La gestión de RFPs (solicitudes de propuesta, por sus siglas en inglés) es parte del día a día para muchos profesionales de los sectores MICE y congresual. Numerosas asociaciones, empresas e instituciones utilizan esta herramienta para especificar sus requisitos de cara a la organización de un congreso, convención, viaje de incentivo o evento y contratar a la agencia, hotel, receptivo u otro proveedor que responda a sus necesidades.

Conforme el sector evoluciona, los RFPs se hacen más complejos y han de reflejar los cambios, tanto en las prioridades de los contratantes como en las necesidades del público. Cada vez más, aspectos como la sostenibilidad, la inclusión o la creación de legado se incluyen en los cuestionarios o son factores clave a la hora de evaluar las propuestas.

Pero, sobre todo, para obtener los mejores resultados, es necesario dejar de tratar los RFPs como una mera herramienta de contratación, y usarlos como un marco estratégico que defina colaboraciones alineadas con los objetivos del contratante.

¿RFP, RFI o RFQ?

Ante todo, es importante entender qué es un RFP y cuándo se utiliza. Existen otros tipos de solicitud con acrónimos similares que a veces se confunden o se utilizan de manera incorrecta. RFI (Request for Information) es una solicitud de información sobre el proveedor, que a menudo constituye el primer paso en la negociación. Es frecuente enviar numerosos RFIs para, a partir de ahí, seleccionar a los proveedores a quienes se invitará a enviar una propuesta.

RFQ (Request for Quotation) es un requerimiento relacionado generalmente con algo sencillo y muy específico, y la decisión se basará puramente en el precio. Mediante esta petición, el proveedor recibe una solicitud de cotización.

RFP (Request for Proposal) alude a una solicitud de propuesta en relación a un servicio más complejo en el que, además del precio, se considerarán otros factores como la experiencia, la creatividad o el enfoque estratégico del proveedor. Generalmente se suele enviar a varios proveedores previamente seleccionados a través del RFI. La licitación por este medio es un proceso que resulta útil para al contratante, ya que le permite comparar diferentes propuestas de manera más fácil y rápida, al seguir una misma plantilla y criterios para todas las ofertas. También se supone más igualitario, al ofrecer las mismas oportunidades a los diferentes proveedores.

La realidad es que muchas veces la política de la entidad obliga a emitir un RFP para contar con varias candidaturas, cuando ya se tiene decidido al proveedor. Y en más ocasiones de las deseadas, la solicitud de propuesta es un camino para fomentar la competencia de un modo nada sano, buscando que cada vendedor ofrezca por sus servicios el precio más bajo posible.

Más allá de la posible mala praxis, el proceso puede ser laborioso y resultar frustrante, tanto para el solicitante como para el proveedor. El comprador ha de preparar un cuestionario que conduzca a las respuestas necesarias, encontrándose a menudo con algunas que no corresponden a lo solicitado. El proveedor, por su parte, ha de dedicar tiempo y esfuerzo para responder con la mejor propuesta posible a solicitudes que no siempre son claras o completas.

Qué se espera del contratante

Para que los proveedores puedan responder a un RFP de la forma más efectiva, necesitan que los compradores aporten varios elementos clave en su solicitud:

Claridad: Cuanta más información se facilite en el RFP, más fácil será presentar una propuesta acertada. Ante todo, es esencial explicar bien qué objetivos se quieren alcanzar, antes de añadir detalles como el número de espacios o habitaciones de hotel requeridos, el perfil del público que se quiere atraer, o las expectativas con respecto al catering o la tecnología a utilizar.

Igual de importante es aclarar qué criterios se utilizarán para la evaluación.

Presupuesto: Hay empresas reacias a especificar un presupuesto en su RFP. Esto no solo dificulta la labor del proveedor, también puede repercutir negativamente en el comprador al tener que desestimar propuestas que podrían ser más interesantes, o más afines a sus objetivos y valores, por una cuestión de coste. El resultado suele ser una sensación de pérdida de tiempo por ambas partes. Por eso es necesario indicar un presupuesto máximo o una franja de inversión orientativa.

