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En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 19 de PUNTO MICE profesionales del sector MICE explican que acciones desarrollan en favor de la sostenibilidad

Por Cristina Cunchillos

Aunque 2017 es oficialmente el Año del Turismo Sostenible para el Desarrollo, el enfoque centrado en la sostenibilidad no es nada nuevo para los actores de la industria MICE. Las empresas cliente hace años que tomaron conciencia de la necesidad de introducir buenas prácticas medioambientales y sociales como parte de sus políticas de responsabilidad social corporativa (RSC) y del mensaje del que sus representantes son portadores. Sin embargo, esto no siempre trasciende a los eventos que realizan.

Por su propia naturaleza, es prácticamente imposible que un evento no tenga un impacto medioambiental negativo. En grandes ferias y eventos multitudinarios sobre todo, se consume un gran volumen de electricidad, se utiliza demasiado papel y se producen auténticas montañas de deshechos. Los organizadores buscan continuamente nuevas formas de minimizar ese impacto con el uso de materiales reciclables y energía renovables.

Pilares menos atendidos

Tal vez la industria de los eventos se centra demasiado en el impacto ambiental, más difícil de controlar, olvidando los otros dos pilares de la sostenibilidad: los aspectos social y económico. Un estudio realizado por Positive Impact para la Cumbre de Eventos Sostenibles celebrada en Londres en noviembre de 2016 mostraba que el 61% de las empresas ve el aspecto ecológico como el más importante. La realidad es que los eventos pueden tener un impacto social y económico positivo, del que los organizadores pueden –y deberían– sentirse orgullosos porque su importancia puede ser incluso superior en función de los resultados obtenidos.

Y es que el sector debería promocionar estos éxitos activamente. Según el estudio de Positive Impact, solamente el 18% de los encuestados publicaron sus informes de sostenibilidad, tal vez por miedo a las críticas. Esto es contraproducente, ya que la educación es siempre la mejor arma y, compartiendo las mejores prácticas, todos pueden mejorar juntos la imagen de la industria.

Infinitas posibilidades

Hay infinitas maneras de conseguir eventos más sostenibles. No se trata sólo de acreditar una gestión responsable con un sello como el ISO 20121. Cada evento es diferente y no hay una solución común para todos. Lo mejor es que la sostenibilidad no es enemiga de la creatividad. Al contrario, un enfoque creativo puede hacer el evento más sostenible a la vez que memorable, por ejemplo, diseñando muebles ecológicos con cartón reciclado o botellas personalizadas que los asistentes pueden rellenar en puntos de agua.

Cualquier iniciativa cuenta, por pequeña que sea. Y la responsabilidad es de todos: destinos, venues, organizadores de congresos y ferias, agencias de eventos… y también de los clientes. Si cada vez son más las empresas que exigen que en sus eventos no se desperdicie sino que se respete, los proveedores no harán sino aportar un valioso granito de arena.

LA VOZ DEL PROFESIONAL
1. ¿Qué medidas han puesto en práctica para favorecer la sostenibilidad?
2. ¿Qué prácticas cree deben impulsarse, y cuáles abandonarse?
3. ¿Hacia dónde va la demanda de las empresas cliente?

turismo-reuniones-sostenibilidad-Mads Salling Director de Kuoni Congresos

“Las empresas deben implementar la sostenibilidad en su negocio para no quedarse atrás”

1. El año pasado decidimos comprometernos con el marco ISO 20121 para asegurar que la sostenibilidad está integrada en nuestro trabajo. Nuestro enfoque inicial es la cadena de suministro. Como organizadores profesionales de congresos gozamos de una posición única para influir tanto a clientes como a proveedores y queremos utilizar esta influencia para añadir valor a la cadena: racionalizando los servicios, midiendo resultados, mejorando la gestión de riesgos y proporcionando soluciones más creativas y eficientes a nuestros clientes. Otra prioridad es asegurarnos de que nuestra empresa se comporta de modo responsable internamente: compensando las emisiones de carbono en vuelos y reduciendo el uso de papel, energía y agua en nuestras oficinas.

2. Como industria debemos ser proactivos en los intentos de reducir nuestro impacto y usar nuestra influencia para un efecto positivo. En Kuoni Congresos hemos identificado 20 aspectos del espectro total de la sostenibilidad que estamos determinados a impulsar. Este año, por ejemplo, destacamos la prevención de la corrupción, la reducción de emisiones de carbono o la accesibilidad y gestión de residuos. Los organizadores de eventos deben alejarse de modelos desechables de uso único y pensar en el ahorro y mayor eficiencia que pueden conseguir a largo plazo.

3. La evidencia de prácticas corporativas sostenibles es cada vez más solicitada por nuestros clientes y creemos que esta tendencia continuará creciendo. El Año del Turismo Sostenible para el Desarrollo, los Objetivos de Desarrollo Sostenible marcados por la ONU, el Índice Global de Sostenibilidad de Destinos y el ISO 20121 son sólo algunos de los proyectos que ya apuntan a la creciente importancia de la sostenibilidad en nuestra industria y en nuestras vidas. No es una moda pasajera y las empresas deben comenzar a implementar sostenibilidad en todos los aspectos de su negocio para no quedarse atrás.

turismo-reuniones-sostenibilidad-Carina Bauer CEO de IMEX Group

“Es importante celebrar los éxitos y el trabajo duro que hay detrás”

1. Ofrecemos salones llenos de energía pero con una agenda de bajo consumo. IMEX Frankfurt fue la primera feria de la industria MICE en ofrecer hidroelectricidad a los expositores y este año el salón se alimentó de energía verde. Compartimos nuestro enfoque en sostenibilidad con expositores y visitantes invitándoles a adoptar pequeñas –pero poderosas– medidas como el reciclaje de sus pases o la donación de sobrantes a asociaciones benéficas.

2. Los temas de sostenibilidad nos afectan a todos, profesional y personalmente, por eso animamos al sector a afrontarlos de una forma proactiva y con control. La clave para ello es la educación. La industria necesita compartir ejemplos de buenas prácticas para aprender cómo otros han incorporado elementos sostenibles en sus reuniones y eventos. También es importante celebrar los éxitos y el trabajo duro que hay detrás. En cuanto a las prácticas a promover o rechazar eso depende de las características de cada evento y las medidas que resultan prácticas para cada organización.

3. Las marcas y los asistentes a eventos demandan una mayor responsabilidad social y medioambiental de los destinos y proveedores. Ya no es un añadido. Para muchos delegados y meeting planners, sobre todo pertenecientes a la generación millennial, es un requisito clave que refleja no solo los valores de su empresa sino los suyos propios. Por eso los destinos y proveedores deben apostar por la sostenibilidad para mejorar su reputación, reforzar las relaciones y, en consecuencias, generar nuevos contratos.

turismo-reuniones-sostenibilidad-Jorge González-Palacios Director de Gijón Convention Bureau

“Como destino subvencionamos los eventos con menos impacto”

1. Como destinos ofrecemos una línea de ayudas económicas a la que incorporamos, en 2014, el carácter sostenible de la reunión como un elemento a valorar para su concesión. Sin embargo, para que los eventos sean más sostenibles es fundamental garantizar que toda la cadena de proveedores esté concienciada y capacitada. Por eso trabajamos con las empresas para desarrollar formación específica en esta materia e intercambiar experiencias. Este año pusimos en marcha la “Aceleradora sostenible”, un proyecto de entrenamiento y consultoría dedicado a potenciar la capacidad de las empresas del sector MICE local para organizar eventos incluyendo criterios de sostenibilidad.

