Mientras confían en que nuevas tareas hasta ahora llevadas a cabo por personas puedan ser puestas en manos de la IA, es evidente que las labores de consultoría, el expertise que se aplica a muchas decisiones, tener en cuenta el feeling con el cliente y sus necesidades, o la selección de proveedores, no es algo que vaya a formar parte de lo que asume una herramienta basada en una inteligencia artificial. Al menos, de momento.

Porque, si bien es indudable la ventaja de saber utilizar la IA, es necesaria la reflexión sobre el rol tanto de contratantes como de organizadores ante algunas decisiones. Y, sobre todo, darle valor a unas profesiones que tienen como objetivo principal generar sensaciones positivas y duraderas en los destinatarios de sus iniciativas.

Expectativas de futuro

La mejora de textos, de imágenes, apoyo en la redacción y elaboración de presentaciones… ya forman parte de aquello que –parece que incuestionablemente– puede aportar una IA, sin olvidar nunca la necesaria supervisión por parte de un humano. Lo que seguirá dando mucho que hablar es la interpretación que la IA puede hacer de muchas situaciones, la traducción que puede hacer de ellas y el impacto que esto puede tener en las futuras acciones que se lleven a cabo.

Las expectativas sobre el futuro de la IA son inmensas y quizá el horizonte esté aún más lejos de lo que imaginamos. Entre tanto, el sector parece demostrar que está siendo capaz de ir más allá de defender la necesidad del profesional humano y apuesta por explotar al máximo las ventajas que se pueden extraer de la tecnología.

Para este tema hemos entrevistado a

CLAUDIA FUENTES Marketing Business Leader en Sonda (Chile)
“Los mapas de sensaciones nos llevan a crear zonas donde el asistente está más receptivo”

PILAR GARCÍA Travel & Events Manager en Logicalis Spain (España)
“Pido a los Reyes Magos que la IA genere informes posevento”

VALENTINA OÑA Asistente de eventos corporativos en Adium (Uruguay)
“Hay ‘grises’ a los que un chatbot no puede llegar en determinadas situaciones”

ELIZABETH GALLO Gerente de Recursos Humanos en PwC Argentina (Argentina)
“La IA no puede trabajar la empatía, la intuición o la cercanía”

JUAN MANUEL BAIXAULI CEO y fundador de Consultia Business Travel (España)
“La IA libera nuestro equipo humano para centrarse en la parte consultiva y estratégica”

SERGIO VENTURA Director de Marketing & Business Development en Énfasis (Argentina)
“La IA nos lleva a reflexionar sobre qué somos nosotros”

FERNANDO FAMAÑÍA CEO de IFAHTO MEETINGPLANNER (México)
“Esperamos que la IA pueda anticipar riesgos, sugerir soluciones y personalizar rutas de experiencias”

CRISTINA JIMÉNEZ Gestora de cuentas en MCI Group Spain (España)
“Espero que la IA nos ayude a perfeccionarnos y distinguirnos de la competencia”

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El informe aborda temas como el cambio climático, el plástico de un solo uso, la mala utilización de materiales o las sobras de comidas en eventos, aportando estudios de casos y datos científicos, junto con recomendaciones prácticas para el sector MICE. El diseño incluye imágenes impactantes que reflejan la belleza de la naturaleza y sirven para reforzar el mensaje de la necesidad urgente de actuar.

Entre sus conclusiones, propone un nuevo sistema para eventos, Hannuwa, que IMEX pondrá a prueba cuando se reactive este sector. Se basa en cuatro principios principales – eliminación de desechos y polución, uso contínuo de materiales, inclusividad y diversidad, y regeneración de sistemas naturales – y una metodología en ocho pasos para inspirar, educar y guiar a los profesionales de los eventos en su transiciòn a una gestión circular de los mismos.

El informe aporta varios datos que confirman la oportunidad que presenta la economía circular. Según Cambridge Economics, su aplicación podría resultar en la creación de unos 700.000 nuevos puestos de trabajo y generar beneficios de 1,8 billones de euros en la Unión Europea en 2030. Según Accenture, podría llevar a un crecimiento global de 4,5 trillones de dólares.

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Además de gestionar los espacios disponibles en los 35 hoteles Icon y Petit Palace, ideales para eventos íntimos dado su tamaño, Eventier puede ofrecer su know how para actos en otros lugares. En el nuevo departamento se incluye también una línea de Food & Beverage con un enfoque en el desarrollo de propuestas gastronómicas con productos locales de temporada.

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Además de una gran variedad de espacios y todos los servicios requeridos para la organización de eventos, desde empresas de catering o seguridad a la tecnología más puntera, Eventeas ofrece la posibilidad de añadir ponencias de grandes comunicadores e influencers en distintos sectores. Próximamente, la plataforma contará también con una sección de experiencias que se pueden contratar, como una visita al backstage del Circo del Sol o una clase de estrategia y trabajo en equipo con el tenista Alex Corretja, por ejemplo.

