La nueva herramienta de colaboración permite a los clientes compartir sus comentarios o requisitos para la web del evento directamente con el equipo de CWT M&E encargado del diseño en una misma plataforma. De esta forma se agiliza el proceso de construcción, a la vez que se puede hacer seguimiento de todos los cambios introducidos. Según un proyecto piloto llevado a cabo en 2022, la nueva solución puede reducir el tiempo que lleva diseñar un sitio web para un evento en hasta un 30%.

Por otro lado, se puede incorporar un servicio de chat en la web del evento para ofrecer a los asistentes un canal adicional de comunicación si necesitan ayuda con sus planes de viaje, el registro, o cualquier otro aspecto relacionado con el encuentro. También puede ofrecer apoyo técnico en eventos virtuales o híbridos.

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Segun CWT, antes de la pandemia el 70% del presupuesto de sus clientes para eventos se invertía en reuniones pequeñas, y se espera que ese porcentaje aumente cuando se reinicien los encuentros, debido a las restricciones impuestas en cuanto al número de asistentes permitido y otros requisitos sanitarios. En general, se estima que en 2019 se invirtió más de un billón de euros en reuniones de menos de 100 participantes.

Además del espacio, la nueva plataforma permite también reservar el catering, el equipo audiovisual y otros servicios para los encuentros, todo en un único sitio, permitiendo así una mejor gestión de los gastos y el compliance con la política corporativa, además de cuidar de la salud y seguridad de los asistentes. La versión estándar es gratuíta y se puede acceder a través de la web desde cualquier dispositivo y en ocho idiomas. Las reservas se pueden modificar o cancelar fácilmente también a través de la plataforma.

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Según el estudio, las apps de eventos permiten cada vez más la interacción con los asistentes, convirtiéndoles en participantes, y facilitan la convivencia y comunicación entre ellos, ayudando a romper el hielo.  También pueden evaluar el involucramiento de los delegados durante las sesiones, y monitorear el interés despertado por diferentes ponentes. Además, incluyen nuevas funciones que pueden facilitar, por ejemplo, el acceso al recinto, permitiendo hacer el check-in e imprimir la acreditación por adelantado.

El lanzamiento del 5G hará las conexiones más inteligentes y rápidas, permitiendo a los asistentes controlar la temperatura de la habitación o elegir qué música escuchar, por ejemplo. Por otro lado, el uso de chatbots y el análisis ultra-rápido de los datos a través de machine learning e inteligencia artificial ayudará a personalizar cada vez más los eventos.

También se ha de tener en cuenta la creciente preocupación por el impacto de los viajes en el medioambiente, y se espera que más delegados opten por no asistir a eventos fuera de sus ciudades. Por ello, será necesario facilitar su participación online, con redes sociales dedicadas, grupos de discusión, videos o chatbots. Por último, CWT prevé también el aumento del uso de la realidad virtual y aumentada para mejorar la experiencia de los asistentes, por ejemplo compartiendo los detalles u origen de los alimentos que se sirven.

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Si bien el formato de ferias y convenciones en sí no ha variado mucho desde comienzos del nuevo milenio, la aplicación de una variada tecnología, cada vez más sofisticada y efectiva, ha transformado por completo la dinámica entre organizadores y asistentes y mejorado el impacto de los eventos.

Prueba de la influencia de la tecnología en la industria MICE es el espacio y tiempo, cada vez mayor, que se le dedica en los principales salones internacionales: más expositores, talleres de start ups que hacen demostraciones de sus últimas creaciones, numerosas ponencias y debates sobre los últimos avances o tendencias… En IBTM World, por ejemplo, la entrega de premios Tech Award a las mejores innovaciones para eventos se ha convertido en una de las citas clave para estar al día de lo que ocurre en el universo tecnológico.

Y es que cada año surgen miles de nuevas ideas en todo el mundo, muestra de una constante inquietud y deseo de hacer las cosas cada vez mejor. No todas están llamadas al éxito, pero aún así contribuyen a una evolución imparable.

La digitalización de los eventos es una de las tendencias destacadas en las previsiones de CWT Meetings & Events para 2020. Se trata de una evolución claramente impulsada por el cambio generacional: no solo la llegada de los millennials, sino también el siguiente grupo de centennials o Generación Z, nacidos a partir de 1996, que no han conocido un mundo sin Internet, teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles.

