres y cursos online para conseguir esta acreditación. Diversas instituciones estadounidenses facilitan la formación tanto en inglés como en español.

El 81% de los profesionales MICE elegiría trabajar en una organización que sea reconocida por sus iniciativas para minimizar el estrés. Una buena señal es si la empresa cuenta con el nuevo certificado ISO 45003, lanzado en 2021. Se trata del primer estándar internacional sobre salud mental en el entorno laboral. Complementa al ISO 45001 que regula la salud y seguridad en el trabajo. 

La salud mental de los empleados debe entrar en la estrategia de la empresa. Al fin y al cabo, es en su propio interés, ya que un trabajador sano, física y mentalmente, es más productivo y reportará más beneficios.  

El estrés, y su impacto en la salud, no es inevitable. Intentar combatirlo es responsabilidad tanto de la persona que lo padece como de quienes le rodean. El primer paso es reconocer el problema, y a partir de ahí introducir pequeños cambios. Una sencilla pregunta, “¿cómo estás hoy?”, es suficiente para iniciar un diálogo honesto que reportará beneficios a todos.

Para este tema hemos entrevistado a

Laura Capell-Abra Fundadora de Stress Matters
“Hay más concienciación sobre la importancia de la salud mental pero eso no significa que haya más acción”

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Los congresos son una cita esencial en el calendario de sociedades, federaciones y asociaciones, ya tengan una envergadura nacional o internacional. Una vez al año, o con la frecuencia que se estime adecuada, reúnen bajo un mismo techo a miembros o socios con el objetivo de demostrarles el valor que tiene pertenecer a una determinada entidad, reforzando su fidelidad, abriéndoles nuevas puertas de conocimiento y/o de negocio y asegurando la renovación de su membresía.

Para los delegados, los congresos suponen una oportunidad única para aprender y ponerse al día sobre las novedades de su sector, así como de compartir experiencias, hacer nuevos contactos que generen nuevas vías de investigación y desarrollo y, sumado a ello, disfrutar de momentos de ocio y networking. El sector asociativo que está detrás de la organización, necesita este tipo de operaciones para crecer y financiarse.

El de los congresos es un sector que había experimentado un gran crecimiento durante los años previos a la pandemia. El informe Historia moderna de los congresos de asociaciones internacionales 1963-2017 publicado por ICCA (International Congress & Conventions Association), confirmaba que el número de estos encuentros se había duplicado cada diez años hasta 2013, creciendo aún más rápidamente entre 2013 y 2017. 

Este aumento estuvo unido al desarrollo de la ciencia, la tecnología y la salud, sectores cuyos avances se suceden a un ritmo vertiginoso y requieren de intercambios de ideas, la celebración de debates y el desarrollo de programas de formación. 

El impacto de la pandemia

La llegada del Covid-19 dio al traste con cualquier previsión de un mayor crecimiento. Al igual que otros profesionales de la industria MICE, también el sector asociativo tuvo que adaptarse a la nueva realidad y buscar nuevas formas de mantener el contacto con sus miembros de forma virtual, ante la imposibilidad de reunirse cara a cara.

Según el estudio sobre el impacto de la pandemia en los congresos y reuniones asociativos en 2020-21 realizado por UIA (Unión de Asociaciones Internacionales, por sus siglas en inglés), en el 44% de los de los casos se optó por cambiar el formato presencial al virtual, mientras que el 29% de los encuestados decidió posponer la cita prevista. El 16% canceló el congreso sin una fecha alternativa. 

El 8% de los encuestados eligió un formato híbrido, integrando un entorno online en los encuentros presenciales cuando estos volvieron a ser posibles. Y, aunque más de la mitad (54%) espera volver al formato presencial a partir de este 2022, el 73% afirma que los elementos digitales seguirán formando parte de sus principales eventos a largo plazo.

Ventajas de los congresos online

Y es que, si bien la adopción del formato virtual fue forzada inicialmente para algunas asociaciones, quienes dieron por primera vez el salto pudieron apreciar ventajas que esperan mantener:

• Mayor participación: Sin las limitaciones de la propia capacidad de la sede, ni la dificultad de desplazarse hasta allí, la asistencia a congresos virtuales es mucho más fácil que en los presenciales. Según IAPCO (Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos, por sus siglas en inglés), el 77% registró un aumento considerable en la participación. pasando de un promedio de 317 participantes por congreso en formato presencial en 2019 a 478 en el entorno online en 2020. 

• Más inclusión: El formato virtual no solo permite el acceso desde diferentes partes del mundo, sino que también abre las puertas a individuos o colectivos que normalmente no participarían, pudiendo ser por temor a algún tipo de discriminación, la falta de recursos económicos, discapacidades físicas o mentales, o incluso restricciones impuestas por regímenes autoritarios. 

• Más calidad: Conseguir ponentes internacionales de mucho reconocimiento, como un premio Nobel, o eminentes académicos o políticos, también puede ser más fácil y económico cuando solo se requiere su presencia online durante una hora como máximo.

• Mayor efectividad: Sin necesidad de largos desplazamientos, los delegados pueden aprovechar mucho mejor su tiempo y ser más productivos antes, durante y después del congreso, asistiendo solamente a las presentaciones que más les interesen. Las asociaciones han podido asimismo celebrar encuentros más pequeños que antes de la pandemia no se planteaban, apostando por ello por nuevos formatos más productivos y con mayor frecuencia. 

• Ahorros significativos: Un congreso virtual resulta más económico, tanto para la asociación que lo organiza como para los asistentes, que no han de incluir gastos de viaje y alojamiento. En caso de contar con la presencia de personalidades, no hay que gestionar la logística ligada a su asistencia.

