ACREDITAR: Acción de aceptar por parte del comité organizador de un evento la asistencia de un participante, ya sea en calidad de invitado especial (hosted buyer), visitante o expositor
ACTAS: Relación escrita de las presentaciones, debates y discusiones que hayan tenido lugar durante un evento profesional y que pueden presentarse en soporte físico -papel- o digital
AFORO: Capacidad de un espacio expresada en número de personas según los diferentes formatos.
– Formato cóctel: los asistentes están de pie
– Formato cena de gala o banquete: los invitados se sientan en mesas redondas con capacidad para 8-10 comensales en general
– Formato auditorio / escuela / teatro: los delegados se sientan mirando todos en la misma dirección con los pupitres organizados en filas y adyacentes unos a otros.
– Formato aula: los delegados miran todos en la misma dirección en pupitres separados
– En U: un rectángulo incluye en uno de sus lados más estrechos la pantalla / proyección / pizarra
AFORÓMETRO: Instrumento que permite calcular el aforo de un espacio
AGENTE DE VIAJES: Especialista en la gestión de desplazamientos profesionales y encargado de la logística relacionada con el transporte (reserva de billetes de avión, tren, vehículos de alquiler), alojamiento (noches de hotel) y desplazamientos y actividades en el lugar de destino (transfers, visitas…).
AGENDA: Relación de temas a discutir en cualquier operación MICE
ALCANCE DEL EVENTO: Se dice de la cantidad de gente a la que ha llegado el mensaje que se quiere transmitir o a la asistencia a una acción determinada. Puede ser virtual o física.
– Nacional: aglutina a asistentes procedentes del mismo país en el que se encuentra el organizador del evento
– Internacional: los participantes proceden de países extranjeros al que acoge el evento
ASAMBLEA: Reunión de los miembros de una asociación, organización, gremio, sociedad, corporación u otra clase de grupo organizado para deliberar sobre un programa predeterminado.
BUSINESS TRAVEL: Viaje de negocios, por su denominación en inglés
CAPTACION DE EVENTOS: Se dice de las actividades vinculadas a la atracción de un evento a determinada sede, espacio o destino. Esta acción se realiza de manera coordinada entre proveedores, organizaciones implicadas (ya sean públicas o privadas) y convention bureau de un país o ciudad para lograr que una reunión, feria, congreso, viaje de incentivo, convención de empresa o evento se realice finalmente en el lugar que postula.
CATEGORIA DEL EVENTO (SEGÚN EL ENTE ORGANIZADOR):
- Gubernamentales: Organizadas por o para organismos internacionales, nacionales o locales, de los gobiernos o relacionados con los mismos.
- Asociativos: Organizadas por o para Federaciones, Asociaciones Profesionales,
Cámaras, Universidades u oenegés - Corporativas: Organizadas por o para empresas privadas
CENTRO DE CONVENCIONES: Infraestructura especialmente concebida para celebrar diferentes tipos de acciones, que pueden abarcar desde ferias a congresos, pasando por convenciones de empresa, lanzamientos de producto, reuniones, eventos culturales y/o musicales…
COMITÉ: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general. Pueden existir diferentes tipos de comités en la organización de eventos profesionales: comité científico, consultivo, de acompañantes, de hospitalidad, de logística, de promoción, de seguridad, de transportación, ejecutivo y organizador.
CONFERENCIA: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema en particular, generalmente por invitación.
CONGRESO: Proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y gradior – gressum (caminar). Es una reunión profesional que tiene por objeto comparrtir conocimiento y generar intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. Por su dimensión geográfica, los congresos pueden ser locales, regionales, nacionales, internacionales, continentales y mundiales.
CONVENCIÓN: Operación organizada por una empresa para fomentar el conocimiento y la formación entre sus trabajadores y/o representantes
CONVENTION BUREAU: División de una oficina de turismo/organismo de promoción turística encargado de promocionar un destino como sede de viajes y eventos profesionales. Pueden ser de capital únicamente público, mixtos (con capital público y aportaciones de las empresas locales asociadas) o únicamente privados (financiado por sus socios).
