El verdadero desafío está en el nivel de exigencia. Todo tiene que funcionar con un margen de error prácticamente nulo, y eso no depende solo de la interpretación.

Para que un evento así salga bien, hay que tener bajo control todo el sistema: desde la microfonía de los delegados hasta lo que escucha cada asistente. Si algo falla en ese recorrido, da igual lo buenos que sean los intérpretes.

En este caso, nuestro socio PRG nos planteó un despliegue muy concreto: 400 unidades de delegado en seis salas y la coordinación de más de 23 cabinas de interpretación para dar servicio a más de 2000 asistentes de todo el mundo.

La dificultad es que todo está interconectado. No existe una “parte técnica” por un lado y una “parte de interpretación” por otro. Es un único sistema que debe funcionar de forma continua y sin fallos. En la plenaria principal, más de 200 unidades de delegado Bosch DICENTIS  y 21 consolas de interpretación repartidas en siete cabinas, cumpliendo con los requisitos de la ONU.

¿Por dónde empieza todo? Por algo aparentemente simple: el audio

La microfonía de conferencia es la base. Si el audio no entra limpio, el problema se arrastra en todo el sistema. Esa es la base real del trabajo de interpretación. Cuando no está bien resuelto, aparecen los problemas: pérdida de matices, repeticiones o interrupciones.

A partir de ahí, la coordinación en cabina. Cambios continuos en la configuración de las consolas según la sesión, con indicaciones muy concretas del equipo de la ONU, como la asignación de relés automáticos. No hay margen para la improvisación.

Por último, la distribución de los idiomas: que cada asistente reciba el canal correcto, sin interferencias ni cortes. Incluyendo la gestión de salas de desborde, donde se emite la interpretación desde la plenaria principal.

La clave no está en cada elemento por separado, sino en cómo se coordina el conjunto. La parte técnica, los intérpretes y producción trabajando como un único equipo, con una planificación previa y criterios claros desde el inicio.

Así es como trabajamos en este tipo de proyectos: integrándonos con el equipo de producción y con el cliente desde el principio, evitando tener que reaccionar en directo.

Cuando todo esto está bien resuelto, la parte técnica no se nota. Y ese es el mejor indicador de que el proyecto ha sido un éxito.

Si estás organizando un congreso multilingüe, merece la pena revisar el planteamiento técnico antes de entrar en producción.

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Esta iniciativa surge ante la gran demanda MICE internacional que se está experimentando en los últimos tiempos en varias ciudades españolas como Madrid y Barcelona.

Entre las cuestiones planteadas, se encuentran las siguientes:

1. Tener en cuenta las circunstancias específicas y temporales, el modelo de negocio y las dimensiones de cada hotel.
2. Comprometerse con unas peticiones que sean coherentes con la dimensión de la actividad, mostrando transparencia por parte de las empresas organizadoras de congresos.
3. Acordar políticas razonables en lo que respecta a los depósitos de reserva por parte del hotel y delimitar a qué partidas del presupuesto afectaría.
4. Establecer reuniones puntuales entre OPC, hotel y cliente final de forma previa a la operación para comentar las condiciones.

Las mismas han sido desarrolladas en la tradicional jornada técnica anual celebrada por OPC Catalunya en Barcelona, en la mesa redonda “Garantizar habitaciones: ¿condición sine qua non para contratar salas? Buscando fórmulas de consenso”, en la que se ha planteado contar con la colaboración de los convention bureau, que pueden actuar como nexo de unión entre las empresas organizadoras de congresos y los profesionales del sector hotelero.

Cristoph Tessmar, director del Barcelona Convention Bureau, afirmó que vincular las reservas de salas para operaciones MICE locales al compromiso de un número de habitaciones mínimo puede ser contraproducente tanto para el hotel como para el destino por el riesgo de perder al cliente.

Por su parte, Meritxell Miró, director of sales corporate & MICE Eastern Spain – Meliá Hotels International, aseguró que la disponibilidad de una sala depende de muchos factores, entre ellos, la coyuntura por la que atraviesa el hotel en el momento de la reserva.

Juan Pablo Hernanz, director nacional de ventas de Marriot Auditorium Hotel & Conference Center de Madrid, propuso como solución ofrecer packs para deslocalizar las operaciones MICE nacionales de las grandes ciudades y apostar por otras zonas de las provincias.

Para finalizar, Guillem Torres, director de Torres Pardo SL y presidente de OPC Catalunya, apuntó que este problema afecta sobre todo a las actividades organizadas por empresas locales en Madrid y Barcelona, donde hay una gran demanda MICE internacional, por lo que los hoteles solicitan bloqueos de habitaciones, bastantes altos en algunas ocasiones, y los organizadores internacionales aceptan, por lo que los locales se encuentran en situación de desventaja.

En resumen, OPC Catalunya cree que es necesario iniciar un acercamiento entre OPCs locales y hoteles MICE, contando con los conventions bureaus respectivos, para plantear los posibles escenarios del futuro e intentar aplicar un proceso que cumpla con las expectativas y necesidades de todas las partes implicadas.

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Los incentivos para la captación de eventos internacionales incluyen el apoyo con servicios locales y la logística del evento, viajes de inspección, mercadeo y la provisión de experiencias turísticas emblemáticas para mejorar la experiencia de los asistentes. Entre otros, Panamá será sede de las Olimpiadas Mundiales de Robótica en 2023, y también acogerá FIEXPO, la Feria Internacional del Mercado de Reuniones y Viajes de Incentivo de América Latina y el Caribe, durante los próximos tres años.

Además, el país cuenta con nuevas instalaciones para MICE como el Centro de Convenciones en la Calzada de Amador, inaugurado el pasado mes de octubre, que tiene capacidad para 23.000 delegados. La expansión de su aeropuerto internacional se completará en el segundo semestre de 2022 con la inauguración de una nueva terminal, consolidando a Panamá como el país mejor conectado de las Américas, con vuelos a más de 90 destinos en 35 países.

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