Un futuro híbrido

Si algo han demostrado dos años de videoconferencias y encuentros virtuales es que el valor de las reuniones cara a cara es irreemplazable. El informe Association Meeting Needs 2021 publicado por ICCA confirma el renovado deseo de volver a los congresos presenciales.

El 84% de los profesionales encuestados alega que los encuentros virtuales tienen limitaciones con respecto a las oportunidades de networking. El 70% echa de menos la oportunidad de hacer nuevos contactos en el sector que genera el “cara a cara”, mientras que el 66% añora el sentimiento de camaradería y de ser parte de una comunidad de profesionales que se consigue en los congresos.

Por ello, las asociaciones están retomando los formatos presenciales. Los congresos híbridos, combinando las ventajas de ofrecer acceso al contenido online con la posibilidad de verse en persona, se perfilan como la opción preferida de cara al futuro. Sin embargo, los congresos del futuro han de adaptarse a otras tendencias que se han consolidado en los últimos años:

1. Menos viajes

Con la eliminación de las restricciones de movilidad y de los requisitos de pruebas o cuarentenas en muchos destinos, los viajes de negocios se han ido recuperando, aunque no a la velocidad deseada. GBTA (Asociación Global de Viajes de Negocios, por sus siglas en inglés) predijo que hasta el 2024 no se recuperará el nivel de business travel previo a la pandemia.

La nueva crisis provocada por la invasión de Ucrania y la escalada de los precios del carburante podría detener o retrasar la recuperación. La previsible subida del coste de los viajes se suma a la ya existente reticencia a viajar existente entre muchos profesionales. La última encuesta Travel Sentiment Survey, llevada a cabo por la consultoría Oliver Wyman, trata sobre el sentimiento que generan los viajes y muestra que un 25% de los viajeros corporativos espera hacer menos desplazamientos una vez superada la pandemia.

Las razones son diversas. En algunos casos, persisten la preocupación por la seguridad personal y la salud generada por la pandemia, lo que conlleva que se sigan evitando grandes aglomeraciones o viajes de larga distancia. 

Para las empresas, además del aumento de costes que conlleva desplazar a sus representantes, existe mayor presión para reducir la huella de carbono que genera su actividad, a la vez que aumenta el rechazo a viajar entre los propios viajeros debido a una mayor preocupación por el medioambiente.

Por otro lado, la pandemia ha demostrado que no siempre es necesario viajar para crecer o hacer negocio, y ahora se cuestiona más la necesidad real y los beneficios de asistir en persona a un congreso. 

2. Encuentros regionales

La imposibilidad o la reticencia a hacer largos desplazamientos ha generado una nueva tendencia: la preferencia por encuentros de menor tamaño y ámbito regional. La mayoría de los encuestados por ICCA (51%) prevé más congresos regionales, mientras que solo el 12% dio una respuesta negativa ante esta posibilidad.

En concreto, el formato híbrido del tipo hub and spoke, mediante el que los delegados pueden asistir a pequeños encuentros locales o regionales que se conectan con la principal sede ‑o hub‑ del congreso de forma virtual, se perfila como la fórmula ideal. Las ventajas son obvias. Por un lado, se reduce la necesidad de viajar, a la vez que se mantienen los encuentros cara a cara. 

Es un formato flexible que permite la asistencia desde cualquier rincón del mundo. Además, las reuniones en grupos pequeños pueden ser más productivas y dinámicas, favoreciendo un intercambio de ideas y opiniones más fluido.

Ya en 2021 el 63,2% de los encuestados por IAPCO apuntó a este formato como la tendencia dominante. IACC (Asociación Internacional de Centros de Convenciones, por sus siglas en inglés), lo corrobora en su Meeting Room of the Future 2022.

3. Tecnología

La necesidad ha hecho que la tecnología para la celebración de eventos virtuales e híbridos se haya desarrollado y mejorado a una velocidad vertiginosa. Las plataformas online y que permiten la difusión en streaming de contenido hacen posible que miles de delegados puedan asistir al congreso sin necesidad de desplazarse hasta la sede.

El 96% de los representantes de asociaciones encuestados por ICCA reconoce que la tecnología ha influido en cómo celebran sus reuniones y congresos. El 38% afirma que va a invertir más en la producción profesional de la parte virtual de sus futuros eventos, mientras que el 16% asegura buscar soluciones de streaming de alta calidad para la retransmisión de las ponencias más destacadas.

La mayor dependencia en la tecnología se refleja también en los servicios que las asociaciones esperan o demandan de los organizadores profesionales de congresos, que ahora incluyen la producción de eventos virtuales y la inclusión de plataformas digitales dentro de sus propuestas.

De cara al futuro, otras tecnologías como la realidad virtual y realidad aumentada, que cada vez son más utilizadas en el sector educativo, podrían estar presentes también en los congresos. La plataforma Virtual Seoul, creada por el Convention bureau de la capital surcoreana, ha acogido ya su primer congreso internacional, el IPSF World Congress, en el que 2000 estudiantes de la industria farmacéutica de todo el mundo se reunieron en un palacio de convenciones virtual.

4. Sostenibilidad

La sostenibilidad ya no es una opción para los profesionales del MICE, sino una obligación: la de minimizar los impactos de los eventos y contribuir al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible marcados por la ONU para 2030. La aspiración a hacer los eventos más sostenibles se extiende también al sector asociativo. Es más, supone una autentica oportunidad para las asociaciones de demostrar liderazgo en este reto y reinventarse como instituciones que no solo buscan el bien de sus miembros, sino de toda la sociedad.

