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En la sección DIA A DIA del número 17 de PUNTOMICE presentamos el tema de la seguridad en los viajes de negocios y la industria MICE.

Por Cristina Cunchillos

El terrorismo no es nada nuevo, pero el número creciente de ataques en el último año, y sobre todo su naturaleza, ha incrementado el nerviosismo en el ámbito profesional, haciendo de la seguridad de los empleados en viajes de negocios o durante su asistencia a congresos internacionales una prioridad absoluta.
Día tras día las noticias nos recuerdan que vivimos en un mundo cada vez más inestable, en el que los ataques indiscriminados contra los ciudadanos se han convertido en algo lamentablemente habitual. Nueva York, Madrid, Londres, París, Bruselas, Estambul… la lista de destinos que han sufrido debido al terrorismo se hace cada vez más larga.

Muchos de estos ataques van dirigidos al sector turístico, a lugares concurridos, medios de transporte, espacios para el ocio del tipo de restaurantes, centros comerciales o salas de conciertos… e incluso aeropuertos.

Tras los ataques en París, el número de reservas de hotel en la región parisina registró un descenso del 6,4% en relación al año anterior. En otros destinos como Egipto o Túnez los porcentajes de reservas y visitantes directamente cayeron en picado.

Un sector vulnerable

El impacto es claro, aunque más en los viajes de ocio que en los de negocios, donde los desplazamientos son generalmente una necesidad ineludible, o las convenciones y congresos, eventos organizados con tal antelación que no se contempla la anulación. Sin embargo, en el mercado de incentivos sí se aprecia un impacto mayor: ¿quién quiere ir a divertirse a un lugar en el que siente miedo o cuya atmósfera está impregnada de tristeza a raíz de una desgracia?

Más allá de las anulaciones, el impacto del miedo se deja sentir en el comportamiento de los meeting y event planners: UNICEO (la unión de redes de organizadores de eventos corporativos, por sus siglas en inglés), confirmó que tras los ataques en París y Bruselas casi el 40% de empresas pospuso o modificó su programa de eventos.

El MICE es un sector sin duda vulnerable, ya que implica numerosos desplazamientos y la concentración de un elevado número de personas en un mismo espacio. Además, promueve el libre intercambio de ideas y el respeto a otras culturas, precisamente el tipo de valores de una sociedad global que una minoría de extremistas quiere destruir.

La seguridad: prioridad en 2017

No es de extrañar que en sus previsiones para este año todos los expertos apunten a la seguridad como uno de los grandes retos a tratar en nuestra industria. Así lo afirmó el analista Rob Davidson en su informe de tendencias Trends Watch Report 2016.

Por su parte, Advito, la división de consultoría de BCD Travel, indica que para muchos de sus clientes la seguridad está por encima del precio, accesibilidad, incluso la calidad, a la hora de elegir la sede de su próximo evento o reunión, algo en lo que coinciden las previsiones de American Express Meetings & Events.

Con respecto a los incentivos, según SITE la amenaza terrorista y el incremento de las tarifas aéreas son los factores que más impactarán en la organización de viajes-recompensa.

El mensaje es claro: la seguridad es algo que cada vez preocupa más a los profesionales a la hora de viajar, pero ¿qué están haciendo las empresas al respecto?

Una respuesta insuficiente

Algunas empresas, sobre todo las que operan en sectores como el energético y requieren desplazamientos a destinos considerados peligrosos, parecen estar mejor preparadas. Cuentan con políticas de seguridad bien definidas y sus empleados están familiarizados con el procedimiento a seguir en caso de emboscada o secuestro durante sus viajes.

Si bien se trata de casos extremos, y obviamente no todos los viajes de negocios implican el mismo nivel de riesgo, la seguridad parece ser todavía una asignatura pendiente para muchas empresas.

Según el estudio de GEBTA España “Gestión y seguridad en los viajes de empresa”, el 55% de compañías españolas no tiene definida una política de seguridad para sus viajes corporativos. El informe indica también que el 61% no cuenta con un sistema de alertas que les avise en caso de que un representante esté teniendo problemas mientras se encuentra en otro país y el 54% no dispone de planes de crisis ante accidentes, secuestros o fallecimiento durante los viajes.