American Express Meetings & Events, por su parte, también prevé que en 2020 la tecnología será una parte integral de los eventos y afirma que los clientes están cada vez más dispuestos a invertir en soluciones tecnológicas.

Ventajas de la tecnología
Son múltiples: la tecnología facilita la gestión de los eventos, simplificando las tareas y dejando más tiempo a los meeting y event planners para concentrarse más en la creatividad y menos en la logística. También agiliza los procesos más frustrantes, como puede ser el registro en ferias, y permite una comunicación mucho más fluida entre todos los diferentes actores.

La seguridad de los eventos, algo que preocupa cada vez más, también se ve mejorada por el uso de tecnología, que permite por ejemplo verificar la identidad de los asistentes en el acceso. Evitando la necesidad de imprimir miles de programas, folletos y materiales para la decoración, la tecnología digital hace los eventos más sostenibles. Por último, y no por ello menos relevante, las innovaciones contribuyen a conseguir un efecto wow! en el evento y mejoran la experiencia de los asistentes.

De principio a fin
Las novedades tecnológicas y sus aplicaciones son tan variadas como los eventos en sí y su uso se extiende desde la planificación hasta el seguimiento y evaluación posterior, pasando por todos y cada uno de los aspectos que definen una acción. Lo importante es elegir la solución tecnológica que mejor responde a las necesidades de cada organizador.

A éste se le ofrecen ahora diferentes herramientas que facilitan su labor automatizando los procesos, desde la búsqueda y reserva online de espacios al control de los gastos asociados para ajustarse al presupuesto. Las plataformas de gestión de eventos, como por ejemplo la española Eventeas, ponen en contacto a clientes y proveedores. Los organizadores pueden solicitar presupuestos y contratar todo lo que necesitan en un único portal, incluyendo desde empresas de catering o seguridad a la tecnología más puntera, además de las distintas experiencias que se pueden ofrecer a los invitados.

Muchas agencias cuentan con sus herramientas de reserva online propias, como Simple Meetings de BCD Meetings & Events: es una plataforma que permite hacer búsquedas mediante criterios predefinidos que se ajusten a la política corporativa de la empresa contratante.

Los hoteles también facilitan la búsqueda y reserva en línea de sus espacios para eventos. Fruto de ello es la creación de la plataforma GroupSync, en la que participan grandes cadenas como Accor, Hilton, IHG (InterContinental Hotels Group) y Marriott International. Ofrece a los organizadores tarifas transparentes y contenido relativo a sus operaciones, así como información relacionada con la disponibilidad de espacios y habitaciones para grupos en diversos establecimientos.

Sin embargo, y pese a la proliferación de las plataformas de reservas online, su uso es relativamente bajo, sobre todo para los eventos más pequeños que se siguen organizando por teléfono.

Accesos fáciles y seguros
Al igual que ha revolucionado el embarque en los aeropuertos, el uso de tecnología de reconocimiento facial puede agilizar el registro en eventos, ayudando a reducir las largas colas que se suelen formar, por ejemplo, en ferias multitudinarias.

La encuesta anual elaborada por Event Tech Lab en IBTM World 2018 corroboró el creciente interés por la tecnología biométrica en el sector. El 26 % de los encuestados consideró que sería el avance más útil desde el punto de vista de los asistentes a eventos en este año 2019, comparado con solo el 10 % que opinaba lo mismo en 2017. En la misma feria, el premio Tech Watch Award fue otorgado a la empresa Zenus por su software de reconocimiento facial, utilizado ya en numerosos eventos y capaz de gestionar el acceso de 400 personas por hora.

Y es que el uso de tecnología biométrica en los quioscos de registro permite comprobar la identidad de los asistentes y otorgarles su acreditación en segundos (o negarles el acceso), garantizando al mismo tiempo su privacidad. Los participantes simplemente deben introducir una foto junto con sus datos a la hora de inscribirse para el evento. La biometría permite también una mayor personalización, por ejemplo identificando a invitados VIP previamente seleccionados.

Interacción con el cliente
Una vez dentro del evento, cada vez se recurre más a asistentes virtuales o chatbots a la hora de interactuar con el público, orientarle o responder a sus preguntas. Encontrar un robot que dé la bienvenida a los invitados ya no es algo que pertenezca a la ciencia ficción.