La celebración de congresos en formato virtual es ya de por sí una forma de reducir la huella de carbono, al evitarse las emisiones que suponen los desplazamientos, minimizar el consumo de energía y no producir desechos materiales. Conforme se vuelven a introducir, aunque sea solo en parte, elementos presenciales, se buscan opciones más sostenibles, como evitar el uso de plásticos de un solo uso, fomentar el transporte público o compartido, o la introducción en el catering de alimentos y bebidas de temporada y producción local.

Las nuevas generaciones, tanto los millennials como los centennials que irrumpen ya en el mundo profesional, están más concienciadas sobre la urgencia de combatir el cambio climático. En un futuro no muy lejano, estos grupos constituirán el grueso de los delegados y exigirán congresos cada vez más sostenibles. 

5. Contenidos más breves y de mayor calidad

A la hora de diseñar el contenido de los congresos es necesario pensar en las preferencias de estos nuevos profesionales que han crecido en la era digital. Son jóvenes acostumbrados a ver contenido a la carta via streaming, donde y cuando ellos quieren. Su capacidad de atención es más reducida y prefieren consumir la información en píldoras (formatos de breve extensión o duración). En un futuro en el que, previsiblemente, se accederá a la mayor parte del contenido de los congresos online, será necesario programar sesiones más breves, o incluso resúmenes, disponibles bajo demanda.

Es algo a lo que ya apunta la encuesta que realizó el grupo Kenes sobre congresos virtuales en el sector médico y científico. Estos profesionales disponen de poco tiempo y prefieren sesiones más cortas con contenido de alta calidad y relevante, al que poder acceder on demand, al menos durante los tres meses posteriores al congreso.

Por otro lado, la parte presencial de los congresos habrá de centrarse más en la experiencia de los delegados. AMEX Congress habla de la necesidad de apostar por una “innovación emocional” para que los asistentes no vean solo el atractivo de formarse, sino la posibilidad de vivir una experiencia única en un espacio que les sorprenda.

Lo que más han echado de menos los delegados durante la pandemia es la interacción personal, y esto es lo que les atraerá a los eventos presenciales, que deberán facilitar ocasiones de networking más efectivas y creativas.

El legado de la pandemia

Si bien se han reactivado los congresos en la mayoría de destinos, sigue prevaleciendo la cautela entre los delegados. Aunque se hayan relajado las restricciones, la amenaza de la pandemia sigue aún presente. Por eso, la seguridad sigue siendo un factor fundamental en la organización de eventos asociativos.

Entre los principales requisitos que las asociaciones exigen a los proveedores prevalecen los protocolos sanitarios. También exigen apoyo con la comunicación de la normativa vigente en el destino con respecto al Covid-19. La seguridad se ha de aplicar también al ámbito digital, con especial atención a la protección de los datos personales de los delegados y el compliance con la normativa vigente a este respecto.

La exigencia de mayor flexibilidad es el otro gran legado de la pandemia. Tras dos años de lidiar con cambios constantes, los planificadores piden a sus proveedores contratos más flexibles, espacios que se puedan adaptar a nuevas necesidades y una política de precios ágil que permita incluso cambiar de un evento físico a uno digital o viceversa. En resumen, ahora se buscan lugares y proveedores que exijan el menor compromiso posible para controlar mejor los gastos.

Por su parte, los delegados también quieren términos más flexibles con respecto a los cargos por cancelación. Este es uno de los factores a considerar a la hora de confirmar su asistencia a un congreso presencial.

El reto de las asociaciones

Atrás queda el antiguo modelo de congresos internacionales de alto coste y actualmente considerados de alto riesgo en muchos aspectos. La pandemia ha forzado a las asociaciones a replantearse sus operaciones y adaptarse para seguir siendo relevantes para sus miembros. Ahora más que nunca, han de demostrar el valor de la membresía.

Mantener el engagement con los socios es vital para entender cuáles son sus requisitos y preocupaciones y seguir evolucionando. Los congresos constituyen una plataforma ideal para ello. Por eso el futuro del sector congresual pasa por la adaptación. 

Se han de aprovechar las lecciones de los últimos dos años, integrando los beneficios que trajo el salto al entorno digital en formatos presenciales renovados, pensando en las necesidades e inquietudes de las nuevas generaciones de delegados. El resultado serán congresos más sostenibles, inclusivos e innovadores, de gran alcance, pero a la vez más personalizados. Y, ante todo, más relevantes para los miembros de la asociación.

Para este tema hemos entrevistado a

Juan José Gómez Doblas Vicepresidente de la Sociedad Española de Cardiología (SEC) y presidente del Comité Científico del Congreso de la Salud Cardiovascular SEC2022
“Pedimos a la organización del congreso que siga nuestra estrategia”

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Berlín, Ciudad de México y Belfast son los tres destinos que presentamos en este número. La capital alemana sorprende por la diversidad de sus venues, impregnadas de historia, y por ser “la menos alemana de las ciudades de Alemania”, según sus propios habitantes. Ciudad de México es un universo con muchos mundos, siempre en movimiento,  que no deja de ofrecer novedades. Se suman a los clásicos que hacen de esta vibrante urbe un destino de sumo interés para operaciones MICE. Belfast, la capital de Irlanda del Norte, ofrece la hospitalidad de sus ciudadanos en un entorno con espacios naturales únicos en el mundo y venues entre las que se incluyen hasta una residencia de la Familia Real británica.

