Por Cristina Cunchillos
La gestión eficiente del presupuesto asignado https://puntomice.com/como-optimizar-l…uestos-ajustados/a cualquier operación MICE ha sido siempre uno de los principales retos de los organizadores. Conseguir el impacto deseado y, si es posible, superar las expectativas del cliente, sin sobrepasar la inversión prevista, resulta especialmente difícil cuando los fondos son limitados.
Según el informe anual Global Meetings and Events Forecast de Amex GBT, las previsiones en cuanto a inversión son optimistas: de cara al 2025, el 66% de los encuestados espera que su presupuesto para operaciones MICE se vea incrementado. Sin embargo, los participantes en el estudio apuntan a los altos costes y la presión presupuestaria, junto con la disponibilidad de venues, como los tres principales desafíos a los que se enfrentan este año.
Y es que el aumento de la inflación desde el fin de la pandemia no parece terminar. La predicción de Maritz es que el coste de las operaciones MICE se incrementará en un 4,3% este año con respecto a 2024. Se basa en datos de informes como el Global Business Travel Forecast 2025 de CWT y GBTA, que apunta a un aumento del 2% al 4% en el precio de los hoteles, del 3% al 6% en las tarifas de los servicios de catering y del 1% en el coste de los billetes aéreos. También considera el incremento de los salarios percibidos por el personal de apoyo, que se estima aumenten entre un 3% y 4% en relación a 2024.
El principal problema es que el incremento en los presupuestos no suele reflejar la inflación. Según Global DMC Partners, este año los presupuestos para operaciones MICE pueden aumentar entre el 5% y el 10%, mientras que la inflación continúa siendo más alta, hasta el 25% en algunos casos.
Esto hace que la presión para los organizadores sea mayor a la hora de cuadrar las cuentas y conseguir el resultado deseado.
Ahorrar desde el principio
La buena gestión del presupuesto ha de comenzar antes de que este se haya confirmado, en la planificación estratégica, y continuar durante todo el proceso de concepción y desarrollo de la operación. Es imprescindible hacerse preguntas constantemente y cuestionar todos y cada uno de los posibles gastos.
Lo primero que hay que preguntarse es si la operación es verdaderamente necesaria y cuál es su objetivo. Tal vez dentro de la estrategia del cliente se puedan alcanzar los mismos impactos con otro tipo de acción, más económica, o a través de alternativas digitales. Otra posibilidad es combinar la operación con otro evento y compartir los costes.
Antes de fijar el presupuesto, también conviene establecer quiénes son los stakeholders clave, cuáles son sus expectativas y su implicación, incluyendo desde el punto de vista financiero. En ocasiones es posible colaborar con alguna empresa o institución local para que contribuya de algún modo, o identificar otras fuentes de financiación o formas de monetizar la acción, tanto antes, como durante y después de su ejecución. Por ejemplo, un artículo donado por un ponente célebre se podría subastar a posteriori para recaudar fondos.
Una vez dedicada la acción y confirmado el presupuesto, llega la parte más difícil: evitar sobrepasar sus límites. Para ello, conviene hacer un desglose minucioso, con un listado de todos los posibles gastos, destacando cuáles son imprescindibles, cuáles prescindibles y los imprevistos que se podrían prescindir.
Una de las partidas que suele generar más controversia es la destinada a las acciones de marketing, siendo necesario analizar exhaustivamente cuáles pueden ser más rentables. Tal vez una campaña en un nicho específico sea más efectiva que una inversión a nivel global.
Un epígrafe “Gastos misceláneos” es ineludible para cubrir esos imprevistos que siempre, por muy planificado que esté cada paso, pueden surgir. Es posible que algún elemento del programa se haya encarecido por una confirmación tardía o que el cliente solicite algo adicional, pero sin incrementar el presupuesto. Es prácticamente inevitable que esto ocurra y hay que estar preparado.