La inteligencia artificial permite conectar con los asistentes al evento y mejorar su experiencia. Yanu, por ejemplo, es un camarero robot lanzado en 2018 por una start up de Estonia que ha causado sensación en los eventos en los que se ha puesto a prueba. No solo puede preparar de 100 a 150 cócteles por hora, gestionando los pedidos y pagos con asombrosa rapidez, reduciendo las colas en el bar: también interactúa con los invitados.

También Alexa, el asistente de voz de Amazon, se puede utilizar para mejorar la experiencia de los asistentes a eventos.

En el Walter E. Washington Convention Center de la capital norteamericana los delegados disponen de más de 50 quioscos habilitados con esta tecnología y pueden solicitar ayuda a Alexa para orientarse en el edificio, consultar la oferta de restauración o el programa del día. Próximamente incluirá también información sobre atracciones y servicios cercanos.

Gracias al rápido análisis y procesamiento de datos, la inteligencia artificial permite ofrecer a los asistentes una atención más personalizada y, por consiguiente, más efectiva.

Venues tecnológicos
El equipamiento técnico y audiovisual disponible se ha convertido en uno de los factores determinantes a la hora de elegir un venue. Ya no se trata de que la sala disponga de conexión a Internet y Wi-Fi –algo que se da por hecho– sino de la facilidad, seguridad y, sobre todo, rapidez de esa conexión. A corto plazo se extenderá la tecnología 5G: la última generación de redes ultrarrápidas y seguras que permiten descargar a una velocidad hasta 1.000 veces mayor que la versión anterior y con un mayor número de usuarios conectados.

En las sedes más modernas, las oportunidades de branding corporativo son puramente digitales, con juegos de luces, proyecciones, hologramas y pantallas LED cada vez más grandes y con mejor resolución. Esto no solo evita la producción de materiales para decorar que pueden ser costosos y difíciles de reciclar, del tipo de los vinilos, sino que aporta mayor dinamismo y flexibilidad en el momento de mostrar imágenes, vídeos, etc

En muchos casos se trata de pantallas interactivas que facilitan el engagement con el asistente. La empresa Kubify, ganadora del premio Tech Watch People´s Choice a la mejor tecnología para eventos según la votación del público en IBTM World 2018, permite crear pósters electrónicos interactivos a través de su plataforma Learning Toolbox. Los visitantes pueden acceder a contenido, vídeos y presentaciones sobre el producto o tema representado y participar en encuestas o debates.

Realidad virtual y aumentada
La realidad virtual y la realidad aumentada son tecnologías cada vez más utilizadas en eventos con el objetivo de ofrecer una mejor experiencia al público. La llegada de las redes 5G sin duda contribuirá a generalizar aún más su uso.

Con unas gafas de realidad virtual, los asistentes a una presentación pueden vivir la experiencia de un destino o en un congreso médico adentrarse en un órgano del cuerpo humano. Es una tecnología que rompe las barreras físicas. También puede ofrecer la experiencia de un evento a delegados que no se encuentren presentes físicamente. Sin embargo, su uso aísla a las personas y no contribuye a la interacción.

La aplicación de la realidad aumentada en los eventos, por el contrario, sirve principalmente para añadir contenido y generar mayor interacción con los asistentes, motivándoles a buscar más información. Por ejemplo, pueden ver la receta o la procedencia de los ingredientes de los platos que se sirven en el evento con solo apuntar a ellos con su móvil o encontrar el camino hacia lo que buscan. También se puede organizar una búsqueda del tesoro o juegos del estilo de Pokémon Go, haciendo del evento una experiencia más llamativa.

Apps para todo
Según un informe de CWT Meetings & Events, el número de aplicaciones móviles para eventos creadas desde 2017 ha aumentado un 83%, y el porcentaje de asistentes que descarga dichas aplicaciones ha pasado del 50% en 2017 al 74% en 2019. El visitante ya espera que un evento cuente con su app propia.

Whova, CrowdCompass, EventMobi, DoubleDutch, QuickMobile, Event Boosterapp… los desarrolladores de aplicaciones específicas para eventos no solo ofrecen soluciones cada vez más numerosas sino mucho más completas.  Ya no se trata de incluir el programa de ponencias, sino que cada vez más son herramientas para la interacción y la comunicación.

Son apps que facilitan el networking entre los delegados, a menudo incluyendo chats privados, y les convierten en auténticos participantes que pueden incluso influenciar o modificar el contenido del evento, expresando su opinión o haciendo peticiones a los organizadores.