Comunicación: No basta con enviar el RFP y esperar a que llegue una respuesta. A menudo el proveedor necesita aclaraciones, por eso es esencial ofrecer algún canal para resolver sus dudas. Una reunión o videollamada individual con el vendedor que lo solicite será preferible a una respuesta impersonal e indiscriminada, enviada a todos los licitantes. Además, puede ser una buena ocasión para conocerse, evaluar la personalidad de la otra parte, e incluso conectar a nivel emocional.

La respuesta del proveedor

Por su parte, los vendedores han de considerar otros elementos a la hora de preparar su propuesta:

Personalización: Pocas cosas son más frustrantes para el comprador que recibir propuestas genéricas que no responden a sus requisitos y claramente han sido enviadas a más solicitantes (a veces incluso olvidando reemplazar el nombre del destinatario en alguna frase). Aunque se recurra a una plantilla, es esencial adaptar cada propuesta a su destinatario, y mostrar el entendimiento de sus objetivos y prioridades respondiendo directamente a ellos.

Uso inteligente de la tecnología: Los avances tecnológicos han permitido crear plataformas de gestión de RFPs que, entre otros, ayudan a identificar las oportunidades más relevantes, crear plantillas para agilizar las respuestas y hacer seguimiento de forma automática. Muchas utilizan la inteligencia artificial (IA) para mejorar su eficiencia. Puede ser sin duda una ayuda para preparar la propuesta, pero no debe reemplazar la aportación creativa del equipo humano.

Creatividad: La respuesta a un RFP es una oportunidad para brillar y demostrar las fortalezas del proveedor, proponiendo la forma más eficiente y creativa de alcanzar los objetivos. También cuando se trata de renovar una licitación. Aunque en este caso ya se cuente con la ventaja de conocer mejor al cliente y sus necesidades, esa relación previa no es garantía de éxito. Por eso es imperativo poner el mismo esfuerzo en sorprender y mostrar qué más se podría hacer.

El factor humano

Cuando las respuestas a un RFP son rechazadas sin explicación, esto puede afectar negativamente a la moral del equipo, sobre todo entre los miembros con menos experiencia, y en consecuencia a su trabajo. Ofrecer un mínimo feedback a los proveedores que no han sido seleccionados no solo les ayudará a entender por qué. También podrán mejorar su propuesta en una próxima ocasión, y sentir que al menos se aprecia el esfuerzo y el tiempo dedicado.

Igualmente desmoralizador para el licitante puede ser comprobar que, tras haberse rechazado su propuesta, algunas de sus ideas son utilizadas por el comprador directamente, o por medio de otro proveedor. Este tipo de actitud deshonesta puede acabar dañando la reputación del contratante y hacer que reciba menos propuestas, o respuestas menos creativas, en el futuro. No hay que olvidar que los proveedores se conocen e intercambien experiencias y opiniones.

Lo que hay detrás de un un RFP no es una mera transacción. Detrás de cada contratante y proveedor hay un equipo humano. Por ello, una total transparencia y honestidad por ambas partes, así como el respeto a los códigos éticos, aunque sean tácitos, son prácticas que deberían formar parte siempre del proceso de licitación. Solo así podrá resultar en una relación duradera y beneficiosa para todos.

Para este tema hemos entrevistado a

Kevin Iwamoto Fundador de Executive Edge Strategies (Estados Unidos)
“Un buen RFP debe mostrar tanto qué se necesita como por qué”

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El sector MICE, caracterizado en estos últimos años por un marcado dinamismo, se enfrenta desde febrero a un escenario marcado por la incertidumbre derivada de la situación geopolítica, que condiciona de forma directa la gestión de las operaciones, principalmente en el extranjero. Un reciente estudio de la Meeting Industry Association (MIA) revela que el 73% de los profesionales del MICE en Reino Unido ya declaran afectados por el actual conflicto en Oriente Medio

En este contexto, tanto los contratantes en empresa como las agencias están tratando, una vez más, de dar ejemplo de resiliencia. Las cancelaciones están a la orden del día, los retrasos a la hora de aprobar acciones marcan la cotidianeidad en este momento, los aplazamientos son considerados casi como buenas noticias y los cambios de destino se contemplan con una asiduidad impensable a principios de año. Evitar ubicaciones próximas a zonas de conflicto está llevando a replantear estrategias y apostar por destinos alternativos.

