Según los resultados de la encuesta, un 59,53% de los organizadores profesionales ha visto afectada su capacidad para planificar o ejecutar eventos internacionales como consecuencia directa de la inestabilidad global. De este grupo, el 45,24% indica un impacto moderado y el 14,29% lo califica como significativo.

El informe también constata que una cuarta parte de los encuestados se ha visto obligada a cancelar, posponer o reubicar eventos. En cuanto a los espacios utilizados, más de la mitad (57,14%) afirma que entre uno y diez de los recintos de sus clientes han resultado afectados por crisis sociopolíticas. Un 5,95% señala que esta afectación ha alcanzado entre once y veinte sedes.

El impacto económico también es relevante: más del 26% de los participantes estima pérdidas de hasta 50.000 euros, y un 14,64% informa de daños superiores a los 150.000 euros.

Además de los efectos inmediatos sobre la operativa, los organizadores consultados destacan la pérdida de confianza por parte de clientes y participantes, así como el aumento de costes logísticos y la dificultad para garantizar la seguridad en los destinos afectados.

Como respuesta, muchos profesionales están recurriendo a planes de contingencia más sólidos, al trabajo colaborativo con actores locales y a un mayor enfoque en la evaluación de riesgos desde la fase de planificación.

El informe subraya también el papel clave de la comunidad profesional global como red de apoyo ante los desafíos actuales, y destaca que la adaptabilidad, la comunicación constante y la mejora continua son elementos esenciales para mantener la viabilidad de los eventos internacionales.

El informe completo puede consultarse en este enlace

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El 63,2% de los encuestados reconoce que la tendencia dominante en el futuro será la celebración de eventos híbridos del tipo “hub and spoke“, en los que algunos delegados podrían asistir a un pequeño encuentro local o regional, y conectar con el principal congreso de forma virtual. El 78% espera que el número de eventos híbridos habrá aumentado en el plazo de un año, mientras que el formato virtual se mantendrá en el mismo nivel.

El aumento de los eventos digitales e híbridos afecta a las principales habilidades que han de tener los OPCs. El 42% de los encuestados opina que es esencial tener conocimientos sobre producción de contenido digital, y el 26% considera que será importante saber de marketing digital. En asociación con BestCities, IAPCO ha creado una nueva plantilla gratuita para guiar a OPCs y convention bureaux en la organización de congresos híbridos.

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El documento ofrece a los organizadores profesionales de congresos recomendaciones prácticas para promover el valor social, económico y cultural que tienen los congresos, convenciones y eventos, con el fin de obtener el apoyo necesario para superar la crisis. Destaca diez puntos para una comunicación efectiva con las instituciones, como por ejemplo proponer de modo proactivo sugerencias para la celebración de eventos a las autoridades, demostrar el impacto económico con datos locales, exigir a los gobiernos una fecha concreta para la reapertura del sector o invertir en la digitalización para hacer los eventos presenciales más seguros, implementando soluciones híbridas.

Según los datos de la encuesta anual de IAPCO entre sus miembros, en 2019 se realizaron un promedio de 58,6 encuentros diarios, y el impacto económico del sector a nivel global se estima en 12,8 billones de euros.

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