Con la llegada de la pandemia se aceleró el proceso de digitalización que estaba ya transformando hasta las actividades más mundanas: las compras online, la comunicación por videollamada, el ocio vía streaming… También el sector MICE recurrió al ámbito digital para su supervivencia, con reuniones, eventos, conferencias y ferias online cada vez más sofisticados.

Como consecuencia, el cibercrimen aumentó en un 600%, según la consultora de ciberseguridad Purplesec. Se estima que cada 39 segundos se produce algún tipo de ciberataque. El 2020 ya había sido un año récord en delitos de filtración de datos, en octubre de este año ese volumen ya se había superado en un 17%, según Fortune. Son estadísticas muy preocupantes.

El atractivo de los eventos digitales o híbridos para los cibercriminales es evidente. Además del contenido relacionado con la sesión, en una única plataforma online se gestionan los datos personales de miles de profesionales registrados, incluyendo directivos de grandes corporaciones de todo el mundo. Los organizadores, ahora más que nunca, tienen el deber de proteger esos datos y garantizar en la medida posible la seguridad del evento.

Las consecuencias de no hacerlo son nefastas. Un ciberataque puede resultar en pérdidas millonarias para las empresas hackeadas. Pero, más allá del impacto económico inmediato, puede dañar irreparablemente la reputación del organizador, y dar al traste con cualquier perspectiva de negocios futuros.

¿Videollamadas inofensivas?

Aunque un ciberataque en un evento digital de alto perfil tendrá más notoriedad, cualquier encuentro online supone un riesgo, incluso las simples videollamadas a través de plataformas como Zoom o Microsoft Teams con el resto del equipo cuando se trabaja remotamente. Se ha convertido en la vía habitual a la hora de mantener reuniones, internas o externas, y se prevé que continúe siéndolo mientras se reactiva el trabajo presencial en la oficina y los viajes de negocios, al menos para reuniones no esenciales.

La familiaridad ha hecho que a veces se descuide la seguridad. Por ejemplo, a veces se comparten a través de estas plataformas documentos con información confidencial o sensible. Por ello es esencial asegurarse de que solo personas autorizadas están presentes en la videoconferencia. También conviene que todos los participantes tengan una conexión a Internet segura, algo que no siempre se puede garantizar cuando se conectan desde casa o una red de Wi-Fi pública, como en un café o en la terminal de un aeropuerto.

Las plataformas de videoconferencias son un medio vulnerable. Más de medio millón de cuentas de Zoom han sido ya infiltradas y los datos de los usuarios vendidos a través de la Dark Web.

Tipos de ataques

Uno de los nuevos delitos que han surgido a raíz de la proliferación de eventos digitales es el llamado zoombombing. Es una forma de irrumpir en las reuniones virtuales por parte de personas que no fueron invitadas. Muchos buscan simplemente interrumpir con sus propios contenidos de propaganda, a veces abusivos, pero también pueden acceder a los datos de los participantes la información que se esté compartiendo.

El 94% de los ciberataques se suelen realizar vía e-mail. En la mayoría de los casos se trata de fraude por phishing, o suplantación de identidad de una organización legal, engañando al usuario para que comparta información confidencial como datos bancarios. Se estima que en 2020 se crearon casi siete millones de páginas fraudulentas de phishing.

Para los eventos digitales, el mayor riesgo radica en los ataques de ransomware, o malware de rescate. Un software malicioso “secuestra” archivos, o incluso todo el equipo o dispositivo, de modo que nada es accesible a menos que se pague un rescate para liberar o descifrar esos datos, que han sido encriptados. Estos ataques bloquean absolutamente todo, haciendo imposible seguir adelante con cualquier actividad online que se estuviese llevando a cabo.

¿Qué se puede hacer?

Aunque no siempre es posible evitar un ciberataque, los organizadores de cualquier evento digital o híbrido, sea una simple videoconferencia o una feria virtual, pueden adoptar medidas preventivas para reducir los riesgos y estar mejor preparados para reaccionar.

• Lo primero es tener claro qué es exactamente lo que hay que proteger, qué datos se van a manejar y dónde van a estar. Y en todo momento. Hay que hacer un buen análisis de riesgos para establecer todas las posibles eventualidades. Solo así se podrá estar preparado.
• En el mundo virtual, “menos es más”. Cuantos menos datos se manejen online, menos se pueden perder y, aunque puede ser tentador usar diferentes plataformas digitales –sobre todo para eventos híbridos–, es preferible integrarlas en un único sistema y protegerlo con una contraseña única.
• Del mismo modo, cuantas menos personas en la organización tengan acceso a los datos, menor será el riesgo. En todos los casos es importante que las personas involucradas en el evento virtual o híbrido, desde directivos al personal de recepción en la sede presencial, reciban la necesaria formación sobre los riesgos y los protocolos de seguridad que deben seguir.
• Hay que elegir bien la plataforma digital en la que se realizará el encuentro virtual, de acuerdo con las necesidades del cliente y asegurándose de que dispone de un sistema de seguridad sólido, además de ajustarse a las reglas del compliance y la normativa de datos vigente. También se debe exigir al proveedor que realice las comprobaciones pertinentes en todos los sistemas antes del evento.
• En videoconferencias, conviene solicitar que los participantes se identifiquen, incluso visualmente, y establecer el uso de contraseñas de acceso, o una sala de espera donde se controle a quien intente entrar.