Destinamos nuestro Análisis a las distintas certificaciones que existen en la industria MICE. En Día a día tratamos de la ciberseguridad en los eventos digitales, un reto al que también deben sumarse los asistentes.

En Con estilo presentamos ideas para sorprender a representantes y clientes con gadgets que facilitan la vida.

Todo esto y mucho más en puntomice.com/punto-mice-46

El equipo de Redacción le desea una excelente lectura.

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Las empresas tienen una obligación, moral y legal, de cuidar de su plantilla y no exponerles a riesgos indebidamente. El duty of care implica hacer un análisis de las amenazas y tomar medidas para evitarlas o mitigar su impacto. Aplica especialmente a los desplazamientos por trabajo y es parte esencial de las políticas de viaje corporativas.

Con la pandemia llegan nuevas amenazas, no solo para la salud, tanto física como mental, sino también para la seguridad, que han hecho que el duty of care se convierta en la prioridad más absoluta en la reactivación de los viajes corporativos y el MICE. 

Según una encuesta reciente de BCD Travel, el 99% de los gestores de viajes considera el duty of care muy, o incluso extremadamente, importante a la hora de preparar sus programas. La seguridad y bienestar de los viajeros se valora incluso por encima del ahorro y control de gastos.

Otro estudio de American Express Global Business Travel apunta a que las empresas han de adaptar sus políticas de viajes para hacer frente a las nuevas necesidades de los viajeros. El duty of care es una responsabilidad cada vez mayor para los travel managers y organizadores de operaciones MICE, que deben ofrecer todo el apoyo posible a los representantes que se desplazan. Conviene que las compañías revisen y mejoren sus diferentes canales de comunicación para mantener a sus empleados informados sobre los posibles cambios en la política de viajes en tiempos de reactivación del sector.

Cvent, por su parte, destaca que la pandemia ha hecho que los gestores de viajes y organizadores de eventos sean más exigentes con los hoteles y venues que reservan para sus clientes, demandando estrictos protocolos sanitarios, así como salas más grandes y espacios exteriores para reuniones, buscando  mayor seguridad. 

Duty of care y teletrabajo

El deber de cuidar de los empleados se extiende también al lugar de trabajo. Las empresas cuentan con programas de salud y seguridad para garantizar que la oficina es un espacio seguro y libre de riesgos. 

Pero, ¿qué ocurre cuando los representantes trabajan desde casa, algo que se ha convertido en norma durante la pandemia, y puede ser una tendencia que continúe en la era post-Covid?

Hacer una inspección de cada domicilio para comprobar que cumplen las debidas medidas de seguridad no es factible, pero sí conviene hacer un sencillo análisis de riesgos y ofrecer al trabajador el apoyo que necesite. Puede tratarse de un apoyo puramente logístico, asegurándose de que dispone del equipo necesario y ofreciendo asistencia técnica o consejos para crear un espacio de trabajo saludable.

Pero, sobre todo, importa el apoyo psicológico, para que no se sienta solo. Es importante mantener un contacto regular que permita intercambiar ideas, consultar dudas, o charlar un rato como se haría en la oficina, siempre y cuando no resulte intrusivo y el empleado se sienta “controlado”. También se puede ofrecer supervisión: un mentor puede ser de gran ayuda, sobre todo para nuevos empleados o en puestos junior.

Nuevos riesgos en los viajes

Con la llegada del Covid-19 el sector tomó conciencia de nuevas amenazas para la salud, la seguridad y el bienestar de los profesionales, que se han de tener en cuenta a la hora de planificar sus desplazamientos. La velocidad vertiginosa a la que evoluciona la pandemia y las medidas de los diferentes países para controlarla complica aún más las cosas.

1. Enfermedad: El riesgo que más ha preocupado y preocupa en estos últimos meses es la posibilidad de que el viajero desarrolle síntomas de Covid-19 durante su desplazamiento, forzando su aislamiento o, en el peor de los casos, su ingreso hospitalario. Por otro lado, el riesgo de sufrir un accidente o contraer otra enfermedad se puede complicar en destinos en los que el sistema sanitario está desbordado en estos momentos por el coronavirus.

2. Alteración del viaje: El cambio de vuelos u otros componentes del itinerario pueden estar ligados a la situación sanitaria del viajero o a repentinos cambios en la política del destino o del lugar de origen, como cierres de fronteras o restricciones en los desplazamientos. La pandemia también ha afectado gravemente a las compañías aéreas, generando la reducción de servicios y la posibilidad de cancelaciones de última hora.

3. Restricciones en destino: En cada destino se han establecido diferentes protocolos y medidas que el viajero ha de conocer, y que igualmente pueden ser rápidamente modificadas. Esto puede impactar en sus planes de reuniones u otras actividades o, en el peor de los casos, exponerle a multas por infracción.

4. Conflictos sociales: El devastador impacto de la pandemia en la economía y la vida cotidiana está conllevando protestas contra las medidas adoptadas por gobiernos, así como el malestar de una población que se siente en muchas ocasiones indefensa o injustamente afectada. International SOS alerta del aumento de conflictos sociales que pueden explotar conforme se relajan las restricciones, poniendo con ello en riesgo la seguridad de los visitantes. A menudo se trata de conflictos latentes, exacerbados por la pandemia.

5. Crimen: La pérdida de empleo o ingresos por la pandemia acentúan el malestar de la población y elevan el riesgo de robos u otros crímenes oportunistas. Riskline alerta también del aumento de nuevos tipos de delincuencia como la falsificación de certificados de pruebas negativas o vacunación, que pueden provocar largas colas en el control de documentación en aeropuertos, o, mucho peor aún, poner en riesgo la salud de todos. El pirateo o robo de datos personales en certificados digitales es también una preocupación creciente.