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Una vez que se formalice el proceso de adquisición, lo cual está previsto en el tercer trimestre de este año, la plantilla de Banks Sadler pasará a formar parte del equipo de American Express Meetings & Events, la división especializada en la gestión y organización de eventos corporativos.

Banks Sadler fue fundada en 1982 en Londres y cuenta, además, con oficinas en las ciudades inglesas de York y Windsor, además de París, Dusseldorf y Nueva York. Su plantilla la componen aproximadamente 250 profesionales y la compañía ha conseguido posicionarse en estos 35 años como una agencia de renombre en el sector.

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Mitool incluye una serie de soluciones tecnológicas dirigidas a gestionar el ciclo de vida completo de un evento, incluyendo encuestas de satisfacción, monitorización de contenidos en redes sociales y el seguimiento en tiempo real de los datos que se van generando. Asimismo, a través de la web ad hoc creada para el evento se pueden obtener, durante el proceso de registro, datos demográficos, datos profesionales y áreas de interés del asistente.

De este modo, la herramienta permite generar engagement con los participantes a través de la personalización e interacción. El proveedor puede crear o impulsar servicios según las preferencias del asistente y las tendencias de la industria. En el caso de los patrocinadores, el análisis del big data permite crear un contenido que conecte con las expectativas del público.

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Las herramientas online de gestión de eventos han nacido para simplificar el trabajo del organizador, ya sea éste directamente el contratante o la agencia encargada del montaje. Sin embargo, muchos aspectos escapan a las funcionalidades que ofrecen, tales como la negociación sobre el pago o la facturación.

Las apps facilitan la gestión de los flujos en aspectos como la acreditación a la entrada al recinto, permiten resolver dudas o consultas liberando la secretaría técnica y ayudan a interactuar con el asistente, aunque también demuestran sus limitaciones, incluso las creadas ad hoc para los eventos.

Las plataformas que las compañías aéreas ofrecen a través de sus alianzas pueden ser un aliado valioso cuando se trata de gestionar reservas procedentes de todo el mundo. A pesar de ello, el organizador se ve limitado a las aerolíneas que integran la red.

Los hoteles apuestan por herramientas que presentan sus espacios y permiten hasta simular los montajes, pero de nuevo el organizador choca con una oferta reducida a una o varias marcas. Por último, y han llegado con fuerza, los aglutinadores de espacios pretenden superar esa barrera. Pero, aunque son todos los que están, no están todos los que son.

En un universo tecnológico que parece ofrecer de todo, aún queda mucho por hacer para que el cliente pueda prescindir de la experiencia y saber hacer del especialista en organizar.

El RFP es cada vez más online

Algo indiscutible es que el request for proposal (RFP) es cada vez más virtual y quienes ofrezcan instrumentos que faciliten la creación de solicitudes y la obtención de respuestas adaptadas liderarán el mercado.

La octava edición de Iberian Mice Forums, celebrada en Madrid a finales del pasado mes de marzo, centró parte de su contenido precisamente en estas herramientas. El evento evidenció una realidad: su irrupción ha supuesto una revolución en la organización de eventos. Y es que afecta a algo tan trascendental como los primeros pasos, es decir, el análisis de las diferentes opciones.

Pese a contar con voces a favor y en contra, lo cierto es que las peticiones online a través de este tipo de herramientas se dispararon en España hasta un 21% en 2014.

Un futuro prometedor

Hay quien se resiste al empleo de tecnología online, ya sea por desconocimiento, tanto a nivel de cliente como de organizador, o por considerar que ésta aún no ha evolucionado lo suficiente. Mientras tanto, hay profesionales que nos confirman que ciertas soluciones son imprescindibles en su día a día. Como todo lo virtual, seguirá sorprendiéndonos ante el futuro prometedor que parece existir. Pero como todo en la vida, también tiene sus límites.

Para este tema hemos entrevistado a

David Abreu Director general de PAP Congresos (España)
“El mercado reclama proveedores desarrolladores de apps”

Silvana Biagiotti Directora ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Adaptarse a cada evento es la principal herramienta”

Ricardo Ceratto Director de Marfa Travel (España)
“No hemos utilizado apps porque no ha habido necesidad”

Lucio Bellora Director de Eventos Asociación Empresaria Hotelera Gastronómica de Bariloche (Argentina)
“Debería existir una herramienta que permita modificar el evento según los inputs recibidos durante el mismo gracias a la interacción”

Yárdena Aguilera Account Manager de Halcón Empresas (España)
“Diferentes herramientas obligan a tener tantos interlocutores como proveedores”

Juan Fernando Rubio Meeting Planner de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)
“Sigue siendo imprescindible una libreta de apuntes”

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