El documento se ha elaborado a partir de los resultados de una encuesta realizada a más de 380 event planners en empresas de EMEA (Europa, Oriente Medio y África), ANZ (Australia y Nueva Zelanda) y Norteamérica.

EventsAir pone de manifiesto una brecha significativa entre la percepción de la IA como una herramienta muy valiosa para mejorar los resultados de las operaciones MICE, una opinión que comparte el 72% de los encuestados, y su aplicación real, ya que el 26% todavía no la utiliza. Los autores del informe sacan en conclusión que, aunque existe un gran interés por esta tecnología, la confianza en cómo aplicarla aún está en desarrollo.

La IA como apoyo y no como sustituto

El informe señala que la rapidez con la que evoluciona la IA, así como el discurso sobre su capacidad para «reemplazar» o «redefinir» determinadas tareas, podría explicar la reticencia del sector a confiar en esta tecnología.

Desde EventsAir subrayan que la IA no puede sustituir la labor de los event planners, ya que la organización de operaciones MICE requiere un factor humano que esta tecnología no puede reemplazar. Por ello, presentan su uso como una oportunidad para contar con una herramienta de apoyo que permita reducir la carga administrativa o revisar propuestas, por ejemplo, sin delegar en ella la toma de decisiones.

En cuanto a las tareas para las que se utiliza la IA, los event planners prefieren recurrir a ella en aquellas áreas que EventsAir considera de bajo riesgo, pero con un alto impacto en el trabajo diario. El 62% de los encuestados la utiliza para labores de marketing, como la redacción de correos electrónicos, la reutilización de contenidos y la creación de textos (copywriting), mientras que el 38% recurre a ella para el análisis de datos y la elaboración de informes.

Falta de conocimiento

Más de la mitad de los encuestados (63%) reconoce que la falta de conocimiento o experiencia es el principal obstáculo para implementar la IA en sus empresas. Además, el 53% expresa preocupación por la privacidad y la seguridad de los datos, mientras que el 31% señala las limitaciones de costes y presupuesto.

A partir de estos resultados, EventsAir propone una serie de recomendaciones para reducir la inseguridad y la incertidumbre que genera esta tecnología.

En primer lugar, recomienda invertir en formación sobre IA. El informe explica que la mayoría de las herramientas que se utilizan actualmente funcionan mediante grandes modelos de lenguaje (LLM, por sus siglas en inglés). Entender cómo dar instrucciones adecuadas a la IA (prompting) es fundamental para reforzar la confianza de los event planners a la hora de utilizarla, señala el estudio.

En segundo lugar, EventsAir considera esencial establecer un propósito claro para el uso de la IA. Para ello, recomienda identificar y enumerar aquellas tareas en las que puede resultar útil, especialmente las más repetitivas o que requieren mucho tiempo, con el fin de definir de forma precisa en qué áreas aplicarla.

Por último, aconseja revisar los resultados generados por la IA con criterio crítico y no de forma pasiva. El informe concluye que la clave está en comprender cómo utilizar esta tecnología, conocer sus capacidades, reconocer sus limitaciones y aplicarla allí donde contribuya a reforzar el trabajo.

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