Haciendo un repaso por las noticias más destacadas de 2023, es posible plantear nuevos enfoques y tendencias para este nuevo año.

La tecnología como eje principal

Pese a las controversias que ha generado desde su aparición, la inteligencia artificial ha venido para quedarse, incluso en la industria del turismo MICE.

Según el informe IBTM World Trends Report 2024, esta tecnología puede aportar múltiples beneficios, como mejorar la accesibilidad, añadir contenido y datos que enriquezcan el engagement y la experiencia de los participantes; automatizar procesos y analizar datos para establecer estrategias potentes, entre otros. Todo ello, con los objetivos principales de reducir tiempos y minimizar al máximo los costes.

Otros aspectos de la digitalización que merece la pena mencionar son la posibilidad de crear una identidad digital para viajar que reduzca los tiempos en todos los procesos, la asistencia electrónica a los viajeros a través de herramientas como WhatsApp, el uso de una tecnología mejorada que permita la creación de experiencias únicas en eventos híbridos presenciales/virtuales, los registros electrónicos para agilizar tiempos de espera (mediante aplicaciones y códigos QR)…

A por un MICE sostenible

A día de hoy, la sostenibilidad es uno de los pilares fundamentales del MICE, tanto en la organización de un evento como en un programa de viaje.

En 2024, los organizadores intentarán reducir al máximo el impacto de cualquier operación en el medioambiente y la comunidad local, y esto desde el inicio del proceso, comenzando con la elección del destino y la ubicación, según su nivel de compromiso ecológico.

Asimismo, se continuarán implementando prácticas sostenibles como la correcta gestión de residuos alimentarios, el reciclaje, la reducción y compensación de la huella de carbono; la elección del transporte (con alternativas más respetuosas) y la selección de proveedores ecofriendly, entre muchas otras.

El asistente es lo primero

Desde la pandemia, preservar la seguridad y la salud de los participantes en actividades MICE ha sido el objetivo más relevante de organizadores y empresas. Por ello, en 2024 se continuarán implementando medidas preventivas, tecnologías sanitarias y potentes protocolos que velen por la integridad de todos ellos, de forma que recuperen plenamente la confianza en asistir a estas citas de trabajo y, por tanto, se pueda garantizar el éxito de las mismas.

Asimismo, se apuesta por ofrecer experiencias lo más personalizadas posible con el objetivo de crear recuerdos inolvidables en los asistentes, hacer que puedan participar en contenidos dinámicos e interactivos y que se sientan parte activa de los mismos, aumentando su compromiso y fidelidad.

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Este incremento fue prácticamente el doble del registrado en vuelos, hoteles o alquiler de autos, y duplica asimismo el ritmo de la recuperación del sector del business travel en España, que se sitúa en torno al 90% del nivel prepandemia, por encima de otros mercados europeos, de acuerdo con el último Observatorio de viajes de negocio de GEBTA.

El estudio atribuye esta tendencia al aumento de la digitalización de determinados procesos en la organización de viajes corporativos, incluyendo la utilización de plataformas o aplicaciones móviles para gestionar la movilidad en taxi para desplazamientos urbanos e interurbanos. La evolución hacia una mayor automatización formaría parte de una estrategia para garantizar procesos más eficientes, mayores ahorros, entornos más seguros y prácticas más sostenibles, tanto para las empresas como para los viajeros, según el informe.

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El estudio, basado en encuestas con 351 empresas en 61 países, analiza también las últimas tendencias del sector, así como los principales retos que este afronta. Según el 68% de los encuestados, lo que más afectará a la evolución del negocio en los próximos cinco años es el cambio en las expectativas de los clientes, mientras que para el 54% el principal problema es la falta de personal.

El uso de inteligencia artificial para generar contenido a través de aplicaciones como ChatGPT tendrá un gran impacto sobre todo en tres áreas: la de ventas, marketing y atención al cliente (según el 62% de los encuestados); la de investigación y desarrollo (58%); y la producción de eventos (45%). Es en estas áreas donde ya se utiliza más, aunque menos en Europa que en otras regiones. La digitalización se generaliza cada vez más, y el 64% de los entrevistados afirma haber incorporado servicios o productos digitales en su oferta para ferias, mientras que el 55% lo ha hecho en procesos internos.

La gestión interna del negocio y la plantilla se ha convertido en la mayor preocupación a nivel global, destacada por el 21% de los encuestados, y el impacto de la digitalización se sitúa en segundo lugar, con el 17%. Comparando las respuestas con las registradas en 2016, se ve un aumento en la preocupación por la sostenibilidad y el impacto del cambio climático, pasando del 4% al 9% en 2023, mientras que desciende la ansiedad por el estado de la economía doméstica, del 44% al 26% de los encuestados, así como por el impacto del Covid-19, que baja a tan solo el 3%.

En cuanto al formato de las ferias del futuro, predomina la preferencia por el presencial. El 91% de los encuestados afirma que la pandemia ha demostrado el valor de los encuentros cara a cara y solo el 6% cree que los eventos virtuales sustituirán a los presenciales. El interés por formatos híbridos desciende comparado con las anteriores ediciones del informe.

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El estudio, basado en encuestas a 556 directivos de grandes empresas, revela que muchos siguen dependiendo de herramientas tradicionales como las hojas de cálculo para la gestión de sus viajes y gastos corporativos, y solo un pequeño porcentaje cuenta con un sistema de gestión de principio a fin basado en la nube. Como resultado, actualmente se tarda un promedio de 13,6 horas en tramitar cada viaje y los gastos asociados.

El uso de procesos manuales largos y complicados tiene un efecto negativo en la experiencia de los empleados y los resultados de la empresa. El 40% de los encuestados reconoce que esto afecta a la productividad, y el 38% que empeora la integración de los empleados. En el 29% de los casos, resulta en un retraso en los reembolsos a los viajeros. Como consecuencia, hay una gran demanda de herramientas digitales fáciles que agilicen la gestión.

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