La industria MICE ha evolucionado, y elementos que antes eran opcionales o algo deseable, han pasado a ser una parte intrínseca de la planificación que ni se cuestiona. La accesibilidad es uno de ellos.

Se aprecia un esfuerzo cada vez más consciente por ampliar el alcance de las operaciones MICE y hacerlas plenamente inclusivas a todo tipo de públicos, también aquellos con alguna discapacidad, eliminando barreras. Pero no se trata simplemente de poner rampas para delegados en silla de ruedas. Existen muchos tipos de discapacidades, físicas y mentales, y no todas visibles. Aunque la concienciación ahora es mucho mayor, queda aún mucho por hacer para la total inclusión de participantes de este perfil.

Percepción y realidad

Las empresas, agencias, hoteles, venues y destinos apuntan a la accesibilidad como algo prioritario en sus estrategias, y proclaman abiertamente las medidas que implementan. Merece la pena cuestionar si esto es suficiente, si se corresponde con la realidad.

Un estudio llevado a cabo por The Business of Events y el centro de congresos galés ICC Wales revela la disparidad entre la percepción de los venues sobre su oferta de accesibilidad y la experiencia real de los delegados. Recoge opiniones de más de un centenar de sedes y mil asistentes, de los que una tercera parte reconoce tener algún tipo de discapacidad.

La gran mayoría de las sedes afirma ofrecer acceso sin escalones (82%), aseos para discapacitados (91%) y formación sobre discapacidades para el personal (75%). Sin embargo, el 93% de los delegados con discapacidad siguen encontrando barreras a su participación.

Entre los principales problemas destacan: un diseño inaccesible (seleccionado por el 28% de los encuestados); falta de aseos adaptados (24%); falta de formación del personal de apoyo (25%); ambientes “sobreestimulantes” (27%) y falta de información sobre la accesibilidad de la sede (17%).

¿Por qué es importante?

Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), aproximadamente el 15% de la población mundial vive con alguna forma de discapacidad, y una de cada cuatro personas mostrará síntomas de algún trastorno mental a lo largo de su vida.

Esto supone que una porción considerable del público puede verse excluido si no se tiene en cuenta su condición ni se atiende a sus necesidades y preferencias. Se trata, en definitiva, de una oportunidad de asistencia y de negocio cada vez más significativa que no se puede ignorar.

Además de la motivación puramente comercial, muchas empresas cuentan con una política de responsabilidad que han de cumplir. La parte social incluye la accesibilidad, inclusión e igualdad de oportunidades.

Existe también una responsabilidad legal. Cada vez hay más normativas que regulan la accesibilidad y establecen las responsabilidades de las empresas. Precisamente la última Ley Europea de Accesibilidad, que entró en vigor el pasado mes de junio, amplía las exigencias de accesibilidad al ámbito digital.

Pero, por encima de todo, hacer los espacios y operaciones MICE accesibles para todos debería ser una responsabilidad ética como seres humanos, así como un motivo de satisfacción profesional y personal.

Discapacidades incomprendidas

La deficiente accesibilidad de algunas operaciones puede deberse a distintos motivos. El coste de adaptar el espacio e implementar las medidas necesarias para que sea accesible a todos es uno de ellos.

El estudio de The Business of Events y ICC Wales muestra que casi la mitad (46%) de los venues encuestados cobra más por hacer ajustes destinados a mejorar la accesibilidad, algo que los delegados consideran discriminatorio.

También sigue existiendo una falta de comprensión de las necesidades de los diferentes grupos de personas con discapacidad. En los últimos años se ha avanzado considerablemente en el reconocimiento de las neurodivergencias. La existencia de espacios más tranquilos o “salas de recuperación sensorial”, señalética con pictogramas, o la reducción de fuertes estímulos visuales, sonoros y olfativos, se considera cada vez más en la organización de operaciones MICE.

Pero incluso discapacidades sobre las que hay mayor concienciación, como los problemas de audición, no se entienden del todo ni se atienden debidamente. No se trata simplemente de ofrecer subtítulos o utilizar un intérprete que utilice lenguaje de signos.

La OMS estima que casi el 20% de la población mundial tiene algún problema de audición, sufre acúfenos o sordera total. Muchas de estas personas utilizan audífonos en su día a día. Para ellos, la asistencia a algunos eventos puede resultar complicada. Utilizar los auriculares que se ofrecen para escuchar ponencias es difícil o incómodo. En actos sociales o animadas sesiones de networking, el audífono recoge todo el ruido ambiente y puede que el afectado tenga dificultades para escuchar a la persona con la que intenta hablar.

Un mayor estudio de las diferentes discapacidades y un diálogo abierto con los grupos afectados ayudará al organizador a comprender mejor sus necesidades y diseñar operaciones que sean accesibles a todos.

