Carina Bauer, CEO del Grupo IMEX, explica las novedades previstas este año en el salón internacional de la industria MICE que se celebrará del 19 al 21 de mayo en Messe Frankfurt (Alemania). Grupo PUNTO MICE es media partner.

¿Qué es lo más destacado de esta nueva edición de IMEX Frankfurt?

Tenemos un nuevo eje para esta edición: El diseño importa. No solo acabamos de publicar un informe sobre la importancia del diseño en el sector MICE, sino que cuatro de las líneas del programa educativo de la feria tratarán sobre este tema: El diseño importa, Diseño regenerativo, Diseño para cubrir necesidades humanas y Diseño de experiencias para eventos.

Cuando hablamos de diseño no solo nos referimos al aspecto puramente estético, aunque es importante, sino a la intención. Se trata de pensar de una forma más estratégica cómo planificamos nuestros negocios y nuestras operaciones MICE de cara al futuro, cómo crear experiencias o llevar a las marcas a conseguir los objetivos del público.Todo esto formará parte del programa educativo.

Además, Frankfurt ha sido designada Capital Mundial del Diseño este año y organizaremos también diferentes experiencias en torno al tema por toda la ciudad, incluyendo el tour immersivo “Frankfurt, ciudad del Wow!” organizado por Messe Frankfurt. El recinto ferial ofrecerá también un tour de sus archivos históricos.

¿Qué otras novedades habrá en la feria?

Como siempre, tenemos muchos expositores nuevos o con una presencia más destacada, incluyendo una gran representación de Norteamérica y Latinoamérica. Uruguay, por ejemplo, traerá el doble de asociados, mientras que México ha duplicado su espacio. Recibiremos a nuevos expositores de África, como Mozambique y Angola, que presentará su nuevo convention bureau, además del retorno de otros destinos como Túnez y Uganda. También contaremos con una gran presencia de Oriente Medio, demostrando la resiliencia de esta región.

Por otro lado, el hall 9, donde tienen lugar las sesiones educativas, ha sido completamente rediseñado, rebautizando sus tres teatros con los nombres Flow, Rise y Evolve. También hemos mejorado el programa para quienes asisten por primera vez, con el fin de ayudarles a transitar por la feria de manera más efectiva y conectar con otros profesionales.

¿Qué tendencias percibe en el sector MICE y en el asociativo?

Todos estamos lidiando con la inestabilidad global actual. Lo que veo es que hemos aprendido mucho tras superar tantas crisis geopolíticas a lo largo del tiempo. Por ello, se trata de sectores muy resilientes, que entienden bien la gestión de crisis y cómo resurgir o cambiar de dirección. La inestabilidad es algo que está en la mente de todos ahora mismo cuando piensan dónde organizar su próxima acción o, sobre todo en el caso de las asociaciones internacionales, en quién podrá asistir a su congreso.

También asistimos a un cambio generacional: en los próximos cinco años, la Generación Z constituirá la mayor parte de la fuerza laboral. Para nuestro sector, supone un gran cambio no solo en cuanto a los profesionales con los que trabajamos, sino en cuanto al público. Las necesidades de ese perfil son diferentes con respecto a lo que estamos acostumbrados. Hay que pensar bien no solo qué es importante para la asociación o empresa, sino también qué necesitan esos delegados, qué tipo de experiencia buscan.

Por supuesto, tenemos que hablar de la inteligencia artificial, de cómo está transformando nuestro comportamiento y expectativas, cómo nos comunicamos y vivimos la experiencia de los congresos, convenciones, viajes de incentivo y eventos… Al mismo tiempo, no cambia la necesidad de reunirse cara a cara. Al contrario, creo que se ha incrementado a causa de la IA y el enfoque más digital que hay en el mundo en general. La necesidad de juntarse y el deseo de establecer una conexión humana es mayor que nunca, y nosotros ofrecemos un canal en el que pueden confiar.

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La presencia latinoamericana será mayor este año con el debut de Panamá y Perú como expositores. Otros destinos como Estocolmo o la ciudad estadounidense de Anchorage, en Alaska, así como el grupo hotelero Millennium Hotels and Resorts y varios proveedores tecnológicos estarán también presentes por primera vez.

