Por Eva López Álvarez
La pandemia del Covid-19 está revelando realidades que son exactamente iguales en los distintos países en los que se expande, aunque completamente diferentes en cuanto a los tiempos en los que se produce. Mientras que en Europa retoman lentamente los eventos presenciales con pequeños aforos y se siguen estudiando soluciones que permitan volver a reunirse y viajar en las condiciones más seguras, en América los confinamientos ligados a la primera fase del virus aún no han terminado en muchos destinos y el letargo de las compañías aéreas y los hoteles se mantiene en gran medida.
Independientemente de la fase de la pandemia en la que se encuentre el sector, es común a todos los países el haber encontrado en lo virtual un reemplazo a lo presencial que, según confirman las mismas marcas, les está funcionando además de estar provocando importante ahorros. Porque permite trasladar mensajes, mantenerse en contacto con representantes y clientes, formar a los equipos y establecer una comunicación bidireccional entre trabajadores, directivos y/o presidencia en tiempos en los que es más importante que nunca sentirse identificado con una empresa que esté apostando por superar los acontecimientos tan inesperados.
Sin embargo, y aunque muchas agencias lo estén temiendo, esto no es una amenaza a la realización de eventos presenciales, todos los contratantes coinciden a la hora de afirmar que nada reemplaza a lo presencial y que en cuanto se pueda se retomarán las operaciones previstas. Si bien es cierto que quien ofrezca solo acciones presenciales se encuentra en este momento muy mal posicionado. Porque allí donde se está empezando a recuperar la actividad el actualmente imperativo plan B virtual puede pasar en cualquier momento a ser el plan A.
Un proceso acelerado
Tanto las marcas como las agencias coinciden en que cada vez más procesos se estaban ya integrando en el entorno virtual y la pandemia ha venido a acelerar al máximo esta tendencia. Ante esta aceleración no todo el mundo estaba preparado de la misma manera: hay quien tuvo simplemente que ampliar algunos hábitos y quien tuvo que empezar desde cero. Sea como sea, los eventos virtuales, o híbridos en forma de presenciales con un componente virtual, no son el futuro de la industria MICE sino el presente. Y lo seguirán siendo una vez se supere la pandemia.
Por tanto, lo virtual no solo ha venido a demostrar que es un canal de comunicación a tener tan en cuenta como el presencial. También genera unos costes mucho más bajos que, ante la profunda crisis económica en la que ya nos encontramos inmersos, hará que incluso volviendo a la normalidad muchas marcas se decanten por opciones menos onerosas.
Aprendizaje forzoso
Los tiempos de producción y reacción, la flexibilidad y las características intrínsecas al evento cambian completamente según el formato utilizado y esto es algo que está generando experiencias no siempre positivas. No solo el organizador debe dominar la nueva logística, el asistente debe sentirse cómodo con ella en una industria en la que la brecha digital se percibe especialmente en momentos como este. El segmento científico-médico, por ejemplo, es muy consciente de las limitaciones que la tecnología impone a unos usuarios poco familiarizados con determinadas prácticas que son sin embargo ineludibles para los millennials.
Sin renunciar a la motivación
Lograr despertar el interés hacia los contenidos propuestos sin dejar de estar sentado ante una pantalla es el reto más difícil de superar en estos momentos.
Tras meses de innumerables propuestas y sesiones con fallos, a las que sumar la fatiga personal de cada asistente y el impacto que la incertidumbre está teniendo en su estado emocional, motivar a los equipos en unas circunstancias que hacen inviables los viajes de incentivo es fundamental.
Sin embargo, son numerosos los compradores que confirman que el impacto de la pandemia en los programas de teambuilding ha disparado la creatividad de las agencias, que no han dudado en desarrollar experiencias virtuales que conllevan desde compartir una supuesta noche de acampada a competir en un concurso con esos compañeros con los que no se puede hoy por hoy compartir un café.