DIRECTORIO: Herramienta que reúne datos sobre los profesionales de referencia en un determinado sector
EVENTO PROFESIONAL / OPERACIÓN MICE: Cualquier tipo de acción desarrollada entre profesionales. Se puede dividir en
– Reunión: agrupación de personas de una misma o varias empresas.
– Congreso: reunión profesional que tiene por objeto comparrtir conocimiento y generar intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés.
– Convención: operación organizada por una empresa para fomentar el conocimiento y la formación entre sus trabajadores y/o representantes
– Viaje de incentivo: herramienta de marketing destinada a motivar a trabajadores y/o clientes. Consiste en un viaje que premia su fidelidad o consecución de objetivos estipulados con antelación.
– Evento: define cualquier acción destinada a transmitir un mensaje entre los asistentes, pudiendo ser profesional o para gran público.
– Feria/salón: acción en general multitudinaria que reúne a proveedores especializados en un determinado sector ante compradores con los que comparten intereses. Suelen acompañarse de sesiones de formación.
INDUSTRIA MICE/INDUSTRIA DE REUNIONES: Sector profesional compuesto por proveedores, compradores y organizadores de ferias, congresos, reuniones profesionales, convenciones, viajes de incentivo y eventos corporativos.
MICE: Por sus siglas en inglés Meetings, Incentives, Conventions & Events. Se utiliza para denominar a toda la industria relacionada con los desplazamientos o reunión de grupos por motivos profesionales.
NETWORKING: Anglicismo utilizado para designar los contactos profesionales que se pueden generar en una determinada situación o evento.
PROGRAMA DE FIDELIDAD / FIDELIZACIÓN: Sistema de ventajas asociadas al consumo reiterado de bienes y/o servicios asociadas a una marca o grupo de marcas
SEMINARIO: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos.
SIMPOSIO: Reunión de expertos o técnicos que exponen sucesivamente
distintos aspectos del asunto tratado con una cantidad limitada de personas.
TURISMO DE REUNIONES: Se refiere todos aquellos desplazamientos que tienen motivos profesionales y no vacacionales.
VENUES: Espacios en los que es posible organizar alguna operación MICE
VIAJE DE FAMILIARIZACION / FAM TRIP: Visita de un lugar ofrecida a agentes de viajes y organizadores de operaciones MICE con el objetivo de hacerles conocer la oferta que pueden proponer a sus clientes
VIAJE DE PRENSA / PRESS TRIP: Visita de un lugar ofrecida a periodistas con el objetivo de hacerles conocer la oferta que puedan incluir en sus contenidos
VISITA DE INSPECCION / SITE INSPECTION: Visita de una infraestructura (ya sea un palacio de congresos, centro de convenciones, hotel, espacio para eventos) con el objetivo de conocer en profundidad qué se puede hacer en ella.
WORKSHOP: Presentación comercial, en muchas ocasiones paralela a la celebración de congresos, en la que mediante stands y pósters se presenta la oferta de diferentes organismos y/o empresas privadas
Abreviaturas, siglas y asociaciones
CB o CVB: Convention Bureau o Convention & Visitors Bureau
AOCA: Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Congresos y Exposiciones. Entidad argentina que reúne a los prestadores de servicios de turismo de reuniones: www.aoca.org.ar
COCAL: Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina. Asociación integrada por Organizadores Profesionales de Congresos (OPC’s) de Latinoamérica y la Península Ibérica, especializados en congresos y eventos: www.cocal.org
DMO: Destination Manager Organizations.
DMC: Destination Manager Company.
Empresa local que ofrece itinerarios creativos y un manejo ejemplar de logística operativa con un conocimiento amplio de los viajes de incentivos. Suelen ser especialistas en el conocimiento de la plaza y proporcionan servicios y productos tanto turísticos como no turísticos. Se distinguen de los operadores locales por su especialización y por proporcionar todo tipo de solución a los problemas de un evento más allá de lo netamente
turístico.
