La calidad de la conexión a Internet gana protagonismo

El 87% de los encuestados ha invertido en infraestructura para mejorar el acceso a Internet o equipamiento tecnológico durante los dos últimos años y el 64% prevé seguir haciéndolo en los próximos dos.

La importancia de ofrecer una red Wi-Fi segura para los clientes registra un incremento con respecto a hace dos años, pasando de 8,2 en 2024 a 9,3 puntos sobre 10 en esta nueva edición. En cuanto al tipo de acceso a Internet que ofrecen, el 74% de los encuestados dispone de conexión gratuita con inicio de sesión, mientras que el 26% la ofrece sin necesidad de registrarse. Tan solo un 10% deja el pago de la conexión a cargo del cliente y ninguno hace que los asistentes tengan que pagar por este servicio.

La mayoría de los recintos incluyen asistencia técnica in situ dentro de su oferta: el 76% la proporciona sin coste adicional, mientras que el 10% la ofrece como un servicio de pago.

Demandas consolidadas desde hace años siguen encabezando la lista de los aspectos considerados por los clientes como los más importantes en las salas. Una buena acústica de los espacios obtiene una puntuación de 9,2, seguida de la luz natural (9,0) y de la disponibilidad de lugares específicos para las pausas de café (8,8).

Uno de los factores que ha disminuido ligeramente con respecto a 2024 es la idea de que la iluminación de la sala influye en la experiencia de los asistentes, pasando de un 9,2 a un 9 sobre 10.

Equipamiento audiovisual

Los equipos audiovisuales considerados esenciales por los recintos son los altavoces (84%), los sistemas para videollamadas (67%) y las pantallas LED (62%). Todos ellos han aumentado su importancia con respecto a 2024, a excepción de las pizarras blancas, que pasan del 65% al 56%.

En cuanto a su adquisición, el 79% de los recintos cuenta con equipos propios en 2026, frente al 96% de 2024. El 19% de los encuestados deciden alquilarlo, mientras que la externalización completa, que incluye personal y equipo, aumenta hasta el 16%, frente al 10% registrado hace dos años.

Aumenta la prioridad por la ciberseguridad

La ciberseguridad y la preocupación ante posibles hackeos aumenta. El 80% de los encuestados considera que la ciberseguridad se convertirá en una prioridad aún mayor en los próximos dos años, mientras que el 61% la considera una preocupación a la hora de implementar nuevas tecnologías.

Además, el 35% señala que supone un reto especialmente en los sistemas de audio y vídeo, frente a los sistemas informáticos tradicionales, y el 29% afirma haber tenido que hacer frente a problemas de ciberseguridad en eventos anteriores.

Aumentan los precios del catering

El encarecimiento de los precios de los alimentos supone un problema para los venues a la hora de hacer frente las peticiones de los clientes en cuanto a catering. El 68% reconoce que este incremento ha afectado a la prestación de sus servicios.

Las complicaciones no solo afectan a las tarifas. El 89% de los encuestados afirma haber registrado un aumento en las solicitudes para atender preferencias alimentarias específicas. Además, el 42% señala que el incremento de los costes supone el principal reto a la hora de atender estas peticiones.

En cuanto a los cambios en los servicios de catering durante los últimos dos años, la situación se mantiene mayoritariamente estable entre los recintos participantes. Respecto al número de espacios destinados a las pausas para el café, el 73% asegura que se ha mantenido igual y solo el 24% señala que han aumentado. En cambio, la demanda de servicios de restauración fuera de la sala principal muestra una mayor variación: el 64% indica que se ha mantenido estable, mientras que el 33% percibe un incremento.

En el 85% de las sedes aseguran utilizar productos locales siempre que es posible y en el 83% de las respuestas se considera que demostrar prácticas sostenibles es hoy más importante para su negocio. De hecho, el uso de productos de proximidad es actualmente lo más demandado, mencionado por el 51% de los encuestados. Se sitúa por delante de la reducción del desperdicio alimentario (33%) y de la eliminación o reducción del uso de plásticos (29%).

El informe también destaca el cambio en los hábitos de consumo de bebidas. El 57% de los entrevistados afirma haber detectado un descenso en el consumo de alcohol entre los asistentes.

