El estudio examina cómo la evolución de la tecnología y las necesidades de diferentes grupos de interés en las compañías crean tanto barreras como puertas de entrada a una verdadera integración de los programas de viajes. Entre los obstáculos citados destacan el no poder cuantificar el retorno de la inversión (22%), la falta de recursos (25%), la percepción de falta de apoyo interno y de las partes involucradas (30%) y, aún más, la falta de voluntad para adoptarse y adoptar las herramientas por parte de los viajeros (37%).

Las herramientas online de auto-reserva son el elemento integrador más común entre los programas de viajes de los encuestados (92%), seguidos de las tarjetas corporativas (74%) y las plataformas de gestión de gastos (60%). Por otro lado, se observa cómo los pagos virtuales integrados, que ayudan al seguimiento de los gastos y a evitar el fraude, pueden ir convirtiéndose poco a poco en un factor clave en la integración, sobre todo en compañías que cuentan con viajeros menos tradicionales, según un 27% de los encuestados.

La gran mayoría (80%) de los encuestados opina que una integración “end to end” del programa de viajes ayudaría a mejorar el cumplimiento de la política corporativa.

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El informe afirma que, aunque el 92% de los travel managers utiliza herramientas online de autorreserva, todavía existen retos y la necesidad de una mejor formación y comunicación para favorecer su uso por parte de los viajeros. Menos de la mitad (47%) de los gestores encuestados se comunica regularmente con los empleados, y el 8% no les ha informado nunca de la disponibilidad y el valor de esta tecnología. Aparte de la falta de información, el 39% de los encuestados cree que la baja tasa de uso entre los viajeros se debe a que consideran que pueden conseguir mejores precios en otras plataformas.

Los travel managers están preocupados por el impacto que el bajo uso de las herramientas online de autorreserva tiene en cuestiones de seguridad, además de suponer una pérdida de ahorro para la compañía. Por otro lado, el 82% de los encuestados opina que es esencial la personalización de estas plataformas en función de las preferencias del viajero y su historial.

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De los encuestados que cambiaron su estrategia, el 48% optó por utilizar consultores o proveedores de servicios externos en vez de manejar el sourcing internamente, consiguiendo un ahorro anual del 7%. Por otro lado, un pequeño pero creciente número de gestores de viajes (11%) optó por el proceso de continuous sourcing, en el cual auditan las tarifas y las necesidades del programa de hotel durante todo el año, no solo una vez al año.

Según el estudio New Horizon in Hotel Sourcing (“Un nuevo horizonte en el Sourcing de Hoteles”), la implementación del continuous sourcing resultó en ahorros financieros y un aumento en la flexibilidad del programa en más de la mitad de los casos (52%), así como la mejora de la satisfacción del viajero (64%) y la reducción de la carga de trabajo (20%).

Los programas en América del Norte y del Sur son los que más pusieron en ejecución el continuous sourcing (17%), mientras que en la región EMEA solo el 7% lo implementó. La falta de conocimiento parece ser la barrera más importante para la adopción, ya que el 42% de los ejecutivos de viajes confiesa no estar familiarizado con este proceso. Cerca de un tercio (31%) cita la falta de tiempo o de recursos.

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El 37% de los travel managers que participaron en el estudio señalan que ha aumentado la demanda de medidas para la conciliación profesional-personal por parte del viajero, comparado con el 31% el año anterior.

La colaboración más estrecha con el viajero para enteder sus necesidades y ajustar la política corporativa a sus preferencias puede resultar en ahorros, así como empleados más motivados y productivos. El 32% de los encuestados observó un aumento de solicitudes de alojamiento en cadenas de hoteles, mientras que el 22% recibió más peticiones de alojamiento compartido.

Por otro lado, la tecnología y la seguridad siguen siendo importantes para los viajeros. El 61% de los travel managers indicó que sus clientes solicitan mejores herramientas tecnológicas para gestionar sus desplazamientos, y casi la mitad (46%) vio un aumento de las consultas sobre seguridad personal (en este caso, un porcentaje más bajo que en años anteriores).

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Por otro lado, la simplificación en la gestión de programas de viajes, a menudo complejos y de varios niveles, es también una prioridad esencial para el 72% de los encuestados. Además, el 47% considera que de este modo mejorará la protección del viajero y el 39% cree que reducirá el coste de sus políticas de viajes.

Según el estudio, a pesar de reconocer la importancia estratégica de estas prioridades, uno de cada cinco compradores no está transformando en acciones las preocupaciones de sus viajeros relacionadas tanto con su propia seguridad (23%) como con la protección de los datos (24%).

Finalmente, el estudio destaca la importancia de la colaboración y comunicación entre los proveedores y todas las partes interesadas en los procesos, tanto internos como externos, para que las iniciativas de simplificación sean efectivas.

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El 37% de los travel managers encuestados reconoce que la preocupación por cuestiones relacionadas con la seguridad está aumentando progresivamente. Aún así, el 27% no cuenta con un plan detallado de emergencia a seis meses vista para hacer frente a posibles situaciones críticas en destino de forma rápida y efectiva, aunque el estudio reconoce que esto puede ser debido a que las reuniones no se planifican con suficiente antelación.

A pesar del bajo ritmo en el que que introducen cambios en las políticas corporativas, muchos travel managers utilizan ya algunas herramientas para aliviar la preocupación de los viajeros. En concreto, el 83% hace uso de tecnologí­a para la localización de viajeros, y el 79% comparte información sobre seguridad de forma proactiva con el cliente.

Según el estudio, el 45% de los encuestados querría contar con más apoyo por parte de su agencia de viajes, y el 38% optaría por la implementación de tecnología de registro en situaciones de emergencia, pero el coste derivado en ambos casos se convierte a menudo en un freno a la introducción de cambios en políticas corporativas.

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Según este estudio, el 87% de los buyers tiene planes de implementar programas de formación sobre seguridad o ya los ha introducido, en respuesta a una mayor demanda.

El 89% de los entrevistados utiliza apps para la reserva y gestión de viajes o las va a introducir. Sin embargo, pocas empresas tienen políticas para asegurar una mejor protección de datos, otra preocupación creciente entre los viajeros, según el 31% de los travel managers. El uso de wifi público en dispositivos de la empresa (permitido en el 64% de los casos) o del móvil personal para comunicaciones de negocios (58%) suponen riesgos a tener en cuenta.

Por otro lado, el estudio analiza también otras tendencias al alza, como el incremento de reservas de transporte por apps como Uber (44%) o la mayor demanda por opciones de bleisure (43%), o viajes que combinen ocio y negocio.

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