La tecnología 5G les dará aún más poder de forma instantánea. Por ejemplo, mediante crowdsourcing los asistentes a un evento podrían decidir qué música escuchar o acordar si subir o bajar la temperatura de la sala en tiempo real. La inmediatez de los comentarios permite identificar las mejoras  e introducir los cambios necesarios.

También existen innumerables aplicaciones móviles de diferentes empresas que sirven para mejorar aspectos específicos de los eventos. Interactio permite a los delegados recibir la traducción simultánea de presentaciones o charlas en tiempo real en su smartphone. La start up española Wildbytes acaba de estrenar una app de realidad aumentada con geolocalización para que los asistentes a eventos multitudinarios puedan orientarse y encontrar a sus colegas.

Mejores experiencias
El objetivo de toda tecnología es mejorar el engagement o implicación de un asistente que regrese a su oficina con la sensación de haber vivido una experiencia enriquecedora. Pero no solo está mejorando la experiencia de los asistentes, haciéndoles partícipes a través de plataformas como Sli.do que permiten hacer preguntas sin tener que esperar a que les pasen el micrófono. También sirve para dar más control a los organizadores, siempre y cuando sepan trabajar el gran volumen de información que los avances tecnológicos facilitan.

El uso de heat maps o “mapas de calor” en la web o app del evento permite ver qué páginas son las más visitadas y qué contenido interesa más, pudiendo estimar por adelantado qué sesiones pueden requerir una sala más grande. Utilizando la tecnología beacon se pueden crear mapas de calor para visualizar el tráfico de visitantes y las zonas más frecuentadas.

Otra tecnología cada vez más utilizada es la identificación por frecuencias de radio (RFID por sus siglas en inglés), algo que se puede incorporar en las acreditaciones para localizar e identificar en tiempo real a los asistentes, permitiendo, por ejemplo, adoptar iniciativas para redirigir el flujo o aumentar el personal en las áreas que más lo necesiten.

A pesar de los esfuerzos por mejorar el engagement, éste es
un aspecto que raramente se mide. La captura y análisis de
emociones filmando a los asistentes a una presentación para
extraer información de su expresión facial y nivel de atención
se ha empezado a probar en algunos eventos. Y es que con la
tecnología se pueden hacer cosas que hasta hace poco parecían increíbles… pero no lo es todo. Ha de estar plenamente
integrada en el evento y responder a unos objetivos, no ser
un simple añadido. Y sin olvidar que lo que verdaderamente
marca el éxito de un evento es la calidad humana.

Para este tema hemos entrevistado a

James Morgan Fundador de Event Tech Lab
“La tecnología permite medir la efectividad de los mensajes”

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Según el informe, los eventos no solo buscarán la formación o el desarrollo de oportunidades de negocio, sino crear el bien para comunidades globales. Las nuevas generaciones buscan experiencias durante sus viajes de negocios donde puedan contribuir al bien común, empoderar e inspirar a otros. Se trata de la experiencia completa, y no un añadido, y las marcas están respondiendo cada vez más a esta demanda, demostrando sus valores.

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A pesar de la incertidumbre creada por factores como la prolongada guerra comercial entre Estados Unidos y China, el Brexit o las protestas de Hong Kong en Asia,  y la creciente preocupación por el impacto del cambio climático, CWT apunta que hay razones para el optimismo y prevé que hasta un 30% de los presupuestos de marketing se destinarán a reuniones cara a cara, consideradas más relevantes que nunca.

El informe revela también que la creación de páginas web de eventos se está acelerando a un ritmo del 52% interanual, y el número de aplicaciones para eventos creadas desde 2017 ha aumentado un 83%, mientras que el porcentaje de asistentes que descarga dichas aplicaciones ha pasado del 50% en 2017 al 74% en 2019. Las organizaciones también utilizan nuevas tecnologías en forma de inteligencia artificial y bots para incrementar la visibilidad y los datos y la retroalimentación en tiempo real.

Este énfasis en la digitalización está siendo impulsado por los cambios demográficos. En 2024, la mayoría de los viajeros de negocios pertenecerá a la generación de los millennials, seguidos de aquellos nacidos a partir de 1996, que no han conocido un mundo sin internet, teléfonos inteligentes y aplicaciones. Estos viajeros buscan autenticidad en viajes de incentivo y eventos experienciales, pero el ansia de vivir el destino como los locales y el auge creciente de los destinos poco convencionales plantea también algunos problemas de seguridad: un 42% de los viajeros está sujeto a evaluaciones de riesgo previas al viaje como parte del proceso de aprobación del mismo, un 5% más respecto al año anterior. Los incentivos sostenibles también cobrarán protagonismo en 2020.

