No hay duda de que las innovaciones tecnológicas que se han introducido en nuestra industria en los últimos años han generado sustanciales cambios que afectan a los viajeros, pero también a los profesionales de gestión de los viajes corporativos y eventos profesionales. Nadie cuestiona que hoy en día el travel manager dispone de nuevas herramientas que hacen su labor más eficiente y le ayudan a mejorar el servicio que ofrece tanto a sus clientes como a la empresa para la que trabaja.

Mejor comunicación Sin duda uno de los grandes avances se con creta en la facilidad para comunicar con el viajero, que puede contar con toda la in formación y documentación que necesita durante su desplazamiento a través de una simple app, que además le sirve para estar en contacto continuo con el gestor de viajes de tal modo que éste pueda resolver cualquier duda con la mayor rapidez. Como resultado, su experiencia es me nos estresante y su satisfacción mayor.

La seguridad del viajero es otra de las responsabilidades del travel manager y, no sólo está adquiriendo cada vez más importancia, sino que la gestión de la misma también se ha visto simplificada con el uso de nuevas tecnologías. Gracias a la geolocalización en aplicaciones móviles o herramientas de movilidad, la empresa puede reaccionar con mayor rapidez en caso de cualquier incidente que pueda afectar al representante durante su viaje.

Por otro lado, el gestor de viajes dispone de más herramientas para responder ante sus directivos, ajustarse a los presupuestos y conseguir una optimización de los procesos que se traduzca en un ahorro de tiempo y dine ro. Desde la planificación hasta la reserva, la revisión de gastos y el reembolso de los mismos… las corporaciones pueden controlar todo el proceso en un único lugar y en tiempo real. Además, estas herramientas permiten hacer un seguimiento del viajero en todo momento y compro bar su cumplimiento de la política de viajes. La preparación de informes resulta mucho más fácil gracias al acceso a un mayor volumen de datos e instrumentos de análisis. Con tales ventajas, no es de extrañar que su uso esté cada vez más generalizado.

Necesidad de más

Sin embargo, el sector opina que hay que dar más pasos, que algunas prestaciones ya no se consideran competitivas sino obligatorias y que la inteligencia artificial debe llegar a nuestra industria. Mejorar la experiencia del viajero pasa por la anticipación en el conocimiento de sus necesidades. Sin olvidar que la mano humana debe estar siempre por encima de la tecnológica. Los recientes ciberataques o los problemas experimentados por British Airways en su sistema demuestran que no debemos depender completamente de la tecnología. Porque no hay avance tecnológico que pueda suplantar a la escucha humana. Es lo que nos confirma que el travel manager sigue siendo indispensable.

Para este tema hemos entrevistado a

Cristina Suárez de Lezo Gerente de Viajes y Eventos en Repsol (España)
“Los avances no deberían estar solamente enfocados al viajero”

Horacio Cristaldo Jefe de Viajes en GC Gestión (Argentina)
“El mayor impacto de la tecnología se encuentra en el tiempo de respuesta”

George Grund Gerente global de viajes de ITV PLC (Reino Unido)
 “Hay aspectos de nuestro negocio que no se pueden dejar a la tecnología”

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Según un estudio de CWT, un tercio del gasto está fuera del control de los gestores de viaje porque los datos no están en un único sitio, lo que incrementa los costes y reduce el poder de compra corporativo. La agencia ofrece una plataforma de viajes y gastos que consolida todas las fuentes de información y permite ver qué gastos no se ajustan a la política de la empresa.

También ofrece una plataforma de segmentación de viajeros que permite a los gestores analizar su comportamiento. Esto puede resultar en ahorros de hasta un 15%, así como una comunicación más personalizada.

CWT encontró también que las empresas de alquiler de coches están cobrando sobrecargos indebidos a los viajeros corporativos. Su nueva solución de auditoría examina el total del gasto en coches de alquiler e identifica los importes que pueden ser reclamados.

Finalmente, otra nueva solución proporciona a los gestores de viajes los medios para guiar a sus viajeros hacia las alternativas de transporte más adecuadas y más baratas, sea transporte público local, taxis o alquiler de coches.

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En 14 de las 20 principales ciudades del mundo, el nuevo grupo hotelero poseerá casi un tercio de las habitaciones disponibles, e incluso la mitad en algunos destinos de Norteamérica. El análisis de CWT sugiere que ésto puede influir en el modo en que las habitaciones se compran y venden.

Una de las preocupaciones que transmite el estudio es que este tipo de fusiones tendrán un impacto en los precios, que se verán incrementados. CWT anticipa que las tarifas hoteleras aumentarán un promedio del 2,5% en 2016 a nivel global y del 3,7% en Latinoamérica.

Otro tema a tener en cuenta es el cumplimiento de la política de viajes, una de las mejores armas de negociación que poseen los responsables de compra de viajes, ya que les permite dirigir el volumen a los establecimientos preferentes. El nivel actual de incumplimiento es del 22% con Marriott y del 9% con Starwood.

CWT sugiere que los responsables de compra de viajes corporativos empiecen a planificar la negociación del programa de viajes, empezando con la evaluación de la cuota de las principales cadenas en los mercados clave. También deberán ser más flexibles de cara a 2017, incorporando proveedores alternativos, y adaptar su política de viajes para garantizar su cumplimiento. Finalmente, recomienda establecer un canal de comunicación con los viajeros para implicarles en los objetivos empresariales y crear una responsabilidad compartida.

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El perfil típico del travel manager español que presenta el estudio es una mujer de entre 35 y 45 años, empática y con capacidad de trabajar en varios proyectos a la vez. Tiene más de 10 años de experiencia laboral y estudios superiores, incluyendo postgrados y másteres. Esta mujer, además, afirma tener un alto grado de satisfacción en su trabajo y un elevado nivel de autonomía.

La posición de travel manager requiere aptitudes como liderazgo, capacidad de negociar, tomar decisiones y optimizar los recursos. Un 60% de los encuestados reconoce no tener una formación específica, ya que actualmente no existen estudios para ser gestor de viajes, algo que IBTA propone implementar.

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Según una encuesta realizada a 230 profesionales, el 86% admitió emplear tecnología del tipo de aplicaciones móviles y y herramientas de reserva online. El 61 % del sector consideró que una parte importante de sus responsabilidades incluye la evaluación e integración de nuevas tecnologías.

El 84% de los gestores de viajes prevé que, en los próximos tres a cinco años, la necesidad de aplicar tecnología móvil a los pagos virtuales, recopilación, análisis y protección de datos, aumentará y formará parte de las estrategias del sector. También, según el estudio, los gestores ven los avances tecnológicos como una oportunidad para su profesión.

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