Impacto en la salud mental

Todos estos riesgos no solo son un quebradero de cabeza para las empresas que han de adaptar sus políticas de viajes, los organizadores de operaciones MICE y los travel managers que deben saber esquivarlos en sus programas, sino que suponen una preocupación mayor para los viajeros y pueden afectar a su salud mental.

No hay que olvidar que, desde antes de la pandemia, los profesionales de la industria MICE habían reconocido que viajar puede ser estresante. Según un estudio del Grupo Collinson, antes de la expansión del coronavirus, el 35% de los viajeros de negocios consideraba que los desplazamientos  tenían un impacto negativo en su salud mental. El 23% afirmaba que incrementan su nivel de estrés. Esto se ha intensificado, y el 73% prioriza ahora el cuidado de su salud mental cuando tenga que viajar.

Muchos viajeros han perdido confianza y se sienten ansiosos ante el reinicio de los desplazamientos, o prefieren posponerlos hasta estar vacunados y sentir suficientes garantías sobre su seguridad. También esperan un mayor apoyo y asistencia por parte de sus empresas antes de considerar volver a viajar.

Gestión de los riesgos

Una buena comunicación entre el viajero y su agencia o travel manager es esencial para recuperar esta confianza y, ahora más que nunca, ha de ser el eje de la gestión de riesgos en los viajes. 

Según un estudio de Amadeus, lo más importante para los profesionales es disponer de información actualizada sobre la situación sanitaria y las restricciones en el destino al que van, sobre todo dada la velocidad con que estos cambian. También exigen conocer las medidas de higiene en el hotel o venue al que se dirigen. 

La tecnología ayuda a acceder a esta información vital. lATA y la Organización Mundial del Turismo han creado un rastreador de destinos que ofrece información actualizada sobre los requisitos relativos en relación a la pandemia y las medidas vigentes en cada destino. 

También hay aplicaciones móviles como Tripset de Airbus, que ofrece a los viajeros información independiente y en tiempo real sobre las condiciones de su vuelo y aeropuerto de salida, así como de las restricciones sanitarias en cada destino. 

Conviene que esta información se transmita en el idioma del viajero. Riskline ofrece sus alertas de riesgos a los viajeros de negocios también en castellano y en francés, además de en inglés. Y se ha aliado con Bizaway para lanzar una nueva plataforma de gestión de riesgos que ofrece la información necesaria, constantemente actualizada. Cuenta con un mapa dinámico que permite el seguimiento de los viajeros en tiempo real para poder atenderles y responder a sus necesidades en cualquier situación.

También se pueden incluir otras medidas que contribuyan a mitigar los riesgos. Los pagos con medios contactless y la cobertura con seguros médicos completos, por ejemplo, son otros de los principales factores que tranquilizan a los viajeros, según el estudio de Amadeus. Consultia Travel apuesta por los traslados privados para mayor seguridad, con un nuevo servicio de transfers en más de 160 países del mundo.

Antes del último año y medio y el impacto que supuso la pandemia para el mundo entero en general, y la industria MICE en particular, la necesidad de cuidar de los representantes era ya una realidad que afectaba a todas las empresas. 

Sin embargo, de la mano del Covid-19 el duty of care se ha vuelto más importante que nunca. Solo cuidando de la salud y la seguridad de los viajeros se podrán reactivar plenamente los desplazamientos de negocios y los eventos, tan esenciales para generar nuevos contratos y prosperar. 

Pero, sobre todo, la crisis ha puesto de manifiesto la importancia de cuidar lo más valioso que tienen las empresas, y lo que más necesitan para la recuperación: su personal. 

Para este tema hemos entrevistado a

Emanuele Scansani Director Comercial de Riskline
“Las expectativas de los viajeros son mayores, esperan que la empresa vele por su seguridad”

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Con CWT Travel Essentials, CWT pretende aportar confianza a los viajeros para que retomen sus desplazamientos. Las nuevas funciones se articulan en torno a cinco ejes:

1. Soporte multilingüe: con más de 15 idiomas disponibles, incluido árabe; brasileño; danés; holandés; inglés; finlandés; francés (nacional y canadiense); alemán; islandés; letón; noruego; polaco; portugués; ruso; Español (castellano y latinoamericano); sueco y turco.
2. Fácil acceso a los documentos de viaje: con formularios de inscripción en línea, de localización de pasajeros, cuestionarios de salud y resultados de la prueba Covid… todos de sencilla cumplimentación.
3. Filtro de estado de vacunación: CWT Travel Essentials divide las restricciones de entrada para viajeros vacunados y no vacunados, lo que permite ofrecer propuestas en función de cada viajero.
4. Documentos fáciles de compartir para enviar a clientes, compañeros de trabajo, amigos y/o familiares, incluidas las restricciones de viaje y la documentación adicional requerida.
5. Variedad de diseños para adaptar los datos a la presentación que desee cada usuario.

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Por eso, y tal y como afirmaron participantes en la jornada como Fernando Sánchez-Mayoral, Global Events Director de SAP SE, “si bien le sacamos partido y conseguimos generar negocio en los eventos que en 2020 trasladamos al entorno virtual, este año estamos percibiendo una reducción de la asistencia y el interés ante la gran proliferación de propuestas digitales”.

