Control del gasto

Aunque el control del gasto sigue siendo el principal motivo para la introducción de soluciones tecnológicas relacionadas con la gestión, se busca también mejorar la experiencia de los empleados y reducir tiempo de procesamiento de toda la información relacionada con el desplazamiento.

Por otro lado, el informe confirma que la inversión en viajes de negocios se sigue considerando un coste necesario (según el 57%), clave para el crecimiento de la empresa (40%) y para fortalecer relaciones (71%), pero cada vez más se busca reducir la huella de carbono de los desplazamientos. El 64% de los encuestados afirma que esto es incluso más importante que el coste.

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La nueva tarjeta forma parte de la plataforma para la gestión del gasto empresarial de Yokoy y se integra en los sistemas de reservas de las agencias, proporcionándoles una transparencia total a la hora de gestionar los viajes y evaluar los gastos asociados a los mismos. Además de centralizar y automatizar todos los procesos, proporciona valiosa información para el análisis de datos gracias al uso de inteligencia artificial, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas y generar ahorros.

A diferencia de otras tarjetas que proporcionan extractos mensuales, todos los datos de viajes y transacciones efectuadas con la Smart Lodge Card se reflejan en tiempo real en la plataforma de Yokoy, donde se contrastan de forma automática y sin necesidad de intervención manual. De este modo, las empresas aceleran la gestión de los gastos de viaje y obtienen más información global de los costes relacionados con los mismos.

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La plataforma Emburse ahora permite a los usuarios reservar sus viajes de negocios y crear automáticamente informes de gastos directamente desde el itinerario. Por su parte, los viajes reservados a través de BizAway generarán un registro automático en Emburse de todos los gastos, desglosados por cada componente del viaje. Los clientes podrán hacer un seguimiento del gasto y compararlo con las tarifas contratadas, así como supervisar el cumplimento de la política corporativa e identificar ineficiencias.

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El estudio, basado en encuestas a 556 directivos de grandes empresas, revela que muchos siguen dependiendo de herramientas tradicionales como las hojas de cálculo para la gestión de sus viajes y gastos corporativos, y solo un pequeño porcentaje cuenta con un sistema de gestión de principio a fin basado en la nube. Como resultado, actualmente se tarda un promedio de 13,6 horas en tramitar cada viaje y los gastos asociados.

El uso de procesos manuales largos y complicados tiene un efecto negativo en la experiencia de los empleados y los resultados de la empresa. El 40% de los encuestados reconoce que esto afecta a la productividad, y el 38% que empeora la integración de los empleados. En el 29% de los casos, resulta en un retraso en los reembolsos a los viajeros. Como consecuencia, hay una gran demanda de herramientas digitales fáciles que agilicen la gestión.

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La nueva funcionalidad identifica los alojamientos más apropiados para viajeros de negocios en la ubicación designada, filtrando la oferta según la disponibilidad de servicios como espacios para reuniones, una conexión wi-fi de alta velocidad o detectores de humo. Los clientes corporativos pueden también indicar preferencias como la existencia de una cocina autónoma, balcón o ascensor al hacer su búsqueda, y leer las recomendaciones y evaluación de otros viajeros de negocios.

Además, los travel managers disponen de una plataforma central donde gestionar los gastos de viajes, registrar informes y facturas, o configurar un límite de reservas para cada empleado.

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El gasto en hoteles es lo que más creció entre 2012 y 2017, un 4,53% según el estudio, que analiza los pagos efectuados por las empresas a través de la Travel Account de Diners Club. Las estancias de dos noches aumentaron un 1,06% en este periodo, y las de cinco noches o más se incrementaron en un 0,99%, mientras que se vio un descenso del 2,02% en las reservas de una noche, que siguen aún así siendo las mayoritarias (59,64% del total en 2017).

Por el contrario, el presupuesto dedicado a vuelos se redujo en un 5,5% entre 2012 y 2017. Iberia sigue siendo la aerolínea más utilizada por los viajeros de negocios españoles, en el 35,37% de los casos, aunque su popularidad ha descendido un 2,2% en los últimos cinco años, mientras que aumentaron las reservas con Vueling (+6,42%), Air Europa (+3,75%) y Ryanair (+0,60%).

El informe analiza también las gestiones hechas a través de agencias de viajes, y destaca que los pagos con cargo por emisión disminuyeron un 1,5% entre 2012 y 2017. Asimismo, el número de empresas que utilizan una única agencia para sus reservas descendió año tras año.

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La plataforma proporciona computación cognitiva y análisis predictivo usando escenarios del tipo “qué pasaría si…”, así como datos de los costes y viajes para ayudar a las empresas a controlar sus gastos y mejorar al mismo tiempo la experiencia del viajero. Además, IBM Travel Manager ofrece a los usuarios acceso a información almacenada previamente que, junto con los datos del GDS de Travelport, permite hacer predicciones en tiempo real, y recomendar ajustes que puedan tener un impacto positivo en el presupuesto de la compañía.

El panel interactivo e intuitivo de IBM Travel Manager ofrece una visión completa del gasto en viajes. La plataforma tiene también la capacidad de crear alertas y notificaciones, así como hacer un análisis de las tendencias de gastos predecibles y predefinidos, y la comprensión del lenguaje natural le permite analizar textos y extraer conclusiones de datos. Se trata de un producto disponible tanto a través de IBM como de Travelport.

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Las empresas pueden controlar su presupuesto para desplazamientos más eficazmente, gestionando todas las reservas de vuelos en un sitio, con acceso a tarifas corporativas especiales y descuentos. Además, pueden ahorrar hasta un 30% incentivando a sus empleados a gastar menos con la oferta de puntos canjeables cuando sus gastos están por debajo del presupuesto establecido.

Por su parte, los viajeros pueden escanear sus tickets y completar su informe de gastos durante el viaje agilizando así el proceso para recibir aprobación y reembolso. Travelbank también les ofrece un servicio de concierge para atender a sus consultas las 24 horas durante el viaje, así como información sobre acceso a wifi, por ejemplo, para hacer su desplazamiento más cómodo y productivo.

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Los pasajeros no necesitan llevar dinero en efectivo y se benefician de un servicio de traslados por la ciudad con conductores profesionales que hablan varios idiomas y detalles a bordo del vehículo como wifi gratuito, botellas de agua y música a su gusto.

Además, las empresas pueden disfrutar de desgravación de impuestos y pago automático con seguimiento electrónico. Cabify Travel está disponible en España, Portugal y varios países de Latinoamérica.

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Los datos del Observatorio GEBTA muestran la diversificación de mercados en la actividad comercial de las empresas españolas, que se refleja en un incremento de los viajes intercontinentales, una tendencia creciente en los últimos cuatro años. En el ranking de los diez destinos de negocio más populares este año, liderado por Londres, aparecen Ciudad de México (en segunda posición), Sao Paulo (quinto), Nueva York (sexto), Santiago de Chile (octavo) y Buenos Aires (décimo).

Se estima que las empresas españolas invertirán entre 115 y 125 millones de euros adicionales en viajes al exterior en 2017, siempre y cuando el contexto de negocio no se vea afectado por acontecimientos extraordinarios. No obstante, se mantiene la tendencia del control del gasto, que sigue por debajo del crecimiento del volumen de viajes, pero aumenta ligeramente respecto del ejercicio anterior como consecuencia de la mayor presencia de destinos de largo radio. 

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