La gastronomía tematizada como factor diferencial

Más de dos tercios de los representantes de recintos consideran que son responsables de la creación de experiencias como parte esencial del éxito de una reunión, convención, evento o congreso. Por ello, los equipos ofrecen diferentes propuestas con el propósito de diferenciarse de la competencia. Entre las más habituales destacan la gastronomía tematizada (92%) y las actividades de team building (87%).

Por el contrario, las propuestas menos habituales como elemento diferenciador son las dinámicas para romper el hielo, las actividades en el destino y los espacios para reuniones al aire libre, siendo elegidas aún así por el 52% de los encuestados.

Evolución en la demanda de mobiliario

Las salas de trabajo multifuncionales y las áreas de descanso con sofás son los espacios más demandados, con un 64% de las respuestas. Les siguen las paredes o espacios modulables, elegidos por el 54% de los encuestados.

Además, el 66% de los responsables de recintos participantes asegura fomentar el contacto con la naturaleza mediante el mantenimiento de jardines, parques y espacios para reuniones al aire libre. También con la oferta de equipamiento deportivo como bicicletas o kayaks y actividades en la naturaleza como paseos por la playa o excursiones al campo.

La IA en fase de evaluación

La inteligencia artificial continúa en fase de evaluación en la mayoría de los recintos. Sus principales aplicaciones se destinan a la atención al cliente y la mejora de la planificación y organización del personal. En cambio, pocos responsables de venues utilizan o planean utilizar la IA para abordar la escasez de personal, la planificación de menús o la gestión de residuos alimentarios.

Pocos jóvenes en puestos directivos

En la mayoría de las sedes encuestadas trabaja un número muy superior de empleados pertenecientes a la Generación Z (entre 14 y 29 años) y a los millennials (entre los 30 y los 45) que de directivos de esas mismas generaciones. De hecho, el 89% de las sedes cuenta con equipos directivos en los que la Generación Z representa menos de una cuarta parte de sus integrantes.

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MADRID ACOGE UN VENUE CON LA LUZ COMO PROTAGONISTA

El Museo de la Luz se presenta como una opción innovadora para albergar operaciones MICE en sus 500 m2 de instalaciones repartidos en 15 espacios dotados de equipamiento audiovisual de última generación.

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La asociación global de operadores de centros de convenciones y sedes de eventos ha lanzado un nuevo sitio web. Incluye una innovadora herramienta que permite a los organizadores buscar sedes en todo el mundo de forma más rápida, inteligente y con mayor precisión.

La nueva plataforma incluye más de 400 hoteles, resorts, centros de convenciones y venues alternativos certificados por IACC en 18 países.

Asistente virtual

Los organizadores pueden hacer su petición, aunque sea con mínimos detalles, directamente al chat IACC Venue Finder. Tras presentarles información detallada de las distintas opciones de forma instantánea, les conecta directamente con la sede elegida para la gestión de la petición. Alternativamente, se puede realizar una búsqueda de forma tradicional, seleccionando la localidad, número de salas o capacidad en el buscador.

Además de ofrecer una tecnología de búsqueda avanzada y recursos prácticos para los organizadores, la plataforma facilita el intercambio de conocimientos, estudios y casos de éxito de sedes para una mejor gestión.

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DESCIENDE EL INTERÉS POR LOS EVENTOS HÍBRIDOS

El último informe de IACC confirma que la posibilidad de llegar al recinto en transporte público y una oferta más sostenible de catering ganan peso entre los criterios de selección. Los hoteles siguen perdiendo atractivo en favor de los espacios singulares.

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Se buscan entornos interactivos y atractivos que potencien la experiencia del asistente. El 51% de los organizadores opta por venues singulares, del tipo de espacios deportivos, museos y viñedos, o espacios concebidos para conferencias, reuniones y formación. En 2023, el porcentaje de profesionales que se decantaba por este tipo de opciones era del 23%.

Tecnología y formatos híbridos
Según el informe, este año los organizadores están sintiendo menos presión para incorporar nuevas tecnologías en las reuniones. Solo el 68% de ellos (80% en 2023), afirmó que las nuevas generaciones estaban impulsando una mayor integración de las nuevas tecnologías. Mientras tanto, el porcentaje de encuestados que afirmó que la introducción de inteligencia artificial es “crucial” aumentó del 4% al 14%.

