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LA SERENDIPIA DEBE SERVIR DE EJE EN LOS EVENTOS

Sherrif Karamat, CEO de PCMA (Professionnal Convention Management Association), impartió en el 36º Congreso de de la Federación de Entidades Organizadoras de Congresos de América Latina (COCAL), celebrado en Panamá del 12 al 15 de marzo, una charla sobre las tendencias de cara al consumidor que deben ser tenidas en cuenta en la organización de eventos.

  1. Inteligencia emocional

El análisis de datos debe servir para interpretar las necesidades del cliente. Karamat puso como ejemplo las conclusiones obtenidas por The London Underground a través del análisis de las conexiones realizadas por los viajeros en el metro. la mayor parte de consultas concernían la descarga de música rock. En consecuencia hicieron sonar este estilo musical en las estaciones más frecuentadas y pudieron constatar que el público viajaba más satisfecho. En su opinión, esto demuestra que un evento debe ser diseñada con el asistente en mente, no con lo que el organizador quiere que pase”. En su opinión, el meeting planner piensa demasiado en el evento y no en quienes asisten. Por ejemplo, cuando en un evento existen personas que hablan diferentes idiomas, es más importante pensar en estrategias que les permitan comunicarse.
  1. Serendipia orquestada

Serendipia, o el hallazgo de algo valioso por sorpresa. Karamat reivindica que desaparezcan las agendas muy apretadas en los eventos para que quede espacio a la improvisación, a los momentos inesperados que generen experiencias positivas y contactos valiosos para su negocio. Como dato curioso “hacen falta 34 e-mails para conseguir el mismo resultado de una conversación personal”. Como aporte personal añadió que en las oficinas de PCMA en Singapur los pasillos son intencionadamente más estrechos para fomentar que la gente se conozca.
  1. Diseño multifuncional

La tercera tendencia apuntan al diseño multifuncional: ¿por qué no crear los espacios de un evento preguntándole a los participantes qué espacios desean encontrar? Esto se puede extender a las experiencias que los asistentes a un evento desean vivir.
  1. Aspirar a ser más grande que uno mismo:

Impregnar los eventos de realidades que trasciendan a los participantes hará de ellos vivencias inolvidablesm tan importante como elegir un mensaje relevante para darle más valor a un evento es tan importante como que sea comprensible para los asistentes.
  1. Darle un sentido claro al lugar del evento

Los destinos deben motivar la exploración de nuevos espacios y hacer vivir aquello que solo en ellos se puede experimentar. Por ejemplo, si un canal transoceánico solo existe en Ciudad de Panamá es ineludible que los participantes en un evento lo conozcan. Pero también que a través de actividades de Responsabilidad Social Corporativa se pueda aportar algo a la realidad específica de cada destino.
Sherrif Karamat resumió su intervención con la premisa “la satisfacción del asistente es la mayor estrategia posible”, reivindicando colocar al participante en el centro de todas las decisiones relacionadas con una operación MICE.

LA INDUSTRIA MICE SIGUE CRECIENDO

El presupuesto destinado a reuniones y eventos aumentó en un 2% por término medio en 2018, y uno de cada tres meeting planners prevé organizar más encuentros este año, según la encuesta anual Meetings Market Survey publicada por PCMA (la Asociación de Profesionales de la Organización de Convenciones, por sus siglas en inglés). Los resultados muestran el contínuo crecimiento del sector MICE, a pesar de seguir enfrentándose a algunos retos.

Según el estudio, en el que participaron más de 500 profesionales, el número de asistentes a grandes convenciones aumentó en un 5% en 2018. El 12% de los entrevistados indicó también un incremento de la participación internacional, pese a la mayor dificultad en conseguir visados, algo que el 88% consideró uno de los principales retos. Por otro lado, el 63% declaró haber tenido que reducir los gastos de catering en sus eventos.

PCMA REVELA LAS TENDENCIAS EN EVENTOS PARA ESTE AÑO

El uso del análisis predictivo para ofrecer experiencias más personalizadas, la inclusión de sorpresas que capten la atención de los asistentes y mejoren su engagement, y una mayor exposición del público a la cultura y comunidades locales son algunas de las tendencias que marcarán los eventos este año, según un estudio llevado a cabo por PCMA y Marriott International.

El estudio añade que el espacio elegido para el evento debe reflejar los objetivos del mismo, y todos los aspectos del diseño, desde el mobiliario a la tecnología, se deben adaptar para conseguir la mayor interacción posible con el público. Cada evento debe tener también un mensaje, que será transmitido a través de todos y cada uno de sus elementos, hasta el detalle más insignificante.

PCMA presentó estas tendencias en su congreso anual Convening Leaders, celebrado en Pittsburgh (Estados Unidos) del 6 al 9 de enero. En el mismo encuentro, el convention bureau de Alemania presentó los resultados de su estudio “El espacio de reuniones del futuro”, en el que identifica seis tipos de público y seis factores clave para el éxito de los eventos, incluyendo la transferencia de conocimientos, y la inclusión de elementos de sorpresa que provoquen cambios en los asistentes.