Las charlas motivacionales también se han introducido en las pantallas personales como un camino para reforzar la cohesión y el ánimo ante las duras circunstancias y la incertidumbre.
La esencia se mantiene
Los viajes de incentivo son sin duda los más perjudicados por la situación actual. Sin embargo, en momentos en los que la motivación de los empleados y representantes es más necesaria que nunca, las recompensas no pueden faltar. Si bien a pequeña escala se están recuperando las cenas de premios o los reconocimientos, las agencias están explorando nuevas fórmulas antes impensables como los vuelos chárter.
Porque mientras la industria está esperando volver a reunirse sigue aportando lo que las marcas necesitan: vías de comunicación y contacto. Es decir: la esencia del MICE.
FERNANDO MURCIA Jefe de Publicidad e Imagen Corporativa Grupo Eulen (España)
“Contemplamos los eventos híbridos como una vía nueva y factible”
¿Cómo está impactando la pandemia en sus operaciones MICE?
La pandemia nos ha impactado profundamente en el área MICE, dado que nuestros eventos tienen un carácter básicamente presencial. Por ello, hemos reorientado nuestra estrategia de tal modo que ahora contamos con nuevos formatos virtuales que nos permiten solventar, de algún modo, las grandes dificultades del momento que nos está tocando vivir. Sin embargo, somos conscientes de que ambas líneas de trabajo pueden solaparse y por tanto contemplamos los eventos híbridos como una vía nueva y factible.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
En los próximos meses dudo que puedan llegar a programarse este tipo de acciones y creo que aún se está dando mucha cautela con respecto a este tema. Es preciso que la ciudadanía esté completamente segura, ya sea a través de una vacuna o algún tipo de medicación, para poder dar este paso.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Considero muy interesante la tecnología virtual, pero creo que se volverá al evento presencial en cuanto haya ocasión. Eso sí, tomando todas las medidas sanitarias que sean necesarias. La prueba la tenemos en estos momentos, aún de pandemia, en los que se están volviendo a implementar los eventos presenciales. Ahora bien, la tecnología virtual, por su gran capacidad de innovación, espectacularidad y ahorro de costes, ha llegado para quedarse, con lo cual convivirá a partir de ahora con nosotros. La línea que separaba el evento virtual y el presencial se ha desdibujado, formando una única entidad, nueva y tecnológica.
CAMILO PORRAS Director Comercial de Eventos en Aviatur SAS (Colombia)
“Los viajes de incentivo serán de un alcance más regional y nacional y participarán quienes se sientan seguros para viajar”
¿Cómo está impactando la pandemia en las operaciones MICE de sus clientes?
Quienes han aplazado se aferran a la esperanza de celebrarlo en nuevas fechas, bien sea porque su ejecución implica una experiencia que no puede darse de forma distinta a la presencial, o simplemente porque no conciben realizarlo de forma distinta a como están acostumbrados desde años. Hay clientes que han decidido volcarse en lo virtual como una solución rápida que les permite cumplir con sus objetivos a corto plazo, lo cual tiene sus ventajas y desventajas.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
Los incentivos seguirán siendo un elemento clave pero no se esperan en este 2020. Se transformarán en experiencias mucho más especializadas, seguramente con menor número de participantes, y mucho más exigentes en elementos diferenciales. Desde nuestra perspectiva y la de nuestros clientes, la pandemia provoca que, en el caso de las empresas colombianas y latinoamericanas, se planteen viajes de un alcance más regional y nacional. Quienes participen serán personas verdaderamente motivadas por el incentivo y que se sientan seguros y tranquilos.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
La virtualidad de las reuniones no es algo que apareció de un día para otro como solución a la situación, es algo que ya se venía implementando y apuntaba a un rápido crecimiento. Lo único que hizo la pandemia fue acelerar los procesos y forzarnos a instaurar la virtualidad mucho más rápido de lo anticipado. Sin duda es beneficiosa al permitir reducir costes, alcanzar más audiencias y generar un menor impacto en cuanto a la huella de carbono, pero también tiene grandes desventajas ya que imposibilita la interacción. Nunca podrá dar lo que da un evento presencial. Es indispensable encontrar el equilibrio entre lo real y lo virtual y valernos de los recursos tecnológicos para que los eventos y reuniones presenciales sean eficientes, diferenciales y exitosas.