Se está consolidando la tendencia a elegir espacios con soporte técnico integrado. Con respecto a la tecnología híbrida, el 42% de los organizadores no planea recurrir a la retransmisión de sus acciones, lo que refleja una tendencia a alejarse de los eventos híbridos.

Selección del lugar
Los encuestados priorizan la ubicación del lugar, incluyendo el tiempo de viaje necesario para llegar hasta el y los accesos al mismo, como principal criterio a la hora de elegir un lugar para una operación MICE o congreso. La flexibilidad del espacio sigue siendo importante, pero este criterio descendió del segundo al tercer puesto en la última edición del informe. La oferta relacionada con comida y bebida asciende al segundo puesto. De hecho, la partida de alimentos y bebidas es más importante que nunca, con una calificación promedio de 9 para la afirmación “La alimentación y las bebidas son una parte clave del diseño y la experiencia de la reunión”. Esta misma afirmación había recibido una calificación promedio de 7.9 en 2023.

Se busca la sostenibilidad en el catering y esto no se limita a gestionar el exceso, sino también a diseñar menús, porciones y tipos de servicio que eviten que se produzca desperdicio.

Los espacios para networking, las salas con diseños flexibles y la posibilidad de reforzar el carácter ético y sostenible de la acción a través del espacio siguen siendo tan importantes como en 2023.

Peso de la marca
Solo un tercio de los organizadores afirmó que la reputación de una gran marca puede reforzar la confianza en el evento. A nivel regional, una cuarta parte de los organizadores de Europa están dispuestos a decidir en base a esto, en comparación con el 40% de los organizadores de Norteamérica.

Los organizadores presionan cada vez más a los recintos para que defiendan valores sostenibles, pero también para que eviten ciertas prácticas: exigen que se abandonen las declaraciones de políticas estáticas y se emitan informes dinámicos basados ​​en datos.

En consonancia con 2023, los organizadores clasificaron la accesibilidad del recinto para asistentes con discapacidad y la posibilidad de llegar a el en transporte público entre las credenciales más importantes.

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LA INESTABILIDAD POLÍTICA COMPLICA LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES INTERNACIONALES

El 60% de los profesionales del sector MICE afirma haber enfrentado dificultades en la organización de congresos internacionales debido a conflictos sociopolíticos, según revela el informe elaborado por IAPCO.

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Una de sus principales conclusiones es que la adopción de la inteligencia artificial en el sector sigue siendo relativamente baja y se limita solo a algunas áreas como marketing, análisis de datos y revenue. Sin embargo, el 35% de los venues encuestados considera ampliar su uso próximamente en funciones como la planificación de menús, la gestión de residuos alimentarios y los pedidos de comida y bebida, entre otros.

El informe también indica que los espacios se están adaptando a las nuevas generaciones y sus comportamientos. La demanda apunta a más descansos y tiempo para el disfrute personal durante las operaciones, mientras que hay parte de la demanda que opta por grupos más reducidos para facilitar el networking. Asimismo, del 70% de los encuestados fomentan la conexión con la naturaleza en sus entornos.

En lo que respecta a las preferencias de F&B (food & beverage, comida y bebida en español), las preferencias siguen evolucionando y algo menos de la mitad observa un descenso en el consumo de alcohol. Casi todos los participantes confirman que se enfrentan a peticiones dietéticas cada vez más complejas y específicas.

Para finalizar, el informe de IACC confirma que los venues continúan dando prioridad a la sostenibilidad y en el 88% de los casos han puesto en marcha programas para eliminar los plásticos de un solo uso y reducir el desperdicio de alimentos (83%). Además, tres cuartas partes de los participantes encuestados cuenta con algún tipo de certificación medioambiental o de sostenibilidad.

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El informe destaca otras tendencias como la búsqueda de espacios flexibles que permitan asimismo jugar con diferentes formatos, por ejemplo, creando zonas de networking o de asientos informales dentro de un clásico salón. La pandemia ha dejado también su legado y el 41% de los entrevistados busca venues con más espacio para que los delegados estén más distanciados, mientras que para el 33% contar con espacios al aire libre es esencial.