A esta situación que hace percibir el horizonte como un escenario volátil con consecuencia impredecibles se suma el endurecimiento de los controles fronterizos, donde factores como la introducción de visados electrónicos o cambios en los requisitos de entrada pueden resultar determinantes para la asistencia de algunas nacionalidades en operaciones internacionales. En este contexto, la planificación anticipada se vuelve imprescindible para garantizar el buen desarrollo de cualquier convención, viaje de incentivo o evento.

Destinos nacionales

Como consecuencia, la elección de destinos de proximidad a las sedes de las empresas gana peso entre los contratantes que buscan seguridad y los organizadores que intentan minimizar riesgos. No todo es negativo: esta tendencia contribuye a reducir el impacto medioambiental y refuerza el compromiso por lo local, alineándose con una sostenibilidad que, más allá de las tensiones actuales, no debería dejar de ser un parámetro por el que que seguir apostando.

Para este tema hemos entrevistado a

SUSANA CAGLE Travel & Events Manager en Cantabria Labs
“Nuestra prioridad es la seguridad de nuestros equipos y tenemos una máxima muy clara: si hay riesgo, no hay viaje”

MELISSA SOTO Responsable de eventos e incentivos en Lennox International (EE. UU.)
“Ante el aumento de restricciones en controles fronterizos, estamos optando por EE.UU.”

LARA ESTEVERENA Gerente de experiencia y fidelización de marketing en Laboratorio Elea (Argentina)
“Hemos detectado un incremento en el precio de los billetes de avión a Europa”

AINHOA CEA Experiential Marketing Manager en BMW Iberia (ESPAÑA)
“Priorizamos destinos de proximidad a los que viajar en tren y reducir los vuelos de larga distancia” 

DAVID ROSO Director en Diwoto Travel (España)
“No esperábamos el impacto que iba a tener este conflicto entre Irán y Estados Unidos”

SAMY BESSUDO Presidente de Aviatur (Colombia)
“Estamos registrando más de un 50% de cancelaciones y muchos clientes han optado por posponer sus viajes”

PAULA BUERY MICE, Luxury & Leisure en Lufthansa City Center (Argentina)
“Nos decantamos por destinos que ofrezcan procesos de ingreso más simples”

BELÉN SALGUEIRO Directora en Simmer Events (España)
“Hemos optado por sustituir destinos internacionales, incluyendo europeos, por opciones nacionales”

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Mientras confían en que nuevas tareas hasta ahora llevadas a cabo por personas puedan ser puestas en manos de la IA, es evidente que las labores de consultoría, el expertise que se aplica a muchas decisiones, tener en cuenta el feeling con el cliente y sus necesidades, o la selección de proveedores, no es algo que vaya a formar parte de lo que asume una herramienta basada en una inteligencia artificial. Al menos, de momento.

Porque, si bien es indudable la ventaja de saber utilizar la IA, es necesaria la reflexión sobre el rol tanto de contratantes como de organizadores ante algunas decisiones. Y, sobre todo, darle valor a unas profesiones que tienen como objetivo principal generar sensaciones positivas y duraderas en los destinatarios de sus iniciativas.

Expectativas de futuro

La mejora de textos, de imágenes, apoyo en la redacción y elaboración de presentaciones… ya forman parte de aquello que –parece que incuestionablemente– puede aportar una IA, sin olvidar nunca la necesaria supervisión por parte de un humano. Lo que seguirá dando mucho que hablar es la interpretación que la IA puede hacer de muchas situaciones, la traducción que puede hacer de ellas y el impacto que esto puede tener en las futuras acciones que se lleven a cabo.

Las expectativas sobre el futuro de la IA son inmensas y quizá el horizonte esté aún más lejos de lo que imaginamos. Entre tanto, el sector parece demostrar que está siendo capaz de ir más allá de defender la necesidad del profesional humano y apuesta por explotar al máximo las ventajas que se pueden extraer de la tecnología.