2. Desde los destinos debemos promover las condiciones que permitan minimizar el impacto negativo que pueda tener un evento logrando, además, que repercuta de una manera positiva en la ciudad o el territorio que lo acoge, dejando no sólo un impacto económico y un buen recuerdo. Para que esto sea así es básico que las empresas locales proveedoras de servicios y productos del sector MICE estén concienciadas, formadas y preparadas para atender las demandas y anticiparse a ellas. En este sentido, el decálogo Gijón Eventos Responsables recoge diez buenas prácticas en aspectos básicos que permiten a los organizadores de reuniones y eventos comenzar a aplicar criterios de sostenibilidad.

3. La sostenibilidad ya no es una tendencia ni un añadido. En el caso de los eventos corporativos, muchas empresas, y algunos sectores en particular, incluyen criterios sostenibles en sus briefings porque sus eventos deben ser coherentes con su RSC. Actúan como locomotoras y por eso la demanda está creciendo.

turismo-reuniones-sostenibilidad-Henry Tamayo Gerente de OPC Colombia

“Los más jóvenes exigen cada vez más productos ecológicos”

1. Adaptado nuestros procesos a los criterios de las Normas Técnicas de Sostenibilidad y nos encontramos en proceso de certificación. Procuramos abordar el tema desde sus tres componentes: el económico, buscando que nuestra operación impulse una mejor calidad de vida para los colaboradores y stakeholders; el sociocultural, promoviendo el disfrute responsable de los atractivos turísticos y el patrimonio cultural; y el ambiental, implementando programas orientados a minimizar impactos vía el consumo racional de recursos.

2. Creo que la industria MICE tiene no sólo la capacidad sino el deber de contribuir al alcance de los Objetivos de Desarrollo del Milenio y esto exige innovación tanto a nivel tecnológico como social. Es importante impulsar la adopción de nuevas tecnologías que minimicen el uso de recursos no renovables, incentivar la utilización de material reciclado y/o biodegradable y realizar compensaciones ambientales acordes al impacto generado, el cual debe ser medido. Adicionalmente, se debe promover el intercambio cultural responsable y ético y el desarrollo local de las comunidades.

3. Definitivamente es una exigencia de nuestros clientes, la sostenibilidad no puede ser una decisión discrecional de las empresas. Cada vez más nuestros compradores son personas con mayor conciencia ambiental, más sensibilidad social y más raciocinio en lo económico. Estas características obligan a ver la sostenibilidad empresarial como una condición sin la cual sencillamente no existiría la demanda.
Veo como una tendencia cada vez más fuerte, sobre todo entre los profesionales jóvenes, el consumo de productos ecológicos que no requieran la destrucción de hábitats naturales y sean elaborados en condiciones de justicia y respeto por los derechos humanos.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 19 de PUNTO MICE profesionales del sector MICE explican que acciones desarrollan en favor de la sostenibilidadFiona Pelham Directora Ejecutiva de Sustainable Events

“Los clientes ya no creen necesario pedir sostenibilidad”

1. Por más de 10 años hemos estado innovando e intentando, a veces sin éxito, introducir todo tipo de medidas para crear una industria de eventos sostenible. Lo único que hemos aprendido es que no existe una medida que todos deberían tomar sino que cualquier pequeña acción cuenta. En nuestra campaña en redes sociales #shareapositiveimpact se pueden conocer las diferentes iniciativas que los profesionales de eventos están desarrollando para crear eventos sostenibles.

2. La práctica clave que impulsamos es el cambio en la cultura del sector de eventos: empresas que formen a su plantilla y les proporcionen la información y recursos necesarios para decidir sobre su impacto social, económico y ambiental, negocios con objetivos claros y un plan de acción para alcanzarlos… un enfoque en línea con el marco ISO 20121. Cualquier práctica que diga “todo el mundo debería hacer esto” debe descartarse porque cada evento es diferente. Por ejemplo, el sector no debería obsesionarse por compensar las emisiones de carbono cuando se puede demostrar el valor de las reuniones por su positivo impacto social y el legado que pueden dejar a largo plazo.

3. Todas las empresas de mayor éxito tienen estrategias de sostenibilidad. Los accionistas quieren ver la evidencia de un impacto positivo. Los Objetivos de Desarrollo Sostenible marcados por la ONU son un marco que las empresas usan para innovar y crear nuevos productos o servicios que les conduzan al triunfo. La sostenibilidad se considera ahora como un factor de higiene, en otras palabras los clientes lo esperan y según el estudio de Positive Impact los clientes corporativos no creen necesario tener que pedirlo. Hoy en día puedo afirmar que los profesionales de eventos que tratan la sostenibilidad como un añadido arriesgan su reputación y la de sus clientes.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 19 de PUNTO MICE profesionales del sector MICE explican que acciones desarrollan en favor de la sostenibilidadNancy Sanz Gerente MICE en Viajes El Corte Inglés

“No deberían celebrarse eventos al aire libre en espacios naturales”

1. Para reducir el impacto es importante la planificación y adoptar medidas como la disminución del consumo de materiales o la reutilización de algunos para otros eventos, un buen cálculo del número de asistentes para minimizar los residuos, la búsqueda de recintos con luz natural para disminuir el consumo de energía, la propuesta de productos locales y/o de temporada y el uso de lugares accesibles a pie o en transporte público para reducir la contaminación acústica y atmosférica. Todo ello va acompañado de una buena comunicación. Y lo más importante, sensibilizamos a los asistentes acerca del respeto a su entorno.

2. Una práctica que debería impulsarse es la medición de la huella de carbono en cada evento para compensarla mediante proyectos sostenibles que elijan los propios asistentes. Una práctica que debería abandonarse es celebrar eventos al aire libre en espacios naturales. En su lugar se deberían elegir lugares que cumplan criterios de bajo impacto ambiental.

3. La sostenibilidad, desde el punto de vista de la transformación, puede ayudar a los clientes a maximizar el retorno en su inversión, tanto a nivel económico como social y medio ambiental. Por eso es importante que la valoren. Cada día más clientes nos solicitan aspectos relativos a la sostenibilidad.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 19 de PUNTO MICE profesionales del sector MICE explican que acciones desarrollan en favor de la sostenibilidadJavier Sánchez Director de Eventos Internacionales en Acciona Producciones y Diseño

“Debemos ser sostenibles, aunque las marcas no quieran”

1. Nuestra prioridad fue instaurar los procesos de calidad necesarios para vigilar que lo sostenible afecte a toda la cadena de valor, desde los proveedores, pasando por nosotros como agencia, al cliente como consumidor final. Esta visión global nos ha permitido incluir en nuestras prácticas habituales la sostenibilidad, más que como una forma de hacer, una forma de ser.

2. En nuestra industria muchas empresas piensan que las emisiones de CO2 son inevitables y la única solución es compensar la huella de carbono con proyectos socialmente responsables. Es lo mínimo que podemos hacer. La clave está en evitar las emisiones (con ahorro energético, disminución del papel, productos y servicios de cercanía, etc.) y usar materiales con certificación ecológica. Esto nos va a llevar a ser más creativos e instaurar procesos medioambientales entre nuestros proveedores. También se deben impulsar las acciones de responsabilidad social como la contratación de personal en riesgo de exclusión, la ayuda a colectivos necesitados, el fomento de la accesibilidad… para dejar un legado positivo.

3. La sostenibilidad es un valor empresarial y debe hacerse extensiva a los eventos de las marcas. Tenemos que ser sostenibles a pesar de que haya marcas que no lo quieran ser, ésta es realmente nuestra responsabilidad dentro del sector. Afortunadamente todo apunta a que será algo que tenga su peso en un futuro. Desde luego, es importante que el avance no se haga sólo desde el sector privado, también desde el público, exigiendo que los parámetros que deben regir los eventos se cumplan en todos los ámbitos.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 14 de PUNTO MICE los travel managers analizan cómo favorecer la conciliación de la vida profesional y personal.