La tecnología sigue siendo clave y los meeting planners buscan venues que dispongan de la capacidad técnica para facilitar la participación virtual y el streaming del evento, así como buena ciberseguridad. Por último, la sostenibilidad y la responsabilidad social son también aspectos que continúan creciendo en importancia a la hora de elegir el espacio para un evento.

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El informe muestra que la recuperación es mayor en venues residenciales, sobre todo en Europa, donde cerca del 25% de los hoteles encuestados han superado ya el volumen de eventos prepandemia. Destaca también la nueva tendencia a incorporar elementos híbridos en los eventos presenciales a última hora, principalmente para conectar con ponentes de forma remota, o por problemas de desplazamiento de los asistentes, sobre todo en el continente americano.

La importancia dada a la sostenibilidad sigue creciendo, aunque más en Europa que en las Américas. Los meeting planners europeos son tres veces más propensos a elegir sedes por sus credenciales de responsabilidad social o políticas medioambientales. Asimismo, el 21% de los venues en este continente ha recibido ya peticiones de clientes que exigen medir la huella de carbono de sus eventos, comparado con solo el 6% en América.

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El estudio recoge tendencias como la automatización de las ventas a través de las plataformas de reserva online y la preferencia por eventos más pequeños y de carácter regional, para reducir tanto el coste como el tiempo de los desplazamientos. Se confirma la preferencia por los eventos presenciales, formato elegido para un 80% de los encuentros previstos en la segunda mitad de 2022.

La búsqueda de un mayor engagement con el público, una mayor personalización de los contenidos y más oportunidades de networking son otros de los aspectos destacados en esta recuperación del sector.

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Según el estudio, los ingresos por eventos este año serán solo un 8% menor que en 2019 a nivel global, comparado con la caída del 45% en 2021. Los venues vuelven a invertir en mejoras, sobre todo la ampliación de espacios para reuniones, también más en Europa, donde el 96% de los encuestados afirma que su presupuesto será igual o mayor que en 2019, comparado con el 72% en el continente americano.

La preocupación por la sostenibilidad de los eventos continúa aumentando, sobre todo en Europa, donde el 52% de los encuestados afirma que más clientes solicitan ver sus credenciales medioambientales y de responsabilidad social, comparado con el 46% a nivel global y el 45% en América. En particular, más de la mitad de los venues ahora cuenta con programas para donar el exceso de comida de eventos a la comunidad local, comparado con solo el 23% en 2020.

El estudio confirma la preferencia por volver a los encuentros cara a cara y la disminución de los elementos virtuales. Solo el 19% de los encuestados este año, comparado con el 30% en 2021, afirma que más del 90% de sus eventos incluye acceso virtual.

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Según el informe, el 84 % de los ejecutivos encuestados afirman ver una mayor productividad del equipo cuando sus empleados se reúnen en persona. La pandemia ha puesto en valor diferentes factores al considerar asistir a una reunión en persona, como son la interacción humana, la expansión de su red de contactos, la programación y el coste por asistir. Testimonios de los encuestados mencionan la creación de equipos, la capacitación y la resolución de problemas como las principales razones para unir a las personas. El informe muestra que el 78 % de los participantes en la encuesta planea asistir a la misma cantidad de reuniones en persona o incluso más que antes de la pandemia.

El estudio identifica cuatro factores que los organizadores de reuniones buscan en las operaciones MICE: más colaboración entre los participantes, alta calidad de la tecnología, los lugares para recomendar nuevas ideas innovadoras, y que, al final los clientes buscan lugares que compartan los mismos valores que sus propias corporaciones.

Las acciones éticas y ambientales que se han convertido en necesidades de los planificadores de operaciones MICE para el futuro. Los factores de salud y bienestar también son cada vez más importantes, destacando la posibilidad de que los asistentes se reúnan al aire libre para caminar y hablar.

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Por Cristina Cunchillos

En la progresiva reactivación del sector MICE tras el parón impuesto por la pandemia, los organizadores de reuniones, eventos, convenciones y ferias estám incorporando cambios con el objetivo de garantizar la salud y seguridad de los participantes. Desde la exigencia de pruebas que confirmen la ausencia del virus para permitir el ingreso, a la reducción de aforos que permita mantener la distancia de seguridad: la nueva normalidad requiere nuevas formas de enfocar todo lo que tiene que ver con los encuentros físicos, sin olvidar el servicio de catering.

