El éxito de las reuniones, incentivos, convenciones y eventos viene marcado por las conexiones entre los asistentes. Esa es la principal conclusión de The Experience Design Report, elaborado por Encore y Boldpush y presentado durante la última edición de IMEX Frankfurt.
El informe recoge las opiniones de 447 profesionales del sector MICE con el objetivo de analizar la situación actual de la industria en torno a cuatro pilares relacionados con el diseño de experiencias: programación, conexión, tecnología y confianza.
Las charlas magistrales pasan a un segundo plano
Solo el 17% considera que las charlas magistrales son el principal motivo para asistir a una convención o evento, mientras que para el 48% de los encuestados representan un atractivo secundario.
El estudio sostiene que esto no significa que estén desapareciendo, sino que están evolucionando. Los cambios en el formato de las conferencias magistrales apuntan hacia sesiones más breves (28%), con varios ponentes (24%) y un mayor grado de interacción con el público (20%).
El networking, principal motivo de asistencia
El informe deja claro que los formatos unidireccionales ya no resultan tan eficaces. Los asistentes demandan sesiones más participativas que fomenten la interacción y prefieren que esta se integre de forma estructurada en el programa. Es decir, que se diseñen espacios específicos para el intercambio entre participantes, en lugar de dejar estas oportunidades al azar.
Según el estudio, el networking entre asistentes es el principal factor de éxito de un evento, por delante del contenido y del entretenimiento. Sin embargo, existe una importante contradicción: aunque el 49% de los organizadores considera que la conexión entre asistentes es el aspecto más relevante, solo un 8% diseña sus programas específicamente para fomentarla. Además, un 16% deja el networking completamente al azar.
El estudio sostiene que es difícil llegar a esa “conexión” de manera exclusivamente analógica. En este sentido, el 33% de los encuestados afirma que el uso de aplicaciones móviles ofrece un mayor ROI (retorno de la inversión, por sus siglas en inglés) para facilitar las conexiones entre asistentes. Sin embargo, el 35% de los organizadores ya percibe que la inteligencia artificial está cambiando las razones por las que las personas asisten a eventos, impulsando la búsqueda de autenticidad e interacción real.
El factor humano genera confianza
En cuanto a los elementos de cualquier operación MICE que generan mayor confianza, el estudio concluye que el factor humano es determinante. El 72% de los encuestados señala las conversaciones cara a cara como el principal generador de confianza, seguido de las experiencias compartidas entre asistentes (62%) y los momentos espontáneos de los ponentes (47%).
Encore y Boldpush subrayan que ninguno de los tres factores anteriores requiere grandes presupuestos, sino una programación y un diseño de la experiencia orientados a favorecer esas conexiones.
En este sentido, el informe recomienda alejarse de las ponencias excesivamente guionizadas y apostar por formatos más auténticos, especialmente evitando las intervenciones grabadas o demasiado ensayadas.
Otras noticias relacionadas:
EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DEPENDE DE LA PERCEPCIÓN Y NO DE LA REALIDAD
Según explicó Bogdan Manta, especialista en neurociencia organizativa, en el EMEC MPI, “somos la herramienta perfecta para crear eventos memorables y sin embargo los prolongamos hasta tarde y realizamos tantas actividades sociales que la gente no descansa lo suficiente, lo que altera la huella de los mismos”.