Los datos son inauditos, y alarmantes, tratándose de una preocupación tan acuciante. Las empresas tienen la obligación de proteger a sus empleados y esta premisa se extiende a los viajes de trabajo.

¿Qué pueden hacer las empresas?

GEBTA recomienda elaborar una serie de normas y protocolos de seguridad que se incluyan en la política de viajes, que las empresas deben revisar y actualizar periódicamente. En cuanto a medidas concretas, sugiere por ejemplo que los seguros de viaje, coberturas y niveles de asistencia se adapten a cada caso, según el destino del viajero o la normativa internacional aplicable.

Contar con un servicio 24 horas de atención al viajero y tener designado un gabinete de crisis con pautas de actuación rápida en caso de incidente es otro camino para hacer que el empleado se sienta más protegido. La tecnología también puede ayudar, sirviendo de soporte para un mayor control sobre la situación del viajero en tiempo real.

Aún más importante que todo lo mencionado es la comunicación: es imperativo asegurarse de que los representantes disponen de suficiente información y con la anticipación debida sobre los posibles riesgos durante todas las fases de su viaje. La comunicación interna rápida y fluida es igualmente esencial a la hora de reaccionar ante una situación de emergencia.

Ante todo, no se debe olvidar nunca que lo que está en juego son seres humanos y no meras mercancías. Muchas decisiones relacionadas con la política de viajes recaen sobre el departamento de Finanzas, preocupado únicamente por su rentabilidad: por eso deben involucrar a Recursos Humanos y la Dirección General.

Responsabilidad de todos

La seguridad no es sólo responsabilidad de las empresas. Hoy más que nunca es deber de todos estar continuamente alerta y colaborar unos con otros, así como con las autoridades, para prevenir incidentes. Los viajeros han de tomar las debidas precauciones y recurrir a la sensatez para evitar situaciones peligrosas.

Esto no debe conllevar la negación a viajar o a asistir a eventos por miedo a un posible ataque: lo que buscan los terroristas es precisamente instigar ese temor. Los profesionales que componen la industria MICE han demostrado una y otra vez su capacidad de resistencia, respondiendo a los ataques con más vigilancia, mayor cooperación, más medidas de seguridad y, sobre todo, la firme resolución de seguir viajando. Sólo de este modo se puede vencer al terrorismo.

Juan Manuel Bauxali de Consultia Travel analiza la seguridad en los viajes de negociosEntrevista

Juan Manuel Baixauli Director General de ConsultiaTravel

“No existe una concienciación clara sobre la seguridad cuando el viaje es de negocios”

¿En qué medida influye el factor seguridad en sus clientes a la hora de hacer una reserva?
Creo que en estos momentos todavía no hay una concienciación clara sobre este aspecto cuando el viaje es de negocios, salvo si se trata de un destino realmente conflictivo o inevitable por el tipo de negocio del que se trate. A la hora de elegir un destino hay más preocupación por su estabilidad jurídica, sobre todo cuando se piensa en invertir o buscar oportunidades de negocio. Una vez seleccionado, considero que quien viaja no tiene mucha conciencia de los problemas de seguridad, o al menos ésa es nuestra primera impresión a la hora de hacer la reserva. Es probable que den más importancia a lo que se refiere a seguridad física, pero respecto a la seguridad de asistencia sanitaria, por ejemplo, no percibimos preocupación.

¿Qué pueden hacer las empresas para mejorar la seguridad de sus empleados en los viajes de negocios?
Por un lado pueden establecer una operativa en destino que facilite la seguridad de sus representantes, por ejemplo cubriendo traslados privados, alojamiento en entornos más seguros y estables, conexión con las embajadas o consulados más cercanos, etc. También conviene dar al viajero una cobertura de seguridad en todos los aspectos relacionados con su reserva, desde soluciones ante problemas jurídicos hasta la asistencia sanitaria. Por último, recomendamos trabajar con agencias especializadas en viajes corporativos, más acostumbradas a resolver incidentes y entender de manera adecuada esta problemática.

