Una buena planificación con al menos con 18 meses de antelación, una actitud responsable, y la búsqueda de la mejor experiencia posible para los asistentes son algunas de las claves para garantizar el éxito de grandes eventos con más de 2.000 asistentes, según recomienda Carlson Wagonlit Travel (CWT) Meetings & Events en España.

Los organizadores deben poner cuidado en la elección del destino, asegurándose de que los venues, hoteles e infraestructura de transporte tienen la capacidad y condiciones adecuadas para acomodar grandes grupos. Por ello es esencial planificar con el mayor tiempo posible para asegurar la reserva de los sitios deseados.

CWT apunta también a la responsabilidad que el organizador tiene para con los asistentes, buscando su seguridad en todo momento. Debe tener en cuenta las políticas de viajes de las empresas que, por ejemplo, pueden prohibir que todos los directivos viajen juntos. Es igualmente importante que todos los miembros del equipo trabajen coordinados pensando en el evento de forma global y no solamente en su parte en el mismo.

Buscar el llamado factor wowy pensar en formas de agilizar los procesos que pueden causar mayor frustración, como el paso por los controles de seguridad, son claves para mejorar la experiencia del cliente y garantizar el éxito del evento.