IGNACIO TABOADA Director Neurosciences Line en Laboratorios Bagó (Argentina)
“Imagino que la industria del turismo propondrá protocolos que permitan volver a los eventos presenciales”
¿Cómo está impactando la pandemia en sus operaciones MICE?
En Argentina estamos viviendo una parálisis casi total a raíz de uno de los confinamientos más prolongados del mundo y con un impacto enorme en una economía que ya estaba muy afectada previamente a la pandemia. Todas las acciones generadas por la industria farmacéutica se volvieron virtuales y el 80% de los congresos previstos para este 2020 se están realizando de manera digital. Hasta que no haya una vacuna con eficacia demostrada, muchos médicos, sobre todo los más mayores, van a evitar participar en congresos y muchas empresas tampoco correrán el riesgo de que alguien pueda regresar contagiado.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
No concibo un programa de teambuilding virtual por lo que imagino que una vez que sea posible viajar la industria del turismo propondrá protocolos de seguridad que nos permitan volver a organizar ese tipo de acciones. De momento estamos en stand by con respecto a esto y sin visibilidad sobre cuándo y cómo va ser el final de esta película que estamos viviendo.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Esta pandemia sin duda aceleró procesos que veíamos a futuro pero no esperábamos implementar tan rápido. Muchos grandes laboratorios se están dando cuenta de la reducción de costes que supone recurrir a lo digital y evitar viajes. Sin olvidar que las tarifas aéreas aumentarán una vez se supere esta situación. Por supuesto añoramos los eventos presenciales, pero estamos consiguiendo buenos resultados con los virtuales, por lo que creo que cuando podamos volver a organizar reuniones presenciales no se logrará el mismo nivel de asistencia.
SANTI BALDÓ MICE Manager Barcelona en Viajes El Corte Inglés (España)
“Un evento virtual no es sustitutivo de uno presencial, si bien la tecnología es fundamental en los eventos”
¿Cómo está impactando la pandemia en las operaciones MICE de sus clientes?
El impacto es muy diverso, las empresas más activas en la organización de eventos están apostando por seguir realizándolos, ya sean presenciales con pocos asistentes, virtuales o híbridos. Por el contrario, hay empresas que han parado todo, motivadas por la incertidumbre y las noticias que vaticinan posibles rebrotes. Sí es cierto que cada vez más están considerando la utilización de nuevos formatos, más allá de los Teams, Zoom, etc…, que sirvan para sustituir, de momento, a los eventos presenciales. Ahora bien, un evento virtual no es sustitutivo de uno presencial, si bien la tecnología es fundamental en los eventos: la comunicación personal, el face-to-face tiene un valor fundamental. La experiencia no es comparable a la de un evento on line.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
Los programas de teambuilding evolucionarán según lo hagan las necesidades en eventos virtuales o presenciales. Las empresas más creativas o que sepan trasladar la misma experiencia al formato virtual tendrán más posibilidades. En el caso de los incentivos, mientras dure el riesgo no habrá viajes largos y no se podrá replicar el programa de manera virtual. Sí es cierto que buscaremos la forma, ya sea con otro formato o duración, para aportar nuevas soluciones.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Lo virtual es la solución actual, una vez todos hemos asumido que no hay otra a corto plazo. La gran mayoría de los eventos tendrán un componente tecnológico importante pero no creo que sustituyan permanentemente a los presenciales. Una vez veamos que el riesgo disminuye volverán los eventos físicos y ambos podrán convivir, cada uno puede cubrir diferentes necesidades. Para eventos de poca duración el formato virtual es adecuado pero no creo que lo sean para los que quieren replicar las reuniones presenciales de larga duración con jornadas de día completo.
