La Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España (AERCE) y AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) presentaron su nueva Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos, elaborada conjuntamente. Supone un documento de formación para los organizadores de eventos, con recomendaciones para convocar concursos y otras informaciones prácticas.
Entre sus recomendaciones está la selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso del concurso, así como la clarificación y notificación a los participantes por adelantado de los parámetros a evaluar, plazos de ejecución, y criterio de adjudicación. También se debe evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto.
A la hora de presentar un proyecto, la guía recomienda que las ofertas se ajusten al presupuesto y briefing, adaptándose a las estrategias y objetivos de cada cliente. Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados.
Finalmente, se debe comunicar a los no adjudicatarios los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta, y no se utilizarán los proyectos descartados.