La oferta para grupos MICE de los Países Bajos va mucho más allá de la de Ámsterdam y por eso dedicamos uno de los reportajes de destino a Holanda Meridional y Utrecht. Puebla es el segundo destino de este número: la cuarta ciudad de México cuenta con uno de los mayores cascos históricos de América y una infraestructura para congresos, convenciones, eventos e incentivos de primer nivel.

La incertidumbre envuelve un año más las tendencias y por eso dedicamos el Día a día al liderazgo en tiempos convulsos. Además, como en la edición presentamos originales ideas de team building, qué citas esperan al sector y mucho más…

Saludos de la Redacción de Grupo PUNTO MICE

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Los proveedores de audiovisuales también desempeñan un papel fundamental en la aplicación de la IA en el sector, adelantando a las empresas especializadas en la gestión de eventos y las asociaciones.

El mercado europeo lidera la adopción de IA, con un 35% de las empresas vinculadas a las industrias MICE y congresual a nivel global que la están integrando en sus procesos, mientras que Norteamérica le sigue de cerca con un 30%. Asia representa solo el 10%.

Entre los perfiles del sector que más uso hacen de esta tecnología, son los organizadores y directores de eventos quienes encabezan la lista con un 45%. Los motivos principales son mejorar la eficiencia operativa, personalizar la experiencia de los asistentes y proporcionar información basada en datos.

Los directores ejecutivos y altos cargos –incluyendo consejeros delegados, presidentes y propietarios– representan el 28% de los perfiles, con el objetivo de tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial y la ventaja competitiva.

Sin embargo, solo un 7% de los responsables de marketing y relaciones públicas utilizan la IA para desarrollar estrategias de marketing y comunicación.

Con respecto al tipo de operación en el que más se adopta, destacan las conferencias y congresos (18%), las convenciones/actividades de networking (16%) y los eventos corporativos del tipo de lanzamiento de producto o presentaciones (15%), siendo los sectores de la automoción, la sanidad, los medios de comunicación y la tecnología los más punteros a la hora de adoptar la IA.

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Los expertos de la plataforma destacan las ventajas de utilizar la tecnología para implicar a todos los miembros de la empresa en las peticiones de los clientes o mejorar y personalizar la atención que les brinda.

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De la mano de la empresa alemana de IA hivr.ai, la cadena será la primera en adoptar este agente de voz de IA, llamado Mandy, que se integrará en su CRS para gestionar llamadas entrantes y salientes durante las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Mandy es capaz de ofrecer atención al cliente en más de 50 idiomas distintos y, gracias al procesamiento del lenguaje natural, puede captar clientes potenciales.

Por el momento, esta implementación se está realizando en el porfolio hotelero de Radisson en la región de EMEA (Europa, Oriente Medio y África), aprovechando la integración de la cadena con la plataforma de reservas para la industria MICE Hubli.

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RADISSON INCORPORA IA A SU PLATAFORMA MICE

Los usuarios profesionales pueden obtener inspiración creando representaciones visuales de las salas de los hoteles para sus actividades.

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Estas innovaciones están dando lugar a una mejora en la eficiencia, la personalización y la experiencia de los clientes y los asistentes.

EVA de Eventscase

Eventscase, el software de gestión de eventos, desarrolló a mediados de año la nueva funcionalidad EVA (Event Virtual Assistant), que permite comunicarse e interactuar con los asistentes de un evento a través de WhatsApp.

Incluye el envío de notificaciones con información sobre la actividad a través de un chat que se crea de forma automática en el teléfono del participante. Asimismo, recibe la acreditación mediante un código QR. También integra un chatbot entrenado, capaz de entender y responder a cualquier cuestión planteada, usando un lenguaje natural.

Real8D – IA.Audio de Real8D 

En el primer trimestre de 2024, la empresa española Real8D creó un producto que utiliza la IA para crear sonido tridimensional real con movimiento autocontrolado, pudiendo diseñar con él escenarios virtuales para todo tipo de eventos.

Real8D – IA.Audio integra los comportamientos básicos de los sonidos en cualquier escenario, los virtualiza y reproduce de forma idéntica en otro espacio, sin necesidad de recurrir a auriculares. Reproduce audio en ocho dimensiones, con volumen y movimiento reales, creando una experiencia auditiva totalmente distinta a la que estamos acostumbrados.

“brainmap.”de AV Medios

Una de las más recientes es la de AV Medios, proveedor español de servicios audiovisuales, que ha lanzado “brainmap.”, una aplicación web de gestión de conocimiento.

Esta permite generar mapas visuales de charlas o vídeos que se cargan en la plataforma, extrayendo conceptos clave, resúmenes, temas y conexiones entre ellos. De esta manera, la compañía asegura se facilita la comprensión y el análisis de contenido verbal de forma estructurada y accesible en eventos corporativos y congresos.