Por Cristina Cunchillos

A menudo, los viajeros profesionales pasan días, y hasta semanas, sin pisar su casa. Esto puede afectar a sus relaciones personales e incluso a su salud, no solo a causa del sufrimiento que genera no poder sincronizar la vida personal con el trabajo sino también por el estrés asociado a los viajes y sus consecuencias físicas y mentales.

Aunque algunos trastornos son inevitables, existen medidas que tanto las empresas, como los travel managers, como los propios representantes que viajan pueden aplicar con el objetivo de conciliar sus intereses laborales y personales. Porque hay una premisa sobre la que nadie duda: un viajero más feliz es sin duda un colaborador más productivo.

Lo más glamuroso del mundo

Si creemos la imagen que presenta la publicidad, los viajes de negocios son lo más glamuroso del mundo, desde luego mejor que estar en la oficina todo el día. ¿Qué hay de malo en un trabajo que te lleve constantemente de aeropuerto en aeropuerto y llene tu pasaporte de sellos de los destinos más exóticos? ¿O de frecuentar hoteles, en muchas ocasiones de alta gama, donde no hay que preocuparse más que de dormir y consumir los servicios propuestos?

Con los avances integrados en las clases business de los aviones y las facilidades de los salones VIP de los aeropuertos, ni siquiera uno tiene por qué llegar cansado al destino. ¿De qué se quejan entonces los business travellers?

Una realidad muy diferente

Cualquier viajero frecuente sabe que la realidad es muy diferente. Volar a países exóticos no despierta el mismo interés cuando se está sufriendo de antemano por el conocido exceso de tráfico entre el aeropuerto de destino y el lugar de la reunión. Tras muchas noches durmiendo fuera, aunque sean las habitaciones de los hoteles más lujosos, todas empiezan a parecer todas iguales.

Además, horas y horas en el ambiente seco de aviones hacen estragos en la piel… y hasta el mejor menú a bordo no sabe tan bien como un plato casero. Las largas esperas en los controles de seguridad, no digamos ante los retrasos de los vuelos, no hacen sino incrementar la ansiedad. La nostalgia de la propia casa y de los seres queridos también se incrementa conforme van pasando los días fuera del hogar.

En definitiva, los viajes de empresa frecuentes tienen un impacto no sólo en la salud del viajero sino también en su desarrollo personal y social. Por eso no es de extrañar que en los últimos años se hayan dedicado diferentes estudios al efecto de los desplazamientos corporativos en la vida personal, con pautas sobre cómo favorecer la conciliación entre trabajo y realización personal.
En 2015, un estudio de las Universidades de Surrey en el Reino Unido y Lund / Linnaeus en Suecia destacó los problemas de salud que pueden causar los viajes frecuentes: trombosis venosa profunda, la perturbación del sueño por el impacto del jet lag, problemas derivados de la exposición a radiaciones, estrés, sentimiento de soledad por estar lejos del entorno habitual…

Dificultades para llevar una vida sana

El Informe Captio de Afectación Personal del Business Travel va más allá: un 60% de los viajeros de negocios encuestados considera que los desplazamientos frecuentes afectan bastante o mucho a su vida personal. El principal motivo que esgrimen (en el 68% de los casos) es que les impide pasar el tiempo deseado con su familia, pero también dificulta el cumplimiento de posibles planes relacionados con una vida sana (un 48%).

Esta sensación de afectación aumenta con la edad, y en general las mujeres llevan peor que los hombres el estar lejos de casa. Un 67% de las féminas declara sentirse estresadas durante los viajes, frente al 54% de los hombres.

El rol del travel manager

¿Cómo se puede reducir el estrés derivado de los viajes de empresa? Para muchos de los encuestados, la solución más simple sería viajar menos o con menos frecuencia. Por eso lo primero que debe considerar la empresa es si verdaderamente todos los desplazamientos son necesarios. Tal vez en alguna ocasión bastaría con una vídeoconferencia o sea posible programar dos viajes en uno evitando de este modo desplazamientos.

El excesivo papeleo también resulta frustrante para los viajeros. Aquí, el travel manager, obviamente con el respaldo de la empresa, puede facilitar la tarea digitalizando los procesos. Su papel es trascendental a la hora de tranquilizar al viajero asegurándose de que tiene toda la información que necesita y respondiendo a todas sus dudas. También con recomendaciones que ayuden a ahorrar tiempo que se pueda dedicar al descanso o hacer su estancia más placentera. Y es que, en definitiva, se trata de mejorar su experiencia. Pero para eso el gestor de viajes necesita de la implicación del proveedor de servicios.

Políticas que reduzcan el estrés

En cuanto a la política de viajes de las empresas, es importante ser flexible y tener en consideración aspectos que pueden afectar a la vida personal del representante que viaja. Por ejemplo, si tiene hijos hay que evitar en la medida de lo posible organizarle un viaje en plenas vacaciones escolares. Los horarios de los vuelos elegidos también tienen relación directa con un mayor o menor estrés. No es lo mismo un madrugón ante el que temer un fallo del despertador, que levantarse a una hora razonable, con tiempo de desayunar en casa o en el aeropuerto, antes de subirse al avión.

Disponer de una buena póliza de seguros para viajes corporativos también ayuda a reducir la ansiedad, sobre todo cuando las cosas van mal. Curiosamente, y según un estudio de Air Plus aunque las empresas cada vez invierten más en seguros, sólo el 35% de los viajeros corporativos se desplazan con la cobertura suficiente.

La tecnología móvil es el mejor aliado de los viajeros de negocios, permitiéndoles trabajar desde cualquier sitio, pero también puede convertirse en su peor enemigo. El 50% de los encuestados por Captio apuntó el estar siempre pendiente de llamadas o e-mails como otro factor de estrés en los viajes.

Nuevas tendencias

La flexibilidad proporcionada por la tecnología ha dado lugar al fenómeno del blurring o difuminación de los límites entre trabajo y vida personal. Se traduce como continuar trabajando cuando se está de vacaciones o desarrollar actividades personales en horas de trabajo. Las opiniones sobre la conveniencia o no de la extensión de esta práctica están divididas: mientras que en China hay más adeptos, en Europa gestores de viajes y viajeros son más críticos. No faltan los que apuntan al efecto negativo en la vida familiar que puede tener estar trabajando durante las vacaciones, por no decir en la salud del trabajador. Después de todo, se supone que los momentos de receso deben servir para desconectar y recargar las pilas.

Otra tendencia que está ganando cada vez más adeptos es el bleisure, o añadir unos días de vacaciones al principio o final del viaje de trabajo. Esto permite disfrutar del destino, en ocasiones con la compañía de familiares o amigos. Combinando ocio y negocio se reducen los gastos y se optimiza el tiempo. Según Bridge Street Global Hospitality, el 78% considera que es una forma de añadir valor a sus viajes profesionales: conciliarlos con la vida familiar no tiene por qué conllevar viajar menos.

LA VOZ DEL EXPERTO

1. ¿Qué favorece la vida profesional y personal de sus viajeros?
2. ¿Cuáles son los motivos que más estrés provocan?
3. ¿En qué pueden contribuir los proveedores de la industria?