¿Qué otros consejos daría para un viaje más seguro?
En general nuestros clientes son conocedores de muchas particularidades sobre el destino al que viajan. El viajero y la empresa cada vez se documentan más. Nosotros lo que hacemos es proponerles sistemas que les den amplias coberturas y un servicio de contacto permanente para poder actuar ante cualquier incidencia que esté en nuestra mano resolver, además de tratar de que todas las reservas se realicen en entornos lo más seguros posible (transporte, alojamiento, traslados, etc.).

La economía colaborativa en la industria MICE

Por Cristina Cunchillos

La economía colaborativa ha irrumpido con fuerza en los últimos años, infiltrándose en diferentes sectores con una oferta de productos y servicios cada vez más amplia. La industria MICE no podía ser menos y los profesionales con cada vez más numerosos a la hora de participar de la satisfacción de repartir beneficios.
El fenómeno de la economía colaborativa se basa en un noble principio: compartir para ganar. Empresas como Airbnb o Uber, en base a el, revolucionaron la industria del turismo, tanto de ocio como en los viajes de negocios, ofreciendo servicios más flexibles y económicos a la hora de reservar alojamiento o transporte en comparación con la oferta que existía en el mercado antes de su irrupción.

Los años de crisis económica impulsaron una auténtica eclosión de este tipo de negocios. Profesionales emprendedores buscaron nuevas formas de hacer dinero y las empresas, forzadas a reducir sus presupuestos, encontraron en las propuestas de muchas start up una solución para reducir costes en las partidas de hoteles o transporte.

Esta nueva filosofía encontró además un público captivo en la generación de los millennials, que confían más en las recomendaciones de sus colegas y contactos en Facebook o Linkedin y para quienes una experiencia no es completa si no comparten la foto en Instagram. Entienden el modelo de negocio P2P (peer to peer – o de igual a igual–) y para ellos compartir impresiones, por qué no servicios, se convierte en algo natural.

¿Todo el mundo gana?

Según el noble principio, con la economía compartida ganan todos. Particulares y empresas pueden sacarle partido a una habilidad, como conducir o cocinar, o un espacio más amplio que el que la propia actividad requiere, además de ganar dinero con ello. Por otro lado, el coste para el usuario suele ser más reducido que las alternativas tradicionales. Sin embargo ése no es necesariamente el principal atractivo. Muchos consumidores de servicios compartidos aprecian la flexibilidad, el factor humano que implica la experiencia y la facilidad que la tecnología añade a su adquisición.

Pero no todos están contentos. El sector hotelero y los colectivos de taxistas en particular se ven amenazados por la nueva competencia. Desde hace tiempo los vecinos de inmuebles con apartamentos en régimen de alquiler de corta duración se quejan de sus consecuencias.

Una economía abierta a abusos

Algunas quejas son justificadas. Inmobiliarias que se hacen pasar por particulares para alquilar sus pisos; propietarios sin escrúpulos que no se someten a las debidas normativas, seguros y pagos de impuestos; usuarios que utilizan espacios para actividades ilegales; casos de explotación laboral; abusos hacia el consumidor… son ejemplos que están dañando la reputación de muchas empresas que nacieron con la extensión de la economía colaborativa.

En muchas ciudades el sector hotelero y las comunidades de vecinos están presionando a las autoridades para que se regule más la actividad de operadores como Airbnb. El mismo portal ha introducido más controles, prohibiendo a los particulares alquilar espacios privados más de 90 días al año. Una mayor regulación parece ser la única solución para evitar los abusos en la economía compartida continúen creciendo.

Todo tipo de servicios

Airbnb es el líder global a la hora de proponer alojamiento en casas privadas, con más de tres millones de propiedades en todo el mundo. Se estima que el 10% de los usuarios son viajeros corporativos, para quienes el portal ofrece el programa Airbnb for Business, con más facilidades para el control de gastos por parte de la empresa. Agencias como American Express Global Business Travel, BCD Travel y Carlson Wagonlit Travel lo ofrecen como una opción a sus clientes. Además de alojamiento, Airbnb ofrece gran variedad de experiencias para el viajero individual o como integrante de pequeños grupos, interesantes para quienes practican bleisure: desde clases de caligrafía o un taller de artesanía en cuero a un curso de cocina tradicional japonesa..