Oportunidad de crecimiento
No obstante, los congresos virtuales han supuesto una oportunidad de crecimiento para muchas sociedades científicas, tal y como afirmó José Luis Rodicio Miravalles, presidente del I Congreso Virtual de la SEIQ (Sociedad Española de Investigaciones Quirúrgicas): “no solo hemos conseguido un impacto de nuestro congreso mucho mayor, alcanzando una audiencia antes inaccesible, sino que hemos aumentado considerablemente el número de miembros”.

Por eso se trató sobre la importancia del contenido, que debe ser creativo, y el reto de captar la atención de quienes se encuentran al otro lado de la pantalla. Para ello es esencial contar con “contenidos candentes y ponentes de prestigio que despierten interés”, según Rodicio.

Monetización de los eventos virtuales
Ana García, directora de CADE Comunicación, confirmó que “los patrocinadores de congresos presenciales no han fallado en los eventos virtuales”, que han podido ser rentables para las entidades organizadoras al evitar costes derivados de los desplazamientos y alojamientos. Sin embargo, abogó por una pronta recuperación de la presencialidad ante “el cansancio que nos expresan los delegados por los formatos digitales”.

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Por Cristina Cunchillos

En la progresiva reactivación del sector MICE tras el parón impuesto por la pandemia, los organizadores de reuniones, eventos, convenciones y ferias estám incorporando cambios con el objetivo de garantizar la salud y seguridad de los participantes. Desde la exigencia de pruebas que confirmen la ausencia del virus para permitir el ingreso, a la reducción de aforos que permita mantener la distancia de seguridad: la nueva normalidad requiere nuevas formas de enfocar todo lo que tiene que ver con los encuentros físicos, sin olvidar el servicio de catering.

Las habituales mesas o estaciones de bebida y comida para coffee breaks o almuerzos durante los eventos pueden ser focos en los que se concentre mucha gente, y donde algunos objetos, como las pinzas o cucharas para servir, sean manipulados por diferentes personas, incrementando el riesgo de contagio en una pandemia. Sin embargo, estos espacios son esenciales a la hora de generar networking. ¿Quién no ha hecho nuevos contactos profesionales en la cola de un bufé?

Se trata, por lo tanto, de reinventar este servicio buscando el balance entre el cumplimiento de los nuevos protocolos sanitarios y la necesidad de ofrecer una experiencia positiva a los asistentes. Al mismo tiempo, este hiato forzado representa una oportunidad para incorporar cambios acordes con las nuevas tendencias, con un mayor enfoque en la sostenibilidad, la personalización y la oferta de menús saludables con productos de temporada.

Lecciones de la hostelería

En todos los destinos, la reactivación del sector de la hostelería ha ido por delante de la del MICE. Bares, restaurantes y hoteles ya han tenido que enfrentarse al reto de cómo adaptarse  a las normativas para volver a recibir clientes en un entorno seguro. En los restaurantes, además de extremar la higiene y desinfección de superficies y reducir los aforos, se han establecido protocolos para la separación de grupos de comensales, además de limitar el número de personas por mesa. Los menús se suelen ofrecer en copias de papel individuales desechables, o en formato digital a través de códigos QR para evitar el contacto.

El bufé ha sido el servicio más afectado por las restricciones. Muchos hoteles optan por un servicio de desayuno en la mesa, y en el caso de que haya un bufé, se ofrecen los alimentos en

paquetes monodosis individuales. Otros establecimientos han optado por que un solo camarero o camarera se encargue de colocar en el plato los diferentes elementos que el huésped desea. Con este servicio se pretende mejorar la opción de cajas individuales con el mismo contenido para cada comensal que se han revelado decepcionantes, sobre todo durante los servicios de desayuno. 

También se ha multiplicado el uso de plásticos obligando al uso de guantes para acceder a las diferentes estaciones. En mucho casos, múltiples botes de gel hidroalcohólico comparten espacio con los diferentes recipientes de comida. 

Todas ellas son prácticas que los venues pueden exigir igualmente en los servicios de catering para eventos.

Tecnología al servicio del catering

Las nuevas tecnologías han proporcionado la respuesta a muchos de los retos que ha generado la pandemia. También a la hora de planificar el servicio de catering: una opción para minimizar el contacto y agilizar los procesos es el uso de aplicaciones móviles o plataformas online a través de las que los delegados pueden encargar por adelantado lo que quieren comer y beber. De este modo, acercarse a recoger su pedido, ya preparado. 

ConciergeHub, por ejemplo, es una plataforma en la nube a la que los delegados pueden acceder a través de códigos QR,  enlaces recibidos por e-mail o posts en redes sociales, sin necesidad de descargar ninguna aplicación. Una vez conectados, se presenta el menú disponible para que hagan su selección antes del próximo descanso.

Incluso las bebidas del coffee break se pueden encargar por adelantado. TopBrewer es un dispensador de café y bebidas calientes. El asistente puede encargar su pedido desde su teléfono móvil mientras se dirige a recogerlo, ya sea desde la app o con un comando de voz como Siri de Apple. Su café estará servido y listo cuando llegue.

Adaptarse a los nuevos tiempos

Además del uso de tecnología, existen otras formas de adaptar el servicio de restauración para evitar que los delegados se aglomeren en un único espacio, sin perjudicar su experiencia:

• Repartir un mayor número de puestos de servicio de comida y bebida, de menor tamaño o portátiles, por toda la sede. Conviene separar comida y bebida, o incluso programar estaciones dedicadas según los diferentes platos.

• Aprovechar más los espacios exteriores para la dispensación del catering siempre que la climatología y el venue lo permitan.

