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Según numerosos informes sectoriales, avalados por la opinión de los meeting e incentive planners, 2023 está siendo el año del regreso de la larga distancia… pero siempre y cuando el precio de los billetes aéreos lo permite. Cuando es el caso, también pesan las tarifas que se ofrecen en destino, algo que está penalizando a grandes clásicos como Estados Unidos.

Son los destinos anteriormente considerados económicos (aunque según muchos agentes están dejando de serlo) quienes se están llevando la palma. El principal motivo es que siguen pareciendo baratos ante lo que ofrecen los demás. Es el caso de España, Portugal, Marruecos y Egipto. En la muy larga distancia para los mercados hispanohablantes, Vietnam ha regresado con fuerza al ofrecer in situ una competitiva relación calidad-precio, una vez aceptado el presupuesto asignado a billetes aéreos. 

Los datos arrojados en el último informe de tendencias de SITE Global, arrojaban un incremento del interés de los clientes por destinos que no hayan trabajado aún. No obstante, estos deseos se están topando con unas tarifas que están resultando ser el primer condicionante a la hora de elegir.

Criterios relevantes

Una vez aceptada la subida de precios que afecta a absolutamente todas las propuestas, no hay novedades entre los principales argumentos a la hora de elegir: conectividad; buena infraestructura de alojamiento y venues; atractivos turísticos que permitan sorprender al visitante… 

Lo que llama la atención es lo poco que pesa la sostenibilidad en las decisiones, reduciéndose en la mayoría de los casos a un guiño en forma de iniciativa de RSC dentro del programa, o de alguna compensación concreta de la huella de carbono a la que se le da mucho bombo en redes sociales, sin que realmente se de prioridad a aquellos destinos que puedan demostrar una clara apuesta por el compromiso medioambiental, económico y/o social. 

Para este tema hemos entrevistado a

José Luis Vázquez Director ejecutivo de IAG7 MICE & BST Events
“Nos hemos vuelto locos con los precios y esto provoca que, aunque sea una necesidad, solo se estén haciendo guiños a la sostenibilidad”

Karen Moraga MICE & Corporate Manager de DIPNOI Travelling (Chile)
“El cliente está muy interesado en otro tipo de viaje e ir más allá del incentivo en el Caribe”

Jeremías Barba Director Nacional de Eventos en BCD Meeting & Events Spain
“Destinos clásicos como Estados Unidos han salido de la pandemia con precios demasiado elevados”

Alejandro Verzoub CEO de AV Business & Comunicación (Argentina)
“Cuando la sostenibilidad impacta en el precio, el cliente se niega a pagarlo”

Aidan Ford Director ejecutivo de Wedgewood DMC Group
“Londres sigue siendo el destino más demandado, por la conectividad aérea y la constante evolución de la oferta”

Ángeles Moreno Country Manager Spain de AIM Group
“Fuera de Europa, hay una tendencia creciente a solicitar Israel como destino”

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Tras dejar atrás lo peor de la crisis en Europa, y mientras que la organización de eventos cobra fuerza en Latinoamérica, el mundo empresarial se abre a una nueva etapa de consumo comandada por las necesidades de las clases medias de economías emergentes como Brasil, China o India. En consecuencia, hay que orientar la actividad hacia nuevos horizontes.

Para lograrlo, se impone disponer de equipos motivados y una imagen de marca fuerte, que lo sea aún más después de cada evento. No importa que hablemos de un congreso destinado a compartir conocimiento, una convención de empresa para consolidar objetivos, una sesión de trabajo en un marco que incentive, un lanzamiento de producto que sorprenda a intermediarios y clientes o una fiesta a través de la que consolidar los lazos entre delegaciones. Cada evento será la apuesta por la excelencia de aquél que lo contrata. Y exigirá que el impacto del mensaje que se quiere transmitir sea, no sólo más importante que nunca, sino claramente cuantificable.

Cambio de tendencia

La proclividad en algunos aspectos con respecto a hace diez años ha cambiado: según se desprende del Informe global sobre la industria de las reuniones y eventos publicado por la Organización Mundial de Turismo (OMT), frente a los grandes actos del pasado, el futuro depara “eventos menos voluminosos y centrados en objetivos más concretos en función de las particularidades locales”. El porqué es muy claro: los presupuestos para eventos se han reducido. Y además de eso, se persigue la máxima optimización de lo invertido.

En paralelo al control del gasto aparecen nuevos formatos y conceptos: los proveedores de espacios deberán adaptarse tanto como los organizadores, que deberán tener muy en cuenta qué soluciones se pueden ofrecer a un cliente que siempre buscará el mayor impacto y rendimiento. Como ejemplo de las nuevas tendencias en cuanto a formatos, las sesiones de trabajo se funden con el viaje de incentivo. Por eso se está extendiendo en el sector un nuevo concepto: “conventive”, resultado de la suma de convention e incentive.