SARA GARRIDO Especialista de eventos en Toyota (España)
“Lo virtual es un sustitutivo de lo presencial que nos ha venido muy bien”
¿Cómo está impactando la pandemia en sus operaciones MICE?
En nuestro caso solo pudimos celebrar la primera de nuestras convenciones anuales. En abril decidimos trasladar un acto que normalmente reúne a 500 personas a varias ediciones en un entorno virtual. Conseguimos convocar a más gente y conseguir un feed back muy positivo. Lo virtual es un sustitutivo de lo presencial que nos ha venido muy bien. Sin embargo, dependemos de lo presencial en determinados aspectos como el lanzamiento de vehículos ante la prensa, y los estamos organizando con aforos limitados y todas las precauciones, pero los seguimos organizando. Los momentos de incertidumbre que estamos viviendo pasan por evaluar todos los puntos de vista en cuanto a riesgos y coste, por ello lo virtual en este momento nos proporciona lo que realmente queremos : transmitir mensajes y establecer una comunicación bidireccional.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
Los viajes de incentivo de momento no se están pudiendo hacer y, en cuanto a propuestas para motivar a los equipos, en nuestra empresa hemos recurrido a concursos virtuales, charlas de motivación frecuentes… con un impacto muy positivo. Se trata de interactuar con los compañeros y no sentirse solo ante lo que estamos viviendo y eso se puede conseguir con nuevas alternativas.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Lo más importante es seguir comunicando y lo seguiremos haciendo según lo permitan las circunstancias. Obviamente, cuando podamos retomar los eventos presenciales con amplios aforos los retomaremos. Pero ahora sabemos que el streaming que antes solo utilizábamos para formación también se puede introducir en los eventos presenciales de tal modo que gente que no pueda estar presente sí pueda estarlo.
GABRIELA OLIVIERI Directora Eventos Corporativos de Furlong Fox (Argentina)
“La fatiga de lo virtual es un aspecto más con el que lidiar, aunque también se nos abren nuevos horizontes”
¿Cómo está impactando la pandemia en las operaciones MICE de sus clientes?
Nos ha impactado muy fuerte. En muy poco tiempo nos hemos reconvertido al modo virtual, con todo lo que conlleva: educar al equipo de trabajo y también a los clientes. Los tiempos de producción y las necesidades del entorno digital han cambiado, no son los mismos que los de un encuentro presencial. Tras muchas semanas ante la pantalla, el reto es seguir despertando el interés del asistente, conseguir que disfrute con una propuesta… la fatiga de lo virtual es un aspecto más con el que lidiar aunque también con la pandemia se nos abren nuevos horizontes, contactamos a nuevos proveedores, probamos nuevos escenarios… podemos salir fortalecidos.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
Mientras no haya una vacuna ninguna empresa va a imponer a sus clientes el riesgo de contagio en un hotel, a bordo de un avión… habrá un antes y un después a raíz de la vacuna. La gente suele olvidar pronto, por lo que cuando se pueda volver a viajar tranquilo pienso que rápidamente retomaremos operaciones como las de antes. Sin embargo, en Argentina se suma a la pandemia un tipo de cambio que dificulta sobremanera los viajes al exterior, por lo que, a corto plazo, cuando podamos recuperar los viajes, los veo en entornos domésticos.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
De momento es indiscutible porque no queda más remedio. Creo que la pandemia ha venido a acelerar un proceso que ya estaba en curso. Nosotros desde 2013 ya trabajamos el streaming, pero ahora es cuando el cliente realmente se da cuenta de que por mucho menos coste puede lograr un alcance mucho mayor. En el futuro los eventos presenciales serán concebidos para grupos de personas destacadas para la empresa, a los que se sumará la presencia de todos aquellos que puedan participar de manera remota a determinadas partes del evento.