Para este tema hemos entrevistado a

CLAUDIA FUENTES Marketing Business Leader en Sonda (Chile)
“Los mapas de sensaciones nos llevan a crear zonas donde el asistente está más receptivo”

PILAR GARCÍA Travel & Events Manager en Logicalis Spain (España)
“Pido a los Reyes Magos que la IA genere informes posevento”

VALENTINA OÑA Asistente de eventos corporativos en Adium (Uruguay)
“Hay ‘grises’ a los que un chatbot no puede llegar en determinadas situaciones”

ELIZABETH GALLO Gerente de Recursos Humanos en PwC Argentina (Argentina)
“La IA no puede trabajar la empatía, la intuición o la cercanía”

JUAN MANUEL BAIXAULI CEO y fundador de Consultia Business Travel (España)
“La IA libera nuestro equipo humano para centrarse en la parte consultiva y estratégica”

SERGIO VENTURA Director de Marketing & Business Development en Énfasis (Argentina)
“La IA nos lleva a reflexionar sobre qué somos nosotros”

FERNANDO FAMAÑÍA CEO de IFAHTO MEETINGPLANNER (México)
“Esperamos que la IA pueda anticipar riesgos, sugerir soluciones y personalizar rutas de experiencias”

CRISTINA JIMÉNEZ Gestora de cuentas en MCI Group Spain (España)
“Espero que la IA nos ayude a perfeccionarnos y distinguirnos de la competencia”

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El informe aborda temas como el cambio climático, el plástico de un solo uso, la mala utilización de materiales o las sobras de comidas en eventos, aportando estudios de casos y datos científicos, junto con recomendaciones prácticas para el sector MICE. El diseño incluye imágenes impactantes que reflejan la belleza de la naturaleza y sirven para reforzar el mensaje de la necesidad urgente de actuar.

Entre sus conclusiones, propone un nuevo sistema para eventos, Hannuwa, que IMEX pondrá a prueba cuando se reactive este sector. Se basa en cuatro principios principales – eliminación de desechos y polución, uso contínuo de materiales, inclusividad y diversidad, y regeneración de sistemas naturales – y una metodología en ocho pasos para inspirar, educar y guiar a los profesionales de los eventos en su transiciòn a una gestión circular de los mismos.

El informe aporta varios datos que confirman la oportunidad que presenta la economía circular. Según Cambridge Economics, su aplicación podría resultar en la creación de unos 700.000 nuevos puestos de trabajo y generar beneficios de 1,8 billones de euros en la Unión Europea en 2030. Según Accenture, podría llevar a un crecimiento global de 4,5 trillones de dólares.

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Además de gestionar los espacios disponibles en los 35 hoteles Icon y Petit Palace, ideales para eventos íntimos dado su tamaño, Eventier puede ofrecer su know how para actos en otros lugares. En el nuevo departamento se incluye también una línea de Food & Beverage con un enfoque en el desarrollo de propuestas gastronómicas con productos locales de temporada.

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Además de una gran variedad de espacios y todos los servicios requeridos para la organización de eventos, desde empresas de catering o seguridad a la tecnología más puntera, Eventeas ofrece la posibilidad de añadir ponencias de grandes comunicadores e influencers en distintos sectores. Próximamente, la plataforma contará también con una sección de experiencias que se pueden contratar, como una visita al backstage del Circo del Sol o una clase de estrategia y trabajo en equipo con el tenista Alex Corretja, por ejemplo.

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Una vez que se formalice el proceso de adquisición, lo cual está previsto en el tercer trimestre de este año, la plantilla de Banks Sadler pasará a formar parte del equipo de American Express Meetings & Events, la división especializada en la gestión y organización de eventos corporativos.

Banks Sadler fue fundada en 1982 en Londres y cuenta, además, con oficinas en las ciudades inglesas de York y Windsor, además de París, Dusseldorf y Nueva York. Su plantilla la componen aproximadamente 250 profesionales y la compañía ha conseguido posicionarse en estos 35 años como una agencia de renombre en el sector.

