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CWT PRESENTA LA HERRAMIENTA EASY MEETINGS

CWT Meetings & Events, la división de reuniones y eventos de Carlson Wagonlit Travel (CWT), ha puesto en marcha CWT Easy Meetings: se trata de una herramienta online gratuita destinada a facilitar la reserva de paquetes o salas de reunión directamente por parte del organizador. Incluye una abanico de propuestas que abarca más de 25.000 propiedades en 90 países. 

Los meeting planners pueden acceder directamente y en tiempo real a las salas disponibles en su zona de interés, comparar precios y características tales como disponibilidad, disposición de asientos y el equipo incluido.

CWT Easy Meetings está disponible a través del ordenador, la tableta y el teléfono móvil y permite personalizar todos los detalles hasta la misma fecha de celebración del evento. De hecho, su interfaz puede ser personalizada por cada empresa para incluir socios preferentes y tarifas negociadas.

También ofrece estadísticas e informes sobre el gasto en reuniones y un entorno seguro en el que realizar las transacciones. 

 

KEMPINSKI RECOMPENSA A LOS MEETING PLANNERS

Kempinski Hotels lanzará a finales de este año un programa para recompensar la lealtad de los meeting planners. Además de obtener un crédito por la reserva de espacios en los 74 hoteles del grupo en 32 países, recibirán un 5% de comisión sobre el coste neto del banquete reservado y 10% del alojamiento para el evento.

Con el nuevo programa de lealtad Meeting Planner, los profesionales serán recompensados por cualquier reserva de reuniones, eventos, congresos o incentivos, independientemente de su tamaño o formato. En cada ocasión recibirán un crédito que podrán redimir en futuros eventos en cualquiera de los hoteles Kempinski. Por ejemplo, podrán utilizarlo para obtener un upgrade en el alojamiento o reservar una cena especial para agradecer a los empleados su esfuerzo en la organización del evento.

LOS ESPACIOS DE REUNIONES SE VUELVEN MÁS FLEXIBLES

Mejor tecnología y mayor flexibilidad son los factores que definirán las salas de reuniones del futuro según IACC, la asociación internacional de centros de congresos. Su informe Meeting Room of the Future 2018 recoge entrevistas con venues y proveedores y analiza cómo están respondiendo a las nuevas necesidades de los meeting planners.

El 71% de los encuestados considera que la disponibilidad de una buena conexión de internet será más importante en los próximos años, así como el acceso a tecnología interactiva (53%). Este año, el 28% de los venues ofrece tecnología colaborativa que permite la participación del público desde su smartphone o el uso compartido de pantalla, comparado con el 11% en 2017.

El 60% destaca la importancia de ofrecer espacios flexibles, con mobiliario que permite diferentes formatos y crea un ambiente más distendido, incluyendo sofás, mesas comunales o pizarras en las paredes donde los participantes pueden escribir. El porcentaje de venues que ya lo hace pasó del 28% al 37% en el último año. El coste y el almacenamiento de los muebles son los principales problemas que esto plantea.

La flexibilidad en el catering es también importante, con una tendencia creciente a ofrecer refrescos durante todo el día en vez de en sesiones limitadas.

AIRBNB APUNTA AL SECTOR MICE

Airbnb ofrece una nueva herramienta dirigida a los organizadores de ferias y congresos, demostrando de este modo su interés por entrar en la industria MICE. Airbnb for Events ayuda a los asistentes al evento a encontrar alojamiento cercano a la sede donde se celebra.

Con el widget de Airbnb for Events, los meeting planners pueden crear una página de inicio personalizada para promocionar su evento e integrarla en su sitio web. La página incluye un mapa interactivo en el que se destacan los alojamientos más próximos al congreso o evento.

Airbnb está explorando también el uso de esta herramienta en servicios de reservas de entradas o guías de ciudades, entre otros.

BIZLY RESERVA SALAS REUNIONES

Bizly facilita la búsqueda y reserva inmediata de salas de reuniones en hoteles y otras sedes, simplificando considerablemente el proceso para los meeting planners. La plataforma, creada en 2016, recibió el premio a la mejor herramienta tecnológica aplicada a eventos en el marco de IBTM América, celebrado en Miami del 13 al 16 de junio.