MAURICIO BEST Responsable de Eventos en Seguros Monterrey New York Life (México)
“Sin persona sanas no podemos retomar los eventos, y si no nos cuidamos ahora el regreso tomará más tiempo”
¿Cómo está impactando la pandemia en sus operaciones MICE?
Todos nuestros eventos han sido reprogramados y tenemos plena conciencia de que retomarlos como antes será imposible en un futuro cercano. Para la comercialización de servicios financieros el valor de las reuniones cara a cara siempre estará ahí, así como los incentivos que conllevan premiar a todos aquellos que los viven como una meta. Regresaremos, adaptándonos y siempre con un extra de precaución. Sin personas sanas no podemos retomar los eventos y si no comenzamos por cuidarnos ahora, el regreso como lo esperamos tomará más tiempo.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
El regreso es inminente porque nada se compara al valor de verse y celebrar, con la dicha de descubrir un destino o las lecciones que conlleva aprender de colegas en una actividad de campo. Sin embargo, los proveedores deben entender la visión de organizaciones que aún no están listos para arriesgar a su capital humano. Podría parecer que las medidas nunca son suficientes, pero si se suma una asesoría integral por parte de quien presta servicios y la claridad en cuanto al interés de una reunión, los resultados serán sorprendentes. La gente más que nunca sueña con volver a reunirse. Como industria somos responsables de hacerlo de manera segura y atractiva.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Lo estamos viviendo hoy: tuvimos que aprender a correr cuando apenas gateábamos en el tema de las reuniones virtuales y con ello extrajimos lecciones interesantes. Todos nos hemos cuestionado si los eventos on line dan resultados, si nuestras métricas son las correctas, y estamos replanteando algunas estrategias a futuro. Mientras el organizador tenga claros los objetivos que persigue, este nuevo planteamiento al que nos vemos obligados para permanecer cercanos a nuestra fuerza de ventas y colaboradores, conlleva un sinfín de posibilidades que revolucionará nuestra industria. Las oportunidades son infinitas, tanto para clientes como para proveedores.
MÓNICA MARTÍNEZ Directora General de Viajes Bilbao Express (España)
“El chárter antes era minoritario y ahora se está convirtiendo en una opción”
¿Cómo está impactando la pandemia en las operaciones MICE de sus clientes?
Los clientes están a la expectativa y este mes de septiembre va a ser clave. Existen muchos planes, de momento bloqueados, pero que pueden cancelarse. Las empresas pequeñas son algo más flexibles, las grandes dependen de protocolos que hacen que todo sea más lento.
En cuanto a los viajes de incentivo y programas de teambuilding ¿cómo cree que evolucionarán en los próximos meses?
A los empleados que han cumplido sus objetivos no se les puede dejar de recompensar. Esperar al año que viene significa no darles el premio de este año y que se acumulen objetivos con los del año que viene. Estamos ofreciendo alternativas que están teniendo mucho éxito como los bonos de viaje. Otra opción que puede tener desarrollo es el chárter, hasta ahora poco demandado por su alto coste. Algunas empresas que no han utilizado su presupuesto este año se lo están planteando, por ejemplo con la posibilidad de establecer corredores sanitarios que impidan el cruce de los participantes con otros viajeros en el aeropuerto. Entretanto también estamos “rescatando” momentos importantes de los incentivos como las cenas de reconocimiento en entornos más cercanos a los asistentes. Las actividades de teambuilding se pueden adaptar más fácilmente a las premisas sanitarias y aquí está la clave para generar experiencias únicas cuando esto pase y los grupos vuelvan a viajar.
¿Cree que se mantendrá lo virtual una vez superado el Covid-19?
Ahora hay un gran desarrollo de lo virtual porque no queda más remedio. Mientras no podamos reunirnos, haya rebrotes o miedo entre la asistencia, es una opción que debemos aprender a manejar. Y ante esto lo mejor es unirse reconociendo en qué somos buenos y qué carencias tenemos cada uno como proveedor. Es el momento de crear alianzas.