Para la elaboración del estudio se encuestó a 200 personas: 103 contratantes de viajes de incentivo en empresas y 97 agentes especializados. Además, se entrevistó a diez representantes de CB y DMO de Norteamérica y Europa.

El informe revela que el 38% de los contratantes de viajes de incentivo colabora con los CB y DMO y que un 62% los considera fundamentales para el éxito de los viajes. Sin embargo, solo el 24% recurre a ellos en cada uno de los viajes que contrata.

Los CB y DMO transmiten confianza

Tanto los representantes de CB y DMO como los contratantes de viajes de incentivo en empresas y agentes especializados coinciden en que establecer contacto cuando se está considerando un destino por primera vez ofrece múltiples beneficios.

Entre ellos, los contratantes destacan las conexiones con proveedores locales y el asesoramiento sobre el destino (64%), el apoyo financiero a partir de subvenciones, descuentos u ofertas (55%) y el acceso a espacios y experiencias únicas (54%). Muy de cerca le siguen la posibilidad de ser presentados ante representantes de hoteles, venues, DMCs e instituciones públicas (54%), merchandising del destino (51%) y la mejora de la experiencia de los asistentes del viaje o la posibilidad de proporcionarles detalles VIP (50%).

Factores que impulsan la colaboración entre contratantes y CB/DMO:

De hecho, el 68% de los contratantes indica haber tomado una decisión sobre el destino basándose en el apoyo y la información proporcionados por los convention bureaux.

Falta de estrategia para atraer viajes de incentivo hacia los destinos

Los representantes de CB y DMO entrevistados coinciden en que no existe una estrategia clara y específica para atraer viajes de incentivo en sus organizaciones. De hecho, ninguno de los convention bureaux y DMO que participaron en el informe cuenta con personal dedicado exclusivamente a la gestión de este tipo de viajes, sino que esta tarea suele delegarse en profesionales que, además, tienen otras responsabilidades.

Los CB y DMO declaran que, aunque les interesa atraer el mayor número posible de viajes de recompensa, no disponen de información sobre el número de viajes de incentivo que llegan a sus destinos. Además, señalan que muchos de los organizadores y contratantes de este segmento trabajan directamente con hoteles o DMCs en lugar de contactar con los CB y DMO.

En este sentido, la mayoría de los contratantes de viajes de incentivo en empresas están de acuerdo o muy de acuerdo con que los CB y DMO tienden a prestarles la misma atención que a otro tipo de operaciones MICE (56%). Sin embargo, un 42% considera que los CB y DMO están más interesados en eventos, convenciones o congresos de mayor envergadura, de más de 250 personas, que en grupos más reducidos, como los que participan en viajes de incentivo.

Percepción de los contratantes de viajes de incentivo sobre la atención recibida por parte de CB y DMOs:

Dificultades en la colaboración

En relación con esta percepción, el informe presenta una serie de desafíos por el que los contratantes encuestados deciden no colaborar con los CB y DMO. El 58% de los contratantes en empresas y el 30% de los agentes especializados señalan la falta de agilidad y rapidez en las respuestas por parte de los convention bureaux y DMO. Le sigue, con un 16% y un 21%, respectivamente, la percepción de un servicio y apoyo inconsistentes. Al final de la lista se sitúan las recomendaciones que no se ajustan a las necesidades (5% y 16%) y la visión sesgada y falta de objetividad sobre el destino (5% de los contratantes de empresas y 13% de los agentes).

Principales desafíos en la colaboración entre los contratantes de viajes de incentivo/agencias y CB/DMO:

Compromiso desde el inicio

Los CB y DMO entrevistados consideran que son más eficaces cuando se les involucra desde el momento en que el contratante comienza a plantearse la elección del destino. Es entonces cuando pueden aportar conocimiento sobre las diferentes opciones de experiencias, las posibilidades de alojamiento y las mejores fechas para realizar el viaje.

Los contratantes de viajes de incentivo señalaron como fases clave para comenzar la colaboración con los CB y DMO durante la búsqueda de hoteles y espacios (56%), la fase inicial de exploración y análisis de viabilidad (53%), la selección de destinos (47%) y el diseño de experiencias y la presentación de DMCs (47%).

Los representantes de CB y DMO entrevistados señalaron tres razones por las que algunos contratantes pasan por alto la posibilidad de colaborar con ellos. La primera es que algunos ya trabajan con un DMC y no ven la necesidad de colaborar también con un CB o DMO. Otro motivo es que quienes ya han visitado la ciudad consideran que conocen todo lo importante sobre el destino. Por último, indican que algunos contratantes piensan que trabajar con un CB o DMO supone un coste adicional.

DMC por delante del CB

Entre los motivos que explican la brecha en la colaboración entre los contratantes de viajes de incentivo y los CB/DMO, se sitúa en primer lugar la confianza depositada en los DMCs como proveedores de conocimiento sobre el destino (68%). El 55% de los contratantes prefiere trabajar directamente con hoteles o venues, mientras que otro 55% considera que trabajar con CB/DMO implica añadir un interlocutor más al proceso.

Además, el 36% considera que el valor que aportan frente a los DMCs no está claro, el 27% señala como motivo la falta de especialización en viajes de incentivo y el 18% indica la falta de conocimiento de los CB/DMO.

Barreras en la colaboración entre contratantes y CB/DMO:

Apoyo financiero

El informe señala que algunos convention bureaux y responsables de promoción de destinos ofrecen incentivos para atraer a contratantes de viajes de recompensa. Estos dependen del tamaño del grupo, el número de noches de hotel y las fechas del viaje.