Junto a la física, la presencia virtual de los asistentes va adquiriendo importancia. Según explica Óscar Cerezales, Di rector General de Operaciones para Asia y Pacífico de MCI Group, “las reuniones híbridas, presenciales y online, han llegado y no van a desaparecer: el costo es bajo y tienen una vida más larga que los actos tradicionales”. No sólo de trata de organizar eventos virtuales, sino de tener en cuenta que parte de la asistencia a un evento estará en él físicamente y otra en cualquier parte del mundo. Hay que sorprender a quienes están in situ  y a los que siguen el acontecimiento desde lejos. Y siempre teniendo en cuenta que las fases anteriores y posteriores han pasado a ser tan trascendentales como el evento en sí.

Además, el comportamiento del asistente también ha cambiado: las nuevas generaciones quieren participar en la creación del contenido del evento, hacer contactos con más facilidad e interactuar con otros participantes. “Quieren sentirse parte del acto y no meros espectadores”, concluye Cerezales en el informe de la OMT.

En cuanto a destinos y espacios, además de localización y accesibilidad, algo que ya se da por hecho, los espacios deben contar con infraestructura a la altura de las exigencias de una sociedad compuesta por individuos equipados con las últimas novedades del mercado y ultra conectada. O lo que es lo mismo: excelente conexión wireless  y tecnología audiovisual puntera. No puede ser que un asistente encuentre en un evento una pantalla peor que la que tiene en su propia casa. O que por una mala conexión a internet no pueda compartir lo que está viviendo.

Los organizadores, por su parte, deben recurrir a la creatividad y ofertar formatos originales que involucren a los asistentes a través de actividades a medida, visitas exclusivas e, incluso, alguna sorpresa. Siempre teniendo en cuenta que ahora casi todo se comparte a través de la redes sociales, por lo que el margen de error es nulo. Todos coinciden en que su trabajo se ha vuelto más difícil: además de las nuevas exigencias, los plazos son más cortos. Las decisiones se toman con mucha menos antelación al evento y quien con trata quiere todos los detalles, sobre todos los aspectos, en el primer presupuesto. La capacidad de respuesta desde que el organizador propone asumir el evento ha de ser in mediata.

Por último llegamos a lo que en realidad es el principio de cualquier evento de empresa: quienes contratan. Tienden a analizar, ya sea por imposición legal o por política empresarial, de manera más exhaustiva lo que esperan de cada acto. Y no sólo en cuanto a gastos, exigiendo una cuantificación mucho más exacta según la opinión de muchos organizadores (no obstante, se sigue pidiendo el “paquete”). También definen una lista de  necesidades, que no deja de der una información muy valiosa para la agencia proveedora del servicio, que debe cumplirse a rajatabla.

Para este tema hemos entrevistado a

Juan Miguel Estallo, de Liberty Seguros (España) Executive Marketing & Customer Director
“Buscamos el uso original de nuevas tecnologías”

Hernando Quiñones, de Microsoft Colombia Director de Marketing
“Hay que tener claro qué red usar, cuándo y cómo hacerlo”

Cristina Pagès, de Epson Ibérica (España) Events Manager
“Ahora se tienen en cuenta todas las fases del evento”

Laura Valdeolivas, de Port Aventura (España) Directora de Business & Events
“Los clientes quieren un interlocutor único”

Jose Miguel Moreno, de Meliá Hotels International Global Business Travel & MICE Director
“Se exige rapidez desde el principio”

Dzella Campos, de Espacio Riesco (Chile) Gerente comercial
“La tecnología tiene que ser puntera”

Cristina Egido, de Hotel Auditórium Madrid Directora de Congresos y Convenciones
“El trato personalizado marca la diferencia”

María Maricel Richards, del Hotel Riu Plaza Panama Gerente Senior de Ventas en Eventos
“La tecnología ha revolucionado los eventos”

Javier Longarte, de BCD M&I Spain Commercial General Manager
“Lo que no cambia es despertar confianza”

Rafael Hernández, de Latam Meetings (México) CEO
“Están aumentando los eventos híbridos: presenciales y virtuales”

Alejandro Verzoub, Presidente
“Los clientes exigen transparencia en los precios”

Raquel Ferreiro Travel manager de Ikea Ibérica
“Los virtual meetings suponen un ahorro de costes y colaboradores más contentos”

José Manuel Petisco Director general de Cisco España
”Gracias a la telepresencia nos hemos ahorrado el 32% de nuestros viajes desde 2006”

Dario Regattieri, de Eventisimo (España) CEO
“Se busca la sostenibilidad presupuestaria y ambiental”

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