Esta edición de lanzamiento está disponible gratuitamente en revistacongresos.com/congresos1espana/

Cada número trata en profundidad un tema de actualidad que en este caso es Experiencias congresuales en el metaverso ¿un futuro ineludible?. Y es que el metaverso se refiere a una realidad no tan lejana en la que el mundo presencial tendrá una réplica en el entorno virtual. El sector de los congresos se enfrenta a limitaciones que obligan a muchos asistentes a ser más selectivos a la hora de elegir en qué convocatorias participan, por lo que intentamos responder a la pregunta ¿se encuentra el sector ante la posibilidad de multiplicar acciones sin que la asistencia a los congresos presenciales se resienta? Rafael Vidal, cardiólogo en el Complexo Hospitalario Universitario de A Coruña, aporta su visión como participante.07

Otro de los puntos fuertes de la nueva publicación son las entrevistas. Todos los puntos de vista del universo congresual están representados. Por parte de la industria, Philippe Guisset, Director Comercial y de Marketing de Grunnental Meds en España e Italia, aporta su visión sobre qué necesitan los patrocinadores para que un congreso despierte su interés. Vincent Laudun,Responsable de Congresos en la Asociación Europea de Osteointegración (EAO) y Ricardo Burón, Director General de la Sociedad Española de Patología Digestiva (SEPD), comparten sus impresiones sobre los nuevos retos a los que se enfrentan, mientras que Xavier Esteve, Director de Proyectos y Relaciones Externas de la Sociedad Española de Medicina de Familia y Comunitaria (SEMFYC), explica las vías de financiación por las que apuesta su sociedad. Desde el segmento profesional, Montse Martínez, Directora General Comercial de FACONAUTO, ratifica la vinculación entre determinadas sedes y congresos de referencia a nivel nacional. La visión del organizador llega de la mano de David Abreu, Director de PAP Congresos.

Dos casos de éxito permiten descubrir cómo poner en práctica dos intenciones que no siempre son fáciles de concretar: la de generar un legado tangible en un destino, e incrementar el impacto de un congreso mediante el uso de redes sociales.

Cada edición describe la oferta de un destino: Sevilla protagoniza este primer número por la gran variedad de espacios singulares y nuevos hoteles que ofrece.

CONGRESOS también se hace eco de los últimos informes de asociaciones de referencia, en este caso de ICCA (International Congress & Conventions Association) y AFE (Asociación de Ferias Españolas).

La revista CONGRESOS tiene carácter semestral. En el mes de noviembre verá la luz la versión Latinoamérica.

www.revistacongresos.com

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Aunque la industria deseaba comenzar 2021 retomando los encuentros presenciales, el primer semestre del año ya se da por perdido y las esperanzas están de nuevo puestas en el segundo. De cara a los grandes eventos que aún no han podido celebrarse de manera presencial, pareciera que los grandes recintos, con más metros cuadrados que ofrecer, son los mejor posicionados a la hora de retomar.

Equipamientos no les faltan, ni en cuanto a medidas sanitarias, infraestructura tecnológica y conocimiento y formación del personal en relación a los protocolos a seguir. Sin embargo, se plantea una duda que parece asentarse cada vez con más fuerza: ¿volverán los eventos presenciales en los tamaños conocidos antes de la crisis?

El recurso a la tecnología permite ampliar las fronteras en cuanto a asistencia, pero esto también requiere una importante inversión que no se rentabiliza sin un alto índice de ocupación en la sala.

Según BCD Travel, la fatiga de lo virtual acentúa el deseo de regresar a los eventos presenciales. Son muchas las voces que apuntan al sector asociativo como el primero en atreverse a volver “a lo de antes”, primero de manera local antes de alcanzar la dimensión nacional, continental e internacional. Ese sector requiere de espacio por el importante peso que tienen en sus acciones las áreas de exhibición y workshops, donde es más fácil aplicar las medidas de distanciamiento social y no que hay que recurrir a nuevas tecnologías. 

Aunque también hay estudios que apuntan a que este 2021 se evitarán los lugares cerrados. Y, en caso de celebrarse eventos a cubierto, se optará por venues pequeños, tal vez extendiendo el acto durante varios días para llegar a más personas. Así lo estima el receptivo esloveno ETC Adriatic. 