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 14 de PUNTO MICE los travel managers analizan algunas de las tendencias de la industria MICE.Verónica Sandoval LATAM Travel, Fleet & Meeting Services Leader de Ingersoll Rand (México)

“Lo más importante es que trabajemos con los proveedores para conseguir juntos la satisfacción del viajero”

1. Nuestro programa de viajes se adapta a cada región del mundo en la que nuestra empresa está presente. En Latinoamérica, los viajeros valoran cada vez más poder establecer un balance real entre su vida personal y su carrera profesional. En línea con ese objetivo, nuestras políticas están diseñadas para que incluyan beneficios personales mientras viajan por negocios.

Por ejemplo, pueden obtener puntos para su disfrute personal en los programas de fidelidad de los proveedores de viaje, ya sean compañías aéreas, cadenas hoteleras, empresas de alquiler de coches… siempre y cuando su elección no afecte los intereses de la compañía.

Además, les damos la posibilidad de elegir los vuelos en horarios flexibles siempre y cuando cumplan con los requerimientos de su agenda de trabajo e intereses del viaje. Intentamos en la medida de lo posible que los desplazamientos profesionales nunca se extiendan sobre los días de fin de semana.

Un tema que ha cobrado especial importancia a la hora de hacer viajar a nuestros representantes es la conectividad: no solo intentamos trabajar con proveedores accesibles, sino que el viajero esté alojado en establecimientos cómodos, con facilidades para trabajar, buena conexión y suficientes estacionamientos si ha de desplazarse con vehículo propio.

2. Desde mi punto de vista y tras la experiencia acumulada en mi cargo, lo que más nerviosismo provoca entre los gestores de viajes es el hecho de que algunos viajeros elijan proveedores que les interesan personalmente en lugar de alinearse con los intereses reflejados en la política de la empresa.

Precisamente en torno a este tema gira en mi opinión el principal motivo de preocupación de los representantes de la empresa que viajan: no alinearse con las premisas estipuladas en las políticas de viajes de la empresa, con la problemática que esto conlleva a la hora de cuadrar gastos.

3. Los proveedores pueden ayudar, y mucho, a una mejor conciliación de la vida profesional y personal de los viajeros haciendo todo lo posible por brindar una experiencia de viaje más placentera. Siempre que el hecho de viajar no sea una experiencia estresante sino fácil, será más sencillo integrarlo dentro de la vida de cada uno, tanto profesional como personal.

Por ejemplo, las compañías aéreas podrían trabajar más a la hora de evitar que se retrasen los vuelos, ya que aquéllas más puntuales facilitan sobremanera la gestión de los tiempos y el cumplimiento de las agendas.

Los hoteles también pueden contribuir a que el viaje sea una experiencia más agradable ofreciendo más beneficios incluidos en la tarifa negociada. Lo más importante es que los proveedores y gestores de viajes trabajemos juntos para lograr la satisfacción de nuestros viajeros, ya que éste es el objetivo que debería primar en los intereses de cada uno de nosotros.

 

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 14 de PUNTO MICE los travel managers analizan algunas de las tendencias de la industria MICE.Andrés Ibáñez Cevallos Travel manager de Maxam (España)

“Con espacios de diálogo se crea la confianza necesaria para que el viajero obtenga resultados”

1. En nuestra empresa resumimos ésta conciliación en cinco pasos que consideramos esenciales:
– El primero consiste en planificar correctamente los viajes, elaborando una lista de tareas y viajes para el día o semana ordenados por prioridad.
– En segundo lugar, es importante delegar labores o viajes a gente capacitada y de confianza ya que esto contribuye a una mayor optimización de los tiempos.
– Fijar tiempos límites para cada tarea o viaje, de tal modo que sea posible terminar la jornada laboral o el desplazamiento sin extenderlos más allá de lo estrictamente necesario.
– En cuarto lugar, es importante saber decir que no a determinadas actividades o viajes que no estaban incluidas en la agenda o que solo servirán para perder tiempo.
– Por último, y no por ello menos importante, es necesario evitar los sentimientos de culpa ante la necesidad de tomarse un descanso o estar nervioso en los momentos previos a una presentación. De lo contrario, con ninguna de las actividades que se vaya a realizar fuera del lugar de trabajo se logrará el efecto deseado antes de organizar el desplazamiento.

2. Bajo mi punto de vista, los factores que más estrés provocan a los gestores de viajes están relacionados con las rutas y países considerados como peligrosos ante posibles atentados terroristas; también el incremento de los precios (petróleo, cobre, etc., que tienen un impacto en el mercado de los viajes); la insatisfacción del cliente o la falta de implicación de los directivos de la empresa en las políticas de viajes, no solo aportando cumplimiento por su parte sino el apoyo necesario para hacerlas cumplir por parte de los representantes que viajan.

Para el viajero, lo que más nerviosismo provoca son los cambios en el itinerario de viaje sin previo aviso, o con aviso pero sin que la modificación haya sido aceptada por su parte. También generan estrés las dudas sobre un destino o ruta en concreto cuando el viaje ha tenido que programarse a última hora. La falta de respuesta por parte de la agencia de viajes o proveedor de servicios cuando existe alguna pregunta que plantear o se ha detectado un error, por ejemplo en los datos personales, son otro motivo de estrés para el viajero. A esto se suman las enfermedades descritas como pandemias en el destino al que le toque viajar y desplazarse a un país donde la estancia implique cambio de moneda.

3. Los proveedores deberían evaluar la importancia del desplazamiento y ofrecer más flexibilidad en cuanto a cambios y cancelaciones de servicios. También conviene digitalizar los procesos que afectan a todo el viaje. Por otro lado, creando espacios de conversación y diálogo se puede generar la confianza necesaria para que las personas obtengan mejores resultados a la hora de viajar cuándo y a dónde conviene. Debemos pasar a una asistencia más individual de una manera natural, ayudando al viajero en relación a todo aquello en lo que se sienta perdido o no encuentre solución.

Por último, la creatividad a la hora de combinar tecnología, normas y tradiciones es esencial. Se trata de generar una creatividad que facilite a cada viajero la posibilidad de encontrar una manera coherente de cumplir con sus compromisos, para plena satisfacción de todos y esté donde esté.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 14 de PUNTO MICE los travel managers analizan algunas de las tendencias de la industria MICE.Sonia del Río Congress Manager de Novartis Oncology (España)

“Lo más importante es que trabajemos con los proveedores para conseguir juntos la satisfacción del viajero”

1. Conozco la problemática que sufren quienes se desplazan a eventos profesionales del tipo de convenciones y congresos por mi propia posición en el trabajo que desarrollo: requiere periodos en los que es imperativa una disponibilidad muy elevada en cuanto a cantidad de horas, lo que se traduce en trabajar muchas horas seguidas en destinos con los que uno no está familiarizado. Esto comporta una dosis de estrés más alta de lo habitual.

Por eso es muy importante una buena planificación de la agenda que integre de manera coherente las necesidades de la empresa. Esto a nivel profesional, porque a nivel personal me parece importantísimo saber aprovechar al máximo los momentos que uno tiene para estar con su familia, tanto como saber optimizar al máximo el tiempo que requiere el desempeño de la labor profesional.

2. Creo que esto es algo muy personal, conozco colegas viajeros que se estresan desde días antes de salir y otros que pueden llegar 30 segundos antes del cierre de la puerta de embarque y ni se han despeinado. Por supuesto, salir de su propia zona de confort, tomar vuelos, trenes, dormir fuera de casa, lidiar con proveedores, superar los imprevistos…. Todo comporta un alto grado de concentración y dedicación que a veces provoca que no poder desconectar al 100% y sea complicado relajarse.

