La llegada de la pandemia de Covid-19 forzó a empresas en todo el mundo a imponer el teletrabajo y cancelar los viajes de negocios. Las reuniones, así como todo tipo de eventos, convenciones y ferias, se trasladaron al ámbito virtual, se pospusieron o se cancelaron.

Aunque el riesgo sanitario y la incertidumbre sobre el futuro aún persisten, en muchos países las restricciones se van adaptando a las necesidades de la economía. Cada vez se realizan más desplazamientos por trabajo, encuentros presenciales en su mayoría con parte híbrida y, según los países, eventos multitudinarios. En todos los formatos la cuestión más importante es cómo garantizar la salud y el bienestar de los viajeros y asistentes a esos eventos.

El legado de la pandemia

Tanto empresas como agencias coinciden en que hay dos elementos que se mantendrán, en mayor o menor medida, cuando se recupere la normalidad: el teletrabajo y los eventos virtuales. Son dos opciones que ya existían, pero cuyo uso se ha generalizado por la crisis sanitaria permitiendo a más gente apreciar sus ventajas.

Trabajar desde casa puede permitir, cuando las condiciones se dan, conciliar la vida familiar con la laboral, al mismo tiempo que se mantiene la productividad. Cierto es que el teletrabajo no se puede aplicar a todos los sectores, pero las empresas que disponen de esta opción se están beneficiando de ahorros considerables en gastos de oficina y pueden contar con una plantilla más sana y feliz.

Por otro lado, la tecnología ha demostrado que es posible mantener reuniones, asistir a presentaciones y conferencias, e incluso hacer contactos en ferias o sesiones de networking en un ámbito virtual. Aunque nadie discute que en los eventos presenciales el networking es mucho más eficiente, será más difícil justificar el coste de asistir a un evento presencial si no aporta nada que no se pueda obtener online.

Viajar en tiempos de Covid-19

No solo se trata del coste y la escasa oferta, que genera horarios y escalas no siempre deseables, sino también el riesgo de contagio en los desplazamientos profesionales. Las empresas tienen un duty of care, o deber de protección, para con sus representantes y por eso están limitando sus viajes a los estrictamente necesarios para el negocio. 

Los viajes de incentivo no entran en la categoría de imprescindibles, y por ello permanecen suspendidos en su mayoría. Si bien es cierto que ya se están desarrollando alternativas que pasan por la personalización de estos premios sin que dejen de ser en forma de viaje pero que el premiado pueda disfrutar de manera individual o con su entorno más cercano.

Mientras no exista una vacuna o un tratamiento eficaz ante el posible contagio, las empresas y las agencias están aplicando todos los planes de prevención posibles para que los viajes profesionales y la asistencia a eventos se puedan mantener, siempre y cuando esto suponga añadir riesgos innecesarios para el asistente. 

Para este tema hemos entrevistado a

CRISTINA SUÁREZ DE LEZO Gerente de Viajes y Eventos en Repsol (España)
“Ahora mismo solo se hacen los viajes estrictamente necesarios y hay que dar muchas explicaciones”

ANA ALONSO Directora General de Nuba (España)
“Habrá más talonario de viaje particular que sustituya a los viajes de incentivo tal y como los conocíamos anteriormente”

JOSÉ LUIS INOGÉS Director de Marketing 4.0 e Inteligencia Comercial en Navantia (España)
“Al viajero se le exige la prueba del Covid-19 y que permanezca cinco días en casa”

MARCELA TORRES Gerente de Desarrollo Comercial para Latinoamérica de AMEX GBT (México)
“Los clientes se plantean hacer cuatro incentivos de 25 personas en lugar de uno de cien”

FERNANDO SÁNCHEZ-MAYORAL Director de Eventos Globales, en SAP SE (España)
“Será más difícil justificar la asistencia a un evento, salvo que ofrezca algo que no se encuentre online”

SERGIO VENTURA Director de Ventas y Marketing de MCI Group (Argentina)
“Hay que plantearse qué incentiva a la gente, no es lo mismo que hace unos meses”

OLGA MARTÍNEZ Directora de Asuntos Corporativos en Mars Iberia
“Por ahora tenemos una política muy clara de no participar en reuniones de más de quince personas”

ESTEFANY SEPULVEDA Gerente Comercial de M2C (Colombia)
“Actualmente la solución para nuestros clientes son los eventos 100% virtuales, pero esperamos a corto plazo ofrecerles eventos híbridos y presenciales”

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No hay duda de que las innovaciones tecnológicas que se han introducido en nuestra industria en los últimos años han generado sustanciales cambios que afectan a los viajeros, pero también a los profesionales de gestión de los viajes corporativos y eventos profesionales. Nadie cuestiona que hoy en día el travel manager dispone de nuevas herramientas que hacen su labor más eficiente y le ayudan a mejorar el servicio que ofrece tanto a sus clientes como a la empresa para la que trabaja.

Mejor comunicación Sin duda uno de los grandes avances se con creta en la facilidad para comunicar con el viajero, que puede contar con toda la in formación y documentación que necesita durante su desplazamiento a través de una simple app, que además le sirve para estar en contacto continuo con el gestor de viajes de tal modo que éste pueda resolver cualquier duda con la mayor rapidez. Como resultado, su experiencia es me nos estresante y su satisfacción mayor.

La seguridad del viajero es otra de las responsabilidades del travel manager y, no sólo está adquiriendo cada vez más importancia, sino que la gestión de la misma también se ha visto simplificada con el uso de nuevas tecnologías. Gracias a la geolocalización en aplicaciones móviles o herramientas de movilidad, la empresa puede reaccionar con mayor rapidez en caso de cualquier incidente que pueda afectar al representante durante su viaje.

Por otro lado, el gestor de viajes dispone de más herramientas para responder ante sus directivos, ajustarse a los presupuestos y conseguir una optimización de los procesos que se traduzca en un ahorro de tiempo y dine ro. Desde la planificación hasta la reserva, la revisión de gastos y el reembolso de los mismos… las corporaciones pueden controlar todo el proceso en un único lugar y en tiempo real. Además, estas herramientas permiten hacer un seguimiento del viajero en todo momento y compro bar su cumplimiento de la política de viajes. La preparación de informes resulta mucho más fácil gracias al acceso a un mayor volumen de datos e instrumentos de análisis. Con tales ventajas, no es de extrañar que su uso esté cada vez más generalizado.

Necesidad de más

Sin embargo, el sector opina que hay que dar más pasos, que algunas prestaciones ya no se consideran competitivas sino obligatorias y que la inteligencia artificial debe llegar a nuestra industria. Mejorar la experiencia del viajero pasa por la anticipación en el conocimiento de sus necesidades. Sin olvidar que la mano humana debe estar siempre por encima de la tecnológica. Los recientes ciberataques o los problemas experimentados por British Airways en su sistema demuestran que no debemos depender completamente de la tecnología. Porque no hay avance tecnológico que pueda suplantar a la escucha humana. Es lo que nos confirma que el travel manager sigue siendo indispensable.

Para este tema hemos entrevistado a

Cristina Suárez de Lezo Gerente de Viajes y Eventos en Repsol (España)
“Los avances no deberían estar solamente enfocados al viajero”

Horacio Cristaldo Jefe de Viajes en GC Gestión (Argentina)
“El mayor impacto de la tecnología se encuentra en el tiempo de respuesta”

George Grund Gerente global de viajes de ITV PLC (Reino Unido)
 “Hay aspectos de nuestro negocio que no se pueden dejar a la tecnología”

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