Las habituales mesas o estaciones de bebida y comida para coffee breaks o almuerzos durante los eventos pueden ser focos en los que se concentre mucha gente, y donde algunos objetos, como las pinzas o cucharas para servir, sean manipulados por diferentes personas, incrementando el riesgo de contagio en una pandemia. Sin embargo, estos espacios son esenciales a la hora de generar networking. ¿Quién no ha hecho nuevos contactos profesionales en la cola de un bufé?

Se trata, por lo tanto, de reinventar este servicio buscando el balance entre el cumplimiento de los nuevos protocolos sanitarios y la necesidad de ofrecer una experiencia positiva a los asistentes. Al mismo tiempo, este hiato forzado representa una oportunidad para incorporar cambios acordes con las nuevas tendencias, con un mayor enfoque en la sostenibilidad, la personalización y la oferta de menús saludables con productos de temporada.

Lecciones de la hostelería

En todos los destinos, la reactivación del sector de la hostelería ha ido por delante de la del MICE. Bares, restaurantes y hoteles ya han tenido que enfrentarse al reto de cómo adaptarse  a las normativas para volver a recibir clientes en un entorno seguro. En los restaurantes, además de extremar la higiene y desinfección de superficies y reducir los aforos, se han establecido protocolos para la separación de grupos de comensales, además de limitar el número de personas por mesa. Los menús se suelen ofrecer en copias de papel individuales desechables, o en formato digital a través de códigos QR para evitar el contacto.

El bufé ha sido el servicio más afectado por las restricciones. Muchos hoteles optan por un servicio de desayuno en la mesa, y en el caso de que haya un bufé, se ofrecen los alimentos en

paquetes monodosis individuales. Otros establecimientos han optado por que un solo camarero o camarera se encargue de colocar en el plato los diferentes elementos que el huésped desea. Con este servicio se pretende mejorar la opción de cajas individuales con el mismo contenido para cada comensal que se han revelado decepcionantes, sobre todo durante los servicios de desayuno. 

También se ha multiplicado el uso de plásticos obligando al uso de guantes para acceder a las diferentes estaciones. En mucho casos, múltiples botes de gel hidroalcohólico comparten espacio con los diferentes recipientes de comida. 

Todas ellas son prácticas que los venues pueden exigir igualmente en los servicios de catering para eventos.

Tecnología al servicio del catering

Las nuevas tecnologías han proporcionado la respuesta a muchos de los retos que ha generado la pandemia. También a la hora de planificar el servicio de catering: una opción para minimizar el contacto y agilizar los procesos es el uso de aplicaciones móviles o plataformas online a través de las que los delegados pueden encargar por adelantado lo que quieren comer y beber. De este modo, acercarse a recoger su pedido, ya preparado. 

ConciergeHub, por ejemplo, es una plataforma en la nube a la que los delegados pueden acceder a través de códigos QR,  enlaces recibidos por e-mail o posts en redes sociales, sin necesidad de descargar ninguna aplicación. Una vez conectados, se presenta el menú disponible para que hagan su selección antes del próximo descanso.

Incluso las bebidas del coffee break se pueden encargar por adelantado. TopBrewer es un dispensador de café y bebidas calientes. El asistente puede encargar su pedido desde su teléfono móvil mientras se dirige a recogerlo, ya sea desde la app o con un comando de voz como Siri de Apple. Su café estará servido y listo cuando llegue.

Adaptarse a los nuevos tiempos

Además del uso de tecnología, existen otras formas de adaptar el servicio de restauración para evitar que los delegados se aglomeren en un único espacio, sin perjudicar su experiencia:

• Repartir un mayor número de puestos de servicio de comida y bebida, de menor tamaño o portátiles, por toda la sede. Conviene separar comida y bebida, o incluso programar estaciones dedicadas según los diferentes platos.

• Aprovechar más los espacios exteriores para la dispensación del catering siempre que la climatología y el venue lo permitan.

• Ofrecer el servicio dentro de la sala de reunión, ya sea con un servicio de camarero que deposite los platos que los delegados han encargado, o instalando un puesto portátil de comida dentro de la sala, para evitar mezclarse con otros grupos.

