Las nuevas tecnologías dibujan un escenario entre realidad y ciencia ficción que ha transformado nuestro mundo, nuestra vida y nuestra sociedad y, cómo no, la industria MICE. En este nuevo contexto, hay quien cuestiona la utilidad real de los grandes eventos, del tipo de ferias y grandes congresos, en un mundo tan conectado como el nuestro.

Si bien es cierto que para conocer las novedades de una empresa expositora basta con buscarla en Internet, hay algo que ni las redes sociales ni ninguna nueva aplicación puede sustituir: el con tacto personal. Por eso hoy más que nunca, en esta era de las comunicaciones, realidad virtual, mails, whatsapps, twits y videocon ferencias holográficas, el cara a cara es una prioridad a la hora de generar networking.

Resolviendo la dificultad del “dónde”

Dónde reunir a grandes cupos de participantes forma par te de las decisiones más complejas a la hora de organizar un gran evento. ¿Hotel?, ¿venue?, ¿centro de convenciones?, ¿recinto ferial? He aquí un dilema que se complica si el organizador quiere dotar al evento de cierta exclusividad o completar con momentos lúdicos el programa de trabajo… ¿queda en este caso hueco en la lista para los centros de convenciones y recintos feriales?

Obviamente, si hablamos de eventos que requieren gran des alturas, introducción de equipos muy voluminosos y maquinaria pesada, los recintos feriales no tienen competencia. Pero a la hora de decidir dónde reunir a los cientos o miles de participantes en un gran evento que incluya sesiones de formación, conferencias, comidas, fiestas y espacio de workshop sin necesidad de techos especialmente elevados, es difícil elegir entre un centro de convenciones, un gran hotel o un venue singular, sobre todo cuando es tos dos últimos ofrecen grandes capacidades en entornos únicos.

Espacios y conectividad: la clave

Ante grandes volúmenes de asistencia, la diferencia que inclina la balanza hacia los centros de convenciones y recintos feriales es el hecho de que hayan sido diseñados con este fin. La amplitud es por tanto una de sus armas, y no sólo en cuanto a salones y pabellones: zonas de aparcamiento, descarga, cocina… nacen adaptados a los mayores cupos. La conectividad por carretera y transporte público suele ser otro elemento diferenciador que forma parte de los criterios que justifican la existencia de un gran espacio congresual.

Tal y como defienden las voces de esta edición, aún falta destacar dos cosas importantes: la capacidad de albergar momentos lúdicos y, sobre todo, la experiencia a la hora de trabajar con grandes flujos. El personal de los centros de convenciones está especializado en el manejo de todo aquello que es grande, desde un objeto a un banquete… y sin renunciar al mimo en la atención.

Para este tema hemos entrevistado a

Alexandra Torres Gerente de Marketing y Ventas de Ágora Bogotá (Colombia)
“No se trata de proponer salas sino oportunidades”

Carolina García Directora Comercial y de Marketing del CCIB (España)
“La presencia nunca será reemplazable al 100%”

Dzella Campos Gerente Comercial de Espacio Riesco (Chile)
 “Es clave ofrecer buena conectividad en la ubicación”

Mara Anapios Gerente de Marketing del Centro de Convenciones Buenos Aires (Argentina)
 “El gran interés por nuevos centros demuestra que la demanda crece”

Belén Mann Directora de Convenciones de Ifema (España)
 “Un recinto ferial o centro de convenciones es ágil”

Arnaldo Nardone Gerente General del Centro de Convenciones de Punta del Este (Uruguay)
“El cliente no quiere que seamos proveedores sino socios”

Juan Felipe Zuluaga Gerente de Marketing y Ventas de Plaza Mayor Medellín (Colombia)
“La tecnología asegura un buen retorno de la inversión”

Sara García Gerente Comercial de Expo Guadalajara (México)
“Se pueden realizar eventos con éxito y sin tecnología”

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Meetings Profesionnals International (MPI) fue pionera en 1972 y es actualmente la asociación más grande del sector, con 18.500 miembros en todo el mundo pertenecientes a los 70 clubs  y capítulos que se han ido creando, entre ellos el español, nacido en 2006 y que integra 150 miembros.

