Durante la pasada edición de los Iberian MICE Forums celebrada en Madrid del 26 al 28 de marzo se organizó una sesión formativa sobre las plataformas online titulada «Online meeting RFP trends, tips and techniques». La sesión fue introducida y moderada por Alda Egurrola, miembro de la junta directiva de MPI Spain y representante de Cvent para Europa. En ella se destacó la utilidad de las herramientas RFP (request for proposal), consideradas una parte indispensable del proceso de peticiones online de grupos.
Dicha herramienta tiene defensores y detractores, pero todos ellos coinciden en que no se trata solamente de un recurso más. De hecho el volumen de peticiones online se ha visto incrementado en 2014 en un 21%. Sin embargo, para que las plataformas online sigan incrementando su valor, los proveedores deberían tener sus perfiles actualizados en todo momento: gracias a esto los equipos de ventas pueden considerar la incorporación de especialistas digitales que atiendan este segmento de rápido crecimiento y que requiere un tratamiento diferenciado con respecto a las actividades de ventas más tradicionales.
Tras la introducción inicial se generó un interesante debate con intercambio de opiniones entre la audiencia asistente, compuesta por buyers y suppliers participantes en el Forum. Un espacio para congresos y convenciones comentó que no veía la necesidad de incorporarse a la comercialización online, ya que los formularios de petición de grupos son demasiado generalistas como para recoger las peticiones de sólo venues. Un planner internacional, por el contrario, mencionó que prácticamente todas sus propuestas son procesadas mediante herramientas online, y que muchas de ellas son peticiones para venues.
Una DMC (destination management company) puso el contrapunto de la necesidad de darle un toque personal a la solicitud y destacar la experiencia en el destino, aspectos que no pueden ser transmitidos ni sustituidas por las peticiones online. También se comentó que las DMCs usan los portales y herramientas digitales como mera fuente de búsqueda de proveedores, manteniendo las relaciones personales y las funciones de asesores con los clientes finales. Una cadena hotelera internacional manifestó que el uso de las herramientas online no son una opción de futuro, sino una realidad aceptada y de uso creciente en sus procesos de venta.
Durante el Iberian MICE Forum, celebrado en el hotel Sheraton Madrid Mirasierra, se generaron cerca de 2.000 citas de trabajo one to one de quince minutos entre compradores europeos de los mercados francés, británico, alemán, belga, holandés y escandinavo y proveedores turísticos del sector MICE español, entre ellos hoteles, cadenas hoteleras, DMCs, Convention Bureaus, Palacios de congresos, venues, empresas de catering y restauración.