3. Creo que aquí todos navegamos en el mismo barco en lo que se refiere a conseguir una mejor conciliación de la vida profesional y personal. Los proveedores deben asegurar que el servicio que se les contrata sea del nivel de calidad y profesionalidad requerido, que cumplan con lo establecido, en los tiempos necesarios, de una forma eficaz y, sobre todo, con una buena actitud. Esto facilitaría en gran medida la reducción del estrés.

En la sección LA VOZ DEL SECTOR del número 18 de PUNTO MICE los Directores de las Destination Management Company (DMC) analizan los viajes de incentivo.

Por Cristina Cunchillos

Los viajes de incentivo son una forma eficaz de recompensar y motivar a los representantes y de ese modo garantizar su implicación y mayor rendimiento. No obstante, la crisis económica global de la última década pareció demostrar que no eran algo prioritario para las empresas. Cuando hubo que apretarse el cinturón, este tipo de beneficios encabezó la lista de recortes. Como consecuencia, los proveedores especializados en este segmento sufrieron un descenso notable en su actividad durante los últimos años.

Ahora, y conforme van remontando las cifras macro-económicas, nuevamente se respira optimismo. La encuesta anual de Meetingsnet/IRF (Fundación de Estudios de Incentivos, por sus siglas en inglés), confirma la recuperación de la inversión en este tipo de viajes, con un aumento del 2,6% en 2016 con respecto al año anterior.

Por su parte, el estudio Index 2017 de SITE (Sociedad para la Excelencia en los Viajes de Incentivo, por sus siglas en inglés), también apunta a la recuperación. El 49% de las empresas encuestadas incrementará su presupuesto para viajes de recompensa, mientras que el 60% extenderá el bonus a más representantes.

Aunque son sin duda buenas noticias para el sector, las agencias de receptivo muestran cautela. Después de todo, la incertidumbre sobre la economía sigue imperando, además de la preocupación por la seguridad y la amenaza de atentados terroristas.

La creatividad es esencial

Si hay algo que la recesión ha dejado en esta industria es un mayor control del gasto: a la hora de planificar sus viajes de incentivo los compradores seguirán vigilando su inversión, evitando el derroche de años atrás. Con presupuestos más reducidos, la creatividad es esencial. De hecho ya no es una cuestión de dinero: se buscan nuevos valores añadidos que hagan el viaje más atractivo. También destinos alternativos y probablemente más baratos.

Sin embargo, los mayores cambios proceden de los participantes: los millennials son personas acostumbradas a viajar por lo que para muchos el destino no es lo más importante, sino la posibilidad de disfrutar de una experiencia única y que no puedan lograr por su cuenta.

Por eso las agencias receptivas en destino están adaptando sus propuestas con programas que se convierten en experiencias más que en viajes e incluyen la interacción con las comunidades locales. También están revisando destinos clásicos para sumergirse en ellos desde nuevos puntos de vista. La recompensa no sólo debe motivar al asistente sino transmitir claramente este mensaje: no hay nadie que le pueda sorprender tanto como la empresa para la que trabaja.

LA VOZ DE LA DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC)
1. ¿Qué destinos están de moda para los viajes de incentivo?
2. ¿Qué tendencias destacaría en los programas actuales?
3. ¿Cómo responden las agencias receptivas a las nuevas demandas?

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Germán Inostroza Director de Marketing en Ovation Global DMC

“El efecto wow! no está necesariamente ligado a una mayor inversión”

1. Si hablamos de Europa, el atractivo de España como multi-destino es indiscutible, así como el de Holanda gracias a Ámsterdam. Portugal va ganando más protagonismo de año en año. Fuera de Europa destaco el interés por los Emiratos Árabes (Dubái), India (Delhi) y China como destino de los viajes de incentivo. Son lugares con las características necesarias para generar buenos resultados.

A eso se añade que son accesibles, con vuelo directo desde muchos países o con una conexión aérea como máximo. Su oferta gastronómica y de alojamiento es variada y flexible. Ofrecen actividades que son únicas y marcan la razón de ser del viaje, dejando recuerdos duraderos en los asistentes. Y, en su mayoría, permiten programar actividades con contenido relacionado con la responsabilidad social corporativa (RSC).

2. Pienso que son programas cada vez más creativos. No hay una cantidad media de días o número de participantes porque esos factores están más ligados al presupuesto de cada cliente. También se apuesta por nuevas tecnologías, programas de sostenibilidad y logística acorde, todo unido a una gran cuota de creatividad que involucre a todos los servicios y actividades, no sólo las de RSC, promoviendo
la importancia y beneficios de desarrollar negocios responsables.

3. Los equipos de trabajo tienen que realizar brainstormings y comunicarse constantemente, ser capaces de manejar muchísimas herramientas online y offline al mismo tiempo y estar abiertos a todas las oportunidades que el mundo digital nos ofrece. En nuestro caso, tenemos un equipo muy creativo, con una buena comunicación interna que facilita que esta creatividad se renueve de forma continua. Esto nos ha llevado en muchas ocasiones a identificar que el efecto wow! de un programa no está necesariamente ligado a una mayor inversión de dinero sino a la originalidad de la propuesta.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Natalia Sánchez-Infantes Representante en España de Asian Trails Ltd.

“Myanmar está siendo la estrella por la interacción con la comunidad local”

1. En Asia, destinos bien establecidos como China, Indonesia y Tailandia se están reinventando con enfoques muy creativos y siguen siendo populares. Destinos emergentes como Vietnam, Camboya y Malasia (y, en menor medida, Laos) van ganando terreno. No obstante, Myanmar está siendo la estrella para grupos pequeños o medianos. Destaca su oferta de aventura, interacción con la comunidad local y la “pureza” del destino. También hay más demanda de combinados de dos países del tipo de Hong Kong y Siem Reap (Camboya); Hanói (Vietnam) y Bali (Indonesia); Tailandia e Indochina o el clásico Vietnam/Camboya.

2. Los viajes de incentivo se solicitan con menos antelación. El presupuesto de las empresas también se ha reducido por lo que se trabaja en programas más cortos (duración máxima de seis noches) y grupos más reducidos. También se busca un enfoque más activo. Los clientes quieren opciones más participativas y sentirse parte activa del viaje. La demanda de actividades de RSC, que parecían estar al margen en los últimos años, vuelve de la mano de acciones más personales y exclusivas, que no se hayan realizado con anterioridad.

3. Nuestras ideas y la operativa de los programas deben ser ampliamente probadas antes de ofrecerlas a los project managers. Esto implica mucho estudio previo y análisis de las opciones, más que adaptar ideas, reciclarlas o dejarlas en manos de terceros. Los destinos tradicionales se reinventan, la demanda está cambiando y nuestros equipos van de la mano centrándonos en detalles que aportan valor.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Leandro Popik CEO de ESA Latin America

“Lo que se busca cada vez más es la personalización total de la experiencia”

1. De todos nuestros destinos los que están más de moda son Cartagena de Indias, en Colombia, y Ciudad de Panamá. En menor medida, percibimos un interés creciente por la región de Atacama en Chile y el extremo más austral del continente americano: Ushuaia en Argentina y Puerto Natales en Chile. Estos destinos no solían atraer viajes de incentivo procedentes de Europa y Norteamérica y ahora sí lo están haciendo, gracias a las mejoras en conectividad aérea, una hotelería de alta gama y actividades y experiencias especiales que se pueden programar para grupos.

2. Los programas de incentivo por lo general se están haciendo más cortos en cuanto a duración, siendo más comunes los de dos a tres días de duración, si bien no se han extinguido del todo los viajes de siete a nueve noches. Notamos que el número de participantes está creciendo desde hace cuatro años y hay cada vez más interés por incluir actividades de responsabilidad social corporativa. Lo que se busca cada vez más es la personalización total de la experiencia y el uso de tecnologías avanzadas
para mejorar la vivencia de los participantes.