En el sector del transporte, los taxis tradicionales se han visto reemplazados por los vehículos de empresas como Uber, allí donde la empresa no ha sido considerada ilegal, o Cabify, que también han sabido adaptarse a la necesidad de las empresas a la hora de gestionar los desplazamientos. Por ejemplo, Uber for Business ofrece a los clientes una plataforma de gestión de los viajes de sus representantes.

Algunas compañías han visto una solución al transporte de sus empleados en servicios de car sharing como Zipcar, Avancar o Bluemove. En lugar de contar con una flota de vehículos de empresa, resulta más económico, y acorde con las políticas de responsabilidad social corporativa (RSC), alquilar coches por horas para desplazamientos esenciales. Además de minimizar el uso del automóvil, pueden optar por modelos eléctricos o híbridos, reduciendo aún más su huella de carbono.

También se pueden reservar espacios por horas en casas privadas con el fin de celebrar eventos en marcos singulares. Plataformas online como Vrumi en el Reino Unido o Snapevent en Francia ofrecen este servicio. Y a la hora de decidir el catering, Chefly permite localizar un cocinero local que prepare platos caseros.

En una sociedad basada en el consumo, la economía colaborativa ayuda a optmizar la utilización de recursos y reducir deshechos, haciendo uso de espacios que de otro modo permanecen vacíos. Según un estudio de PricewaterhouseCoopers realizado en 2015, el 76% de los consumidores piensa que este modelo es mejor para el medio ambiente. Incorporando prácticas colaborativas en sus políticas de responsabilidad corporativa, las empresas pueden demostrar que, compartiendo, verdaderamente ganan todos.

La economía colaborativa en la industria MICEEntrevista

Sócrates Domínguez Gerente de Comunicación y Marketing de Bluemove

“Las principales empresas ven el carsharing un perfecto aliado para reducir costes”

¿Qué ofrece Bluemove?
Soluciones de movilidad basadas en el uso compartido del vehículo. A través de la tecnología incorporada en nuestros coches y nuestra app, los empleados de cualquier empresa pueden acceder a un vehículo para usarlo por periodos cortos de tiempo, normalmente horas. De esta manera, pueden cubrir sus desplazamientos profesionales con total libertad y comodidad sin necesidad de tener un coche asignado cada uno. Proveemos distintas soluciones según las necesidades de cada empresa, desde carsharing público para pymes y autónomos hasta alternativas de carsharing corporativo para grandes corporaciones.

¿Qué ventajas tiene el utilizar un servicio como el que ustedes proponen?
Por una parte, el ahorro. Las empresas pasan a tener menos coches, pero más eficientes, y además reducen la inversión en taxi. En segundo lugar, la Responsabilidad Social Corporativa. El carsharing es una alternativa sostenible de movilidad ya que reduce el número de coches en las ciudades (cada coche de Bluemove elimina entre diez y 17 coches privados) y el número de kilómetros recorridos. Esto supone una reducción de emisiones de CO2 de hasta un 60%. Por último, facilita la gestión de los gastos en movilidad asignables a cada departamento o proyecto dentro de la empresa.

¿Está generalizado su uso en el mundo corporativo?
Las principales empresas e instituciones a nivel global ven en el carsharing un perfecto aliado para reducir costes y ser más eficientes. Nuestra marca en Europa, Ubeeqo, ya trabaja con muchas y muy variadas empresas. En España empieza a calar poco a poco, aunque aún hay mucho camino por recorrer. Lo que sí parece seguro es que cada vez serán más las empresas que se decidan por servicios como el nuestro. Las pymes son las que han dado el paso en primer lugar. Entendieron rápidamente que el vehículo compartido les permite convertir gastos fijos en variables y es una excelente solución para cubrir sus desplazamientos sin necesidad de invertir una gran cantidad de dinero en una flota propia.

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