IA y MICE en hotelería

Cadenas hoteleras como Radisson también han apostado por incluir la IA en sus plataformas dedicadas a la industria MICE. Radisson Meetings Dream Machine es un conjunto de tecnologías inmersivas que se ha integrado como una capa de IA generativa, que permite a los usuarios profesionales obtener inspiración creando representaciones visuales de los espacios de los hoteles para sus actividades. Así, pueden ver distintos tipos de configuración en tiempo real, ya sea utilizando un ordenador, un teléfono o unas gafas de realidad virtual.

Por su parte, RIU Hotels & Resorts presentó a finales de agosto su nuevo chatbot, llamado Claud·IA, capaz de resolver dudas de sus usuarios y de realizar reservas directamente. Además, en el caso de su establecimiento Riu Plaza España de Madrid, pone a disposición de sus clientes MICE una web espacial donde se recrean las nueve salas de conferencias del hotel, de forma que ofrece la posibilidad de organizar encuentros completamente virtuales o híbridos, usando para ello diferentes herramientas de IA.

Oficinas de turismo y convention bureaux

Los destinos tampoco se quedan atrás en materia de innovación tecnológica. Tanto para el viajero de ocio como el de negocios, el Ayuntamiento de Madrid creó en abril VisitMadridGPT, un nuevo asistente virtual basado en IA, que ayuda a inspirar al turista con recomendaciones y planes personalizados. El servicio se integra en el portal oficial de turismo de la capital española y está disponible en 95 idiomas.

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LA IA GENERATIVA ES EL ALIADO MÁS RECOMENDABLE EN EL MICE

Según afirmó Fátima Barbero en el EMA Learn celebrado en Madrid, su interés procede de la capacidad de ofrecer herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad.

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Cvent, proveedor global de tecnología para MICE, ha desarrollado el ebook gratuito “Impulsando eventos con IA: una guía práctica”, con la que los profesionales pueden descubrir:

– Cómo utilizar la IA según el rol, tanto si es un organizador de eventos como un profesional de marketing.

– Las limitaciones de las herramientas de IA y cómo solucionarlas.

– Recomendaciones de herramientas que pueden utilizar en su día a día.

– Consejos para usar los mejores prompts en ChatGPT.

La guía puede descargarse de forma gratuita a través de este enlace.

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La tendencia a utilizar la IA se mantiene al alza entre las grandes empresas y organizadores de ferias, mientras que los profesionales independientes y las agencias pequeñas realizan un consumo muy bajo de este tipo de aplicaciones.

Entre las tareas que la IA puede desarrollar, Maritz destaca la personalización de la asistencia para el asistente, la creación de encuestas y su posterior análisis, la formación de los equipos, la creación de contenido, la simplificación del registro o la organización del espacio, entre muchas otras. La personalización pasa por facilitar el proceso de inscripción a los participantes, pero también aconsejarles sobre cómo mejorar su experiencia o sacarle más partido a su asistencia.

Áreas de interés

En el ámbito de la logística y la planeación, la IA permite ahorrar tiempo, optimizar recursos y expandir el conocimiento. En relación a la gestión de audiencias y marketing, la personalización de cada experiencia conllevará un mayor engagement, mientras que en cuanto al análisis de datos, la IA puede ayudar a tomar decisiones en tiempo real gracias a su capacidad para predecir situaciones.

A la hora de organizar estancias, la IA puede facilitar las peticiones referidas al destino, los espacios o las actividades que compondrán el programa. Los títulos de las sesiones, las descripciones de contenido o el idioma de los mensajes dirigidos al asistente también se pueden adaptar para una mayor comprensión.

A más largo plazo, la personalización puede incluir propuestas de networking específicas para cada asistente, la creación de jornadas adaptadas a cada persona mediante la automatización de algunos procesos o el análisis de comportamientos o emociones en tiempo real. 

Con la previsión que puede generar la IA, se puede estimar de manera más exacta el coste de una operación y, en función de ello, decidir propuestas de patrocinio personalizadas o cuotas de participación.

Un impacto positivo

Según Maritz, delegar algunas de las funciones que ahora desarrollan las personas en la IA contribuye a generar mejores operaciones MICE o congresos, ya que puede dedicarse más tiempo a la creatividad y a la atención al cliente. Además, el acceso a la información ya existente también es más rápido, por lo que se puede contar con más elementos para tomar decisiones. Como consecuencia de todo ello, la eficiencia se ve aumentada. La IA ayuda a los empleados no solo a reducir el tiempo de trabajo dedicado a algunas tareas, sino a fomentar un buen uso de las herramientas disponibles. Es posible responder más rápido a las demandas, con un contenido más adaptado y pudiendo involucrar a más personas. Los procesos de emisión de facturas, pagos y cobros, también se ven reducidos en cuanto al tiempo que conllevan. 