También se puede silenciar a los asistentes, desactivar los chats privados y limitar el uso compartido de pantallas. Siempre es mejor no compartir información sensible en la pantalla, que cualquiera puede guardar con una simple captura.

También los asistentes a eventos virtuales pueden contribuir a mejorar la ciberseguridad,

asegurándose de que cuentan con un cortafuegos y un antivirus eficaz en sus instalaciones personales, manteniendo una buena “higiene de e-mails” y evitando el uso de redes de Wi-Fi públicas, menos seguras. Invertir en un hotspot móvil es una solución recomendable cuando se han de realizar desplazamientos profesionales frecuentemente.

El 95% de los ciberataques son consecuencia de errores humanos, y no necesariamente de los miembros del equipo técnico encargado de la sesión.

Informar de su frecuencia y del modo de atajarlos a todos los actores implicados en un evento, incluyendo los asistentes, es ineludible para evitar pérdidas, a veces irrecuperables.

Para este tema hemos entrevistado a

Bénédicte Losseau Socia para Eventos y Operaciones en Exempla Management & Consulting
“Ya no se trata de prevenir si habrá un ataque, sino cuándo”

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El nuevo espacio, desarrollado con Locale Events & Soul, está compuesto por un plató físico y un plató croma anexo, dotado con todo el equipo técnico y personal necesario para la realización de cualquier propuesta creativa, en formato semipresencial o 100% digital. Además, dispone de todos los medios técnicos para enriquecer el contenido audiovisual. Está abierto a todas las empresas u organizaciones para celebrar cualquier tipo de evento, sean congresos virtuales, lanzamientos o presentaciones de productos, rodajes, grabaciones, entrevistas o producciones audiovisuales.

Siguiendo los protocolos y distancias de seguridad, la zona de escenografía y del croma del plató prevé una capacidad de hasta 11 personas, una zona de control técnico, posibilidad de público para 24 personas y terraza de 316 metros cuadrados con aforo de 68 personas.

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La actual es una situación excepcional, nunca antes vista, que afectará a los desplazamientos profesionales a medio y a largo plazo. Muchas son las voces del sector que empiezan a alertar de la necesidad de reestructurar la estrategia de comunicación y eventos a nivel global, obligando a acelerar esta transformación digital casi a marchas forzadas.

Desde la emisión del evento en streaming hasta la integración de su contenido plataformas online, en web o apps, las soluciones para organizar eventos online son muchas y muy numerosas. Dentro de una estrategia de transformación digital de los eventos, es necesario en primer lugar determinar las necesidades específicas del acto en sí para desarrollar una dinámica que sea fácilmente implementable y accesible para los potenciales asistentes, en función de su localización y preferencias.

Actualmente existen en el mercado un gran número de aplicaciones que permiten generar videollamadas grupales, tales como Skype, Zoom y Google Hangouts, que requieren poca inversión y especialización. Algunas otras opciones populares para la retransmisión en directo son YouTube Live,  Instagram Live (este último con una limitación de directo aun tiempo máximo de 60 minutos sin corte), así como Facebook y LinkedIn. Pueden llegar a ser muy interesantes en la transmisión de contenidos con un marcado componente B2C ya que favorecen la interacción entre la marca y el asistente, incrementando el alcance de manera exponencial. Además son plataformas muy accesibles para el usuario final, que no precisa realizar un registro previo y que, al acceder a la sesión grupal con su propio perfil, aporta mucha información al organizador. Otras herramientas específicas para formato webinar, como Gotomeeting o Clickmeeting permiten la introducción de llamadas, chats privados, así como la integración con aplicaciones de e-mail marketing para la gestión de la base de datos generada en el registro.

Para generar contenido destinado a alguna de estas plataformas es recomendable contar con algún software específico de grabación y streaming como OBS studio o Xsplit, que permiten una producción avanzada del vídeo y audio en directo. 

Plataformas personalizadas

Es posible contar con plataformas alojadas en el dominio de la marca, incorporando el grafismo propio y con un acceso directo. Esto implica además un control total sobre la base de datos y las herramientas de rastreo, esenciales para el análisis del evento a posteriori. 

Meetmaps, eNubes, Digivents, entre otras, cuentan con soluciones totalmente personalizables para la integración global de todos los procesos en base app: desde las acreditaciones hasta la gestión de las estrategias de marketing digital, una alternativa muy recomendable a la hora de diseñar un evento digital 360º que permita al usuario una inmersión total en la experiencia que la marca ofrece. Y al organizador gozar del control de todas las variables dentro de una misma solución de software.

Son muchas las variables a tener en cuenta a la hora desarrollar un evento 100% digital: desde los objetivos del cliente al presupuesto, pasando por el análisis de la identidad digital del usuario final que marcará, en gran medida, no solo la plataforma a utilizar sino los medios para lograr un mayor número de registros y un eficiente análisis de resultados para optimizar procesos futuros.

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