• Contratar un servicio exclusivo y personalizado, con un cocinero que prepare cada plato individualmente delante de los delegados. Así se puede minimizar la interacción entre los diferentes miembros del personal y evitar la manipulación de objetos y alimentos. También permite añadir al mismo tiempo un efecto wow! al encuentro, sobre todo si se trata de chefs de prestigio.

• Ofrecer los mismos platos a todos los participantes a través de una mesa ya instalada o un box lunch que cada uno puede degustar en el lugar que desee.

Seguridad y sostenibilidad

Ofrecer un servicio de catering de calidad a prueba de Covid-19 forma parte de las prioridades de los organizadores de eventos presenciales. Sin embargo, algunas opciones para evitar contagios como los paquetes de comida individuales parecen contradecir la tendencia a hacer los eventos más sostenibles. El sector no se puede permitir perder los avances conseguidos en la lucha para reducir los desechos, y sobre todo el plástico de un solo uso, en los eventos.

Ambos objetivos no son totalmente incompatibles. Se pueden utilizar materiales biodegradables o reciclables para el empaquetado, por ejemplo recurriendo a contenedores de cartón, cubertería metálica, de madera o bambú en lugar de plástico. 

Por otro lado, la introducción de un servicio de restauración más personalizado en el que los delegados encarguen por adelantado lo que desean comer, o preparándole su plato justo antes de su consumo, puede ayudar a reducir el desperdicio de comida que habitualmente termina en la basura, haciendo el evento más sostenible.

El coste de proteger la salud

Paquetes individuales en recipientes sostenibles y biodegradables, cocineros privados, múltiples puestos de comida portátiles… todo ello añade seguridad pero también coste al servicio tradicional. 

En tiempos en los que muchas organizaciones y empresas tienen que ajustar al máximo sus presupuestos, puede parecer una inversión excesiva que llegue a amenazar la realización de la operación.

Es, no obstante, un coste adicional previsiblemente temporal que se puede reducir celebrando eventos con menos asistencia. Esta es de todos modos una tendencia que no se revertirá mientras la pandemia no remita: la mayoría de espacios están siendo utilizados para recibir en el mejor de los casos a un 30% del aforo establecido, siendo a nivel mundial muy minoritarios los eventos con más de 60 participantes.

Los incrementos en costes derivados del personal también son relevantes. La relevancia que cobra su presencia es proporcional a la necesidad de formación para que no se cometan imprudencias que amenacen el compromiso adquirido.

Consolidación de tendencias

Antes de la pandemia la tendencia healthy ya se estaba imponiendo, por eso el contenido del catering continuará evolucionando hacia alimentos más sanos y naturales, a poder ser de kilómetro cero y evitando los procesados y bebidas gaseosas. La mayor personalización de los servicios de restauración también era una realidad en desarrollo ante las opciones cada vez más frecuentes destinadas a las personas con determinados regímenes alimenticios.

Esto también conlleva una inversión más elevada. Pero si se trata de cuidar la salud de la comunidad, la coherencia apunta a que se cuide también el bienestar de cada individuo.

Los proveedores de servicios de catering han visto nacer nuevas líneas de negocios a través de las cajas destinadas a los participantes en eventos virtuales. Sin embargo, la opinión generalizada es que esto no genera los mismos ingresos ni la misma satisfacción entre organizadores y asistentes, que ven en las comidas y coffee breaks un momento de distensión en el que se crea negocio, se comparte conocimiento y se consolidan relaciones.

Por eso las empresas de catering y los venues tienen ante sí el reto de convencer a los contratantes de congresos, convenciones, eventos y ferias de que la introducción de un servicio de restauración responsable y saludable es una inversión necesaria que puede generar beneficios a largo plazo. 

Un buen evento es indisociable de un buen servicio de catering, sea en el formato que sea. Apostar por una selección de productos de calidad, lo más personalizado posible y sostenible, demuestra que la entidad que está detrás del evento se preocupa por la salud de los participantes y de su entorno. 

Tal vez éste sea, en estos tiempos de pandemia que tanto limitan las interacciones sociales, el mensaje más importante que se puede transmitir.

Para este tema hemos entrevistado a

Marc Cooper Consejero Delegado de IACC (Asociación Internacional de Centros de Congresos)
“Es muy probable que nos sintamos incómodos en largas colas sin distancia, incluso cuando ya esté permitido”

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