PCMA CREA UNA GUÍA PARA SITUACIONES DE CRISIS

PCMA (la Asociación de Profesionales de la Organización de Convenciones, por sus siglas en inglés) ofrece a los organizadores de eventos una nueva guía para ayudarles en la gestión de las comunicaciones en situaciones de crisis. El documento será distribuido a todos los contactos de la organización en Norteamérica, Asia y la región de EMEA y se puede descargar también en su web.

La guía cubre 15 puntos clave para ayudar a todos aquellos involucrados en la organización de eventos, recordándoles el impacto negativo que una mala comunicación en situaciones de estrés o de crisis puede tener en la reputación de la empresa o marca. Destaca asimismo la importancia de plantearse posibles escenarios en todos los departamentos del negocio, para una mejor planificación.

Las acciones recomendadas se dividen en tres partes: la planificación constante previa a cualquier incidente; cómo actuar durante la crisis, incluyendo quién debe hacer qué; y la recuperación posterior, en la que será importante la reconstrucción de la reputación.

EMA-PCMA-web-logo

Este año, PCMA comienza su programa de mesas redondas Knowledge Exchange, en las que grupos de profesionales comparten sus experiencias y debaten temas de actualidad, con dos eventos en España, organizados en asociación con EMA (la Asociación de Gestión de Eventos, por sus siglas en inglés). El enfoque en esta ocasión será la seguridad en los eventos y la comunicación en situaciones de crisis.

Fecha: 25 y 26 de abril 2018

Sede: Vincci Bit Barcelona / Melia Madrid Serrano

Web: www.pcma.org

CONVENING LEADERS

The Professional Convention Management Association (PCMA) organiza su evento anual que aglutina a más de 4.500 organizadores de convenciones y eventos internacionales, con especial presencia de compradores norteamericanos y un amplio programa formativo.

Fecha: 7 al 10 de enero

Sede: Music City Center de Nashville (Estados Unidos)

Web: www.conveningleaders.org

PCMA AMPLÍA SUS HORIZONTES

PCMA (Asociación de Profesionales de la Organización de Convenciones, por sus siglas en inglés) aspira a convertirse en una comunidad cada vez más global. Su congreso anual, Convening Leaders, celebrado en la ciudad norteamericana de Nashville del 7 al 10 de enero de 2018, reunió a más de 4.500 profesionales de la industria de los eventos, un 10% más que en la edición anterior, incluyendo un 15% de participantes de fuera de Estados Unidos.

Sherrif Karamat, quien tomará el relevo como nuevo presidente de PCMA el 19 de enero, confirmó que el público europeo interesado en la asociación creció un 44% sólo en el último mes. Espera que continúe habiendo un crecimiento orgánico en el Viejo Continente gracias a eventos diseñados para esta audiencia como la segunda Cumbre de Influencers que se celebrará en septiembre de 2018, en una ubicación aún por confirmar.

La asociación cuenta con un capítulo en México, pero su presencia en Sudamérica es limitada ya que no cuenta con los recursos para la celebración de eventos allí. Por eso colabora regularmente con organizaciones como COCAL (Asociación Latinoamericana de Organizadores de Congresos y Afines).

El congreso de este año tuvo como principal enfoque la ampliación del engagement tanto por parte de proveedores como de asistentes. Una de las novedades destacadas fue una zona interactiva dedicada a analizar el futuro de las reuniones, con charlas simultáneas sobre una amplia variedad de temas que incluyeron desde tendencias en tecnología a estrategias de marca. En el mismo espacio, los asistentes podían seguir otras sesiones en directo o leer reacciones en las redes sociales a través de una pantalla gigante de casi 20 metros de largo.

En el congreso también se puso a prueba por primera vez Ascent, un nuevo programa que aspira a mejorar la diversidad en los eventos y la inclusión de grupos minoritarios.

PCMA EVENTOS VIRTUALES

PCMA, la asociación de profesionales en la organización de convenciones (por sus siglas en inglés), presentó su nueva escuela para eventos virtuales. El Digital Experience Institute (DEI) ofrece ayuda a los organizadores para mejorar la experiencia de los participantes online en congresos o reuniones.

El DEI ofrece el único curso online y certificado de estrategia de eventos digitales para profesionales de la industria MICE. Los organizadores de eventos pueden aprender a usar las últimas innovaciones tecnológicas con el objetivo de captar a un nuevo tipo de participante que busca una experiencia digital atractiva, ya sea mediante el seguimiento de retransmisiones livestream, el uso de gafas de realidad virtual o el acceso a contenidos on demand.

En el panel del DEI participan líderes de opinión procedentes de los sectores asociativos o de la tecnología aplicada a eventos, así como del ámbito corporativo: todos ellos comparten sus conocimientos en la plataforma online. Además, el Instituto de Experiencias Digitales ofrece diferentes recursos para organizadores y proveedores incluyendo encuestas y un directorio de soluciones.

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