De acuerdo con el Informe de tendencias de la gestión de gastos, el 49% de las empresas sigue confiando en los procesos de gestión de gasto manuales, que conllevan altos costes de procesamiento, falta de control, una visibilidad inadecuada de los gastos, una aplicación deficiente y un incumplimiento de las políticas de viaje, además de plazos de reembolso largos para los empleados.

Uno de los principales inconvenientes de esta práctica es el excesivo tiempo dedicado a crear, aprobar y reembolsar los informes de gastos, así como a imprimirlos y entregarlos o enviarlos por correo a la persona correspondiente. El 85% de las empresas encuestadas reconoce que la automatización de la gestión permitiría la simplificación del proceso, y el 23% prevé cambiar a un solución web o a un nuevo proveedor, en su mayoría en los próximos 12 meses.

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La segunda edición del estudio “Alcance del fraude interno en la gestión de gastos en Europa” analiza 1,8 millones de gastos en los desplazamientos de casi 10.000 trabajadores de 130 empresas europeas durante 2016, comparando los datos con el año anterior.

El análisis muestra que el 15% de los gastos de las pequeñas y medianas empresas son presuntamente fraudulentos, lo que supone un aumento del 3% y del 1% respectivamente en comparación a 2015. Sin embargo, en las grandes compañías el fraude baja del 14% al 10%. El fraude interno por trabajador es de 699 euros, un 3,27% menos que en el año anterior (723 euros).

El estudio también muestra que las empresas destinan recursos para combatir este tipo de fraude. Por ejemplo, el  83% de las firmas analizadas ha establecido controles para detectar tiques duplicados, el 69% revisa la existencia de gastos en fines de semana y el 66% vigila para que se cumplan los límites máximos autorizados por gasto.

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Entre las mejoras incorporadas se incluyen el smartphoto, que sirve para detectar automáticamente los bordes de los tiques y recortar la imagen a su medida, y las notificaciones inmediatas de aprobación de informes.

La velocidad de sincronización de gastos también ha mejorado, éstos suben más rápido al sistema y se comunican los cambios de estado de una forma más transparente. Así, el viajero de empresa puede desechar el papel, prácticamente, de manera inmediata

La app de Captio está disponible en inglés, español, italiano, catalán y portugués y permite escoger la divisa a utilizar. Captio está presente en más de diez países en Europa y América Latina.

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El perfil típico del travel manager español que presenta el estudio es una mujer de entre 35 y 45 años, empática y con capacidad de trabajar en varios proyectos a la vez. Tiene más de 10 años de experiencia laboral y estudios superiores, incluyendo postgrados y másteres. Esta mujer, además, afirma tener un alto grado de satisfacción en su trabajo y un elevado nivel de autonomía.

La posición de travel manager requiere aptitudes como liderazgo, capacidad de negociar, tomar decisiones y optimizar los recursos. Un 60% de los encuestados reconoce no tener una formación específica, ya que actualmente no existen estudios para ser gestor de viajes, algo que IBTA propone implementar.

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Cuando se trata de madres trabajadoras, los problemas de salud derivados de la preocupación por estar lejos de la familia pueden aumentar, según el Informe de Afectación Personal de Business Travel realizado por Captio. Esto es algo que los gestores de viajes de empresa deben tener en cuenta.

Tanto como el hecho de que también hay viajeras que no tienen hijos pero sí sobrinos. Conocidas como PANK, (Mujeres profesionales sin hijos, por sus siglas en inglés) es un nicho de mercado cada vez más importante, según Euromonitor. Estas profesionales se llevan en ocasiones a sus sobrinos de viaje y buscan una oferta cultural de la que disfrutar en su tiempo libre, a la vez que divertida.

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Además, la red de agencias anuncia una aplicación que permite al cliente acceder desde su dispositivo móvil a su itinerario de viaje, los datos más relevantes del destino elegido e información personalizada si se trata de un desplazamiento de empresa.

Otra de las novedades presentadas es la que incluye una actualización del sistema de tarifas para que los gestores de viajes puedan verificar los PNR (localizadores) antes y después de la emisión del billete, entre otras cosas.

Viajes El Corte Inglés también cuenta con una nueva app que incluye la tecnología OCR de Captio y permite que los representantes que viajan confeccionen reportes de gastos desde su dispositivo móvil.

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En primer lugar, debe disponer de altas aptitudes de negociación y networking. Su trabajo dependerá en gran medida de las relaciones y negociaciones que establezca con los proveedores: es imperativo considerarlos aliados y no enemigos. Así se logrará un mejor servicio y respuesta por parte de éstos. También debe ser sutil a la vez que audaz en la negociación y un defensor acérrimo de los valores e intereses de la marca o entidad que represente.

Ser flexible en sus horarios laborales le ayudará a gestionar imprevistos que muchas veces pueden afectar a representantes ubicados en áreas geográficas lejanas a la matriz y con diferencias horarias considerables.  El travel manager debe ser además una persona proactiva, con “plan B” siempre a mano que permitirá dar una respuesta rápida en situaciones de crisis.

El gestor debe tener conocimiento del sector de los viajes corporativos en materia de negociación con proveedores, tarifas generales, principales actores, nuevas herramientas… estando al día de las nuevas opciones que existen y cómo probarlas. Se trata de una industria en constante evolución, por lo que se impone estar permanentemente en un proceso de mejora y formación, siempre desde la autocrítica.

Tener experiencia en la logística de viajes, tanto nacionales como internacionales, favorecerá que el viajero disponga de un servicio completo y de calidad, evitando contratiempos. Respetar la confidencialidad incluye una gestión eficaz de los datos relacionados con el representante desplazado.

Por último, el gestor deberá ser un experto en gestionar presupuestos ya que su trabajo estará siempre enfocado a reducir costos y optimizar la inversión en viajes sin que esto afecte la calidad de los servicios que ofrece.

Para consultar el documento: El ABC del Travel Manager

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