3. Nuestra receta es ser excelentes y no aceptar el “muy bueno” como parámetro de éxito. Para esto es necesaria la personalización total del trato con el cliente y la búsqueda permanente de la experiencia fantástica, desde el comienzo hasta el final. Si notamos el menor desvío en la satisfacción del cliente, de inmediato actuamos para aliviarle del motivo de su angustia. La clave está en la prevención de cualquier sinsabor y esto se logra con políticas éticas y claras y un equipo profesional y comprometido con cada cliente.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Irene Martín Directora General – Brasil de Wedgewood Global DMC

“Con creatividad se puede convertir la cotidianeidad en experiencia inolvidable”

1. Los destinos de moda varían mucho dependiendo de la publicidad. En los últimos años, Brasil era lo más buscado debido a los grandes eventos acontecidos allí. Ahora se habla mucho de Japón. También percibimos un creciente interés por Sudáfrica en los últimos doce meses, mientras que hay destinos que no pasan de moda, como Londres o Nueva York.

2. Hemos tenido unos años donde, debido a la crisis, el viaje de incentivo había sido sustituido por la reunión o viaje de capacitación, que era un incentivo pero con una formulación diferente. De nuevo vemos resurgir el incentivo como tal.

Hoy en día las personas que participan ya han viajado mucho, tanto por su cuenta como en grupos organizados, por lo que se busca siempre algo especial que no podrían hacer si viajasen ellos solos: lo que llamamos el efecto wow! El número de participantes varía según el país de procedencia, pero la media está entre 30 y 60 personas en programas de cuatro días.

3. Intentamos generar el efecto wow! en todos nuestros programas pero esto no significa añadir actividades caras, sino recurrir a la creatividad para convertir la cotidianeidad en experiencia inolvidable. Además, entre lo que más buscan los clientes es que el DMC esté al tanto de cada pequeño detalle durante la cotización y preparación del incentivo, así como durante el programa.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Frederic Sallio Director de Operaciones de Groupe Tucaya

“Hacemos participar a personajes interesantes del destino”

1. Colombia es el nuevo destino de moda que acaba de abrirse al mundo. Es una tierra de cultura que ofrece una multitud de paisajes espectaculares como la zona cafetera, además de ser un pueblo alegre que incluye un diamante para incentivos: Cartagena de Indias. Panamá es también un destino MICE muy interesante gracias a sus conexiones aéreas. Aquí se mezcla modernidad, la parte colonial e histórica, selva tropical e islas. Se pueden organizar multitud de excursiones muy diferentes, desde la observación de ballenas y la navegación por el canal de Panamá a momentos con los nativos Emberás.
2. Los programas de incentivo tienen una duración de tres a cinco noches en el país. Los grupos son de 50 personas en general, pero pueden alcanzar hasta los 120. Es importante agregar momentos para compartir con los nativos. Organizamos talleres, como puede ser una clase de salsa, un curso de cocina local, un partido de fútbol o un juego de dominó para conseguir tal objetivo y actividades de RSC, como puede ser la instalación de paneles solares en aldeas.

3. En nuestros programas tratamos de agregar temas que estén relacionados con la empresa siempre que sea posible. Por ejemplo, podemos organizar un taller de pintura de los diablos (autobuses pintados de Panamá) para un grupo que esté vinculado con el sector de la pintura. También hacemos participar a personajes interesantes relacionados con el destino, como un ingeniero del Canal de Panamá, una cantante famosa de salsa o un ex boxeador campeón del mundo.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Jon Bennett Director de Ventas y Desarrollo de Negocios de Abercrombie & Kent Europe Ltd.

“Cada vez se incluye más la asistencia a grandes eventos”

1. El Reino Unido continúa siendo popular gracias a la devaluación de la libra, con destinos fuera de Londres como Gales que están atrayendo a más grupos para incentivos de aventura. A finales de 2017 se inaugurará el parque temático gastronómico FICO en la ciudad italiana de Bolonia. La región es también la sede de Ferrari y Lamborghini por lo que podemos ofrecer incentivos de comida italiana y coches de carreras. Más allá de estas novedades, algunos cambios en los requisitos de visados han hecho que países como Uzbekistán sean una opción viable. Nuestra recomendación actual en este destino es Samarcanda, en el cruce de caminos de la Ruta de la Seda.

2. Los clientes se concentran principalmente en experiencias extraordinarias que queden eternamente en la memoria de los participantes. Cada vez se incluye más la asistencia a grandes eventos combinados con algún tipo de actividad física. Por ejemplo, podemos organizar un teambuilding con un mini torneo de fútbol antes de asistir a un partido de un campeonato europeo en Milán (Italia), con asientos en una sala VIP privada y reunión con los jugadores tras el partido. Nuestros incentivos suelen durar entre tres y ocho días. Los clientes sudamericanos tienden a elegir incentivos más elaborados y de mayor duración.

3. Nuestra filosofía es ser expertos
locales y por eso tenemos especialistas que conocen el destino perfectamente y pueden identificar nuevas oportunidades, con mucha experiencia y gestionando el proceso de principio a fin. Ofrecemos a nuestros clientes conceptos que se ajustan a sus objetivos, demostrando iniciativa pero también ofreciendo un retorno en su inversión.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Natalie Alagna
Directora General – España de AIM Group International

“Ahora estamos viendo que no hay miedo a lo desconocido”

1. Los clientes están buscando destinos y experiencias distintas, quieren descubrir lugares inexplorados y hacer que los participantes se sientan en un viaje sorprendente y único. Todos conocen las grandes capitales y ahora estamos viendo que no hay miedo a lo desconocido. Estamos dando la oportunidad a nuevos destinos en España, como el País Vasco o Cantabria, y con el cambio de imagen de la “isla de fiesta”, junto a las nuevas ofertas hoteleras, Ibiza también está de moda para viajes de incentivo.

2. A pesar de la incertidumbre económica, la intensificación de la lacra terrorista en suelo europeo, las crisis de refugiados, el brexit, etc. vemos que los viajes de incentivos están aumentando tanto en días de estancia como en número de participantes. A los asistentes no les importa utilizar su fin de semana para participar en un viaje de incentivo. Las empresas exigen programas más personalizados con estructuras más informales. Quieren insiders experiences, “ensuciarse las manos” si hace falta, participar de las experiencias y no sólo vivirlas como espectadores. Esto nos conduce a invertir más tiempo y recursos en creatividad e innovación.

3. Apreciamos un cambio en la imagen de los DMC, ya no nos consideran únicamente como una agencia de logística sino como un proveedor de soluciones. También es diferente nuestra manera de entender la relación con el cliente. Ofrecemos servicios de consultoría y diseño de conceptos, trabajando con los clientes desde el principio para definir el hilo conductor del evento. Somos expertos en nuestros destinos pero además nos ven como una extensión de su equipo.

Los viajes de incentivo se adaptan a los millennials Hocine Boukhenaissi Director de Quetzal Motivo

“Los incentivos son mucho más humanos que los que se hacían hace diez años”

1. Sin duda, Panamá está actualmente muy de moda y es un destino ideal para incentivos. Dentro de los seis destinos centroamericanos donde operamos desde 2002 con nuestras oficinas, Nicaragua y Costa Rica están creciendo también en popularidad, sobre todo desde que Air France empezó a volar directo desde París a San José, ofreciendo a los grupos de incentivos europeos una alternativa a los vuelos de Iberia desde Madrid.