Tanto contratantes como proveedores y organizadores se preguntan cuál será el impacto real de la pandemia una vez se puedan retomar las antiguas costumbres. ¿Algunos eventos serán definitivamente trasladados al entorno digital? Cada vez son más quienes afirman que, en al menos una parte de, así será. 

Si bien se han mejorado mucho en los últimos meses las propuestas tecnológicas ligadas a los diferentes formatos —a excepción del viaje de incentivo—, parece indiscutible la presencialidad cuando se trata de eventos ligados a ventas, motivación de equipos, viajes de recompensa y negociaciones de peso. Sin embargo, en las acciones relacionadas con la formación y la educación, el horizonte no está tan claro.

Burbujas contra el riesgo

Los complejos hoteleros facilitan la realización de tests para que los grupos puedan disfrutar de sus instalaciones con total comodidad, creando burbujas resistentes a todo riesgo de contagio. La posibilidad de crear esta suerte de “oasis anticoronavirus” en los centros de convenciones y recintos feriales no es posible, ya que el flujo incesante de personas es precisamente uno de los motivos de la existencia de los eventos que se realizan en ellos. 

Que toda la población susceptible de estar presente en un evento haya sido vacunada parece condición sine qua non para que la normalidad real de las grandes operaciones se retome. Sin embargo, y tal y como afirman algunos de nuestros entrevistados, esa normalidad real incluirá un componente digital que ya ha sido instalado y quedará integrado en la oferta del recinto.

No se puede cuestionar que ante la duración de las restricciones, que nadie estimaba tan largas, tanto clientes como organizadores han tenido la ocasión de probar nuevos formatos. Y que la oferta de propuestas digitales con un impacto satisfactorio para los contratantes ha mejorado mucho.

Por eso no podemos negar que el MICE virtual ha crecido de manera exponencial y esto afecta tanto a los congresos como a las grandes convenciones de ventas.

Opiniones contrapuestas

Quienes están defendiendo con mayor vehemencia el regreso a la presencialidad son los proveedores y organizadores de eventos. Sin embargo, son muchos los testimonios procedentes de asistentes a congresos y ferias que confirman su satisfacción con los resultados obtenidos en las ediciones virtuales.

No hay que olvidar que nos encontramos en pleno cambio generacional en cuanto a la relación con el entorno virtual en el ámbito profesional: las nuevas generaciones ya acostumbradas a lo digital se habrán acostumbrado aún más a raíz de la pandemia. 

Ante esta coyuntura, y mientras las limitaciones sanitarias y gubernamentales sean quienes marquen el ritmo de recuperación de la industria MICE, el entorno digital sigue teniendo campo para crecer. Mientras, la oferta ligada a lo presencial se sigue adaptando, demostrando en muchos casos una inteligente apuesta por generar sinergias.

Nadie dispone de una bola de cristal que nos permita ver el futuro, ni siquiera a corto plazo. La única certeza que tenemos es que el sector ha sabido prepararse para ofrecer todas las alternativas posibles en función de las limitaciones existentes. Obviamente éstas no afectan por igual a todos los actores implicados.

Para este tema hemos entrevistado a

DIANA RODRÍGUEZ Gerente General del Centro de Convenciones de Cartagena de Indias (Colombia)
“El segmento asociativo y gremial y las ferias de negocios se reactivarán antes que los eventos corporativos”

CAROLINA GARCÍA Directora General Adjunta del CCIB (Centro de Convenciones Internacional de Barcelona – España)
“Seguiremos aportando soluciones tecnológicas para que los clientes lleguen aún más lejos”

BELÉN MANN Directora de Convenciones y Congresos de IFEMA (España)
“Nuestros proyectos de digitalización están pensados para cuando recobremos la total normalidad por el valor que aportan”

PHILIP HOLZMANN Gerente de Marketing y Desarrollo de Espacio Riesco (Chile)
“Existe afortunadamente un creciente interés de las empresas por utilizar nuestros formatos digitales”