ICCA: International Congress and Convention Association. Asociación Internacional de Congresos y
Convenciones. Agrupa a las empresas dedicadas a la organización, el transporte y el alojamiento para
reuniones y eventos internacionales. Fue fundada en 1963 y cuenta con 650 miembros en 80 países:
www.iccaworld.com
IMEX: Meeting and Turism Industry Exposure. Exposición de la industria de reuniones y turismo. El más grande encuentro, eventos e incentivos del mundo.
ISES: International Special Events Society. Fundada en 1987 es la asociación internacional que agrupa a los profesionales del sector de los eventos en un concepto muy amplio, agrupando a proveedores de catering, organizadores de eventos, decoradores, organizadores de congresos, técnicos de servicios audiovisuales, organizadores de fiestas y convenciones, formadores, periodistas, gerentes de hoteles, etc.
MICE: Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions. Empresas de servicios turísticos y no
turísticos que surgen como proveedores de los organizadores de reuniones.
MPI: Meetings Professionals International. Es el mayor organismo mundial del sector de los eventos, con más de 22.000 miembros en 20 países. Desde 1972, MPI es la principal comunidad internacional desde la que se define el futuro del sector de los eventos y su valor estratégico tanto para los profesionales como para las organizaciones, así como su impacto económico.
OPC: Organizador profesional de congresos. Es la empresa o profesional dedicado a la organización y planificación de todo tipo de eventos. En España existe una asociación, OPC Spain, que agrupa a las distintas federaciones de empresas. Desde estas asociaciones se intenta impulsar el ejercicio profesional y experimentado de esta profesión.
OCV: Oficina de Convenciones y visitantes. Las oficinas de convenciones y visitantes se denominan indistintamente OCV’s u OVC’s ya que cada plaza determina su denominación específica. En general, las oficinas son el instrumento para ejercer la aplicación del impuesto del 2% al hospedaje que recaba cada
gobierno estatal. En algunos casos, las oficinas forman parte de los gobiernos locales y otras son organismos no gubernamentales o privados. Las oficinas pueden tener ingresos adicionales por membresía de giros no gravados con este impuesto. El objetivo principal de las oficinas es la promoción del destino en los
mercados de interés para la ciudad.
RFP: Request for Proposal. La solicitud de propuestas es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas y presupuestos de posibles proveedores de productos o servicios. Además de un precio aproximado, los proveedores deben incluir información sobre las características de los productos o servicios solicitados.
ROI: Return on Investment. El retorno sobre la inversión es el indicador que se utiliza para medir la eficiencia de los proyectos. Su cálculo se puede realizar de forma directa, dividiendo los ingresos por los costos. Sin embargo, la particularidad del sector eventos radica en la dificultad para poder establecer parámetros concretos, de modo que los valores intangibles y los resultados a medio plazo serán elementos principales en dicha ecuación.
ROO: Return on Objectives. El retorno sobre objetivos es un concepto quizá más fácil de aplicar al sector de la organización de eventos. El organizador y el cliente pueden crear una escala de valores en base a los objetivos perseguidos y posteriormente evaluar los resultados, considerando esos parámetros frente a los costos que haya supuesto la acción.
RSC: Responsabilidad social corporativa. Es un concepto que refleja la voluntad de las compañías por participar en el ámbito social, laboral, medioambiental y de los derechos humanos, más allá de sus actividades empresariales, adquiriendo para ello una serie de compromisos legales y éticos.
WTO: World Tourism Organization. La Organización Mundial del Turismo es la agencia especializada en el sector turismo, dentro del sistema de Naciones Unidas. Su objetivo es promover el turismo como instrumento de desarrollo sostenible en los países y como vehículo para el acercamiento entre diferentes comunidades globales.
UFI: Union des Foires Internacionales. Asociación mundial de la industria de las ferias y exposiciones:
www.ufi.org