2. El cliente final ya no está tan interesado en viajes de incentivo de lujo sino en programas que combinen encuentros, sorpresas… algo mucho más humano que lo que se hacía hace diez o quince años. Los grupos también son más pequeños, precisamente para facilitar encuentros con los locales e intercambios entre los participantes, además de poder realizar actividades inéditas. Se incluyen acciones de responsabilidad ambiental como el sembrado de árboles y plantas endémicas, o social, por ejemplo instalando paneles solares o reparando escuelas en aldeas indígenas. En cuanto a la duración, el promedio de la estancia son cinco noches, dependiendo del origen del grupo.

3. Tratamos siempre de tener la máxima información del cliente para poder realizar las mejores propuestas. Tener un perfil completo, sabiendo los destinos en que ya han realizado viajes de incentivo en los años anteriores, nos ayuda mucho para crear proyectos únicos y a la medida.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinos

Por Eva López Alvarez

Cuando se publica el ranking anual de la Asociación de Congresos y Convenciones Internacionales (ICCA, por sus siglas en inglés), los responsables de promoción de destinos no sólo consultan su posición en la lista. Seguramente miran con más atención la de sus destinos competidores.

Y es que este barómetro se ha convertido en la principal plataforma de observación a la hora de vigilar a los demás. El resultado es que directamente pueden saber qué resultados están obteniendo con sus acciones.

“Hipercompetencia”
La lista de ICCA también revela el incremento de eventos internacionales organizados en destinos que hasta hace poco ni siquiera figuraban en el mapa del universo MICE. Esto demuestra que la competencia ha crecido tanto que se podría afirmar que todos los lugares turísticos rivalizan entre sí: los de mar con los de montaña, los urbanos de gran tamaño con los de pequeño… Con buena conectividad, espacios con amplio abanico de capacidades, servicios adaptados y una oferta lúdica atractiva, cualquier lugar es susceptible de ser elegido como sede de un evento organizado por una asociación o una empresa internacional.

Aunque todos estos aspectos siguen siendo relevantes, por no decir básicos, la mayoría de los destinos parece tener claro, o al menos eso transmiten los responsables de su promoción, que diferenciarse del resto va mucho más allá de la propia oferta, publicidades vistosas o precios atractivos. El turista de hoy nada o muy poco tiene que ver con el de ayer, viaje por motivos personales o se encuentre participando en una convención de empresa. El viajero, que no turista –hasta la denominación se adapta a la necesidad del visitante de no ser catalogado como mero espectador– no quiere viajar solo aunque esté acompañado, quiere compartir en tiempo real todo aquello que vive y ve.

Generación millennial
Tanto si tienen edad para pertenecer a la generación del Milenio como si no, ya es inmensa mayoría la que comparte sus experiencias a través de las redes sociales.

Diferenciarse en eso que los usuarios comparten es el mayor éxito que un destino puede conseguir: no hay argumento comercial, ni descripción de infraestructuras, ni originalidad en los espacios… que pueda superar lo que provoca en un decisor extremadamente influenciable la opinión de otro colega.

Si éste le merece credibilidad, y de eso ya se encargan los filtros de seguidores y a quién seguir en las redes, quien haya sentido una pizca de envidia o admiración ante lo que otros han conseguido querrá al menos vivirlo en carne propia, ya sea a través de la experiencia que quiera proponer en un incentivo; el tipo de destino que busque mostrar; el espacio que quiera utilizar o el evento con impacto que quiera contratar.

LA VOZ DEL RESPONSABLE DE PROMOCIÓN
1. ¿Quién es su competencia como destino?
2. ¿Cómo deben adaptar su oferta a los millennials?
3. ¿Qué hacen en su destino para diferenciarse del resto?

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosCarlos Canales Presidente del Buró de Lima

“Los destinos de playa son mucho más competitivos”

1. Actualmente la competencia existe entre destinos tan distintos como Punta Cana y Lima, Buenos Aires y Cancún. Obviamente un destino de playa tiene una oferta distinta a la de una ciudad por infraestructura y modelo de negocio, pero la competencia se establece sobre todo en la oferta para incentivos y eventos corporativos, en menor nivel ante el sector asociativo. Es mucho más económico y más operativo reunirse en un complejo hotelero all inclusive con mil habitaciones que en zona de ciudad con diversos hoteles a los que añadir los traslados hasta el venue.

Los destinos de playa son mucho más competitivos por logística y precio, además de por el componente lúdico que incluyen, y esto marca la diferencia en el momento de competir. Hacerlo entre ciudades consolidadas resulta mucho menos difícil ya que son los valores añadidos –ubicación geográfica, conectividad o infraestructuras– de cada una lo que marcará la diferencia ante los decisores a la hora de ganar un evento.

2. Los destinos que deseen atraer al segmento millennial deben tener como prioridad invertir en innovación y tecnología. Contar con comunicación 4G; wi-fi de alta velocidad; apps que incluyan herramientas de reserva; información y pasarelas de pagos online; aerolíneas, hoteles, restaurantes y comercios que recojan las tendencias de los consumidores y faciliten sus transacciones… es obligación del destino y sus empresarios.

3. Hemos puesto en valor elementos inherentes a nuestro destino que no se incluían en las campañas de marketing: única capital de América del Sur con vistas al Pacífico; ciudad donde nunca llueve; la mejor conectividad aérea de Sudamérica gracias a nuestra ubicación geográfica… También somos la capital gastronómica del continente y ofrecemos la mayor cantidad de restaurantes con prestigio.

Internamente invertimos en investigación: analizar qué eventos no nos han llegado en los últimos 20 años o cómo integrar en nuestro programa Embajadores a líderes o asociaciones potenciales promotores de una candidatura nos ha permitido ser el primer destino en América en número de participantes y 26 del mundo en el ranking ICCA.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosDavid Noack Director Madrid Convention Bureau

“Los destinos del Sudeste Asiático están pujando fuerte”

1. Nuestros competidores directos son el resto de capitales europeas y, especialmente en congresos, las ciudades del top 10 del ranking ICCA, donde también entran destinos del Sudeste Asiático que están pujando fuerte y avanzando a pasos agigantados. En Madrid estamos viviendo un buen momento, ya sea por agotamiento de otros destinos o cuestiones relacionadas con precio, seguridad o conectividad.

2. Este turista necesita no sólo la red sino todas las apps y herramientas de información posibles, durante la planificación y durante la estancia. En Madrid ofrecemos tabletas en préstamo, además de una serie de aplicaciones pensadas para descubrir la ciudad con, entre otras cosas, recomendaciones de otros usuarios. También hay que estar a la última en tecnología en producción de vídeos, realidad virtual –gafas 3D para conocer el destino, por ejemplo– y por otro lado, dedicar mucho tiempo y esfuerzo a salvaguardar la reputación online.

3. Nuestra principal estrategia de diferenciación es el rediseño de nuestras presentaciones y eventos comerciales, basándonos en las teorías sobre meeting design y la importancia de ofrecer no tanto información sino experiencias.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosJerry Cito Vicepresidente Senior en Desarrollo de Convenciones y Congresos de NYC & Company

“Los gestores pueden comprobar los mejores resultados si eligen Nueva York”

1. El mercado global MICE es muy diverso en relación a los negocios y necesidades en las reuniones y congresos. Para el sector de la moda puede ser interesante Nueva York o Los Ángeles, mientras que la industria naval puede preferir Sydney antes que Florida. Todo depende de lo que ofrecen los destinos. En el caso de la ciudad de Nueva York evolucionamos constantemente para satisfacer esta demanda y atender a empresas tanto de sectores relacionados con la fabricación como con Finanzas, Gastronomía o Tecnología.
2. A los millennials les interesa la experiencia local, quieren descubrir más que los típicos lugares turísticos, ir a nuevas zonas y barrios y disfrutar de la experiencia como un local más, encontrando lugares inusuales que harán que quieran volver a la ciudad. Las redes sociales también son factor clave ya que los millennials tienden a compartir fotos y vídeos, lo que anima a sus amigos y familiares a planificar un viaje al destino.