Cómo reducir gastos
En la planificación hay que seguir haciéndose preguntas y analizar qué gastos se pueden optimizar y cómo. Por ejemplo, si existe flexibilidad al respecto, se puede optar por un destino “secundario”, más económico que una gran ciudad, o reducir el alojamiento en hoteles de una categoría inferior. Otra posibilidad apunta a reducir el número de invitados o ser más preciso a la hora de crear la lista de asistentes. Esto permite optimizar el catering, hay que estimar que siempre habrá invitados que no se presenten.
• Catering: en la oferta de catering, es recomendable optar por menús más pequeños y utilizar productos locales. Reducir la oferta de carnes rojas y favorecer más opciones vegetarianas no solo ayuda a reducir el coste, sino que responde a la preferencia de las nuevas generaciones por menús saludables y sostenibles. Reducir la oferta de snacks y ofrecer dos menús en lugar de bufés completos para todos son otras maneras de economizar que se están poniendo en práctica.
• Hotel/venue: en el lugar donde se celebrará el encuentro, puede ser beneficioso investigar si tienen lugar otras acciones paralelas o inmediatamente antes o después. La colaboración con los organizadores de estas otras operaciones a la hora de compartir elementos que pueden ser comunes, como el mobiliario, el equipo técnico o incluso el catering, puede generar ahorros para todos los implicados.
• Buena negociación: recurrir a expertos para negociar redundará en un ahorro. No se trata necesariamente, o únicamente, de que sean expertos en el arte de negociar, sino en lo que se negocia. Por ejemplo, alguien que entiende de tecnología audiovisual sabrá mejor qué equipo es imprescindible, qué elementos son superfluos y cuál es un precio justo, e incluso negociará usando el argot adecuado. Trabajar con un DMC que conozca a los proveedores locales también puede ayudar a negociar mejores tarifas.
• Personal vinculado: para reducir los gastos vinculados a la contratación de personal de apoyo, una opción radica en recurrir al máximo al propio equipo. También se puede reducir el número de horas de trabajo utilizando herramientas de inteligencia artificial (IA) para tareas administrativas o la creación de contenidos de promoción. El uso de herramientas de IA para la traducción de ponencias ya está reemplazando la contratación de intérpretes.
• Tiempo libre: los momentos de tiempo libre en el programa de un viaje de incentivo, convención o congreso no implican gastos para el contratante de la operación. Los participantes se quejan a menudo de tener programas demasiado apretados, que pueden incluso resultar estresantes, y apreciarían decidir por sí mismos en qué invertir parte de su tiempo.
Por ejemplo, en lugar de incluir una cena todos los días, se puede dejar libre una velada para que exploren por su cuenta algún espacio de restauración para el que previamente se les ofrece un bono de consumo con importes que se puedan recuperar en caso de no ser utilizados.
Negociación y creatividad
La buena negociación para conseguir las mejores tarifas es clave para optimizar al máximo un presupuesto limitado. Esta negociación debe tener lugar desde el principio de la conversación con los actores implicados, cuanto antes mejor. Maximizando la colaboración es posible conseguir ahorros para todos. Siempre es más difícil poder negociar o añadir algún cambio sobre algo que ya está firmado.
Y, por encima de todo, el organizador ha de recurrir al máximo a su creatividad para adaptar el programa si el presupuesto varía, el cliente impone nuevas exigencias o las condiciones cambian. La propuesta de ideas originales que pueden provocar un impacto similar al deseado y se salgan de lo común, puede marcar la diferencia ante un cliente que siempre busca el mayor rendimiento de su inversión.
Para este tema hemos entrevistado a:
Catherine Chaulet
CEO de Global DMC Partners
“Muchos organizadores tienen dificultades para obtener la aprobación de sus superiores a tiempo y pierden las mejores opciones”
Accede al contenido completo en la última edición de la revista PUNTO MICE: www.puntomice.com/punto-mice-59.