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LA SOSTENIBILIDAD, PRIORIDAD PARA LOS MEETING PLANNERS

La sostenibilidad y las prácticas éticas son cada vez más importantes para los meeting planners, según revela el nuevo informe Meeting Room of the Future 2019 publicado por IACC, la asociación internacional de centros de congresos. El 44% de los profesionales encuestados cree que, para el año 2024, estos serán elementos prioritarios para los venues, y el 62% ya considera la política de gestión de los residuos orgánicos que se generan en reuniones y eventos – su mayor frustración – antes de reservar una sede.

Otro tema clave que preocupa a los meeting planners es la ciberseguridad, algo que el 76% ya considera al implementar tecnología en sus eventos, y que se convertirá en más prioritario en los próximos años para el 27% de los encuestados. El informe también revela el rápido crecimiento del porcentaje de reuniones que integran nuevas tecnologías como apps para la participación del público, uso compartido de pantalla o projection mapping, que pasó del 8% en 2017 al 85% en 2019.

La tendencia a la creación de experiencias memorables en eventos también sigue creciendo (del 10% en 2017 al 85% este año), impulsada por las nuevas generaciones de profesionales que organizan y asisten a los encuentros. Son los más jóvenes quienes están determinando los cambios en los formatos de las reuniones, sesiones paralelas y actividades de teambuilding.

Por último, el informe, en el que se entrevistó a más de 250 meeting planners de todo el mundo, confirma la importancia de acomodar todo tipo de dietas en los eventos. El 88% de los encuestados tiene plena confianza en los venues para ofrecer menús que cubran todos los requisitos, pero algunos piensan que se puede mejorar a la hora de asegurarse de que la plantilla está bien informada sobre posibles alérgenos entre los ingredientes, y en la creación de platos más interesantes para dietas especiales.

LOS ESPACIOS DE REUNIONES SE VUELVEN MÁS FLEXIBLES

Mejor tecnología y mayor flexibilidad son los factores que definirán las salas de reuniones del futuro según IACC, la asociación internacional de centros de congresos. Su informe Meeting Room of the Future 2018 recoge entrevistas con venues y proveedores y analiza cómo están respondiendo a las nuevas necesidades de los meeting planners.

El 71% de los encuestados considera que la disponibilidad de una buena conexión de internet será más importante en los próximos años, así como el acceso a tecnología interactiva (53%). Este año, el 28% de los venues ofrece tecnología colaborativa que permite la participación del público desde su smartphone o el uso compartido de pantalla, comparado con el 11% en 2017.

El 60% destaca la importancia de ofrecer espacios flexibles, con mobiliario que permite diferentes formatos y crea un ambiente más distendido, incluyendo sofás, mesas comunales o pizarras en las paredes donde los participantes pueden escribir. El porcentaje de venues que ya lo hace pasó del 28% al 37% en el último año. El coste y el almacenamiento de los muebles son los principales problemas que esto plantea.

La flexibilidad en el catering es también importante, con una tendencia creciente a ofrecer refrescos durante todo el día en vez de en sesiones limitadas.

LAS REUNIONES SE ADAPTAN A LAS NUEVAS GENERACIONES

El formato y contenido de las reuniones está cambiando para adaptarse a las preferencias de las nuevas generaciones. Según un informe de IACC, la asociación internacional de centros de congresos, hoy día los meeting planners y sedes ponen mayor énfasis en presentaciones interactivas, experiencias memorables y el desarrollo personal de los participantes.

El libro blanco Meeting Room of the Future recoge entrevistas con 180 buyers de todo el mundo para identificar las nuevas tendencias en la organización de reuniones.

Concluye que los asistentes a reuniones buscan cada vez más una experiencia personal memorable, que deje más tiempo para la colaboración, el intercambio de ideas creativas y el networking. Asimismo, destaca el papel de la tecnología interactiva para dar un caracter más flexible al contenido y estilo de las presentaciones.

Según IACC, existe también un mayor interés por reuniones al aire libre y muchas sedes están invirtiendo en la mejora de sus espacios exteriores para ofrecer algo único y diferente a sus clientes.

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