La privacidad de datos y los requisitos de confidencialidad se pueden garantizar, protegiendo desde la IA los accesos, la información que se puede compartir o los derechos de autor. Prevenir la discriminación o el plagio es otra de las ventajas que Maritz percibe.

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Analizamos las aplicaciones concretas de la IA (Inteligencia Artificial) en la industria MICE. Son cada vez más numerosas las tareas que se peden automatizar y mejorar, siempre con la supervisión humana. En Día a día concluimos que aplicar algunos principios de la psicología humana en los eventos contribuye a aumentar el engagement y el impacto de los mismos.

Presentamos la oferta para grupos MICE de Río de Janeiro (Brasil), Málaga (España) y Marrakech (Marruecos), este último destino tratado bajo el punto de vista de los viajes de incentivo.

Son parte de los contenidos de una edición que le invitamos a leer en

https://puntomice.com/punto-mice-56

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Fátima Barbero, vicepresidenta de la asociación y directora de marketing de eventos en Forto, fue la encargada de inaugurar la temporada con su ponencia “Inteligencia artificial: optimizando la planificación de eventos”. Destacó las múltiples posibilidades que ofrece la inteligencia artificial (IA), para sacar su máximo partido de cara a la organización de una acción, ya que es capaz de imitar a la mente humana y realizar tareas por sí misma.

Ante la creencia de una parte de la sociedad de que esta tecnología –que existe desde el año 1950– plantea ciertos riesgos, Barbero aseguró que “la inteligencia artificial es una aliada, no una enemiga”, porque no es tan capaz y versátil como la mente humana.

De los diferentes tipos de IA, destacó que la generativa es la que más puede ayudar hoy en día en la planificación de eventos, ya que este sistema es capaz de generar contenido completamente nuevo, llegando a generar imágenes, música, textos y mucho más. En cuanto a su aplicación en la industria MICE, Barbero aseguró que ofrece herramientas tanto para la operativa, como para la experiencia del asistente, el análisis y la seguridad:

– Optimización de la operativa: automatización de procesos operativos y logísticos, como el registro de asistentes; análisis de marketing y publicidad para conocer los comportamientos del público; y gestión de recursos, con el objetivo de organizar actividades más sostenibles.

– Experiencia del asistente: análisis de las preferencias y comportamientos del público para ofrecer recomendaciones personalizadas; maximizar su participación e interacción con el ajuste del contenido en tiempo real; y promover un networking valioso basado en intereses comunes.

– Análisis y seguridad: monitorización y detección de amenazas, por ejemplo, mediante el reconocimiento facial; recolección de datos históricos para prever tendencias y tomar decisiones adecuadas; y evaluar la información recopilada en un evento para manejar el éxito y buscar mejoras.

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Radisson Meetings Dream Machine es un conjunto de tecnologías inmersivas que se ha integrado como una capa de IA generativa, de forma que los usuarios profesionales pueden obtener inspiración creando representaciones visuales de los espacios de los hoteles para sus actividades MICE.

Con esta nueva herramienta, los equipos de eventos de sus establecimientos podrán mostrar diferentes configuraciones de sus espacios en tiempo real, utilizando un ordenador, un teléfono móvil o unas gafas de realidad virtual.

Se trata, según la compañía, de “dar rienda suelta a la creatividad de cada uno e ir más allá de los límites convencionales, desde la conceptualización hasta la visualización”. Es posible proyectar en una sala de reuniones virtual el fondo de un océano, el corazón de un volcán, una jungla…

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En el mismo se pone en relieve que la implementación de esta tecnología en los eventos de asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro se ha acelerado considerablemente en los últimos años y se investigan los requisitos para hacer un buen uso de la misma.

Para la elaboración del estudio se han realizado encuestas a 109 profesionales del sector de todo el mundo, quienes han subrayado la importancia de ampliar la capacitación de los empleados en el uso de esta tecnología y de comprender sus implicaciones éticas.

Una de las conclusiones principales es que el 63% de las asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro ya utilizan la inteligencia artificial en la organización de sus eventos, aunque el 72% asegura que no participa en actividades formativas sobre IA y, por tanto, hay una gran laguna de conocimientos. Según el 85% de los encuestados, esto se debe a que no hay presupuesto para este tipo de formación más costosa.

Actualmente, la falta de conocimiento es uno de los mayores retos del sector, no solo en lo que respecta a cómo utilizarla, sino también a cuál es su verdadero potencial. Solo el 19% de los participantes confirma tener un buen conocimiento de la IA, mientras que el 35% lo tiene moderado y el 46% limitado o nulo.

Pese a ello, gran parte de los encuestados reconoce que se trata de una herramienta que puede proporcionar beneficios y un 57% considera que el impacto de la inteligencia artificial en su trabajo es positivo, frente a un 4% que lo ve bastante o muy negativo.

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