Concha López, directora de ventas de AMEX Congress, recordó que el sector asociativo necesita los congresos para crecer y financiarse. En estos últimos dos años, el personal sanitario no pudo desplazarse por las restricciones a los viajes, “pero tampoco podían implicarse en congresos o jornadas de formación por la situación de crisis sanitaria”. Concha López defendió la necesidad de apostar por la “innovación emocional” para que el asistente a un congreso no solo vea en el el atractivo de formarse, sino de vivir una experiencia única en un espacio que le sorprenda.

Silvia Suárez, delegada de OPC Spain en Asturias, lamentó la falta de tiempo y los permisos que el personal sanitario debe recibir de sus hospitales para organizar o asistir un congreso, algo no siempre fácil de conseguir. Rafael Tejido, gerente del hospital universitario Marqués de Valdecilla, se declaró “optimista ante la actividad congresual que se vaya a realizar ahora que damos por superada la pandemia”. Declaró que como hospital es “absolutamente necesario que nuestros equipos salgan porque esto nos permite desarrollar proyectos de investigación, innovación y generar reputación para que el hospital sea referencia”.

Ninfa de Castellví, de la Sociedad Española del Medicamento Individualizado, opina que los congresistas apuestan por la presencialidad ya que están “hartos de la virtualidad”. En su opinión es necesario fomentar un mejor trato humano para que las relaciones sean más fluidas entre quienes toman la iniciativa de organizar un congreso y el OPC.

Todos los profesionales presentes en el taller “Presente y futuro de los congresos médicos” coincidieron en que el modelo híbrido se mantendrá como una vía para aumentar la participación e implicar a quienes no se puedan desplazar, “pero sin renunciar a la presencialidad que permite una interacción imposible de conseguir en el entorno virtual”, declaró Tejido.

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Grupo Pacífico pretende con DHM Health ofrecer un servicio 360 en el sector de la salud, con servicios que abarcan “desde la estrategia y posicionamiento de producto, desarrollo y creación de contenidos médicos, a la elaboración de proyectos de marketing aplicados al sector médico”, según Moreno.

La agencia de comunicación y marketing DHM ya existe desde 2013 y desde entonces ha venido trabajando para la industria farmacéutica prácticamente en todas las áreas, salvo en la de marketing farmacéutico y médico.

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La iniciativa se enmarca en la política de sostenibilidad de Roche Farma en relación a la organización y celebración de congresos médicos y eventos médico-científicos. La empresa farmacéutica se muestra consciente del inevitable impacto ambiental derivado del uso de materiales y el consumo de energía, entre otros factores.

Consciente de este problema, Roche Farma ha lanzado un Decálogo entre sus empleados en España dirigido a minimizar el impacto medioambiental de todas las instalaciones y actuaciones de la compañía en este tipo de eventos, como los stands en los que se muestran distintos materiales informativos y promocionales dirigidos a profesionales sanitarios. Apuesta por mejorar los planteamientos técnicos de los stands en busca de una mayor eficiencia energética y en el ámbito de los recursos plantea, por ejemplo, utilizar elementos más sostenibles que el plástico, uno de los materiales más utilizados en este tipo de eventos.

Pero el Decálogo no se limita a los aspectos medioambientales, ya que además las medidas incluidas persiguen favorecer el empleo de las personas con discapacidad y fomentar el consumo de productos de proximidad.

Las medidas incluidas son las siguientes:

1.     Comunicación digital. Fomentar la comunicación digital tiene para la compañía múltiples ventajas como la reducción del material impreso, evitando así el uso de tintas, papel y energía. Un buen ejemplo es el uso de apps o entornos web para permitir, por ejemplo, la acreditación con códigos QR.

2.     Reciclaje de landyards. En caso de que haya acreditaciones, reciclar el lanyard o colgante de tarjetas de acreditación de los asistentes, identificando un lugar para su recogida.

3.     Señalética reciclable. Para la señalética recomienda usar materiales orgánicos 100% reciclables, así como utilizar monitores en lugar de cartelería impresa.

4.     Evitar el plástico. Debe evitarse en la medida de lo posible el uso de foam y componentes plásticos en el decorado, sustituyéndolo por materiales textiles.

5.     Evitar las moquetas. Las moquetas que suele utilizarse en ferias y congresos suelen ser muy contaminantes y no reciclables: es mejor evitar su uso.