Diseño universal

En 1997, un grupo de arquitectos, ingenieros y diseñadores de la Universidad de Carolina del Norte (Estados Unidos) acuñó el concepto de “diseño universal” y los siete principios que lo rigen. Su objetivo era ayudar a diseñar espacios accesibles, que cualquiera pueda utilizar y disfrutar del mismo modo, independientemente de su capacidad física o mental.

Los principios del diseño universal siguen siendo válidos y deberían formar parte de la planificación de cualquier operación MICE y el diseño de la sede. Es más, se deberían aplicar no solo al espacio físico, sino también al digital.

1. Uso equitativo: Todas las personas, independientemente de su capacidad, han de ser capaces de usar y disfrutar del espacio y las instalaciones por igual.

2. Flexibilidad: El diseño ha de incluir diferentes opciones para cubrir todo tipo de preferencias o habilidades.

3. Uso fácil e intuitivo: Un diseño simple, con instrucciones fáciles de entender, sin importar la habilidad, experiencia, conocimientos, o incluso idioma, del participante.

4. Información perceptible: Proporcionar la información necesaria al usuario, utilizando diferentes formatos o dispositivos según sea necesario para un uso efectivo del espacio.

5. Tolerancia al error: Permitir siempre un margen de error en el diseño de espacios, instalaciones o productos, para evitar consecuencias potencialmente peligrosas si se hace un mal uso de forma inconsciente.

6. Bajo esfuerzo físico: Diseños cómodos, eficientes y que no fatiguen al usuario (tanto física como mentalmente), evitando tener que recurrir a excesiva fuerza o concentración.

7. Dimensiones adecuadas: Asegurarse de que el tamaño y espacio para el acceso y uso de los elementos son apropiados.

Los organizadores necesitan trabajar con las sedes para intentar aplicar estos principios de la forma más eficaz posible. También les corresponde asegurarse de que los delegados pueden informar de cualquier discapacidad y especificar sus necesidades en el registro, y de que éstas son tenidas en cuenta. Por último, es esencial que todo el personal involucrado en la acción reciba la información y formación necesaria para tratar con diferentes públicos.

Tal vez no se pueda prever todo, y algún delegado presente necesidades diferentes. Con paciencia, flexibilidad, y sobre todo tolerancia y empatía, todos pueden sentirse bienvenidos.

Para este tema hemos entrevistado a

Christian Bason, Fundador de Transition Collective
“Invertir en accesibilidad aporta prestigio y reconocimiento a la marca y tendrá un impacto en la participación”

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La inteligencia artificial se utiliza ya para la transcripción simultánea de presentaciones en eventos, tanto virtuales como presenciales. La plataforma online Accessloop permite añadir subtítulos en diferentes idiomas, e incluso la traducción simultánea en lenguaje de signos, al streaming de eventos. Mycleartext, por otro lado, ofrece subtítulos en directo no automatizados en eventos, confiando en un equipo humano para evitar errores gramaticales o de contexto.

También la tecnología de realidad virtual puede ayudar a organizar eventos más inclusivos. La aplicación virtual Imercyve, por ejemplo, permite a los organizadores vivir la experiencia que tendría una persona con discapacidad intelectual, para posteriormente aplicar las medidas necesarias en el evento.

Otro ejemplo destacado es el de la empresa de audio Holoplot, que permite controlar el sonido en eventos de forma que diferentes sectores del público escuchen la presentación y vean subtítulos en diferentes idiomas, según donde se encuentren, y sin necesidad de auriculares. Esta tecnología se puede combinar con biometría para identificar, por ejemplo, a las personas neurodivergentes en la audiencia y ofrecerles un contenido adaptado.

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La empresa estadounidense Venture Up ofrece a las empresas la oportunidad de ayudar a niños discapacitados utilizando la tecnología más avanzada, en un reto innovador que motiva a los equipos además de cumplir con la política de responsabilidad social corporativa.

La braquisindactilia es una enfermedad congénita que hace que muchos niños nazcan con malformaciones en la mano, generalmente incluyendo la falta de algún dedo. Gracias a la tecnología de impresión 3D se diseñan manos protésicas a medida para cada niño, que le permitirán jugar y vivir con normalidad. El reto para el grupo es convertir esos di seños en auténticas manos biónicas.

 Los participantes reciben todos los materiales e información necesarios y, con la ayuda de expertos, trabajan para construir las prótesis y probar su funcionamiento. El resultado se envía a orfanatos, escuelas o asociaciones que tratan con niños con esta condición. A los participantes les queda un recuerdo imborrable y la satisfacción de contribuir a que un niño sea más feliz

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