• Ofrecer el servicio dentro de la sala de reunión, ya sea con un servicio de camarero que deposite los platos que los delegados han encargado, o instalando un puesto portátil de comida dentro de la sala, para evitar mezclarse con otros grupos.

• Contratar un servicio exclusivo y personalizado, con un cocinero que prepare cada plato individualmente delante de los delegados. Así se puede minimizar la interacción entre los diferentes miembros del personal y evitar la manipulación de objetos y alimentos. También permite añadir al mismo tiempo un efecto wow! al encuentro, sobre todo si se trata de chefs de prestigio.

• Ofrecer los mismos platos a todos los participantes a través de una mesa ya instalada o un box lunch que cada uno puede degustar en el lugar que desee.

Seguridad y sostenibilidad

Ofrecer un servicio de catering de calidad a prueba de Covid-19 forma parte de las prioridades de los organizadores de eventos presenciales. Sin embargo, algunas opciones para evitar contagios como los paquetes de comida individuales parecen contradecir la tendencia a hacer los eventos más sostenibles. El sector no se puede permitir perder los avances conseguidos en la lucha para reducir los desechos, y sobre todo el plástico de un solo uso, en los eventos.

Ambos objetivos no son totalmente incompatibles. Se pueden utilizar materiales biodegradables o reciclables para el empaquetado, por ejemplo recurriendo a contenedores de cartón, cubertería metálica, de madera o bambú en lugar de plástico. 

Por otro lado, la introducción de un servicio de restauración más personalizado en el que los delegados encarguen por adelantado lo que desean comer, o preparándole su plato justo antes de su consumo, puede ayudar a reducir el desperdicio de comida que habitualmente termina en la basura, haciendo el evento más sostenible.

El coste de proteger la salud

Paquetes individuales en recipientes sostenibles y biodegradables, cocineros privados, múltiples puestos de comida portátiles… todo ello añade seguridad pero también coste al servicio tradicional. 

En tiempos en los que muchas organizaciones y empresas tienen que ajustar al máximo sus presupuestos, puede parecer una inversión excesiva que llegue a amenazar la realización de la operación.

Es, no obstante, un coste adicional previsiblemente temporal que se puede reducir celebrando eventos con menos asistencia. Esta es de todos modos una tendencia que no se revertirá mientras la pandemia no remita: la mayoría de espacios están siendo utilizados para recibir en el mejor de los casos a un 30% del aforo establecido, siendo a nivel mundial muy minoritarios los eventos con más de 60 participantes.

Los incrementos en costes derivados del personal también son relevantes. La relevancia que cobra su presencia es proporcional a la necesidad de formación para que no se cometan imprudencias que amenacen el compromiso adquirido.

Consolidación de tendencias

Antes de la pandemia la tendencia healthy ya se estaba imponiendo, por eso el contenido del catering continuará evolucionando hacia alimentos más sanos y naturales, a poder ser de kilómetro cero y evitando los procesados y bebidas gaseosas. La mayor personalización de los servicios de restauración también era una realidad en desarrollo ante las opciones cada vez más frecuentes destinadas a las personas con determinados regímenes alimenticios.

Esto también conlleva una inversión más elevada. Pero si se trata de cuidar la salud de la comunidad, la coherencia apunta a que se cuide también el bienestar de cada individuo.

Los proveedores de servicios de catering han visto nacer nuevas líneas de negocios a través de las cajas destinadas a los participantes en eventos virtuales. Sin embargo, la opinión generalizada es que esto no genera los mismos ingresos ni la misma satisfacción entre organizadores y asistentes, que ven en las comidas y coffee breaks un momento de distensión en el que se crea negocio, se comparte conocimiento y se consolidan relaciones.

Por eso las empresas de catering y los venues tienen ante sí el reto de convencer a los contratantes de congresos, convenciones, eventos y ferias de que la introducción de un servicio de restauración responsable y saludable es una inversión necesaria que puede generar beneficios a largo plazo. 

Un buen evento es indisociable de un buen servicio de catering, sea en el formato que sea. Apostar por una selección de productos de calidad, lo más personalizado posible y sostenible, demuestra que la entidad que está detrás del evento se preocupa por la salud de los participantes y de su entorno. 

Tal vez éste sea, en estos tiempos de pandemia que tanto limitan las interacciones sociales, el mensaje más importante que se puede transmitir.

Para este tema hemos entrevistado a

Marc Cooper Consejero Delegado de IACC (Asociación Internacional de Centros de Congresos)
“Es muy probable que nos sintamos incómodos en largas colas sin distancia, incluso cuando ya esté permitido”

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Dedicamos nuestro Análisis a las alternativas al avión, mientras que en Día a día les explicamos cómo triunfar con una ponencia virtual. En Motivación seguimos recopilando ideas para estimular a los equipos, mientras que en Con estilo presentamos gagdets antiestrés.

Estos son algunos de los contenidos de la edición con la que estrenamos un año lleno de ganas a ilusiones y que le invitamos a leer en

https://puntomice.com/punto-mice-41

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La pandemia del Covid-19 está revelando realidades que son exactamente iguales en los distintos países en los que se expande, aunque completamente diferentes en cuanto a los tiempos en los que se produce. Mientras que en Europa retoman lentamente los eventos presenciales con pequeños aforos y se siguen estudiando soluciones que permitan volver a reunirse y viajar en las condiciones más seguras, en América los confinamientos ligados a la primera fase del virus aún no han terminado en muchos destinos y el letargo de las compañías aéreas y los hoteles se mantiene en gran medida.