6.     Uso de iluminación LED. Se debe medir la huella de CO2 que ocasiona el consumo energético de la instalación y utilizar iluminación de tipo LED que no genera residuos y es de mayor duración.

7.     Alimentos de proximidad. Es preferible solicitar empresas de catering que basen su oferta en productos de proximidad y/o que tengan acuerdos de donación de alimentos.

8.     Favorecer la inclusión. Seleccionar proveedores que trabajen con centros especiales de empleo con el fin de favorecer la inclusión de personas con discapacidad y otros colectivos.

9.     Eliminar las acreditaciones del personal de Roche. En cada evento organizado por Roche, la identificación de los profesionales de la compañía se puede hacer usando la acreditación de empleado, sin necesidad de generar nuevas identificaciones.

10.  Construcción 100% reciclable. Los stands de Roche en los congresos nacionales y regionales deberán estar construidos con materiales 100% reciclables.

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Gabriela Pacheco, gerente de Marketing de Laboratorios Jayor, alertó de los problemas que pueden generar las regulaciones migratorias y los imprevistos que éstas provocan en muchos aeropuertos, con situaciones indeseadas que en numerosas ocasiones se subsanan con gastos no programados. Otro problema asociado a la organización de eventos en el extranjero es el envío de materiales promocionales no aceptados en destino: “por eso es relevante demostrar capacidad de reacción y disponer de un presupuesto asociado al evento que permita adaptarse a las situaciones imprevistas”.

Para eso es necesario involucrar más a las áreas comerciales y de Dirección, ya que su integración hará más fácil el cumplimiento de las políticas de compliance, “un área a veces demasiado gris que hay que aclarar” en la opinión de Gustavo Guzmán, gerente regional de eventos de Bristol-Myers Squibb Mexico. Guzmán también defendió la necesidad de una mayor profesionalización en el sector.

Liliana Terrazas, responsable de eventos y congresos de Novartis Farmacéutica, confirmó que antes cada área de negocio funcionaba de manera independiente y ahora se ha centralizado la contratación de servicios “lo que a veces dificulta las acciones ya que no todas las partes involucradas en el evento lo ven de la misma manera”.

¿Destinos MICE “demasiado turísticos”?

La problemática de los destinos, a quienes penaliza el calificativo de “turístico”, cuando los creadores de compliance rechazan aquellos lugares o sedes que parezcan “demasiado lúdicos” o “demasiado ostentosos”, demuestra la importancia de la percepción que se tiene del evento según Terrazas. Forma parte de la política de Novartis evitar los hoteles boutique, resorts, spa… “aunque a veces es más una cuestión de percepción que de realidad”. Según Pacheco debería darse prioridad al contenido del evento y a lo que se consigue con el.

Entre las afirmaciones que realizaron los representantes del sector farmacéutico destacó la importancia de la experiencia del proveedor por encima del precio: “a veces un buen precio esconde un mal evento”, dijo Pacheco, quien defendió que “lo importante es que el proveedor genere una buena imagen ante la audiencia que va a asistir más allá del coste, ya que están trasladando al asistente la imagen de quien estamos detrás de la organización”. Los proveedores deben entender que sus normas obligan a ciertas decisiones, “no es lo que quiera un médico o un tercero”, dijo Terrazas, “sino aquello que la empresa debe reflejar”. Una buena comprensión del mensaje, del tipo de evento y la experiencia que se quiere hacer vivir al invitado es imprescindible para el éxito del evento, por eso el proveedor debe demostrar experiencia en este tipo de programas.

Diferencia generacional

Otro reto al que se enfrentan los laboratorios es la diferencia generacional entre los asistentes, que marca de manera importante la introducción de tecnología e innovación en el evento. Por ejemplo, es más fácil saber qué interesa en los eventos híbridos a los millennials, más familiarizados con la tecnología, ya que interactúan mucho más.

Los laboratorios confirmaron que la innovación permite algo esencial que es la medición de la asistencia “porque al final eso se traduce en transparencia”, según Guzmán. “Sabemos quién asiste a las sesiones, cuánto tiempo…”. En su opinión es importante entender bien las incidencias que siempre se producen “para asignar correctamente responsabilidades”, ya que a veces es el propio asistente quien comete negligencias y no los proveedores o el laboratorio que está detrás del evento. La tecnología facilita este reparto de responsabilidades.

El Grupo PUNTO MICE fue medio oficial internacional de IBTM LATIN AMERICA, que congregó en Ciudad de México a 600 compradores ante 500 expositores mexicanos e internacionales.

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