Citas personalizadas

Los compradores tendrán mayor control sobre su agenda gracias a un nuevo sistema de citas en el que podrán reservar directamente con los expositores de su interés y ver las franjas horarias prioritarias. También tendrán beneficios adicionales como acceso a The Lounge, un área tranquila donde trabajar, reunirse o hacer nuevos contactos, además de poder disfrutar del programa de ponencias y eventos de networking.

Se mantienen por otra parte los beneficios para hosted buyers, incluyendo una agenda personalizada de reuniones preestablecidas según su perfil y preferencias, con la posibilidad de solicitar citas adicionales directamente a los proveedores. También recibirán contribuciones de cara al coste de sus vuelos, transfers y alojamiento.

Avance del programa

Exceptional Experiences, un programa especial de talleres y debates dirigido a los responsables de marketing y eventos en empresas, volverá a IBTM World este año tras el éxito de su lanzamiento en 2024. También repiten presencia The Future Stage, escenario donde se explorarán las últimas tendencias y herramientas en el sector MICE, y el Hotel Pavilion, espacio dedicado a hoteles independientes.

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Su directora, Elenora García, explica las principales novedades que esperan tanto a los compradores invitados como a los proveedores presentes.

¿Qué novedades ofrecerá este año IBTM Americas?
Celebramos nuestra 15ª edición y por eso incluiremos varias novedades emocionantes. No solo conmemoramos el evento, sino también a toda la comunidad que ha sido parte de él año tras año y que ha evolucionado junto con nosotros.

Estaremos estrenando una app que facilitará la participación tanto de expositores como de visitantes y compradores, manteniéndolos informados sobre todo lo que sucede en la feria. Podrán revisar sus agendas de negocio, horarios de conferencias y actividades que estén sucediendo en el Centro Citibanamex.

Tendremos cuatro escenarios que albergarán nuestros distintos programas educativos, Pharma Congress, Sustainable Mindset Talks, Sport Congress, Romance Congress y nuestra Event Design Conference. Este año, estamos integrando conferencias interactivas, buscando que nuestros visitantes participen y se lleven una experiencia inspiradora para sus propios eventos.

Para celebrar, hemos preparado IBTM Community Hour, un momento dedicado a que compradores y expositores se reúnan en el piso de exhibición para conectar, fortalecer alianzas, conocer nuevos colegas y expandir sus horizontes de forma lúdica. Durante esta dinámica, los expositores ofrecerán degustaciones, actividades interactivas y mucho más, creando un ambiente propicio para el networking y la colaboración.

Por ultimo y no menos importante, hemos establecido una alianza para implementar un programa denominado Change Maker que fomente que nuestros expositores adopten prácticas sostenibles, inclusivas y socialmente responsables en el piso de exhibición.

¿Qué temáticas protagonizarán las sesiones de formación?
Uno de los temas que hoy en día está revolucionando el mundo y también ha impactado en nuestra industria es la inteligencia artificial, por esto hemos traído a la mesa diferentes sesiones alineadas con ella y cómo aplicarla. Buscamos que nuestras sesiones no solo sean escuchadas, sino que conecten con nuestros asistentes por medio de la interacción, por ejemplo, a través de algunos showrooms interactivos en la parte de sustentabilidad.

¿Cuántos expositores estarán presentes y de qué procedencia?
Este año, IBTM Americas contará con la participación de más de 470 expositores de diversas partes del mundo. Entre los destinos que participarán por primera vez se encuentran Chile y Michoacán (México).

Un año más, Grupo PUNTO MICE es media partner de la mayor feria especializada en MICE y congresos de México: IBTM Americas tendrá lugar en en Centro Citibanamex de Ciudad de México.

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La tendencia a utilizar la IA se mantiene al alza entre las grandes empresas y organizadores de ferias, mientras que los profesionales independientes y las agencias pequeñas realizan un consumo muy bajo de este tipo de aplicaciones.

Entre las tareas que la IA puede desarrollar, Maritz destaca la personalización de la asistencia para el asistente, la creación de encuestas y su posterior análisis, la formación de los equipos, la creación de contenido, la simplificación del registro o la organización del espacio, entre muchas otras. La personalización pasa por facilitar el proceso de inscripción a los participantes, pero también aconsejarles sobre cómo mejorar su experiencia o sacarle más partido a su asistencia.