Sin fronteras

Superar las fronteras de los propios mercados es algo inherente al asociacionismo. En 2006, y a iniciativa de los colectivos de operadores profesionales de congresos (OPC´s) de Bélgica, España, Grecia, Polonia, Portugal y Reino Unido, surgió la federación europea (EFAPCO). La Federación de entidades Organizadores de Congresos y Afines de América Latina (COCAL) es prueba de lo mismo en Latinoamérica: en 1982 nació con  el objetivo de fomentar la organización de congresos y convenciones en el continente y sus esfuerzos por profesionalizar una oferta que en aquel momento era incipiente han dado sus frutos: hoy agrupa más de 7.000 miembros y está presente en 15 países.

Las proveedores también han apostado por el asociacionismo: en 1995 nació la Asociación Española de Palacios de Congresos (APCE) que hoy cuenta con 35 miembros. A nivel local, los convention bureau defienden el interés por agruparse entre proveedores para generar más fuerza a la hora de captar eventos.

Excelencia

No sólo se trata de atraer actividad: el esfuerzo por mejorar la oferta y los servicios asociados ha llevado a desarrollar formaciones y convenios con organismos que certifican la calidad de lo propuesto. Es un paso más para la consolidación del sector, tan importante como el networking : qué mejor que compartir experiencias y conocimientos para hacer evolucionar esta industria. Un buen ejemplo de la apuesta por la calidad y el aprendizaje entre segmentos es el programa lanzado en diciembre de 2013 por MPI y GBTA, la asociación que agrupa a nivel internacional a los gestores de viajes de empresa, con más de 6.000 miembros: el CMM Designation Program reúne a expertos que proporcionan herramientas destinadas a dotar al sector de una excelencia certificada.

La elaboración de análisis que permitan conocer mejor la industria forma parte del trabajo de agrupaciones como la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA): sus rankings de destinos que albergan eventos internacionales se han convertido en documento de referencia para conocer qué destinos y proveedores están haciendo las cosas bien y cuál es el impacto del turismo MICE.

Apoyo a destinos

Las asociaciones también están detrás de muchas iniciativas destinadas a proteger el entorno en el que se desarrolla la actividad y ayudar a destinos que se han visto afectados por catástrofes naturales: es el caso de PCO Meetings, que agrupa a los especialistas del sector MICE en México, comprometidos a generar eventos en Los Cabos, un destino nacional afectado por el paso de un huracán.

Formación, defensa de la calidad, análisis de la industria y trabajo en equipo: son las razones de ser de los colectivos que defienden un sector fundamental para las economías nacionales. Según la Organización Mundial del Turismo e ICCA, el impacto de la industria de reuniones en Estados Unidos, por ejemplo, es de 263.000 millones de dólares anuales o, lo que es lo mismo, el 37% de los ingresos que el país genera por turismo. Solamente en México, la organización de eventos de empresa aporta 18.100 millones de dólares cada año, lo mismo que en Argentina. En España, y según datos de la APCE, en 2013 se generaron 4.269 millones de euros. Las previsiones son al alza, principalmente en lo que a grandes congresos internacionales se refiere. Como ejemplo, Fira Barcelona espera cerrar 2014 superan do “ampliamente” sus perspectivas de ingresar este año 120 millones de euros.

Los diferentes testimonios nos demuestran que el asociado encuentra en los colectivos el camino para aprender, ampliar la red de contactos y defender la actividad en un sector cuyos principales clientes son, junto a las empresas, las diferentes asociaciones que organizan eventos. La corporación está por tanto en la base de esta industria que tiene todas las de ganar en el hecho de agruparse.

Larga vida al asociacionismo: porque algo mejor que estar solo, es estar bien acompañado.

Para este tema hemos entrevistado a

Arnaldo Nardone Presidente de ICCA
“La unión hace que aumenten los negocios”

Sandrine Castres Presidenta de MPI Spain
“Para sacar beneficio de una asociación no basta con afiliarse, hay que participar de manera activa”

Kevin Hinton CEO de SITE
“Al llevar a cabo negocios fuera del propio país, es necesario tener contactos fiables”

Vicente Serrano Presidente de OPC Spain y miembro de EFAPCO
“Desde la asociación se puede trabajar conjuntamente contra el intrusismo”

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Nardone añadió que Argentina ocupa el puesto 17 en el ranking mundial de ICCA gracias a los 223 eventos internacionales que albergó el país en 2013.  Sumados a los nacionales se contabilizó un total de 4.824 eventos, generando ingresos superiores a los 2.200 millones de dólares. Desde 2008, Argentina ha pasado a tener 44 destinos con capacidad para acoger eventos internacional, frente a los 12 de hace seis años.

Argentina recibirá precisamente el congreso anual 2015 de la asociación de organizadores de congresos, con una asistencia esperada de 1.000 profesionales especializados.

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