Simplemente escaneando el espacio con la cámara del móvil, los usuarios pueden ver la ubicación de sus contactos. Una señal en la pantalla, que se puede personalizar con diferentes íconos en 3D, indica la posición del compañero dentro de la multitud y su distancia desde el buscador. Igualmente, el usuario puede enviar una señal para que otras personas sepan dónde está. La app, bajo el nombre Seat Lost&Sound, se puso a prueba en el festival de música Primavera Sounds en Barcelona, pero se puede aplicar igualmente a otros tipos de grandes eventos.

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Los organizadores deben poner cuidado en la elección del destino, asegurándose de que los venues, hoteles e infraestructura de transporte tienen la capacidad y condiciones adecuadas para acomodar grandes grupos. Por ello es esencial planificar con el mayor tiempo posible para asegurar la reserva de los sitios deseados.

CWT apunta también a la responsabilidad que el organizador tiene para con los asistentes, buscando su seguridad en todo momento. Debe tener en cuenta las políticas de viajes de las empresas que, por ejemplo, pueden prohibir que todos los directivos viajen juntos. Es igualmente importante que todos los miembros del equipo trabajen coordinados pensando en el evento de forma global y no solamente en su parte en el mismo.

Buscar el llamado factor wowy pensar en formas de agilizar los procesos que pueden causar mayor frustración, como el paso por los controles de seguridad, son claves para mejorar la experiencia del cliente y garantizar el éxito del evento.

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Ubicado dentro del Parque Bicentenario de Quito, el nuevo Centro de Convenciones ofrecerá 28.000 metros cuadrados de espacios para ferias y congresos, con capacidad hasta 13.000 personas. Sus grandes dimensiones y funcionalidad permitirán celebrar distintos eventos al mismo tiempo.

En la primera fase, está prevista la construcción de dos lobbies de 1750 y 1360 metros cuadrados respectivamente y dos salones de exhibición de más de 2500 metros cuadrados cada uno. El centro contará además con un auditorio multifuncional con capacidad para 800 personas, un salón de eventos para 4000 asistentes y varias salas de trabajo.

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Su departamento de meetings & events ofrece a los organizadores de grandes eventos el apoyo necesario tanto con el equipamiento de las instalaciones como con la provisión de cualquier otro servicio requerido.

En el caso de la final de rugby el 24 de junio, por ejemplo, se hará cargo de la operativa de la Fan Zone, la habilitación de las salas VIP para los invitados más exclusivos y el espectáculo de la ceremonia de clausura.

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Las nuevas tecnologías dibujan un escenario entre realidad y ciencia ficción que ha transformado nuestro mundo, nuestra vida y nuestra sociedad y, cómo no, la industria MICE. En este nuevo contexto, hay quien cuestiona la utilidad real de los grandes eventos, del tipo de ferias y grandes congresos, en un mundo tan conectado como el nuestro.

Si bien es cierto que para conocer las novedades de una empresa expositora basta con buscarla en Internet, hay algo que ni las redes sociales ni ninguna nueva aplicación puede sustituir: el con tacto personal. Por eso hoy más que nunca, en esta era de las comunicaciones, realidad virtual, mails, whatsapps, twits y videocon ferencias holográficas, el cara a cara es una prioridad a la hora de generar networking.

Resolviendo la dificultad del “dónde”

Dónde reunir a grandes cupos de participantes forma par te de las decisiones más complejas a la hora de organizar un gran evento. ¿Hotel?, ¿venue?, ¿centro de convenciones?, ¿recinto ferial? He aquí un dilema que se complica si el organizador quiere dotar al evento de cierta exclusividad o completar con momentos lúdicos el programa de trabajo… ¿queda en este caso hueco en la lista para los centros de convenciones y recintos feriales?

Obviamente, si hablamos de eventos que requieren gran des alturas, introducción de equipos muy voluminosos y maquinaria pesada, los recintos feriales no tienen competencia. Pero a la hora de decidir dónde reunir a los cientos o miles de participantes en un gran evento que incluya sesiones de formación, conferencias, comidas, fiestas y espacio de workshop sin necesidad de techos especialmente elevados, es difícil elegir entre un centro de convenciones, un gran hotel o un venue singular, sobre todo cuando es tos dos últimos ofrecen grandes capacidades en entornos únicos.

Espacios y conectividad: la clave

Ante grandes volúmenes de asistencia, la diferencia que inclina la balanza hacia los centros de convenciones y recintos feriales es el hecho de que hayan sido diseñados con este fin. La amplitud es por tanto una de sus armas, y no sólo en cuanto a salones y pabellones: zonas de aparcamiento, descarga, cocina… nacen adaptados a los mayores cupos. La conectividad por carretera y transporte público suele ser otro elemento diferenciador que forma parte de los criterios que justifican la existencia de un gran espacio congresual.

Tal y como defienden las voces de esta edición, aún falta destacar dos cosas importantes: la capacidad de albergar momentos lúdicos y, sobre todo, la experiencia a la hora de trabajar con grandes flujos. El personal de los centros de convenciones está especializado en el manejo de todo aquello que es grande, desde un objeto a un banquete… y sin renunciar al mimo en la atención.

Para este tema hemos entrevistado a

Alexandra Torres Gerente de Marketing y Ventas de Ágora Bogotá (Colombia)
“No se trata de proponer salas sino oportunidades”

Carolina García Directora Comercial y de Marketing del CCIB (España)
“La presencia nunca será reemplazable al 100%”

Dzella Campos Gerente Comercial de Espacio Riesco (Chile)
 “Es clave ofrecer buena conectividad en la ubicación”

Mara Anapios Gerente de Marketing del Centro de Convenciones Buenos Aires (Argentina)
 “El gran interés por nuevos centros demuestra que la demanda crece”

Belén Mann Directora de Convenciones de Ifema (España)
 “Un recinto ferial o centro de convenciones es ágil”

Arnaldo Nardone Gerente General del Centro de Convenciones de Punta del Este (Uruguay)
“El cliente no quiere que seamos proveedores sino socios”

Juan Felipe Zuluaga Gerente de Marketing y Ventas de Plaza Mayor Medellín (Colombia)
“La tecnología asegura un buen retorno de la inversión”

Sara García Gerente Comercial de Expo Guadalajara (México)
“Se pueden realizar eventos con éxito y sin tecnología”

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