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Mitool incluye una serie de soluciones tecnológicas dirigidas a gestionar el ciclo de vida completo de un evento, incluyendo encuestas de satisfacción, monitorización de contenidos en redes sociales y el seguimiento en tiempo real de los datos que se van generando. Asimismo, a través de la web ad hoc creada para el evento se pueden obtener, durante el proceso de registro, datos demográficos, datos profesionales y áreas de interés del asistente.

De este modo, la herramienta permite generar engagement con los participantes a través de la personalización e interacción. El proveedor puede crear o impulsar servicios según las preferencias del asistente y las tendencias de la industria. En el caso de los patrocinadores, el análisis del big data permite crear un contenido que conecte con las expectativas del público.

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Las herramientas online de gestión de eventos han nacido para simplificar el trabajo del organizador, ya sea éste directamente el contratante o la agencia encargada del montaje. Sin embargo, muchos aspectos escapan a las funcionalidades que ofrecen, tales como la negociación sobre el pago o la facturación.

Las apps facilitan la gestión de los flujos en aspectos como la acreditación a la entrada al recinto, permiten resolver dudas o consultas liberando la secretaría técnica y ayudan a interactuar con el asistente, aunque también demuestran sus limitaciones, incluso las creadas ad hoc para los eventos.

Las plataformas que las compañías aéreas ofrecen a través de sus alianzas pueden ser un aliado valioso cuando se trata de gestionar reservas procedentes de todo el mundo. A pesar de ello, el organizador se ve limitado a las aerolíneas que integran la red.

Los hoteles apuestan por herramientas que presentan sus espacios y permiten hasta simular los montajes, pero de nuevo el organizador choca con una oferta reducida a una o varias marcas. Por último, y han llegado con fuerza, los aglutinadores de espacios pretenden superar esa barrera. Pero, aunque son todos los que están, no están todos los que son.

En un universo tecnológico que parece ofrecer de todo, aún queda mucho por hacer para que el cliente pueda prescindir de la experiencia y saber hacer del especialista en organizar.

El RFP es cada vez más online

Algo indiscutible es que el request for proposal (RFP) es cada vez más virtual y quienes ofrezcan instrumentos que faciliten la creación de solicitudes y la obtención de respuestas adaptadas liderarán el mercado.

La octava edición de Iberian Mice Forums, celebrada en Madrid a finales del pasado mes de marzo, centró parte de su contenido precisamente en estas herramientas. El evento evidenció una realidad: su irrupción ha supuesto una revolución en la organización de eventos. Y es que afecta a algo tan trascendental como los primeros pasos, es decir, el análisis de las diferentes opciones.

Pese a contar con voces a favor y en contra, lo cierto es que las peticiones online a través de este tipo de herramientas se dispararon en España hasta un 21% en 2014.

Un futuro prometedor

Hay quien se resiste al empleo de tecnología online, ya sea por desconocimiento, tanto a nivel de cliente como de organizador, o por considerar que ésta aún no ha evolucionado lo suficiente. Mientras tanto, hay profesionales que nos confirman que ciertas soluciones son imprescindibles en su día a día. Como todo lo virtual, seguirá sorprendiéndonos ante el futuro prometedor que parece existir. Pero como todo en la vida, también tiene sus límites.

Para este tema hemos entrevistado a

David Abreu Director general de PAP Congresos (España)
“El mercado reclama proveedores desarrolladores de apps”

Silvana Biagiotti Directora ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Adaptarse a cada evento es la principal herramienta”

Ricardo Ceratto Director de Marfa Travel (España)
“No hemos utilizado apps porque no ha habido necesidad”

Lucio Bellora Director de Eventos Asociación Empresaria Hotelera Gastronómica de Bariloche (Argentina)
“Debería existir una herramienta que permita modificar el evento según los inputs recibidos durante el mismo gracias a la interacción”

Yárdena Aguilera Account Manager de Halcón Empresas (España)
“Diferentes herramientas obligan a tener tantos interlocutores como proveedores”

Juan Fernando Rubio Meeting Planner de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)
“Sigue siendo imprescindible una libreta de apuntes”

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