En vez de tener que solicitar presupuestos a varios venues, los organizadores de eventos pueden usar la app o web de Bitly para buscar salas disponibles en la ciudad elegida, filtrando los resultados según presupuesto o los servicios requeridos, como si reservasen alojamiento. La rapidez de este sistema es particularmente beneficiosa para reservas de última hora y en el caso de reuniones corporativas pequeñas.

Además, la plataforma ofrece una nueva función de chat para consultar más detalles con el equipo de eventos del local elegido en tiempo real. También es posible establecer un límite de presupuesto, de modo que se bloqueen las transacciones que lo excedan.

HUBB PLATAFORMA GESTIÓN CONGRESOS

El sistema de gestión de contenido Hubb facilita la labor del meeting planner reduciendo el estrés en la organización de eventos. La simplificación de los procesos supone un ahorro estimado de hasta el 67% en el tiempo empleado en las diferentes tareas.

La plataforma automatiza las tareas de recolección, gestión y promoción del contenido de congresos o reuniones de todo tipo y tamaño. Gracias a ello, ayuda a incrementar el número de asistentes y conseguir un mayor nivel de satisfacción de los conferenciantes o patrocinadores del evento.

La planificación del contenido se simplifica con un único sitio al que pueden acceder tanto los organizadores como los conferenciantes para hacer las modificaciones necesarias.

Los asistentes al congreso pueden programar su agenda y recibir actualizaciones de forma inmediata y en cualquier dispositivo. Hubb cuenta además con una función que permite a los asistentes compartir sus agendas, hacer nuevos contactos y continuar la relación tras el evento.

GLOBAL DMC PARTNERS ESTANDARIZA LOS CONTRATOS

La red de receptivos Global DMC Partners, presentó un nuevo programa de estandarización de contratos, propuestas y planes de seguridad en eventos para ayudar a sus clientes a ofrecer un servicio más eficaz. Incluye tres documentos que permiten a los profesionales ahorrar tiempo cuando contraten un DMC en cualquier parte del mundo.

Una de las nuevas herramientas a la que los meeting planners pueden acceder es un contrato estándar con DMCs, que simplifica y acorta el proceso, asegurándose al mismo tiempo que ningún punto clave queda sin tratar. Además, la red ofrece una serie de directrices sobre la información que los DMCs deben incluir en las propuestas que envían a sus clientes, sea cual sea el destino, dejando espacio para la creatividad y el estilo personal de cada uno.

Por último, se incluye una plantilla para elaborar un ESP (Plan de Seguridad de Eventos, por sus siglas en inglés), aplicable a cualquier programa en cualquier lugar del mundo, para que los profesionales, proveedores y DMCs pueden estar preparados ante cualquier emergencia.

TENDENCIA REUNIONES PEQUEÑAS 2017

El número de grandes congresos disminuirá globalmente en 2017, mientras que habrá más reuniones de menor escala, según el informe anual de tendencias publicado por American Express Meetings and Events. Las empresas invertirán en más asambleas internas de sus equipos de ventas o marketing, consejos ejecutivos y sesiones de formación de plantilla, y menos grandes eventos.

El estudio 2017 Global Meetings and Events Forecast destaca también la tendencia a celebrar las reuniones en lugares más pequeños y más cercanos, y la búsqueda creciente de espacios alternativos para ofrecer una experiencia inolvidable a los participantes.

En general, éste será un año de escaso crecimiento para el sector, según American Express. El gasto en reuniones se mantendrá estable en Europa, destacando un ligero aumento del 3,3% en Alemania. En Latinoamérica, se espera un incremento de tan solo el 1,1% en la inversión.

Las grandes ciudades siguen liderando el turismo de reuniones. Rio de Janeiro, Cancún y Ciudad de Panamá se perfilan como los principales destinos en Latinoamérica. En Europa, Londres, Barcelona, París y Ámsterdam encabezan la lista, pero crece el interés en ciudades alternativas como Dublín o Praga.

El informe destaca también la creciente importancia de la tecnología en todos los aspectos de las reuniones y congresos. Advierte que el papel del meeting planner va más allá de la pura logística y los nuevos profesionales deben familiarizarse con la nueva tecnología para aplicarla en la estrategia corporativa y conseguir los objetivos de la empresa.

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