En relación con este apoyo financiero, el estudio señala que el 62% de los contratantes indica que contar con un apoyo financiero sujeto a normas más transparentes sobre su aplicación les animaría a colaborar con un CB o DMO. Por otro lado, el 74% de los contratantes encuestados afirma que sus viajes se beneficiaron de los incentivos financieros ofrecidos por los CB/DMO.

Mejora en la medición del ROI

El 61% de las agencias y contratantes encuestados indica que la colaboración con los CB y DMO mejora el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de los viajes. Además, aseguran que esta colaboración mejoró la experiencia y la calidad del viaje (67%) y les permitió ahorrar tiempo en la planificación (59%).

Otras noticias relacionadas:

MEDIR EL IMPACTO DE LOS VIAJES DE INCENTIVO SIGUE SIENDO UNA ASIGNATURA PENDIENTE

El último informe de la Incentive Research Foundation revela que el 54% de los organizadores en empresa opta por métodos tradicionales, como las encuestas de satisfacción o los comentarios informales de los asistentes durante el programa, entre otras cosas por la presión que reciben desde la dirección financiera.

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Recoge las opiniones de más de 1.000 representantes de convention bureaux, DMOs (organización de gestión de destinos, por sus siglas en inglés) y otros profesionales encargados de la promoción y captación de eventos en todo el mundo, principalmente en Europa (75% de los encuestados). Más de la mitad (55%) afirma que reciben más apoyo de su gobierno local, regional o nacional, y solo el 7% cree que el departamento de eventos tiene menos consideración que en 2019.

No obstante, la mayor importancia que se le da al segmento no se refleja en un aumento de la inversión en eventos por parte de los gobiernos. Solo el 15% de los encuestados afirma que esta inversión es ahora mayor, mientras que en el 42% de los casos ha disminuido. Hay un claro descenso en el número de eventos internacionales patrocinados debido a la disrupción en la programación de congresos de asociaciones causada por la pandemia, que por ahora se ve compensado con un incremento de los eventos locales y nacionales.

El 95% de los encuestados considera el legado de los eventos importante (34%) o muy importante (61%) para los destinos, y más gobiernos empiezan a apoyar congresos alineados con sus políticas nacionales como una herramienta para mejorar tanto la sociedad como la economía. Principalmente invierten en acciones en los campos de la salud, la ciencia, las energías verdes y la tecnología.

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Entre las razones para el optimismo, los encuestados citan el deseo intrínsicamente humano de reunirse cara a cara y vivir experiencias en vivo, las oportunidades que ofrecen los evento híbridos para atraer a más participantes, la distribución efectiva de la vacuna contra el Covid-19 y la resiliencia del sector.

De cara al futuro, a corto plazo el 32% de los encuestados espera hacer más marketing digital, y el 23% afirma que el principal cambio será el aumento de los eventos híbridos. La salud y la seguridad serán factores esenciales en la organización de eventos, y también adquirirán más relevancia la sostenibilidad, el bienestar y el legado social. A largo plazo, la mitad cree que continuará la digitalización de los encuentros, mientras que el 15% espera que habrá menos eventos internacionales. El informe concluye también que los encuentros presenciales serán más pequeños y de menor duración, y tendrán que ofrecer un valor añadido a los participantes.

El estudio, en el que participaron 134 convention bureaux europeos, muestra que la mayoría de los destinos se ha mantenido activo durante la pandemia con actividades de marketing digital, mientras que el 45% participó en ferias virtuales y el 20% ofreció fam trips (viajes de familiarización) virtuales para meeting planners. Muchos aprovecharon este periodo para mejorar su web o incrementar los ejercicios de formación.

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La red ofrece a los organizadores de congresos internacionales la oportunidad de ponerse en contacto con siete destinos a la vez. Las ciudades comparten muchas características comunes, como su estrecha colaboración con la comunidad local y su enfoque en la sostenibilidad y la innovación, además de contar con centros urbanos compactos y céntricas instalaciones para encuentros. Su dispersión geográfica ayuda a adaptarse al patrón de rotación en los eventos de asociaciones europeas, y también a organizar eventos multi-hub.

A pesar de competir frecuentemente por los mismos eventos, los destinos integrantes de la red reconocen que, trabajando juntos y compartiendo conocimientos, experiencias y buenas prácticas, todos se benefician, incluyendo sus clientes. Durante la pandemia, se han organizado eventos virtuales de networking y se han compartido experiencias e intercambiado contactos comerciales, con resultados satisfactorios. La red tiene previsto organizar un evento presencial con asociaciones y unirse a los principales eventos MICE a lo largo del año.

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La alianza está constituida por los convention bureaux de Bogotá, Medellín, Cartagena, Barranquilla, Cali, Pereira, Manizales, Quindío, Bucaramanga, Santa Marta e Ibagué, que juntas aportaron 2.451 millones de dólares a la economía del país con la celebración de más de 625 eventos en 2019. Realizarán acciones conjuntas para visibilizar la industria de reuniones, incentivos, convenciones y ferias y representar al sector en ferias nacionales e internacionales.

El primer logro de la red ha sido la creación de mesas de trabajo junto con la Gerencia de Turismo de Reuniones de ProColombia y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para crear un plan estratégico del sector. También se está trabajando en la unificación de información y el apoyo en la elaboración e implementación de los protocolos de bioseguridad aplicables a la industria de ferias y eventos de negocios, así como en la construcción de un plan de reactivación para el sector.

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