Áreas de interés

En el ámbito de la logística y la planeación, la IA permite ahorrar tiempo, optimizar recursos y expandir el conocimiento. En relación a la gestión de audiencias y marketing, la personalización de cada experiencia conllevará un mayor engagement, mientras que en cuanto al análisis de datos, la IA puede ayudar a tomar decisiones en tiempo real gracias a su capacidad para predecir situaciones.

A la hora de organizar estancias, la IA puede facilitar las peticiones referidas al destino, los espacios o las actividades que compondrán el programa. Los títulos de las sesiones, las descripciones de contenido o el idioma de los mensajes dirigidos al asistente también se pueden adaptar para una mayor comprensión.

A más largo plazo, la personalización puede incluir propuestas de networking específicas para cada asistente, la creación de jornadas adaptadas a cada persona mediante la automatización de algunos procesos o el análisis de comportamientos o emociones en tiempo real. 

Con la previsión que puede generar la IA, se puede estimar de manera más exacta el coste de una operación y, en función de ello, decidir propuestas de patrocinio personalizadas o cuotas de participación.

Un impacto positivo

Según Maritz, delegar algunas de las funciones que ahora desarrollan las personas en la IA contribuye a generar mejores operaciones MICE o congresos, ya que puede dedicarse más tiempo a la creatividad y a la atención al cliente. Además, el acceso a la información ya existente también es más rápido, por lo que se puede contar con más elementos para tomar decisiones. Como consecuencia de todo ello, la eficiencia se ve aumentada. La IA ayuda a los empleados no solo a reducir el tiempo de trabajo dedicado a algunas tareas, sino a fomentar un buen uso de las herramientas disponibles. Es posible responder más rápido a las demandas, con un contenido más adaptado y pudiendo involucrar a más personas. Los procesos de emisión de facturas, pagos y cobros, también se ven reducidos en cuanto al tiempo que conllevan. 

La privacidad de datos y los requisitos de confidencialidad se pueden garantizar, protegiendo desde la IA los accesos, la información que se puede compartir o los derechos de autor. Prevenir la discriminación o el plagio es otra de las ventajas que Maritz percibe.

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El programa incluirá asimismo sesiones enfocadas en la importancia de la inclusión y la diversidad para el éxito en los negocios. La futbolista María Teixidor hablará de liderazgo, cultura e igualdad en el FC Barcelona, mientras que la escritora Ellie Middleton, diagnosticada con autismo y trastorno de déficit de atención con hiperactividad, hablará de cómo hacer eventos inclusivos teniendo en cuenta la neurodiversidad. El salón contará además con un nuevo espacio, Workplace Revolution, donde tratar estos temas en un ambiente informal.

IBTM World apuesta por la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes a la feria con la introducción de nuevas herramientas este año. La plataforma para pedir citas incluye una nueva herramienta, WalkMe, que asesora a los usuarios en cada fase del proceso de selección. Por primera vez, los compradores visitantes pueden utilizarla también para concertar citas con expositores y sincronizar su agenda en la app de IBTM World, como ya hacían los hosted buyers. Un nuevo panel de expositores (Exhibitor Dashboard) permite a los proveedores medir el retorno en la inversión mostrándoles, en tiempo real, el número de visitas a su perfil y los leads generados con la app Emperia. Por último, este año el registro está a cargo de Iceni Event Solutions, que utilizará una nueva herramienta de certificación para hacer un seguimiento individual de la asistencia a sesiones y el progreso posterior.

Varios destinos tendrán una presencia más destacada y otros regresan por primera vez desde la pandemia. La región de las Américas es la que tendrá un mayor crecimiento, con México, Costa Rica y Los Angeles (Estados Unidos) regresando por primera vez desde 2019. En la sección de Europa, Antwerp (Bélgica) presentará su nuevo convention bureau y París tendrá un stand mayor para promocionar oportunidades en torno a la celebración de los Juegos Olímpicos de 2024. La ciudad anfitriona, Barcelona, contará con más representantes este año, y Londres lanzará una guía para ayudar en la organización de eventos tras el Brexit. En cuanto a destinos asiáticos, Jakarta se estrenará este año, mientras que Hong Kong y Macau regresan con un espacio mayor que nunca. Y, en la región MENA (Oriente Medio y norte de África), Jordania, Marruecos y Abu Dhabi han incrementado también su espacio.