JUAN JOSÉ GARCÍA Director de Marketing de BCO Congresos
“El resultado de unir más tecnología con menos asistencia simplemente no es rentable”

GERARDO MATIENZO Director de Ventas y Comunicación de BTC
“Será en 2022 cuando logremos diagnosticar bien el nuevo tamaño y formatos de nuestra industria”

CARLOS DE SEBASTIÁN Director de Relaciones con Asociaciones en Latinoamérica en MCI Group
“Ante la insatisfacción por el ROI en lo virtual, se están desarrollando modelos que pueden implicar un no retorno a la inversión en congresos”

DAVID ABREU Director de PAP Congresos
“La inversión realizada por los grandes recintos creo que hasta sobrepasa los requerimientos de los promotores de eventos”

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Las herramientas online de gestión de eventos han nacido para simplificar el trabajo del organizador, ya sea éste directamente el contratante o la agencia encargada del montaje. Sin embargo, muchos aspectos escapan a las funcionalidades que ofrecen, tales como la negociación sobre el pago o la facturación.

Las apps facilitan la gestión de los flujos en aspectos como la acreditación a la entrada al recinto, permiten resolver dudas o consultas liberando la secretaría técnica y ayudan a interactuar con el asistente, aunque también demuestran sus limitaciones, incluso las creadas ad hoc para los eventos.

Las plataformas que las compañías aéreas ofrecen a través de sus alianzas pueden ser un aliado valioso cuando se trata de gestionar reservas procedentes de todo el mundo. A pesar de ello, el organizador se ve limitado a las aerolíneas que integran la red.

Los hoteles apuestan por herramientas que presentan sus espacios y permiten hasta simular los montajes, pero de nuevo el organizador choca con una oferta reducida a una o varias marcas. Por último, y han llegado con fuerza, los aglutinadores de espacios pretenden superar esa barrera. Pero, aunque son todos los que están, no están todos los que son.

En un universo tecnológico que parece ofrecer de todo, aún queda mucho por hacer para que el cliente pueda prescindir de la experiencia y saber hacer del especialista en organizar.

El RFP es cada vez más online

Algo indiscutible es que el request for proposal (RFP) es cada vez más virtual y quienes ofrezcan instrumentos que faciliten la creación de solicitudes y la obtención de respuestas adaptadas liderarán el mercado.

La octava edición de Iberian Mice Forums, celebrada en Madrid a finales del pasado mes de marzo, centró parte de su contenido precisamente en estas herramientas. El evento evidenció una realidad: su irrupción ha supuesto una revolución en la organización de eventos. Y es que afecta a algo tan trascendental como los primeros pasos, es decir, el análisis de las diferentes opciones.

Pese a contar con voces a favor y en contra, lo cierto es que las peticiones online a través de este tipo de herramientas se dispararon en España hasta un 21% en 2014.

Un futuro prometedor

Hay quien se resiste al empleo de tecnología online, ya sea por desconocimiento, tanto a nivel de cliente como de organizador, o por considerar que ésta aún no ha evolucionado lo suficiente. Mientras tanto, hay profesionales que nos confirman que ciertas soluciones son imprescindibles en su día a día. Como todo lo virtual, seguirá sorprendiéndonos ante el futuro prometedor que parece existir. Pero como todo en la vida, también tiene sus límites.

Para este tema hemos entrevistado a

David Abreu Director general de PAP Congresos (España)
“El mercado reclama proveedores desarrolladores de apps”

Silvana Biagiotti Directora ejecutiva de SB Congresos & Eventos (Argentina)
“Adaptarse a cada evento es la principal herramienta”

Ricardo Ceratto Director de Marfa Travel (España)
“No hemos utilizado apps porque no ha habido necesidad”

Lucio Bellora Director de Eventos Asociación Empresaria Hotelera Gastronómica de Bariloche (Argentina)
“Debería existir una herramienta que permita modificar el evento según los inputs recibidos durante el mismo gracias a la interacción”

Yárdena Aguilera Account Manager de Halcón Empresas (España)
“Diferentes herramientas obligan a tener tantos interlocutores como proveedores”

Juan Fernando Rubio Meeting Planner de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE)
“Sigue siendo imprescindible una libreta de apuntes”

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