3. Los cinco distritos de la ciudad evolucionan para ofrecerle novedades al sector MICE y cuentan con el desarrollo hotelero

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosPaula Oliveira Directora Ejecutiva de Turismo de Lisboa

“Los millennials toman sus decisiones en tiempo real”

1. En el segmento del Turismo de Negocios la competencia no se limita a los destinos que se diferencian por una hotelería u oferta de espacios más amplia. La oferta complementaria es de extrema importancia y es importante ser un destino polifacético que responda a las expectativas de cada viajero. Es esencial proponer experiencias que sólo se puedan vivir en el destino y que no se puedan repetir en cualquier otro.

2. Los destinos deben continuar promocionándose a través de los medios convencionales pero también con la tecnología digital. Nosotros estamos trabajando en eso ya que los millennials toman sus decisiones en tiempo real y en base a una información de calidad. Para eso las plataformas de promoción online deben adaptarse a ello y ofrecer varios puntos de contacto con el público (apps, chats, bots y voz).

Es importante nutrir la plataforma de información pero también enriquecerla con lo que el propio turista aporte. Para eso hay que conocer a cada viajero y el modo de hacerlo es conociendo su perfil y establecer pautas que permitan prever lo que quiere hacer en el destino.

3. Desempeñamos desde 1997 un papel muy importante en mejorar no sólo la experiencia de quien nos visita sino de quien vive aquí. En este momento estamos ampliando la oferta con proyectos que revalorizan espacios como el Palacio Nacional de Ajuda o hacen crecer el abanico de venues como el nuevo Museo Judaico. Trabajamos en la customización de los itinerarios turísticos y apostamos por la promoción como “ciudad-resort”, un concepto que interesa mucho a la industria MICE. Y es que Lisboa tiene de todo; una luz única y un clima benévolo todo el año, excelentes campos de golf, el Tajo como telón de fondo, un aeropuerto comunicado con el centro por metro directo y el mar muy cerca.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosClément Laloux Director de Marketing de la Oficina de Turismo y Congresos de París

“Su evento tiene que suceder allí donde debe suceder”

1. Hay modas relacionadas con los programas de incentivo y algunos destinos del Sur y el Este de Europa que alimentan nuestra competencia, siendo también el “efecto precio” muy relevante a la hora de competir.

2. Hay que demostrarles que se encuentran en el lugar adecuado en el momento adecuado: esta generación hiperconectada tiene acceso en todo momento a toda la información disponible y comunica en tiempo real con todo el mundo. Por eso tienen que creer que su evento está sucediendo allí donde debe suceder, ya sea a nivel cultural, festivo, intelectual, deportivo… el evento debe ser reforzado por la oferta intrínseca al destino. Infraestructuras y equipos deben gozar de un alto nivel de conectividad para que los millennials, ya sean organizadores o asistentes, estén permanentemente conectados y puedan mostrar su vida profesional.

Para esta generación no hay fronteras entre la vida profesional y personal, por eso debemos hacerles vivir experiencias únicas que despertarán sus ganas de compartirlas con sus redes.

3. Somos una plaza importantísima en el business mundial que atrae a empresas, profesionales con talento e investigadores. Las empresas y asociaciones internacionales lo valoran al elegir sede para un evento. También destacamos que cualquier evento que tenga lugar en París será único por el hecho de que se hace aquí. También destacamos las novedades del destino, que son muchas –el mayor proyecto MICE del mundo se está desarrollando actualmente en Porte de Versailles–. Le decimos a los organizadores: “¿crees conocer París? Pues ven a sorprenderte”.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosArmando López Director del Fondo Mixto de Promoción Turística de Ciudad de México

“Los visitantes ya no son espectadores sino actores”

1. Por geografía, Ciudad de México compite con otros destinos del continente americano. Sin embargo, por el ritmo acelerado de las economías internacionales, han surgido nuevos competidores: Beijing, Seúl, Hong Kong y Bangkok, además de distinguirse por una oferta basada en una cultura singular, ofrecen paisajes y gastronomía exóticos e invierten en infraestructuras y equipamientos, lo que les da más fuerza para competir. También destinos como Dubái y Doha son altamente competitivos pues, además de contar con equipamientos de primer nivel, han desarrollado agresivas campañas de difusión y promoción.

2. Debemos desarrollar estrategias de promoción que dejen de ver a los visitantes –y no sólo a los millennials– como espectadores, convertiéndolos en actores de experiencias únicas. En cuanto a los millennials en concreto, hemos desarrollado estudios que nos permiten conocer su comportamiento: aunque las redes sociales son una importante herramienta de promoción y posicionamiento del destino, el uso de tecnologías no se puede acotar únicamente a esto. Es indispensable fomentar su uso internamente, desde el big data para identificar tendencias de los visitantes al uso de apps que brindan información pero también son herramientas de networking.

3. Por un lado defendemos un modelo de promoción transversal que fomenta las acciones público-privadas dando lugar a alianzas con asociaciones internacionales de la industria de reuniones o los “trajes a medida” que nos permiten involucrarnos de manera eficaz en diferentes acciones, por ejemplo a la hora de luchar por un congreso. Por otro lado trabajamos según un modelo integral que ve al sector MICE como una parte más de todo lo que sucede en la Ciudad de México.

El turismo MICE y los milennials según los responsables de promoción de los destinosJinhyeok Park Director de Seoul Convention Bureau

“La frecuencia aumenta y hay que ofrecer más opciones”

1. Nuestros destinos competidores son ciudades que cuentan con amplia infraestructura a gran escala para eventos MICE, tales como Singapur, capaces de recibir eventos de muy diverso tamaño. Aunque nosotros disponemos de grandes espacios a veces se reservan con años de antelación, por lo que ante el aumento de la frecuencia con la que se organizan eventos multitudinarios es importante ofrecer más opciones en cuanto a espacios, alojamiento y entretenimiento.

2. Hemos encontrado que los millennials están buscando experiencias cada vez más únicas y auténticas a la hora de viajar. En lugar de optar por viajes en grupo clásicos y experiencias comunes en restaurantes, museos y actividades que puede realizar cualquier turista, quieren vivencias más exclusivas que les permitan sentirse por un momento integrantes de la cultura local. El gran crecimiento de los servicios basados en modelos de economía compartida como el de Airbnb es ejemplo de los cambios que vienen de la mano de esta generación.

3. Tratamos de ofrecer experiencias más personalizadas y locales y en ese sentido lanzamos dos nuevos programas: el Discover Seoul Pass es un pase de 24 horas que los visitantes pueden utilizar para visitar 16 atracciones emblemáticas de Seúl en un solo día. El período de 24 horas comienza desde la entrada a la primera atracción y, una vez superado, la tarjeta sirve como bono de transporte público recargable que nunca caduca. A través de este pase los visitantes pueden personalizar su visita a las atracciones que les interesan y en el horario que deseen.

El segundo servicio lanzado por Seúl es One More Trip: un mercado para vender y comprar experiencias locales. La plataforma en línea ofrece una amplia gama de programas basados en experiencias de diferentes proveedores locales, verificados y aprobados por nosotros, y que incluyen desde una visita a una tradicional cervecería coreana hasta clases de K-Pop. De esta manera, los visitantes pueden encontrar y participar de momentos que les hacen sentir locales.

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