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Frankfurt (Alemania) y París, que figuraban en la parte más baja de la tabla en 2019, escalan puestos para colocarse en segunda y tercera posición respectivamente para 2020. Alemania domina el listado con cuatro ciudades entre las diez primeras, incluyendo también Berlin (4) y Colonia (8). Milán (Italia) y Ámsterdam vuelven a aparecer en el ranking este año, en sexta y novena posición respectivamente. El informe destaca también la creciente importancia de la sostenibilidad en la organización de eventos y convenciones en Europa.

En el ranking de los 10 destinos más populares de Latinoamérica predominan las ciudades brasileñas y colombianas, mientras que Buenos Aires vuelve a aparecer en novena posición tras estar ausente el año pasado. Bogotá sube un puesto para colocarse en segunda posición, y Lima asciende al tercer puesto. Les siguen Rio de Janeiro, Brasil (4), Ciudad de México (5), Curitiva, Brasil (6), Medellín, Colombia (7), Belo Horizonte, Brasil (8), Buenos Aires (9) y Cartagena, Colombia (10).

El informe destaca también los destinos emergentes en cada región, incluyendo la ciudad española de Sevilla y la británica Mánchester en Europa, así como las ciudades mexicanas de Guadalajara y Puebla en Latinoamérica.

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Tres de las cuatro divisiones especializadas de la compañía, CWT Energía, Recursos Naturales y Marinos, CWT Meetings & Events y CWT Solutions Group, adoptarán nuevos logotipos, mientras que los clientes de la división hotelera, RoomIt by CWT, solo verán cambios menores en la paleta de colores.

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Proporcionar una experiencia memorable a los asistentes es clave y por eso se buscan espacios más creativos y sofisticados, desde museos y edificios históricos a casas en los árboles o incluso islas. También contribuyen las innovaciones tecnológicas, como el uso de realidad virtual o aumentada, inteligencia artificial, aplicaciones y microsites, así como la “festivalización” de los eventos y los formatos colaborativos en los que los asistentes contribuyen al contenido.

Las nuevas tecnologías también posibilitan formas más inteligentes de comprobar el retorno de la inversión (ROI) y el retorno del evento (ROE): por ejemplo, utilizando datos para ajustar el valor en torno a los programas de reuniones y realizando las reservas de transporte de grupos a través de aplicaciones y herramientas de reservas online.

En cuanto al análisis por regiones, en Latinoamérica, la mejora de la economía resultará en grupos un 26,7% más grandes por término medio. México despunta como destino MICE, con su capital ocupando el segundo lugar detrás de Sao Paulo en el ranking de destinos para eventos y reuniones en 2019, y Cancún y Guadalajara destacadas como ciudades emergentes. El colapso del peso argentino detendrá el crecimiento de la demanda en ese país, que no figura entre los top 10.

En la región de Europa, Oriente Medio y África, se prevé que el coste por asistente y día aumente un 6 % en 2019. Madrid deja de figurar entre los diez principales destinos, siendo Barcelona la única representante española, en tercer lugar después de Londres y Moscú. Hay cuatro nuevas entradas: Viena, Estocolmo y las ciudades alemanas de Hamburgo y Fráncfort. A pesar de que la seguridad sigue encabezando la lista de preocupaciones de los organizadores, los ataques terroristas no han afectado a la popularidad de destinos como Londres, París, Berlín o Barcelona.

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Los organizadores deben poner cuidado en la elección del destino, asegurándose de que los venues, hoteles e infraestructura de transporte tienen la capacidad y condiciones adecuadas para acomodar grandes grupos. Por ello es esencial planificar con el mayor tiempo posible para asegurar la reserva de los sitios deseados.

CWT apunta también a la responsabilidad que el organizador tiene para con los asistentes, buscando su seguridad en todo momento. Debe tener en cuenta las políticas de viajes de las empresas que, por ejemplo, pueden prohibir que todos los directivos viajen juntos. Es igualmente importante que todos los miembros del equipo trabajen coordinados pensando en el evento de forma global y no solamente en su parte en el mismo.

Buscar el llamado factor wowy pensar en formas de agilizar los procesos que pueden causar mayor frustración, como el paso por los controles de seguridad, son claves para mejorar la experiencia del cliente y garantizar el éxito del evento.

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