Independientemente de la fase de la pandemia en la que se encuentre el sector, es común a todos los países el haber encontrado en lo virtual un reemplazo a lo presencial que, según confirman las mismas marcas, les está funcionando además de estar provocando importante ahorros. Porque permite trasladar mensajes, mantenerse en contacto con representantes y clientes, formar a los equipos y establecer una comunicación bidireccional entre trabajadores, directivos y/o presidencia en tiempos en los que es más importante que nunca sentirse identificado con una empresa que esté apostando por superar los acontecimientos tan inesperados.

Sin embargo, y aunque muchas agencias lo estén temiendo, esto no es una amenaza a la realización de eventos presenciales, todos los contratantes coinciden a la hora de afirmar que nada reemplaza a lo presencial y que en cuanto se pueda se retomarán las operaciones previstas. Si bien es cierto que quien ofrezca solo acciones presenciales se encuentra en este momento muy mal posicionado. Porque allí donde se está empezando a recuperar la actividad el actualmente imperativo plan B virtual puede pasar en cualquier momento a ser el plan A. 

Un proceso acelerado

Tanto las marcas como las agencias coinciden en que cada vez más procesos se estaban ya integrando en el entorno virtual y la pandemia ha venido a acelerar al máximo esta tendencia. Ante esta aceleración no todo el mundo estaba preparado de la misma manera: hay quien tuvo simplemente que ampliar algunos hábitos y quien tuvo que empezar desde cero. Sea como sea, los eventos virtuales, o híbridos en forma de presenciales con un componente virtual, no son el futuro de la industria MICE sino el presente. Y lo seguirán siendo una vez se supere la pandemia.

Por tanto, lo virtual no solo ha venido a demostrar que es un canal de comunicación a tener tan en cuenta como el presencial. También genera unos costes mucho más bajos que, ante la profunda crisis económica en la que ya nos encontramos inmersos, hará que incluso volviendo a la normalidad muchas marcas se decanten por opciones menos onerosas.

Aprendizaje forzoso

Los tiempos de producción y reacción, la flexibilidad y las características intrínsecas al evento cambian completamente según el formato utilizado y esto es algo que está generando experiencias no siempre positivas. No solo el organizador debe dominar la nueva logística, el asistente debe sentirse cómodo con ella en una industria en la que la brecha digital se percibe especialmente en momentos como este. El segmento científico-médico, por ejemplo, es muy consciente de las limitaciones que la tecnología impone a unos usuarios poco familiarizados con determinadas prácticas que son sin embargo ineludibles para los millennials.

Sin renunciar a la motivación

Lograr despertar el interés hacia los contenidos propuestos sin dejar de estar sentado ante una pantalla es el reto más difícil de superar en estos momentos. 

Tras meses de innumerables propuestas y sesiones con fallos, a las que sumar la fatiga personal de cada asistente y el impacto que la incertidumbre está teniendo en su estado emocional, motivar a los equipos en unas circunstancias que hacen inviables los viajes de incentivo es fundamental.

Sin embargo, son numerosos los compradores que confirman que el impacto de la pandemia en los programas de teambuilding ha disparado la creatividad de las agencias, que no han dudado en desarrollar experiencias virtuales que conllevan desde compartir una supuesta noche de acampada a competir en un concurso con esos compañeros con los que no se puede hoy por hoy compartir un café. 

Las charlas motivacionales también se han introducido en las pantallas personales como un camino para reforzar la cohesión y el ánimo ante las duras circunstancias y la incertidumbre.

La esencia se mantiene

Los viajes de incentivo son sin duda los más perjudicados por la situación actual. Sin embargo, en momentos en los que la motivación de los empleados y representantes es más necesaria que nunca, las recompensas no pueden faltar. Si bien a pequeña escala se están recuperando las cenas de premios o los reconocimientos, las agencias están explorando nuevas fórmulas antes impensables como los vuelos chárter.

Porque mientras la industria está esperando volver a reunirse sigue aportando lo que las marcas necesitan: vías de comunicación y contacto. Es decir: la esencia del MICE.

Para este tema hemos entrevistado a

FERNANDO MURCIA Jefe de Publicidad e Imagen Corporativa Grupo Eulen (España)
“Contemplamos los eventos híbridos como una vía nueva y factible”

CAMILO PORRAS Director Comercial de Eventos en Aviatur SAS (Colombia)
“Los viajes de incentivo serán de un alcance más regional y nacional y participarán quienes se sientan seguros para viajar”

IGNACIO TABOADA Director Neurosciences Line en Laboratorios Bagó (Argentina)
“Imagino que la industria del turismo propondrá protocolos que permitan volver a los eventos presenciales”

SANTI BALDÓ MICE Manager Barcelona en Viajes El Corte Inglés (España)
“Un evento virtual no es sustitutivo de uno presencial, si bien la tecnología es fundamental en los eventos”

SARA GARRIDO Especialista de eventos en Toyota (España)
“Lo virtual es un sustitutivo de lo presencial que nos ha venido muy bien”

GABRIELA OLIVIERI Directora Eventos Corporativos de Furlong Fox (Argentina)
“La fatiga de lo virtual es un aspecto más con el que lidiar, aunque también se nos abren nuevos horizontes”

MAURICIO BEST Responsable de Eventos en Seguros Monterrey New York Life (México)
“Sin personas sanas no podemos retomar los eventos, y si no nos cuidamos ahora el regreso tomará más tiempo”

MÓNICA MARTÍNEZ Directora General de Viajes Bilbao Express (España)
“El chárter antes era minoritario y ahora se está convirtiendo en una opción”

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