El salón de referencia de la industria MICE, en el que Grupo PUNTO MICE será nuevamente media partner, se celebrará en Fira Barcelona (España) del 28 al 30 de noviembre de 2023.

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Durante la feria también habrá un evento organizado en colaboración con ICCA con el objetivo de acercar a las asociaciones presentes en Latinoamérica con los jugadores clave del sector. COMETUD es la Confederación de Organizadores de Eventos Deportivos también traerá a la feria a los organizadores de este tipo de operaciones.

El Pharma Congress es ya un clásico de IBTM America que convoca a los planners farmacéuticos ofreciéndoles un amplio programa académico a cargo de responsables de las sociedades médicas. También se celebrará La segunda edición del Congreso Latinoamericano de DMCs del que Grupo PUNTO MICE es media partner a través de PUNTO DMC. My profile booster es un programa enfocado únicamente a los hosted buyers a través del que se les invita a pertenecer a una comunidad de profesionales que encuentre en esta plataforma valores agregados que van más allá de su perfil profesional.

Sobre un total de 500 empresas, este año habrá nuevos expositores como Filipinas, Grecia, España o Corea del Sur que presentarán su oferta ante 600 compradores y 1.500 visitantes procedentes de todo el continente americano.

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¿Qué tendencias percibe y se confirmaron en IMEX América 2017?
La tecnología continúa siendo un tema clave, por eso hemos tenido áreas dedicadas a la inteligencia artificial y la realidad virtual que tan de moda están. La sostenibilidad, la responsabilidad social corporativa (RSC) y el bienestar, el diseño de eventos y cómo mejorar la participación de los asistentes también fueron algunos de los temas tratados porque sabemos responden a una demanda. Estas sesiones se enmarcaron dentro de la temática “Reuniones Útiles”. El IMEX 2017 Talking Point trató sobre cómo crear experiencias inolvidables para los asistentes. La seguridad y los cambios políticos siguen estando en la mente de todos, por eso nos hemos centrado en enfoques como el que apunta a que juntos, como industria global, podemos conseguir que la gente siga reuniéndose y compartiendo sus conocimientos con confianza.

¿Cuántos hosted buyers asistieron?
3.200 hosted buyers procedentes de 60 países y este año pudimos confirmar diez nuevos grupos de compradores procedentes de Estados Unidos: Best Cities, Double Dutch, Event Mobi, Westjet, Roots MICE– USA/Canada, Event Experiences by Incentive Concepts, Incenta Rewards, Hosts Global, Site South America y Kenes. Trabajamos siempre para proporcionarles a todos –tanto a los nuevos compradores invitados como a los que repitieron, así como otros asistentes e invitados a la feria– una experiencia valiosa, con gran variedad de oportunidades para aprender, hacer networking y negociar.

¿Qué novedades hubo en cuanto a sostenibilidad?
Tuvimos varias novedades excitantes en sostenibilidad y RSC en IMEX América 2017. Por ejemplo, la moqueta fue 100% de material reciclado, usamos más papel para eliminar plástico y no imprimimos catálogo, lo cual supuso un ahorro de 20 toneladas de papel. Además, como parte de nuestra iniciativa #greencaffeine, pedimos a todos los asistentes que trajesen una taza de su casa para el café. En cuanto a RSC, trabajamos con la organización sin ánimo de lucro Spread the Word Nevada, dedicada a la educación infantil, y pedimos a los asistentes que trajesen un libro, bien para niños o para adultos, y lo donasen al Shade Tree Shelter. Estos esfuerzos se sumaron a nuestros programas existentes de sostenibilidad y RSC y prácticas que ya se incluyen en otras ediciones de la feria como el reciclaje de desechos, el uso sensato de la energía, la producción de kits de higiene Clean the Word, la oferta de comida y bebida Waterwise Wednesdays, nuestro programa Badgeback y los donativos de los expositores.

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